В компаниях за организацию бюджетирования может отвечать планово-экономический отдел (ПЭО) или бюджетная группа в его составе, в холдингах – бюджетные управления. Кроме того, возможно создание коллегиального органа при генеральном директоре – бюджетного комитета.
Используйте пошаговые руководства:
Рассмотрим подробнее, кто в компаниях может отвечать за организацию бюджетирования.
Бюджетный отдел
К функциям бюджетного отдела (бюджетного управления) относятся:
- подготовка соответствующих распоряжений и приказов, контроль выполнения бюджетных процедур; решение организационных вопросов, возникающих в ходе бюджетирования;
- развитие методологии бюджетирования, актуализация форм и методик;
- составление некоторых функциональных (в соответствии с регламентом), а также основных бюджетов;
- представление бюджета на согласование совету директоров, бюджетному комитету или другому органу, утверждающему бюджет в компании;
- превентивный контроль исполнения бюджета (визирование платежных документов на соответствие бюджетным лимитам), план-факт анализ;
- организация сбора фактической информации об исполнении бюджета, анализ исполнения бюджета;
- подготовка предложений по корректировке бюджета.
- поддержка справочной информации, используемой в системе бюджетирования.
Распределить эти функции внутри отдела можно, например, так. Руководитель подразделения определяет политику бюджетного процесса и отвечает за его организацию в компании. В состав отдела входят специалисты по функциональным и сводным бюджетам.
Специалист, закрепленный за определенным функциональным бюджетом, взаимодействует с его составителями, контролирует правильность формирования, сбор фактической информации, а также отвечает за анализ исполнения и методологическое сопровождение. В задачи специалиста по сводным бюджетам входит составление бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств, прогнозного баланса, а также осуществление всех функций по их сопровождению.
Для групп компаний распределение функций в бюджетном управлении может быть иным. Например, за каждым специалистом закрепляют несколько дочерних обществ, сгруппированных по определенному признаку (региональному или отраслевому). Он отвечает за работу со всеми их бюджетами.
Необходимо убедиться в том, что все функции бюджетного отдела отражены в его Положении и должностных инструкциях сотрудников. Если отдел создается с нуля, то потребуется подготовить соответствующие нормативные документы и прописать в них необходимые задачи и функции. В то же время, поскольку в бюджетном процессе задействованы и другие подразделения компании, соответствующие функции также должны быть раскрыты в положениях этих подразделений и должностных инструкциях специалистов, отвечающих за планирование.
Пример
Служба сбыта компании отвечает за подготовку бюджета продаж. В Положении этого подразделения функция закрепляется в следующей формулировке: «Служба сбыта участвует в бюджетном процессе компании. Осуществляет подготовку бюджета продаж в соответствии с методикой и сроками, определенными в Положении о бюджете. Осуществляет корректировки бюджета, контроль за исполнением и предоставляет информацию о причинах отклонений».
Бюджетный комитет
Бюджетный комитет – это временный орган, который создается для решения вопросов, связанных с бюджетом компании. В его состав могут входить финансовый директор, главный бухгалтер, заместители директора по функциональным блокам компании. Возглавляет комитет заместитель генерального директора по экономике и финансам.
Кроме непосредственно согласования и утверждения бюджета к функциям комитета относятся:
- контроль бюджетного процесса;
- принятие решения о секвестировании бюджетных статей;
- предоставление разъяснений, рекомендаций и указаний по вопросам, входящим в его компетенцию.
За неисполнение требований регламентов, невыполнение решений и рекомендаций бюджетного комитета последний вправе ходатайствовать перед генеральным директором о дисциплинарном взыскании или депремировании ответственного руководителя.
Быстрый ответ
Как заставить подразделения сдавать свои предложения по бюджетам вовремя и в корректном виде?
В компании должны быть соответствующие документы, регулирующие как срок предоставления информации, так и ее формат. Чтобы повысить эффективность этого процесса, можно ввести такой показатель премирования руководителей центров ответственности (функциональных подразделений), как «Своевременное предоставление информации в рамках бюджетного процесса».
Другой способ – внедрение автоматизированной системы бюджетного управления. Система будет предлагать заполнять сотрудникам бюджетные данные только в стандартных формах, автоматически напомнит о сроках.
Насколько детально описывать процедуры в регламенте?
Цель формирования регламента – пошаговое описание действий при формировании бюджета. Чем детальнее это описание, тем меньше ошибок и вопросов возникает у исполнителей.
Методические рекомендации по управлению финансами компании