Excel для финансиста: как провести быстрый анализ данных в ячейках с помощью условного форматирования

35797
Салостей Станислав
автор и руководитель проекта Finalytics.PRO, бывший финансовый директор
Очень часто финансовому директору нужно быстро разобраться с информацией, содержащейся в ячейках. Например, найти события, произошедшие после какой-то даты или найти текстовые повторения в диапазоне ячеек. Или еще более «сложный случай»: быстро проанализировать таблицу однородных данных.

Как это сделать? Очень просто, в Excel имеется набор инструментов, который позволяет выполнить это быстро и просто – буквально за пару-тройку щелчков мыши. Первый и самый простой из таких наборов – это условное форматирование* (речь идет об Excel 2007 года и позже). Давайте разберем несколько ситуаций, когда нам пригодятся условные форматы.

Ячейки с определенными значениями

В примере показаны три столбца с данными. В первом нужно найти значения больше 150 тысяч, во втором – найти часть текста, в третьем – повторяющиеся значения.
Ячейки с определенными значениями

Если мы начнем это делать зрительно, то потратим время и, скорее всего, допустим ошибки. Да, и в работе у нас списки гораздо больших размеров. Для решения такой задачи Excel в Условных форматах есть замечательная опция – Правила выделения ячеек. На рисунке ниже показано, что Условное форматирование в Excel находится на вкладке Главная. Там же указаны основные разделы быстрого доступа к настройкам.

Правила выделения ячеек

Итак, чтобы увидеть ячейки более 150 тысяч, достаточно их выделить, перейти: Главная → Условное форматирование → Правила выделения ячеек → Больше

Вид ячеек в Excel

В открывшемся окне можно ввести число, значения больше которого мы хотим увидеть, а также указать то каким цветом должны быть выделены ячейки.
Для поиска необходимого текста поступаем точно также: Выделить ячейки, где ищем текст → Главная → Условное форматирование → Правила выделения ячеек → Текст содержит. Excel выведет аналогичное, в котором следует указать искомый текст (ищем «материал») и, если нужно, цвет. Такой же принцип и с повторяющимися значениями. В итоге за несколько щелчков получаем уйму сэкономленного на пустой рутине времени и результат – маркированные столбики.

Маркировка столбцов

Быстрый анализ с помощью условного форматирования в Excel

Работая с большими таблицами, мы – финансисты – не всегда их можем «схватить налету». Что тогда говорить о руководителях – нефинансистах, которые не привыкли «сканировать» оборотки и числовые ряды?
Ниже пример простой таблички. Глядя на нее не очень-то понятно, когда было хорошо, когда плохо и по каким подразделениям.

Пример таблицы

Давайте попробуем разобраться с этой таблицей при помощи Условного форматирования в Excel: Выделим ячейки с цифрами без итогов (чтобы исходные данные на фоне итогов не смотрелись заниженными) → Главная → Условное форматирование (далее УФ) → Цветовые шкалы → Самое первое правило: чем зеленей, тем больше, чем краснее – меньше.

Выделение ячеек цветом

В итоге получится вот такая разметка наших данных. Согласитесь, глазу такой светофор нагляднее. Появляется интуитивное понимание цифр.

Разметка данных

Теперь, можно проанализировать структуру продаж по направлениям (данные заранее отсортированы от большего к меньшему). Главная → УФ → Гистограммы → Выбираем любую понравившуюся. Я выбрал синюю.

Анализ данных

Сразу оговоримся, что в Excel 2007 блоки будут выглядеть не так наглядно, потому что там выравнивание происходит не по нулевому значению, а по минимальному; и сам блок может иметь только градиентную заливку. Нужно будет зайти в управление правилами и минимум указать числом «ноль». С заливкой ничего не поделать. Теперь строка итогов. Ее мы разметим с помощью значков (их хорошо использовать для kpi-панелей). Путь тот же: Выделяем итоги по месяцам (без полугодия) → УФ → Наборы значков → любой подходящий, я выбрал 5 цветных стрелок.

Подведение итогов

По умолчанию это правило действует так: Excel находит разницу между максимальным и минимальным значением, делит его на количество стрелок (в нашем случае на 5) и затем, значениям меньше 1/5 присваивает красную стрелку, направленную вниз, далее желтая стрелка по диагонали вниз и вправо и т.д.
Так, финансисты и экономисты за 3 – 5 кликов мышкой могут обрабатывать и анализировать большие объемы информации с помощью Excel. Делать свои отчеты интуитивно понятными и наглядными.

* - условное форматирование в  Excel – 2003 года и старше – это окрашивание ячеек в зависимости от значений или формул (условий). Начиная с Excel 2007 года этот инструмент существенно доработан, условное форматирование в Excel 2010 усовершенствовано еще больше.
 

Читайте также:

Как консолидировать бюджетные заявки с помощью Excel

Нестандартные решения в Excel для повседневных задач финансиста

Инструменты для снижения затрат. Excel найдет решение

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...


    Рассылка



    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль