Регламент управления дебиторской задолженностью

Регламент управления дебиторской задолженностью поможет решить проблемы управления дебиторской задолженностью и разработать эффективные мероприятия по управлению дебиторской задолженностью. Документом поделилась Татьяна Толстова, заместитель директора ООО «Сервис-Трейд».

Регламент управления дебиторской задолженностью

Регламент управления дебиторской задолженностью я разрабатывала для группы, в которую входили около 50 небольших и средних организаций, работавших по разным бизнес-направлениям: оказание услуг, оптовая и розничная торговля, несколько видов производства и спортивные комплексы. Вот проблемы управления дебиторской задолженностью, которые нам необходимо было решить с помощью этого регламента:

• внедрить единый подход к управлению дебиторской задолженностью;
• конкретизировать процессы и мероприятия по управлению дебиторской задолженностью;
• установить порядок взаимодействия сотрудников;
• определить функционирование комиссии по управлению дебиторской задолженностью.

Чтобы досконально разобраться в теме, посмотрите курс "Управление дебиторской задолженностью" в Школе финансового директора.

Четыре этапа управления дебиторской задолженностью

Процесс работы с дебиторкой разбили на четыре этапа. И алгоритм действий в рамках каждого из них четко прописали в регламенте управления дебиторской задолженностью. В документе закрепили ответственных сотрудников за результаты этапов и привели шаблоны документов, которые понадобятся им.

Этап 1. Анализ задолженности и прогноз ее возврата. Бухгалтерия сверяет расчеты с контрагентами и выявляет величину дебиторки. Задолженность конкретных дебиторов подразделяют на текущую, просроченную, исковую и т. д. Также выявляют мнимую дебиторку (когда услуги оплачены, но контрагент не представил первичные документы). Контролирует работу главный бухгалтер, который направляет отчет о структуре просроченной задолженности на начало месяца в комиссию по работе с дебиторкой за четыре дня до ее заседания согласно графику.

Этап 2. Внесудебные меры по возврату дебиторской задолженности. Решить проблемы по управлению дебиторской задолженностью помогают задействованные в рамках этого этапа ответственные сотрудники по договорам, бухгалтеры, юристы. А контролирует процесс комиссия по работе с дебиторкой, которая и определяет методы взыскания задолженности на основе отчета главного бухгалтера. С этой целью она собирается каждые два месяца. В течение дня после заседания акт с рекомендациями по уменьшению дебиторки комиссия направляет руководителю компании (см. образец). На данном этапе используют разные способы возврата дебиторской задолженности: от телефонных переговоров до претензий. Если глава компании решает прибегнуть к претензии, в тот же день передает акт комиссии ответственному юристу, который в течение двух дней после этого запрашивает необходимые документы в других отделах, на их сбор у них есть три дня. Спустя еще два дня юрист направляет претензию дебитору. Если тот откажется ее удовлетворять или не ответит на нее, то юрист сообщает об этом в течение трех дней руководителю компании, а в комиссию направляет отчет за день до ее нового заседания. Комиссия может инициировать погашение задолженности через зачетные схемы, ее уступку третьим лицам по договору цессии или факторинга. В случае просроченной дебиторки могут быть использованы и менее предпочтительные способы (например, оформление задолженности векселем). Также проводится наблюдение за возможностью взыскания реструктуризированной задолженности. И именно на этом этапе контрагента можно занести в «черный список».

Образец. Aкт с рекомендациями комиссии по уменьшению дебиторской задолженности

Этап 3. Взыскание дебиторскрй задолженности в судебном порядке. Данный этап включает исковое производство и ведение исполнительного производства. Инициирует их комиссия по работе с дебиторкой, а необходимые меры принимают юристы. Сроки и порядок действий по подготовке и подаче искового заявления и претензий схожи.

Этап 4. Списание дебиторки. После того, как все мероприятия по управлению дебиторской задолженностью исчерпаны, бухгалтерия списывает ее на основании приказа руководителя, который издается в течение пяти дней после подписания акта инвентаризации дебиторки. А проводится инвентаризация до 20-го числа месяца, следующего за кварталом. Работы контролирует главный бухгалтер.

Как регламент управления дебиторской задолженностью помог компании

После внедрения регламента управления дебиторской задолженностью его эффективность компании отслеживали по отдельности, затем формировался сводный отчет по группе. На адаптацию сотрудников к работе по регламенту ушло около пяти месяцев. К новым правилам, помогающим решить проблемы управления дебиторской задолженности, быстрее подстроились небольшие компании с незначительным объемом задолженности, срок которой не превышал месяца.

Ощутимый результат после реализации мероприятий по управлению дебиторской задолженностью по группе получили только спустя год:

• отлажен весь процесс управления дебиторской задолженностью;
• завершена и отлажена основная масса претензионно-исковой работы;
• дебиторка в среднем по группе снизилась до 35 процентов (в том числе исковая задолженность — 3%, проблемная — 1,5% и «мертвая» — 0,3%);
• повысился рейтинг деловой репутации группы;
• стала прозрачнее работа с контрагентами;
• повысилось качество взаимоотношений сотрудников внутри компаний и в целом по группе.

Что еще включить в регламент контроля дебиторской задолженности, смотрите на видео. Рекомендации по управлению дебиторской задолженностью дает Дмитрий Гинкулов, заместитель генерального директора по экономике и финансам компании «Артпласт».