Как написать техническое задание для консультантов

10421
Данилин Олег
менеджер отдела консультационных услуг компании «Эрнст энд Янг»
У компаний, привлекающих консультантов по внедрению автоматизированных систем, как правило, возникает довольно много претензий к их работе. Они связаны как с соблюдением сроков выполнения работ, так и с предлагаемыми консультантами решениями. Со своей стороны, консультанты упрекают клиентов в неумении описать задачу, которую необходимо решить с помощью автоматизированной системы, и в постоянном изменении своих требований. Подобного рода противоречия можно решить с помощью технического задания, которое регламентирует требования заказчика к будущей системе и объем работ по ее внедрению.

Причины разногласий

В реализации проекта по внедрению автоматизированной системы всегда участвуют две стороны — заказчик и исполнитель. В роли заказчика выступает предприятие или его подразделение, в роли исполнителя — информационный отдел того же предприятия или, что происходит значительно чаще, консалтинговая компания. В процессе обсуждения заказчиком и исполнителем предполагаемых результатов проекта возникает вопрос о том, какие задачи и в какие сроки должен решить исполнитель, а также какие ресурсы ему для этого потребуются. И если с собственной

IT-службой договориться относительно просто, то при общении с внешними консультантами возникает ряд специфических проблем. Самая главная из них заключается в том, что при согласовании целей и задач внедрения системы консультант и клиент фактически разговаривают на разных языках. То, что является очевидным для компании, может не быть таковым для консультанта. В свою очередь консультанты часто не считают нужным объяснять привычные для них технически сложные выкладки и термины, которые, однако, непонятны заказчику.

  • Личный опыт

    Сергей Сычев, IT-менеджер компании «Талосто» (Санкт-Петербург)

    У нас проблема поиска общего языка с консультантами возникла при распределении ответственности и обсуждении набора документов, требуемых для реализации проекта. Например, консультанты попросили назначить куратора и спонсора проекта. Мы не знали, что такое «куратор» и «спонсор», нам были ближе термины «владелец процесса», «руководитель проекта». Поэтому пришлось подробно описывать используемую терминологию: что считать дизайном решения, за что отвечает куратор, что включает «устав проекта» и т. д.

    Кроме того, консультанты далеко не всегда понимают особенности ведения бизнеса, стараются подогнать бизнесс-процессы компании под имеющийся алгоритм системы, не вникая в тонкости нашей работы. В частности, при описании бизнес-процессов компании мы не смогли договориться с консультантами о реализации в системе расчетов ретро-бонусов, являющихся важной частью нашей политики продаж.

    Евгений Фадеев, директор консалтинговой компании «Дельта Ай Ти» (Ижевск)

    Несколько лет назад наша компания внедряла программный комплекс «1С» на предприятии, производящем оружие. Оружие — специфический товар, и за ошибки, допущенные при его учете, предусмотрена уголовная ответственность, поэтому в данном проекте основной задачей была автоматизация учета в полном соответствии с законодательством. И только изучив законодательную базу, мы смогли понять, как данную задачу можно реализовать в системе: какие аналитические срезы необходимы в том или ином отчете, как нужно вести номерной учет оружия и т. п. Впоследствии этот опыт очень пригодился: в 2003 году при автоматизации компаний «Ижевский Арсенал» и «Корнет», специализирующихся на продаже оружия, мы уже могли говорить с оружейниками на одном языке. Востребован этот опыт и сегодня: ведется подготовительная работа по автоматизации отделов сбыта крупнейших ижевских оружейных заводов.

Стороны всегда стремятся упростить процесс обсуждения и согласования объема работ по проекту, чтобы быстрее перейти непосредственно к внедрению. Консультанты по нескольким формальным признакам делают вывод о том, что задачи, стоящие перед заказчиком, являются типичными для данной отрасли или вида деятельности, и предлагают решение, уже применявшееся в таких проектах. Работы в этом случае стоят гораздо меньше, чем разработки уникального решения для конкретной компании. Предприятие, которое стремится сэкономить и время, и средства, с готовностью идет на это. В результате требования к проекту так и остаются нечеткими. С другой стороны, компании-клиенты часто сами апеллируют к предыдущим проектам («сделайте так же») и не отводят времени на детальное ознакомление консультантов со спецификой своего бизнеса. Получается замкнутый круг: заказчик полагает, что консультанту изначально известны все его проблемы, а консультант считает, что эти проблемы стандартны и к ним можно применить однажды разработанное решение. В ходе реализации проекта требования предприятия уточняются и детализируются. Как правило, при этом увеличивается объем задач и, как следствие, сроки и стоимость проекта.

  • Пример

    Несколько лет назад в нефтегазовой компании осуществлялся крупный проект по внедрению информационной системы. Предварительными условиями, поставленными перед консультантами, были выбор и внедрение информационной системы по критериям, определенным клиентом. Наконец, система была выбрана и одобрена, проект внедрения прошел несколько фаз согласно техническому заданию. На этом этапе менеджмент предприятия решил пересмотреть техническое задание, в частности требования к системе. В результате проект был существенно расширен, а уже внедряемая система оказалась не соответствующей новым требованиям. Стороны не смогли договориться о новом объеме работ, что привело к разрыву отношений и финансовым потерям обеих сторон.

Все конфликты между заказчиком и исполнителем решаются путем составления подробного технического задания на автоматизацию. В нем определяются терминология проекта, его цели, требования и основные исходные данные, необходимые для разработки (настройки) автоматизированной системы, а также последовательность этапов проекта внедрения и критерии, по которым компания-заказчик сможет оценить качество проделанной работы. Этот документ утверждается обеими сторонами и обычно является приложением к договору на внедрение системы.

Принципы составления технического задания

При подготовке технического задания необходимо придерживаться ряда принципов. Это поможет избежать излишней поверхностности в описании работ по проекту, а также урегулировать интересы консультанта и клиента.

Совместная работа

В идеале первый вариант технического задания предприятию нужно составить еще до подписания контракта на внедрение системы автоматизации. В нем следует описать проблемы, которые необходимо решить в ходе внедрения, и определить желаемый результат. Затем при участии консультантов разрабатывается детальный план работ по реализации проекта в рамках конкретной автоматизированной системы, уточняются способы решения поставленных задач, определяются критерии достижения целей проекта.

На практике же многие предприятия поручают составление технического задания консультантам. Однако не нужно забывать, что на основе этого документа определяются стоимость и объем необходимых работ. Поэтому создание и утверждение технического задания не следует полностью перекладывать на консультанта — эта работа должна быть совместной.

  • Личный опыт

    Сергей Сычев

    В нашей компании две трети работы по написанию задания делали консультанты: исследовали потребности компании, проводили интервью с персоналом и сводили полученные данные в единый документ. Затем этот документ согласовывали с топ-менеджерами — генеральным и финансовым директорами, что позволило исправить неточности, допущенные консультантами. Кроме того, в момент создания технического задания на внедрение у нас шла реструктуризация и некоторые процессы к моменту реализации в системе должны были измениться. Например, в связи с организацией Торгового дома должна была полностью измениться схема товарных и финансовых потоков, что мы и заложили в систему.

Детальное описание результата

Максимум внимания необходимо уделить описанию результатов, которые заказчик хочет получить по окончании проекта, и зафиксировать их в техническом задании. Если, например, вам необходимо получать отчет о движении денежных средств в соответствующих аналитических разрезах ежедневно в 20.00, то в техническом задании должны быть подробно описаны параметры отчета (строки, аналитика, период, за который составляется отчет) и источники данных для его формирования (субсчета рабочего плана счетов1 и конкретные значения аналитики). Главное — не допустить расширенного толкования технического задания, поэтому все источники данных должны быть четко определены. При отсутствии указания периода или источников данных результат может значительно отличаться от ваших ожиданий, а доработка потребует дополнительных средств и, что не менее важно, времени.

В общем случае результирующие показатели проекта представляют собой следующее.

  1. Бизнес-модель компании. Это описание бизнес-процессов, которые необходимо реализовать в системе, в виде последовательности действий, совершаемых для получения результата (генерирования проводки, получения отчета). Например, при регистрации в системе сделки продажи проводки по продаже и начислению налогов должны быть сгенерированы только в случае выставления счета-фактуры, что должно быть возможным только после заполнения всех его реквизитов.
  2. Структура рабочего плана счетов с детальным описанием субсчетов второго и третьего порядка, принципов кодировки субсчетов.
  3. Список документов (отчетов), которые должны быть настроены в информационной системе по завершении проекта под конкретную компанию (название документа, описание строк документа и их форматов вплоть до количества знаков, периодичность получения, период формирования, валюта, предприятие, язык отчета и пр.).
  4. Структура данных для подготовки отчетов (описание источников данных для заполнения каждой строки отчета: субсчетов рабочего плана счетов и конкретных значений аналитических кодов и периода, из которого берутся данные).
  5. Структура аналитических кодов с детальным определением значений аналитических кодов, типов полей, принципов присвоения кода.
  6. Описание структуры учетной модели (если речь идет об автоматизации учета). Описание включает альбом проводок (описание деталей проводок, аналитических кодов, которые должны быть внесены при заведении тех или иных проводок или при задействовании того или иного счета), учетную политику (методы учета — ЛИФО, ФИФО, средневзвешенной стоимости, выбранный компанией учетный метод начисления амортизации).
  7. Описание результатов работ и методов их приемки (методика и сроки проверки и тестирования клиентом соответствия выполненных работ написанному техническому заданию, протоколирование приемки).
  8. Требования к обучающим семинарам (тренингам) для сотрудников компании (квалификация преподавателей, длительность и содержание занятий, список презентационных материалов, уровень обучения).
  • Личный опыт

    Сергей Сычев

    Аналитические разрезы, в которых должны быть представлены отчеты, были описаны в нашей учетной политике и стали основой для отчетных форм внедряемой системы. Однако количественные результаты проекта, такие как скорость подготовки отчетов, не прописывались, потому что ни мы, ни консультанты не смогли точно определить объем и структуру данных, которые придется анализировать для составления этих отчетов.

    Отдельно следует сказать о механизмах контроля за ходом проекта и о квалификации консультантов.

    Для эффективного решения проблем, возникающих в ходе реализации проекта, необходима определенная команда, обладающая достаточными полномочиями и компетенцией в рамках проекта.

    Кроме того, в техзадании желательно определить уровень квалификации консультантов, участвующих в проекте. В противном случае есть риск того, что при описании финансовых процессов консультанты будут путать дебиторскую задолженность с кредиторской.

Согласование результата

В техническом задании необходимо указать ответственных за согласование результата внедрения системы. Нередки случаи, когда результаты работ по проекту должны согласовываться с различными департаментами и службами для внесения корректировок в отчет о проделанной работе. Этот процесс занимает достаточно много времени, и при отсутствии разграничения ответственности за данный этап таким согласованием занимается консультант. Оплата работы консультанта почасовая, поэтому он может потребовать за это дополнительное вознаграждение. В то же время справиться с согласованием могут и специалисты предприятия.

  • Личный опыт

    Сергей Кондарев, IT-директор компании «Пальмира ПТ» (Москва)

    При приемке результатов очередного этапа внедрения сотрудники соответствующих отделов нашей компании самостоятельно тестировали систему и в специальной анкете отмечали, принимают они результаты или же необходима доработка системы. Кроме того, для каждого этапа мы разрабатывали практическую ситуацию, например приемку товара, консолидацию отчетов, переоценку с учетом передачи другому поставщику. Порядок реализации каждой ситуации в системе демонстрировали консультанты.

Гибкость

В техническом задании должны быть предусмотрены механизмы его корректировки (добавление или исключение этапов проекта) и оговорена система увеличения или уменьшения вознаграждения консультанта для каждого случая. Это позволит избежать конфликтных ситуаций.

  • Личный опыт

    Сергей Сычев

    В нашем контракте было оговорено, что в случае конфликтов по поводу полноты выполнения технического задания привлекается третья сторона (аудиторская фирма), которая проводит аудит внедрения. Затем на основании выданного заключения решается, кто прав, и производятся соответствующие доработки или выплата компенсации. На практике же подобные конфликты лучше решать в договорном порядке. Например, на любом предприятии может быть ситуация, когда описанный в задании отчет приходится переделывать, потому что требования к системе изменились. Если консультант заинтересован во внедрении, он пойдет навстречу и доработает программу за разумную плату или даже бесплатно. Если же нет, то требовать от него выполнения большего объема работ, чем описано в техзадании, будет очень сложно.

Структура технического задания

Техническое задание обычно составляется в произвольной форме по согласованию сторон, но некоторые поставщики автоматизированных систем управления (например, Microsoft Business Solutions) разрабатывают собственные методики составления этого документа. Ниже приведены разделы, которые обязательно должны присутствовать в техническом задании, а также требования к их содержанию.

  1. Описание проблемы (задачи). Необходимо четко определить и описать задачи, которые стоят перед исполнителем. При внедрении автоматизированной системы такой задачей практически всегда является оптимизация определенных бизнес-процессов или работы отдельных служб либо предприятия в целом.
  2. Описание ожидаемых компанией результатов от реализации проекта. Необходимо конкретизировать, что заказчик ожидает получить по окончании проекта внедрения, то есть какие модули системы и в каком объеме (количество лицензий, рабочих мест) должны быть внедрены. Если речь идет об автоматизации холдинговой компании, то необходимо обозначить, должна ли она быть проведена во всей компании или же речь идет о пилотном проекте в одной из дочерних компаний.
  3. Требования к консультантам:
    • квалификация (резюме, сертификация, история успешных проектов);
    • определение количества консультантов, постоянно работающих на проекте, и политики в отношении сменяемости команды;
    • составление периодической отчетности о проделанной работе (как правило, отчеты составляются раз в неделю, но этот срок может варьироваться в зависимости от этапов проекта).
  4. Описание деятельности компании, то есть бизнес-модели компании (бизнес-процессов), которое, как правило, делается на этапе подготовки к внедрению системы. К нему необходимо приложить учетную политику (рабочий план счетов, аналитики, альбом проводок), образцы бухгалтерской и управленческой отчетности и первичных документов, то есть всю документацию, которая необходима для реализации этой бизнес-модели.
  5. Описание этапов проекта внедрения. Разделение объема работ по проекту на относительно независимые блоки (например, автоматизация учетной функции, автоматизация работы с клиентами, автоматизация бюджетирования) с указанием срока по каждому этапу проекта, его длительности, целей и задач, ответственных лиц со стороны консультантов и заказчика, а также взаимозависимости этапов.
  6. Детальное описание шагов по реализации каждого этапа.
  7. Описание результатов по всем этапам проекта: какие элементы системы должны быть внедрены, какие работы должны быть завершены, какие отчетные формы должны быть настроены, в каком формате должны быть задокументированы результаты работ (структура отчета по результатам окончания работ по этапам проекта) для того, чтобы этап (проект) был признан завершенным.
  8. Описание процедур приемки результатов каждого этапа проекта. Детальное описание процесса и технологии тестирования системы заказчиком для выявления соответствия выполненных работ техническому заданию и определение процедуры документирования (протоколирования) приемки (фрагмент техзадания на внедрение см. ниже).

Как правило, пункты 5—8 всегда составляются с участием консультантов, так как именно специалисты консалтинговой компании могут определить, каким образом те или иные задачи заказчика могут быть реализованы в системе.

После того как техническое задание составлено, его необходимо еще раз внимательно изучить и обсудить с консультантами. И только когда все спорные вопросы между сторонами будут урегулированы, можно подписывать договор на внедрение системы.

Если в проекте участвуют две стороны, как это происходит во время внедрения, то для того чтобы сотрудничество было продуктивным, необходимо заранее договориться о том, какие результаты внедрения устроят обе стороны. Компании нередко недооценивают или переоценивают способности консультантов, и в этом случае техническое задание является инструментом, регулирующим ожидания от проекта. Это на пользу обеим сторонам: и предприятию, которому нужен результат, и консультантам, которые реализуют проект.

Фрагмент технического задания на внедрение системы SAP R/3 в международной компании Name2

...

Аналитика номера счета

В соответствии с корпоративным стандартом номер счета должен содержать 10 знаков:

1, 2, 3, 4, 5 — обязательны для всех стран (корпоративный уровень);
6, 7 — номера синтетического счета (уровень балансовой единицы в Москве);
8 — номер субсчета;
9, 10 — аналитики.

План счетов представляет собой список всех основных счетов, которые используются в одной или нескольких балансовых единицах (БЕ). Для каждого основного счета план счетов содержит номер счета, название счета и информацию, управляющую функциями счета и созданием основного счета в балансовой единице.

В соответствии с корпоративным стандартом для компании Name кардинально изменен принцип организации плана счетов (ПС) для ведения на его основе учета в системе. Первичным для проводок определен корпоративный план счетов компании. В системе он является оперативным планом счетов и используется для ежедневных проводок в данной балансовой единице. Этот ПС используется для всех БЕ компании и обеспечивает централизованное получение корпоративной отчетности в системе.

В дополнение к оперативному плану счетов (ОПС) используется альтернативный (АПС). Использование АПС вызвано различиями в методологии ведения учета для БЕ разных стран, использующих единый ОПС. Альтернативный ПС для компании Name построен в соответствии с требованиями законодательства РФ. При использовании корпоративного ПС, как первичного для проводок, формирование документа на базе ПС РФ будет производиться автоматически (по умолчанию) в соответствии с предварительной настройкой.

Использование двух планов счетов не влияет на баланс и отчет о прибылях и убытках. При создании баланса или отчета о прибылях и убытках можно выбрать:

  • сальдирование БЕ, использующих разные планы счетов, — вместе или по отдельности;
  • отдельно версию баланса и ОПУ в стандартах РСБУ и IAS.

...

Приобретение отечественных товаров

Входящие документы:

  1. Контракт. С одним поставщиком может одновременно вестись работа по нескольким контрактам.
  2. Приложение к контракту (отражаются дополнительные условия по отдельному контракту — номенклатура, новые наименования препаратов, не указанные в контракте, скидки, изменение стоимости товара). В рамках контракта может быть оформлено несколько приложений. Общее количество поставляемых товаров в рамках нескольких приложений не должно превышать общего количества товаров, предусмотренного по отдельному контракту.
  3. Лицензия.
  4. Паспорт сделки (приложение).
  5. Заказ (необходимость оговаривается в рамках отдельного договора).
  6. Счет.
  7. Накладная.
  8. Счет-фактура.
  9. Бланк заказа с отметкой поставщика.

Дата оприходования товара на счет 41 — день фактического перехода права собственности на товар на склад (оформление акта приемки-передачи товара на склад).

...

Принцип расчета предварительного НДС

Основанием для формирования проводки в системе на дебет счета 19 может быть только счет-фактура. Далее в отчетный период получения оплаты (полной или частичной) НДС предъявляется к возмещению (Д 68 К 19) в части оплаченной суммы. Это особенно важно иметь в виду в ситуации, когда накладная и счет-фактура поступают в разные отчетные периоды.

...

Цена материала

Для бухгалтерского учета в соответствии с законодательными требованиями для данной отрасли стоимость закупаемого у поставщиков товара складывается из двух составляющих:

  • сумма по инвойсу поставщика на товар;
  • таможенная пошлина.

Для налогового учета в стоимость материала включаются все затраты в соответствии со стандартными требованиями для всех других отраслей.

...

Анализ отчетов

Подход: По возможности пользоваться стандартными отчетами, предоставляемыми системой и/или разработанными специально для России SAP CIS. В случае необходимости создавать собственный отчет на основе имеющегося стандартного, изменяя только формуляр отчета или изменяя сам отчет. Следует отметить, что SAP CIS постоянно обновляет свои разработки отчетов, они доступны на сайте SAP. Администратор модуля FI3 должен следить за изменениями, вовремя их обновлять и показывать отчеты пользователям. Это особенно критично в случаях, когда формы или алгоритмы расчетов изменяются. Перечень отчетов с комментариями и сроками подготовки приведен в таблице.

Как написать техническое задание для консультантов

Как написать техническое задание для консультантов

____________________________________________
1 Рабочий план счетов автоматизированной системы – это сквозной документ, который используется как при автоматизации учетных функций (бухгалтерского и управленческого учета), так и для удобства организации в автоматизированной системе других функций, таких как приход или расход товаров на складе, ведение клиентской базы и т. п. Присвоение каждой единице ресурса индивидуального номера (счета) необходимо с точки зрения программирования отчетов, возможности получения выборок и т. д. – Примеч. редакции.
2 Название изменено в целях конфиденциальности. – Примеч. редакции.
3 FI – модуль Financials ERP-системы R/3. – Примеч. редакции.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль