Шпаргалка по автоматизации бизнеса

4937
Соппа Кирилл
финансовый директор ООО «СП-НОВОСБИРСК»
Пока у меня нет новых существенных результатов, которыми можно открыто поделиться, я решил сделать для себя и коллег шпаргалку по автоматизации бизнеса.

Данный жанр я позаимствовал у своего лектора по функциональному анализу С. Кутателадзе, в книжке которого каждый абзац был строгой математической формулировкой, имел многоступенчатую иерархическую нумерацию, весь текст изобиловал перекрестными ссылками, не содержал ни одной «человеческой» фразы, зато концентрация мысли были высочайшей. Мы называли ее «функан в телеграммах», перед сном ее читать было вредно, зато как справочник она была неоценима.

Приведенные ниже тезисы не являются абсолютными постулатами и для кого-то покажутся спорными. Это некоторая выжимка из моего десятилетнего опыта, частично освещенного комментариями, которая, надеюсь, кому-то будет полезна.

  1. Общие принципы автоматизации

1.1 Программный комплекс является лишь инструментом для автоматизации существующих на предприятии процессов. Этот тезис был подробно освещен мною в предыдущих блогах.

Как удачно выразился один из комментаторов этих блогов в группе журнала «Финансовый директор»: автоматизируя бардак – получите автоматизированный бардак. Больше добавить нечего.

1.2 Автоматизация делает бизнес личностно-независимым. Иными словами, прибыль должны приносить бизнес-процессы, а не люди. Если какая-либо процедура зависит от конкретной фамилии, то у вас ручное управление, а не бизнес-процесс. Следовательно, исходя из п. 1.1. автоматизация в вашей компании работать не будет.

1.3 Персонал обеспечивает оптимизацию бизнес-процессов. Некоторые, прочитав п. 1.2. могут спросить: получается, автоматизировав бизнес, я могу набрать более «дешевых» специалистов и все будет работать также? С некоторой долей приближения отвечаю: да. Но при этом, человек «с улицы» будет просто выполнять свои функции, и уходить в 18-00 домой, а толковый сотрудник даст обратную связь, обеспечивая непрерывную оптимизацию бизнес-процессов и развитие бизнеса.

  1. Принципы автоматизации управленческого учета

2.1 Управленческий учет должен базироваться на данных бухгалтерского учета. Знаю, полетят сейчас камни, что это невозможно, нереально, не оперативно и так далее. Скажу фразу, которой в таких случаях отвечал мой бывший шеф: сила есть, воля есть, а силы воли нет! Спросите причем тут он? А он реализовал на предприятии то, что управленческий учет базировался на бухучете. Снабженцы, инженеры, бухгалтера, логисты работали с одними и теми же данными, они отражали реальное положение, и всем было удобно. И предприятие это входило в число крупнейших налогоплательщиков Новосибирской области. Две выездных проверки на ноль.

2.2 Система учета не должна быть дороже предмета учета. Все очевидно, но некоторые забывают об этом. Возможно, в силу того, что другие факторы играют роль, личностно-зависимые.

2.3. Управленческая отчетность должна соответствовать требованиям ее пользователей. В отличие от бухгалтерской и налоговой, которые соответствуют требованиям закона. В ином случае, управленческий учет, предоставляющей отчетность, которая не востребована лицами, принимающими решения, это пустая трата денег.

  1. Приемы

3.1 Руководители должны работать с отчетами, а исполнители с документами. Руководитель должен управлять процессом, а исполнитель выполнять функции. Этот же принцип должен быть отражен в программном комплексе.

3.2 Информация должна вноситься в систему там, где она появляется. Если товар приходуется на складе, а документы вносятся в систему бухгалтером, который находится в офисе на другом конце города, то скорей всего, оперативный управленческий учет вы не наладите.

3.3 Вносить изменения в справочники по возможности должны люди, которые их не используют. Я был свидетелем случаев, когда менеджеры по продажам повторно вносили контрагента, переставив в конец форму собственности, чтобы получать процент с него. Справочник номенклатуры тоже быстро превращался в музей синонимов, как только его ведение поручали снабженцам или «продажникам». Договоры вносились в справочник исполнителями задолго до оформления их в надлежащем порядке, чтобы быстрей начать по ним хозяйственные операции.

3.4 Для каждой вносимой операции должен быть бумажный аналог. Конечно, аналог может быть и электронным, например, письмом электронной почты. В противном случае, при расхождении каких-либо данных впоследствии будет просто невозможно найти «концы».

3.5. Необходимо стараться, чтобы программы, входящие в контур автоматизации не дублировали функции друг друга. Распространенная ситуация: продажники работают по взаиморасчетам с клиентами по данным системы CRM, а в конце квартала узнают еще много нового и интересного из бухгалтерских актов сверок. Знаю случай, когда поставщик сознательно воспользовался аналогичной ситуацией у клиента. Товар был принят складом, но при испытаниях возникли вопросы по его качеству (договором предусматривался дополнительный период на приемку по качеству). Поставщик просто позвонил напрямую в бухгалтерию и сказал, какие счет-фактуры надо проводить и в какие дни их надо оплачивать. Несмотря на то, что реестр оплат согласовывался у начальника отдела снабжения, это прошло. Потому что в реестре, который готовил финотдел, данные были из бухгалтерии, соответственно, начальник отдела снабжения увидел, что закрывается имеющийся долг. И у него даже мысли не возникло сверить сальдо взаиморасчетов со своей программой. Отмечу, что при выполнении п. 2.1 у Вас таких ситуаций не возникнет.

3.6. Должен быть четкий регламент при синхронизации разных программ, входящих в контур автоматизации. Не всегда удается строго соблюсти п. 3.5. В этих случаях в местах «пересечения» данных должен быть установлен строгий регламент синхронизации, учитывающий глубину возможных изменений данных «задним» числом. Я еще не видел ни одного бизнеса, в котором не было бы ни одной проводки задним числом. Если у вас такой – просто пропустите этот пункт.

3.7. Для автоматизации бизнеса можно использовать конфигуратор «1С», но очень осторожно. Необходимо по возможности меньше изменений вносить в типовую часть. И все изменения, которые вносятся в типовую часть тщательно документировать и выделять комментариями в исходном коде. И нотацию комментариев желательно тоже задокументировать в том же самом документе, а то иногда с комментариями тяжелее в коде разобраться, чем без них.

  1. Приложение

Хотел бы привести еще один забавный пример из своей практики. Как-то ко мне обратились за помощью в автоматизации управленческого учета для небольшого бизнеса. Семейная пара организовала небольшое производство одежды и реализацию ее в розницу на крупнейшем за Уралом вещевом рынке. Дела так пошли, что они открыли большой цех и встал вопрос учета. Муж, кстати, имел очень прогрессивные взгляды на автоматизацию, а вот жена, руководящая розницей, (могла зимой снег кому угодно продать) в вопросах организации немного от него отставала. В итоге дело застопорилось на том, что она никак не хотела сдавать отчет по выручке специально нанятому оператору, который вел информационную базу. «Я что, не могу на свои деньги себе колготки купить, я должна отчитываться перед ней?» – были ее аргументы. Дело, конечно же, не в колготках, она просто не могла себя заставить работать по инструкции, будучи бигбоссом. А что бывает в этих случаях, мы знаем из пунктов 1.1 и 1.2. Это был мой самый неудачный проект по автоматизации – учредители бизнеса в итоге развелись.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль