Платежный календарь: четыре задачи по созданию инструмента управления денежными средствами

1505
Платежный календарь позволяет видеть динамику поступлений и выбытий денежных средств на три месяца вперед, быть готовым к любым финансовым коллапсам и неожиданностям. Приступая к разработке платежного календаря, надо определить цели, форму и горизонт планирования. Погрешность планирования должна покрываться овердрафтом или страховым запасом денежных средств на счетах.

Платежный план, или платежный календарь, как нередко его называют, — это план платежей компании или группы компаний на определенный период времени. Это не бюджет движения денежных средств, хотя их плотная взаимосвязь очевидна. На мой взгляд, бизнес не может нормально функционировать без полноценного платежного плана. Это первый из инструментов, которые должны появиться у финансового директора в новой для него компании. Он дает возможность оперативно управлять денежными потоками, а денежный поток для функционирования предприятия — это как воздух для жизнедеятельности человека. При составлении платежного календаря надо решить четыре задачи.

Задача 1. Определиться с целями формирования платежного календаря

В зависимости от компании и ваших подходов к управлению денежными средствами цели могут быть разные, но в большинстве случаев они совпадают с нижеперечисленными.

Цель 1. Спрогнозировать появление кассового разрыва. Эта цель самая важная. Если у компании неожиданно формируется кассовый разрыв, у нее далеко не всегда есть возможность оперативно его устранить (овердрафта может не быть или не хватить, заемные средства не всегда можно быстро привлечь). В результате приходится отложить часть платежей, то есть не выполнять свои обязательства перед поставщиками, кредиторами, сотрудниками, бюджетом. Такой ситуации вы не должны допускать. Все остальные цели, можно так сказать, подчинены достижению этой.

Цель 2. Спланировать и обеспечить выполнение обязательных платежей. Речь идет прежде всего о погашении кредитов и процентов по ним, платежах в бюджет и фонды (налоги и прочее), выплате зарплаты и платежах ключевым поставщикам/подрядчикам.

Цель 3. Определить потребность в оперативном пополнении оборотного капитала (привлечении заемных средств). Имея платежный план, легко определить, в какой сумме и когда нужно привлечь кредит или заем, чтобы устранить кассовый разрыв.

Задача 2. Разработать форму платежного календаря

В каком виде формировать платежный план? Какую информацию он должен содержать? Как я уже отметил выше, план тесно связан с бюджетом движения денежных средств компании и по форме порой полностью повторяет его. Можно даже разделить его на операционную/инвестиционную/финансовую деятельность, если это удобно пользователям. Конечно, речь идет о бюджете движения денежных средств прямым методом. Но я рекомендовал бы упростить платежный план, сократив количество статей до необходимого минимума. А основной инструмент для подготовки плана, разумеется, табличный редактор Excel или его аналоги.

В таблице приведен пример платежного плана компании-импортера, которая занимается продажей как импортного товара, так и товара, имеющего российское происхождение. Инвестиционная деятельность у компании практически отсутствует (полную версию платежного календаря см. в «Дополнительных материалах» к этой статье. — Прим. ред.). Как видно из таблицы, платежный план состоит из двух основных блоков — поступлений и выбытий:

  • в поступлениях отражены все поступления денежных средств в рамках операционной и финансовой деятельности (поступления от продаж, займы/кредиты/депозиты);
  • в выбытиях — все выбытия по операционной (оплата товара/налоги/зарплата/таможня/аренда) и финансовой (займы/кредиты/депозиты/дивиденды) деятельности.

Таблица. Платежный календарь компании (извлечение), тыс. руб.

Номер недели 9 10 11

Сальдо на начало

0

-295

-476

Поступления

92

61

68

— поступления от продаж

15

12

15

— получение кредитов

25

20

10

<…>

<…>

<…>

<…>

— прочие поступления

23

10

15

Выбытия

387

242

353

— за товар в валюте

20

10

15

— за товар в рублях

34

55

10

— таможня

24

33

55

— зарплата

30

23

20

— премия

0

0

0

— аренда

23

0

0

— прочие операционные расходы

23

5

0

НДС

55

7

22

НДФЛ

8

7

33

ПФ /соцстрах/медстрах

44

2

6

налог на прибыль

0

2

4

возврат кредитов

25

20

2

% по кредитам

4

6

8

возврат овердрафта

4

5

8

дивиденды

0

0

0

возврат займов

34

6

77

% по займам

5

5

5

размещение на депозит

22

23

44

прочие выбытия

32

33

44

Сальдо на конец

-295

-476

-761

Выделять имеет смысл значимые по суммам поступления/выбытия (поступления от продаж) и те из них, для которых очень важны сроки (например, налоги или погашение кредита). В нашем примере также имеет смысл отделить оплату импортного товара от российского, так как на закупки первого влияет курс валюты платежа.

Также считаю целесообразным здесь же отражать состояние кредитного портфеля компании. Благодаря этому сразу можно определить невыбранный остаток лимита по кредитной линии и/или овердрафту, что удобно для планирования будущих платежей.

Серой заливкой я обычно помечаю прошлые, уже закрытые платежные периоды. Удобно иметь их перед глазами как для оперативного моделирования ситуации, так и для понимания, какие платежи были сделаны за последние недели.

Задача 3. Установить горизонт планирования

На мой взгляд, достаточно прогноза на три месяца вперед с понедельной разбивкой. Так как речь идет об оперативном планировании, трех месяцев в большинстве случаев хватает. За это время можно привлечь заемные средства на покрытие кассового разрыва или предпринять иные меры, например, провести переговоры с поставщиками и получить дополнительную отсрочку. Понедельной разбивки также достаточно, в редких случаях нужно планирование по дням. В нормальных условиях компания должна иметь овердрафт с таким лимитом, чтобы закрыть точечный кассовый разрыв и заплатить вовремя налоги или зарплату.

При необходимости можно сделать в файле дополнительный лист, на котором спланировать ближайшие неделю-две по дням, установив необходимые связи с основным. Иногда стоит сделать разбивку сводного платежного плана на несколько промежуточных в разрезе компаний группы. Это имеет смысл в том случае, если быстрое перемещение денежных средств между компаниями группы затруднено и важно планирование остатка денежных средств на конкретных счетах.

Описание механизмов планирования по каждой из статей поступлений/выбытий выходит за рамки темы данной статьи. К тому же они в большой мере зависят от специфики деятельности конкретной компании. Но может быть удобно в рамках данного файла создать промежуточные листы для таких прогнозов. Например, лист(ы) с планом продаж и прогнозом поступлений от продаж. Планирование поступлений будет основано на существующей тенденции к росту/падению продаж, доле предоплаты и сроках оборачиваемости дебиторской задолженности. Не стоит гнаться за очень высокой точностью: оперативность составления плана важнее. Погрешность планирования должна покрываться овердрафтом или страховым запасом денежных средств на счетах.

Задача 4. Назначить периодичность подготовки платежного календаря

Периодичность подготовки такого скользящего платежного плана — неделя. Это необходимо и достаточно. Я привык получать его в середине дня каждый понедельник, когда уже разнесены все оплаты по банковским выпискам за прошлую неделю в учетной системе, а весь факт уже внесен в платежный план и будущие притоки/оттоки денежных средств спланированы.

На начальном этапе, когда такой инструмент отсутствует в компании, я рекомендовал бы вам все сделать самостоятельно, так сказать, пропустить через себя. И делать это в течение нескольких недель подряд. Тем самым вы сможете сразу выявить все недостатки процедуры и оценить трудность планирования. Затем, на основе этого личного опыта, нужно написать детальную процедуру (регламент) формирования платежного плана и поручить его регулярную подготовку своему подчиненному. Если у подчиненного нет информации о важных притоках/оттоках денежных средств (например, о запланированной акционерами выплате дивидендов), ее нужно ему предоставить либо самостоятельно внести в платежный план. В результате в начале каждой недели вы будете видеть динамику поступлений и выбытий денежных средств на три месяца вперед и будете готовы к любым неожиданностям.

Об авторе

Сергей Кузьмин

В сфере корпоративных финансов работает 18 лет. В 2007–2011 годах был финансовым директором розничной сети «Старик Хоттабыч». С 2012 года являлся финансовым директором ЗАО «Энергосистемы и технологии». Наиболее значимые реализованные проекты: постановка бюджетирования, оптимизация кредитного портфеля и существенное сокращение стоимости привлеченных средств.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Полная версия платежного календаря, описанного в статье.xlsx


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль