Как организовать систему казначейства

2453
Ибрагимова Евгения
финансовый директор ООО «ПЭТ-Технолоджи»
Контроль за движением финансовых потоков – одна из главных задач финансовой службы. Важно понимать, где можно изыскать дефицитный финансовый ресурс для поддержки бизнеса, уменьшить риски снижения ликвидности, исключить вероятность кассовых разрывов и т.д. Решить эту задачу помогает система казначейства. Как система выстроена в первой федеральной сети диагностических центров, читайте в новом интервью на сайте.

Как организовать систему казначейства
Евгения Ибрагимова, финансовый директор ООО «ПЭТ-Технолоджи»


- Как казначейство выстроено в вашей компании?

- Каждая компания, если она развивается, ставит перед собой задачу систематизировать платежи, определить центры ответственности, контролировать исполнение бюджета в ежедневном режиме, автоматизировать данные процессы. Но готовое и представленное на рынке программное обеспечение не может полностью удовлетворить запросы компаний. Наши запросы по следующим причинам: во-первых, большинство представленных систем очень «сырые», и чтобы их наполнить, требуется время и дополнительные деньги. Во-вторых, применение многих представленных продуктов невозможно без специальных знаний. А с учетом того, что любые новшества воспринимаются сотрудниками сначала негативно, роль катализатора приходится принимать на себя финансовой службе. Именно поэтому мы решили не покупать новую, а доработать имеющуюся систему казначейства на базе 1С-КОРП.

- Что было сделано?

- За очень разумные деньги мы заказали доработку на стороне, а уже поддержку передали своему программисту. Самое главное при написании техзадания была простота интерфейса и ввода данных, а также, чтобы обычный пользователь - заявитель платежа, понимал, с какой целью он должен использовать казначейство, а не отправляться в бухгалтерию со счетом. Финансовые задачи также были учтены. Мы определили маршрут перехода заявки на согласование, который состоит из семи шагов. Затем привязали его к каждой статье движения денежных средств, который полностью соответствует статьям управленческого учета - «держателя бюджета». То есть, когда за конкретную статью отвечает конкретный сотрудник.

- Как это работает на практике?

- Приведу пример согласования заявки от филиала. Сперва инициатор - главная медицинская сестра, составляет заявку в филиале. Ее функция только инициировать платеж, после чего она может видеть, на какой стадии находится заявка, а в конце процесса номер и дату платежки. Заявка переходит руководителю филиала, который ее согласовывает либо отклоняет. Затем заявку направляют бухгалтеру. Он смотрит состояние расчетов с контрагентом. Следующий шаг - заявка переходит «держателю бюджета» уже в управлении казначейством. Там подтверждают необходимость закупки и наличие бюджета, после чего переводят заявку в планово-экономический отдел. Специалисты проверяют правильность статьи и филиала, а также сверяют данные с договором. Если ошибок нет, заявку передают финансовому директору, который принимает окончательное решение по оплате. В конце пути заявка поступает бухгалтеру на банке. Он должен исполнить платеж и не вправе его отклонить. Перенос в платежное поручение происходит автоматически. Платеж может быть не исполнен только по причине неверно указанных реквизитов.

- Как выстроен контроль за исполнением?

- Определенные статьи могут контролироваться на последнем этапе исполнения. Это в том случае, если филиал не имеет кассовых разрывов. При формировании заявки сразу происходит расходование бюджета, и все участники видят остаток с учетом этой суммы. Если заявка отклонятся, деньги в бюджет возвращаются. При отклонении платежа указывается причина. Но также можно согласовать с оговоркой «при оплате обратить внимание на…». На базе такого казначейства формируется отчет о движении денежных средств, как в целом по компании, так и в разрезе каждого филиала. При этом дефицит бюджета виден сразу в заявке, как отрицательная цифра красного цвета. При дефиците бюджета финансовый директор видит вложенную служебную записку в виде ссылки к файлу и решает, из каких средств можно осуществить данный платеж. Такая доработка позволила включить в цепочку оплаты всех необходимых специалистов, повысить их ответственность, так как теперь из системы нельзя удалить ни одну заявку. Также получилось снизить нагрузку на бухгалтерию и ускорить процесс оплаты. Инициатор заявки видит факт оплаты и может самостоятельно сообщить поставщику эту информацию.

- Кто из сотрудников имеет доступ к системе?

 - Все участники процесса, но зайти они могут только в казначейство. Это удобно и безопасно, так как роль каждого сотрудника может менять только администратор по согласованию с финансовым директором. Например, маршрут привязан к должности, а не к ФИО. Поэтому при отсутствии директора заявка может согласовываться главным врачом, который на определенное время выступает в роли директора.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль