Как подготовиться к проекту автоматизации бюджетирования

1082
Прежде чем выбирать программный продукт и приступать к процессу автоматизации бюджетирования, разработайте методологию бюджетирования. Желательно определиться с главными требованиями и концепцией развития системы. Данные о предполагаемом экономическом эффекте не будут лишними при защите проекта перед руководством.

Комплексный проект по автоматизации бюджетирования можно условно разбить на четыре этапа:

  • предпроектные работы;
  • эскизное проектирование системы;
  • определение настроек;
  • внедрение и сопровождение программы.

Управление проектом автоматизации бюджетирования

Прежде чем перейти к описанию этапов, остановимся на том, кто будет работать на проекте автоматизации бюджетирования. Привлечение консультантов для установки, настройки и программирования информационной системы часто предопределено. Тогда как разрабатывать методологию бюджетирования и сопровождать процесс внедрения можно и собственными силами – все зависит от пожеланий руководства компании и уровня профессиональной подготовки ее сотрудников.

Консультантов по информационным технологиям, работающих с системой, будем называть системным интегратором или группой по автоматизации. А тех, кто занимается методической разработкой системы бюджетирования, – группой методологии.

Для оперативного управления проектом и координации работы методологов и системных интеграторов можно создать единый координационный комитет, в состав которого войдут руководитель проекта со стороны компании-заказчика, а также главы обеих групп. Комитет будет заниматься мониторингом текущего состояния работ, принимать решения по ключевым вопросам проектирования системы бюджетирования (выделение центров ответственности, определение структуры планов и бюджетов и др.), а также разбираться с конфликтными ситуациями, организовывать взаимодействие с будущими ключевыми пользователями системы и пр.

Подготовка к проекту автоматизации бюджетирования

Группа методологии проводит обследование компании, по его итогам разрабатывает и согласовывает концепцию развития системы бюджетирования, а также формирует свои предложения по совершенствованию системы бухгалтерского и управленческого учета (для обеспечения сопоставимости плановых и фактических данных).

Потом эта же группа с помощью IT-специалистов составляет техническое задание. В нем описывают область автоматизации (все предприятие или его часть), состав автоматизируемых бизнес-процессов, задают необходимый уровень детализации данных и основные аналитики, состав автоматизируемых бюджетов и отчетов, а также обозначают требования к информационной системе (функционал, надежность, защита информации, аппаратное и программное обеспечение, средства связи, возможности обработки данных).

Составленное техническое задание служит основой для выбора системы автоматизации бюджетирования.

Как только компания принимает решение о том, какую программу использовать, и нанимает консультанта для ее внедрения, можно приступать к планированию графика работ. Кстати, он должен быть единым для обеих рабочих групп, только так удастся полностью согласовать их действия. Имеет смысл сначала обсудить план с группой автоматизации. Дело в том, что консультанты, занимающиеся внедрением таких систем, как SAP или Oracle, следуют собственной методологии внедрения программного обеспечения (ASAP и AIM соответственно). Возможно, придется под нее подстраиваться.

Эскиз проекта по автоматизации бюджетирования

Группа методологии разрабатывает финансовую структуру (центры ответственности, их права, обязанности и показатели оценки эффективности деятельности), бюджетную модель (формы бюджетов, правила их заполнения), формы отчетности, справочники, регламент взаимодействия при планировании и контроле, а также комплекс мероприятий по адаптации системы управленческого и бухгалтерского учета к требованиям системы бюджетирования.

Специалисты из группы автоматизации на этом этапе проводят первичное (эскизное) проектирование системы – разрабатывают схемы бизнес-процессов, закладываемых в систему, проводят декомпозицию бюджетных форм, планируют структуру баз данных, в частности OLAP-кубов, создают каталог базовых показателей и признаков.

Настройки системы автоматизации бюджетирования

После утверждения методологии бюджетирования системный интегратор приступает к детальному проектированию системы и ее настроек (форм ввода информации, алгоритмов обработки данных, форматов отчетов, разграничения прав доступа и пр.). Затем начинается программирование системы. Состав группы методологии сокращается до одного-двух человек (они будут заниматься дальнейшей методологической поддержкой проекта и подготовкой примера для интеграционного текста), группа по автоматизации, напротив, может быть увеличена.

Это заключительный этап – систему автоматизации бюджетирования настраивают в соответствии с разработанной проектной документацией, тестируют и производят отладку, загружают данные прошлых периодов, проводят опытную эксплуатацию и, наконец, сдают в промышленную эксплуатацию. Параллельно проводят обучение сотрудников заказчика и разрабатывают инструкции пользователей системы.

Самое важное в проекте автоматизации бюджетирования

Создать благоприятный климат в рабочих группах. Технические специалисты не всегда способны разобраться в специфической терминологии бизнеса и экономики, а экономисты в свою очередь не всегда сильны в технических вопросах. Чтобы упростить взаимодействие между ними, разместите обе группы в одном рабочем пространстве – создайте проектный офис. Другой способ сплотить коллектив – устроить небольшое корпоративное мероприятие для объединенной проектной команды.

Определиться с требованиями раньше, чем с программным продуктом. Прежде чем выбирать программный продукт и приступать к процессу автоматизации, разработайте методологию бюджетирования. Как минимум желательно определиться с главными требованиями и концепцией развития системы.

Данные о предполагаемом экономическом эффекте от автоматизации бюджетирования не будут лишними при защите проекта перед руководством компании, они помогут обосновать необходимость в инвестициях.  Оценка предполагаемого эффекта от автоматизации бюджетирования >>

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль