«Есть три основных причины, которые тормозят процесс автоматизации бюджетирования и учета»

1282
Серебряков Евгений
генеральный директор ООО «Фаст Финанс»

- С какими основными проблемами, на Ваш взгляд, сталкивается компания в процессе автоматизации бюджетирования и управленческого учета?

Основные проблемы всегда лежат в области персонала. Проще всего автоматизировать небольшую компанию, в которой один-два человека являются и постановщиками задачи, и основными пользователями системы. Но если в автоматизированной системе требуется организовать работу разных подразделений, могут возникнуть трудности.

- Какие?

- Назову три основных причины, которые тормозят процесс автоматизации бюджетирования и учета. Во-первых, как правило,  инициатором автоматизации является финансовая служба. Но по мере подключения других подразделений начинают возникать дополнительные требования, которые не были учтены при формировании задания и могут даже противоречить друг другу. В результате процесс автоматизации уходит в сторону от начальной цели. Многие часы тратятся на обсуждение новых требований,  увязку их с исходным заданием и переделку того, что уже сделано. Поэтому надо или сформировать исчерпывающее задание до начала проекта, или двигаться поэтапно, начиная работы над новыми задачами только после завершения текущего этапа.

Во-вторых, часто постановщик задачи создает правильную, но идеализированную модель работы. Когда к ней подключаются реальные исполнители, она начинает трещать по швам из-за того, что бизнес-процессы в компании далеко не всегда соответствуют регламентам, если таковые  вообще имеются. В этом случае необходимо оперативно пересмотреть модель, максимально упростив ее. Ни в коем случае нельзя пытаться на ходу перестроить все бизнес-процессы предприятия, подгоняя его жизнь под модель.

В-третьих, новая система, по крайней мере на первом этапе, создает дополнительную нагрузку на людей, что вызывает их естественное сопротивление.  В такой ситуации я рекомендую финансовым директорам не жалеть времени на то, чтобы продемонстрировать каждому сотруднику заинтересованность в результате. Не в процессе, а именно в результате. Запросить какой-то отчет, который можно получить из автоматизированной системы быстрее, чем из привычных файлов Excel. Причем делать это надо регулярно. 

- Как преодолеть эти трудности?

- Основное правило, которое поможет избежать многих проблем – в компании должен быть руководитель проекта, который отвечает за постановку задачи, сам принимает и тестирует работу исполнителей, общается с пользователями и имеет достаточно времени для реализации этих задач. Чаще всего таким руководителем является финансовый директор.

- Вы тоже работали финансовым директором. Как лично Вы решали такие задачи?

-  Я работал финансовым директором сначала в строительной компании, потом в крупной типографии. И мне всегда не хватало инструмента автоматизации. Excel меня не устраивал, так как в нем практически невозможно организовать коллективную работу с корректным распределением прав доступа. А платформенные решения слишком дороги и громоздки. Отсюда и появилась идея создать готовый, но достаточно легко конфигурируемый инструмент для финансистов. Так называемый коробочный продукт, который обеспечивает высокую скорость запуска проекта при относительно низкой стоимости. Я бы описал его так: коробочный продукт - это своего рода дом, но чтобы в нем жить, его надо сначала обставить мебелью. 

- В чем его основные достоинства и есть ли у него недостатки?

- Основное достоинство коробочного продукта – это заложенный в нем готовый функционал. При разработке на базе платформенного решения требуется написание полноценного ТЗ, которое занимает от двух месяцев до года. Я видел в одной компании 700-страничный документ – всеобъемлющий и абсолютно бесполезный, так как за год его создания все бизнес-процессы в компании успели измениться. Если же компания покупает «коробку», первые результаты внедрения можно увидеть уже через месяц.

Но в этом же заключается и слабая сторона коробочного продукта. Возможности его адаптации очень ограничены, и вам придется подстраивать свои бизнес-процессы под логику системы автоматизации, а от чего-то вообще отказаться. Поэтому коробочные решения, как правило, фокусируются или на определенной функциональности: финансы, документооборот, CRM или на отраслевой специфике. Это позволяет добиться лучшей совместимости возможностей продукта и задач, которые ставит компания.

- Что изменилось с тех пор в Ваших взглядах на задачи и потребности финансовых директоров?

- Сегодня компании не хотят сами ничего настраивать. Они хотят получить готовую работающую систему, соответствующую их требованиям и лучше всего сразу с услугой внедрения. Очень мало кто на старте проекта точно знает, что он хочет получить в конце. Постановка бюджетирования и его последующая автоматизация смешиваются в одну задачу, которую надо решать совместно с заказчиком. Большинству компаний нужен не программный продукт, а комплексная услуга, включающая и консалтинг, подготовку технического задания и последующее внедрение.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль