Три этапа контроля филиалов: как на 30 процентов увеличить доходность компании

420
Цель: исключить риск снижения выручки, падения доходов и финансовой устойчивости вследствие неэффективной и неконтролируемой деятельности филиалов. Как действовать: разработать систему выездных проверок, держать под постоянным контролем плановые и текущие показатели работы филиалов. Ключевой совет: не позволяйте филиалам быть финансово независимыми (иметь отдельный расчетный счет и бухгалтерский баланс) — меньшая самостоятельность увеличивает доходность компании.

Каждое предприятие по своему усмотрению организует систему контроля филиалов. Как именно ее сформировать, чему уделить больше внимания, зависит от многих показателей, и немаловажными факторами здесь являются зрелость управленцев, история предприятия и его корпоративная культура. Но в любом случае, по моему опыту, контроль со стороны головного офиса должен быть не «от Шаббата до Шаббата», а, так сказать, с постоянной «сверкой часов». Сотрудники региональных подразделений обязаны в срок отчитываться о проделанной ими работе. Это может быть отчет в письменном виде, по электронной почте с указанием конкретных данных и цифр, звонок по скайпу. В общем, любой удобный и наиболее предпочтительный вид «сверки». Например, мы используем такой документ, как Отчет директора филиала. Его форма разработана специально под нашу специфику и включает в себя ряд показателей:

  • выручка за период;
  • маржинальность договоров;
  • объем предстоящих расходов и т. д.

Если отклонений от плановых значений нет, то и волноваться не о чем, но если есть отклонения, то руководству компании необходимо понимать, каковы причины и последствия — финансовые, юридические, имиджевые. Иначе совершенно неожиданно могут начаться такие болезненные неурядицы, как снижение выручки, падение доходов и финансовой устойчивости, невозможность платить по долгам. Однако всего вышеперечисленного еще недостаточно. В любом процессе важную роль играют функции финансовых служб. Так, например, я в своей деятельности выделяю три наиболее важных этапа финансового контроля.

Этап 1. Контроль плановых показателей

Этот вид контроля является очень важным, поскольку в конце текущего года директорами филиалов составляется план деятельности на будущий год, который затем проходит целый этап утряски-усушки и в результате утверждается руководством головного офиса.

Уверен, вам знакома ситуация, когда в процессе деятельности неожиданно появляется отклонение от того плана, который был выдвинут самим филиалом и утвержден руководством. Чтобы этого не допустить, мы используем в своей системе «1С: Управление строительной организацией» стандартный отчет под названием «Контролируемые значения по статьям оборотов». Кроме того, применяя формулу ПЛАН — ФАКТ = ОСТАТОК, мы настроили внешний отчет (обработка над «1С»), который в наглядной форме позволяет директору филиала понять, на какой стадии выполнения бюджета он находится.

Этап 2. Сравнение расходов

Важный момент, на который надо обратить внимание, это равнозначность филиалов. Невозможно сравнивать филиалы, которые не равны друг другу по выручке, количеству людей и по другим принятым в компании критериям. Важно сгруппировать их по нескольким одинаковым признакам и уже тогда сравнивать их расходы и доходы.

Хорошим инструментом для реализации этого вида контроля является анализ движения денежных средств, где каждый расход попадает в ту или иную статью учета. На статьях накапливаются суммы, которые можно посмотреть в разрезе дат и филиалов. Так, глядя на таблицу 1 на стр. 50, можно понять, какой из филиалов приносит компании прибыль, а какой филиал лишь тратит. Этот аргумент очень хорошо действует на директоров филиалов, так как позволяет объективно оценить общий бюджет затрат и сделать оценку будущего планирования работы.

таблица 1. Сравнительная таблица по расходам (извлечение), тыс. руб.

Подразделение Период
Статья движения денежных средств В валюте учета (руб.)
Платежи

Филиал компании-Альфа

144 394,40

Аренда складов и гаражей

32 208,00

Выдача денежных средств под отчет

9300,00

<…>

<…>

Ремонт и содержание АВТО

50 745,00

Транспортные расходы

24 349,40

Филиал компании-Бета

249 414,07

Аренда офиса

57 867,45

Выдача денежных средств под отчет

54 120,00

<…>

<…>

Ремонт и содержание АВТО

99 393,20

Транспортные расходы

23 880,43

Филиал компании-Гамма

222 608,63

Аренда офиса

21 974,40

Аренда складов и гаражей

13 600,00

<…>

<…>

Ремонт и содержание АВТО

51 028,00

Транспортные расходы

14 660,97

Итог

616 417,10

Также можно использовать постатейный контроль, который представлен в таблице 2. В основу разреза берутся не филиалы, как в таблице 1, а статьи затрат, что позволяет наглядно продемонстрировать превышение по каждой конкретной статье. Для того чтобы список статей стал понятен, необходимо сделать трансформацию из учетной базы, например, в Excel, и сократить в редакторе те статьи, по которым у филиала минимальные значения — они не представляют интереса для анализа. По тем статьям, где идет превышение менее 10 процентов, достаточно выслушать объяснение директора филиала. Там, где имеется превышение более 10 процентов от суммы других филиалов, на мой взгляд, необходима служебная записка, в которой следует предоставить следующую информацию:

  • причины расхождений;
  • сроки устранения расхождений;
  • список мер для устранения расхождений;
  • список всех виновных лиц, допустивших перерасход.

Добавлю, что этот вид контроля лучше всего проводить лично финансовому директору в ходе проверки филиала (об этом расскажу далее). Так как информация в бухгалтерии появится только при закрытии баланса, то есть значительно позже — а время, как известно, деньги. Финансовый департамент, используя анализ движения денежных средств, может оперативно контролировать статьи расходов каждого филиала компании.

таблица 2. Постатейный контроль затрат по сходным статьям (извлечение), тыс. руб.

Статья движения денежных средств Период
Подразделение Платежи в валюте учета (руб.)

Аренда офиса

79 841,85

Филиал компании-Бета

57 867,45

Филиал компании-Гамма

21 974,40

Аренда складов и гаражей

45 808,00

Филиал компании-Альфа

32 208,00

Филиал компании-Гамма

13 600,00

Выдача денежных средств под отчет

156 779,60

Филиал компании-Альфа

9300,00

Филиал компании-Бета

54 120,00

Филиал компании-Гамма

93 359,60

<…>

<…>

Ремонт и содержание АВТО

201 166,20

Филиал компании-Альфа

50 745,00

Филиал компании-Бета

99 393,20

Филиал компании-Гамма

51 028,00

Транспортные расходы

62 890,80

Филиал компании-Альфа

24 349,40

Филиал компании-Бета

23 880,43

Филиал компании-Гамма

14 660,97

Итог

616 417,10

Этап 3. Выездные проверки

Финансовый директор выступает одновременно и в качестве инициатора, и в качестве исполнителя выездных проверок. Директор филиала должен не только знать, что приехать финансовый директор может как по графику, а так и внепланово, но и постоянно быть готовым к таким посещениям. Поэтому до него нужно донести основные требования, выдвигаемые к данному конкретному филиалу.

А именно: выездной контроль сопровождается подготовкой финансовой информации по рассматриваемому филиалу. В частности, интересны такие показатели работы:

  • план проектов на год;
  • объем квартальной выручки:
  • объем плановой выручки на год;
  • размер плановых расходов;
  • размер текущих расходов.

Основная цель проверки — сверка соответствия фактических показателей плановым значениям, которые были представлены руководству директорами филиалов в начале текущего года. Из планируемых значений необходимо выделить так называемые маркеры эффективности работы:

  • выручка;
  • затраты;
  • рентабельность.

По затратам каждого филиала следует пройтись с особой тщательностью. Превышение показателей должно иметь аргументацию и быть согласовано с руководителем финансового отдела и руководством компании. Но чтобы по каждому превышению не беспокоить руководство, лучше установить предел превышения, к примеру, 20 процентов от общей суммы затрат.

Также важный аспект выездного контроля — это план-факт результатов по выручке филиала. Тут важен момент, каким видом деятельности занимается компания.

  • Если вводом объектов, то от директоров филиалов требуется объяснение, какие объекты не были сданы в срок и что послужило причиной.
  • Если основная деятельность компании заключается в продаже чего-либо, то информацию о причинах отклонений от планов следует запрашивать у региональных менеджеров, так как именно они являются первоисточниками при составлении плана продаж.

Подводя итоги, можно сказать, что благодаря такой системе контроля нам удалось добиться не только сокращения необоснованных затрат филиалов на 15–20 процентов, но и дать возможность директорам филиалов оценить свою работу и работу своих сотрудников, понять, какие расходы тянут вниз все показатели. Кроме того, филиалы стали конкурировать друг с другом, улучшая свои показатели, что в конечном итоге привело к повышению доходности компании на 30 процентов.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Полные версии упомянутых в статье отчетов.docx


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль