Как организовать систему казначейства

2463
Ибрагимова Евгения
финансовый директор ООО «ПЭТ-Технолоджи»
Контроль за движением финансовых потоков – одна из главных задач финансовой службы. Важно понимать, где можно изыскать дефицитный финансовый ресурс для поддержки бизнеса, уменьшить риски снижения ликвидности, исключить вероятность кассовых разрывов и т.д. Решить эту задачу помогает система казначейства. Как система выстроена в первой федеральной сети диагностических центров, читайте в новом интервью на сайте.

Как организовать систему казначейства
Евгения Ибрагимова, финансовый директор ООО «ПЭТ-Технолоджи»


- Как казначейство выстроено в вашей компании?

- Каждая компания, если она развивается, ставит перед собой задачу систематизировать платежи, определить центры ответственности, контролировать исполнение бюджета в ежедневном режиме, автоматизировать данные процессы. Но готовое и представленное на рынке программное обеспечение не может полностью удовлетворить запросы компаний. Наши запросы по следующим причинам: во-первых, большинство представленных систем очень «сырые», и чтобы их наполнить, требуется время и дополнительные деньги. Во-вторых, применение многих представленных продуктов невозможно без специальных знаний. А с учетом того, что любые новшества воспринимаются сотрудниками сначала негативно, роль катализатора приходится принимать на себя финансовой службе. Именно поэтому мы решили не покупать новую, а доработать имеющуюся систему казначейства на базе 1С-КОРП.

- Что было сделано?

- За очень разумные деньги мы заказали доработку на стороне, а уже поддержку передали своему программисту. Самое главное при написании техзадания была простота интерфейса и ввода данных, а также, чтобы обычный пользователь - заявитель платежа, понимал, с какой целью он должен использовать казначейство, а не отправляться в бухгалтерию со счетом. Финансовые задачи также были учтены. Мы определили маршрут перехода заявки на согласование, который состоит из семи шагов. Затем привязали его к каждой статье движения денежных средств, который полностью соответствует статьям управленческого учета - «держателя бюджета». То есть, когда за конкретную статью отвечает конкретный сотрудник.

- Как это работает на практике?

- Приведу пример согласования заявки от филиала. Сперва инициатор - главная медицинская сестра, составляет заявку в филиале. Ее функция только инициировать платеж, после чего она может видеть, на какой стадии находится заявка, а в конце процесса номер и дату платежки. Заявка переходит руководителю филиала, который ее согласовывает либо отклоняет. Затем заявку направляют бухгалтеру. Он смотрит состояние расчетов с контрагентом. Следующий шаг - заявка переходит «держателю бюджета» уже в управлении казначейством. Там подтверждают необходимость закупки и наличие бюджета, после чего переводят заявку в планово-экономический отдел. Специалисты проверяют правильность статьи и филиала, а также сверяют данные с договором. Если ошибок нет, заявку передают финансовому директору, который принимает окончательное решение по оплате. В конце пути заявка поступает бухгалтеру на банке. Он должен исполнить платеж и не вправе его отклонить. Перенос в платежное поручение происходит автоматически. Платеж может быть не исполнен только по причине неверно указанных реквизитов.

- Как выстроен контроль за исполнением?

- Определенные статьи могут контролироваться на последнем этапе исполнения. Это в том случае, если филиал не имеет кассовых разрывов. При формировании заявки сразу происходит расходование бюджета, и все участники видят остаток с учетом этой суммы. Если заявка отклонятся, деньги в бюджет возвращаются. При отклонении платежа указывается причина. Но также можно согласовать с оговоркой «при оплате обратить внимание на…». На базе такого казначейства формируется отчет о движении денежных средств, как в целом по компании, так и в разрезе каждого филиала. При этом дефицит бюджета виден сразу в заявке, как отрицательная цифра красного цвета. При дефиците бюджета финансовый директор видит вложенную служебную записку в виде ссылки к файлу и решает, из каких средств можно осуществить данный платеж. Такая доработка позволила включить в цепочку оплаты всех необходимых специалистов, повысить их ответственность, так как теперь из системы нельзя удалить ни одну заявку. Также получилось снизить нагрузку на бухгалтерию и ускорить процесс оплаты. Инициатор заявки видит факт оплаты и может самостоятельно сообщить поставщику эту информацию.

- Кто из сотрудников имеет доступ к системе?

 - Все участники процесса, но зайти они могут только в казначейство. Это удобно и безопасно, так как роль каждого сотрудника может менять только администратор по согласованию с финансовым директором. Например, маршрут привязан к должности, а не к ФИО. Поэтому при отсутствии директора заявка может согласовываться главным врачом, который на определенное время выступает в роли директора.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль