Как создать работающую методику выявления и устранения неэффективных бизнес-процессов

1557
Толстова Татьяна
заместитель директора ООО «Сервис-Трейд», ранее была финансовым директором ООО «Ангара», заместителем генерального директора по экономике и финансам-главным бухгалтером ОАО «Стерлитамакский завод строительных машин»

- Каждая компания использует свою методику выявления и устранения неэффективных бизнес-процессов. Как это делаете вы, с чего начинаете?

- У нас логистическая компания. Системы поставок функционируют в условиях большой растущей конкуренции, постоянно появляются новые требования к перевозкам, как с точки зрения безопасности самой продукции, так и к условиям перевозки за границу. Для нашей компании очень важно оставаться конкурентоспособными, соблюдая все процедурные и нормативные требования в отношении всего документооборота, и что важно для финансового директора с минимальными затратами. Чтобы определить, на каком этапе могут возникнуть проблемы, мы графически представляем весь бизнес-процесс. Становится наглядно видно: кто чем занят, какие ресурсы используются, как взаимодействуют отделы, сколько требуется времени и затрат на завершение каждого бизнес-процесса и какой получен результат.

- Кто участвует в построении модели бизнес-процессов?

- В нашей компании этим процессом заняты все: сами работники, руководители подразделений, принимающие решения по нормативным положениям и процедурам, эксперты и аналитики, как внутренние, так и внешние, которые могут помочь в подготовке и выполнении программ оптимизации бизнес-процессов, а также собственник бизнеса и акционеры. В итоге для каждого процесса мы составляем простые диаграммы и даем краткое описание. Это позволяет всем участникам быстро и без проблем понять свои задачи и выполнить их в установленные сроки, а руководству проверить и оценить результат.

- Вам приходилось сталкиваться с тем, что сотрудники, находящиеся внутри бизнес-процесса, не верили в достижение планируемого результата?

- Да, такое случается. Чтобы поддержать в коллективе атмосферу открытого сотрудничества, мы проводим специальные совещания, на которых подчиненные доводят до руководства свою позицию, приводят аргументы. Вместе мы уточняем все возможные детали, разбираем причины, чтобы понять, чем вызвана проблема. Назову лишь несколько причин, с которыми нам пришлось столкнуться и поверьте, они характерны для многих компаний. Во-первых, это неисполнение отдельными сотрудниками своих обязанностей. Во-вторых, отсутствие необходимой квалификации у некоторых из них для исполнения бизнес-процесса. В-третьих, отсутствие прописанного и утвержденного бизнес-процесса в отделах, в результате чего исполнителям были неизвестны их роли, обязанности и зоны ответственности. По каждому выявленному и подтвержденному случаю принимались соответствующие управленческие решения. Сейчас в компании проводится комплексный анализ по выявлению неэффективных бизнес-процессов.

- Как построена эта работа и на чем она основана?

- Мы подготовили список вопросов, на которые надо будет ответить. Все вопросы простые для понимания и логически последовательные. С помощью такого анкетирования мы рассчитываем по полочкам разложить все бизнес-процессы компании, выявить возможные проблемы и решить их. Вопросы следующие:

  • сколько человек участвует в конкретном бизнес-процессе;
  • какие действия выполняет каждый;
  • какие документы входящие/исходящие представляются в этом бизнес-процессе (детальный перечень);
  • какие действия производятся с вышеперечисленными документами;
  • делаются ли с документов копии;
  • где и как эти бумаги хранятся;
  • какие бизнес-процессы выполняются параллельно;
  • что делается сразу после это бизнес-процесса;
  • с каким другим субъектом в данном процессе идет обмен информацией, документами;
  • как, кому, и какого рода информация передается;
  • сколько времени в среднем тратится на выполнение «от» и «до» данного бизнес-процесса;
  • какое время занимает пауза между бизнес-процессами и установлена ли она регламентами;
  • сколько средств нужно затратить для завершения данного конкретного действия в данном бизнес-процессе для одного конкретного документа;
  • какие проблемы/узкие места встречаются при выполнении данного действия;
  • что надо сделать, чтобы улучшить процесс и на какие показатели компания планирует выйти в ближайшем будущем.

- Вы проведете тестирование, а что потом?

- По итогам проведенного анализа нам потребуется получить «добро» всех должностных лиц по намеченному плану работ, обеспечить все подразделения необходимыми ресурсами, определить и согласовать роли и обязанности сторон, участвующие в проекте, выбрать ответственного руководителя – грамотного лидера, но не далекого от реальной жизни, командного игрока. Мы начнем с малого, постепенно расширяя диапазон, применяя накопленный и приобретенный опыт, проведем обучение сотрудников. Обязательно станем проводить поэтапное практическое тестирование качества разработанной модели. И только потом можно будет измерить эффективность работы всех процессов. Мы строим такую модель, которая позволит нам быстро определять неэффективные бизнес-процессы и устранять их в максимально короткие сроки.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль