Организация бюджетирования - кто ответственный

Рассмотрим подробнее, кто в компаниях может отвечать за организацию бюджетирования.

Бюджетный отдел

К функциям бюджетного отдела (бюджетного управления) относятся:

• подготовка соответствующих распоряжений и приказов, контроль выполнения бюджетных процедур; решение организационных вопросов, возникающих в ходе бюджетирования;
• развитие методологии бюджетирования, актуализация форм и методик;
• составление некоторых функциональных (в соответствии с регламентом), а также основных бюджетов;
• представление бюджета на согласование совету директоров, бюджетному комитету или другому органу, утверждающему бюджет в компании;
• превентивный контроль исполнения бюджета (визирование платежных документов на соответствие бюджетным лимитам), план-факт анализ;
• организация сбора фактической информации об исполнении бюджета, анализ исполнения бюджета;
• подготовка предложений по корректировке бюджета.
• поддержка справочной информации, используемой в системе бюджетирования.

Распределить эти функции внутри отдела можно, например, так. Руководитель подразделения определяет политику бюджетного процесса и отвечает за его организацию в компании. В состав отдела входят специалисты по функциональным и сводным бюджетам.

Специалист, закрепленный за определенным функциональным бюджетом, взаимодействует с его составителями, контролирует правильность формирования, сбор фактической информации, а также отвечает за анализ исполнения и методологическое сопровождение. В задачи специалиста по сводным бюджетам входит составление бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств, прогнозного баланса, а также осуществление всех функций по их сопровождению.

Для групп компаний распределение функций в бюджетном управлении может быть иным. Например, за каждым специалистом закрепляют несколько дочерних обществ, сгруппированных по определенному признаку (региональному или отраслевому). Он отвечает за работу со всеми их бюджетами.

Необходимо убедиться в том, что все функции бюджетного отдела отражены в его Положении и должностных инструкциях сотрудников. Если отдел создается с нуля, то потребуется подготовить соответствующие нормативные документы и прописать в них необходимые задачи и функции. В то же время, поскольку в бюджетном процессе задействованы и другие подразделения компании, соответствующие функции также должны быть раскрыты в положениях этих подразделений и должностных инструкциях специалистов, отвечающих за планирование.

Пример

Служба сбыта компании отвечает за подготовку бюджета продаж. В Положении этого подразделения функция закрепляется в следующей формулировке: «Служба сбыта участвует в бюджетном процессе компании. Осуществляет подготовку бюджета продаж в соответствии с методикой и сроками, определенными в Положении о бюджете. Осуществляет корректировки бюджета, контроль за исполнением и предоставляет информацию о причинах отклонений».

Бюджетный комитет

Бюджетный комитет – это временный орган, который создается для решения вопросов, связанных с бюджетом компании. В его состав могут входить финансовый директор, главный бухгалтер, заместители директора по функциональным блокам компании. Возглавляет комитет заместитель генерального директора по экономике и финансам.

Кроме непосредственно согласования и утверждения бюджета к функциям комитета относятся:

• контроль бюджетного процесса;
• принятие решения о секвестировании бюджетных статей;
• предоставление разъяснений, рекомендаций и указаний по вопросам, входящим в его компетенцию.

За неисполнение требований регламентов, невыполнение решений и рекомендаций бюджетного комитета последний вправе ходатайствовать перед генеральным директором о дисциплинарном взыскании или депремировании ответственного руководителя.

• Внедрение бюджетирования: опыт производственного предприятия