Система казначейства: как сделать систему простой для пользователей и эффективной для управления

1065
Ибрагимова Евгения
финансовый директор ООО «ПЭТ-Технолоджи»
Каждая компания, если она развивается, ставит перед собой задачу систематизировать платежи, определить центры ответственности, контролировать исполнение бюджета в ежедневном режиме, а также автоматизировать данные процессы. Наша компания такая. Расскажу, как мы решали эти вопросы.

Во-первых, мы досконально изучили имеющиеся на рынке предложения и пришли к выводу, что все виды готовых и представленных программ нам не подходят, так как не решают в полной степени наши задачи. И вот по каким причинам:

  • во-первых, большинство систем очень «сырые», и чтобы их наполнить нужно время и дополнительные средства;
  • во-вторых, освоить многие представленные продукты сотрудникам можно было бы только после обучения на спецкурсах - это дополнительные затраты. А с учетом того, что любые новшества воспринимаются персоналом, как правило, негативно, то  финансовая служба является неким катализатором при осуществлении данных задач.

В результате мы решили доработать систему казначейства на базе 1С-КОРП. За очень разумные деньги заказали такую доработку на стороне, а уже поддержку передали своему программисту. При написании технического задания выделили два обязательных ключевых требования: простота интерфейса и ввода данных, а также, чтобы обычный пользователь -  заявитель платежа понимал,  с какой целью он должен использовать казначейство, а не идти в бухгалтерию со счетом.  Остальные задачи - финансовые, также были учтены.

Мы определили маршрут перехода заявки на согласование и выделили каждый ШАГ. Затем к каждой статье движения денежных средств, которая полностью соответствует статьям управленческого учета, привязали «держателя бюджета». То есть, когда за конкретную статью отвечает один сотрудник. Приведу пример:

  • ШАГ 1. Инициатор - главная медицинская сестра составляет в филиале заявку. Ее функция - инициировать платеж, затем отслеживать, на какой стадии находится заявка, а в конце процесса номер и дату платежки.
  • ШАГ 2. Заявка переходит руководителю филиала, который принимает решение о согласовании или отклонении заявки.
  • ШАГ 3. Заявку направляют бухгалтеру, который смотрит состояние расчетов с этим контрагентом. Такая информация видна прямо в интерфейсе.
  • ШАГ 4. Заявка переходит «держателю бюджета» уже в управлении казначейства.  Он подтверждает необходимость закупки и наличие бюджета.
  • ШАГ 5. Заявка находится в планово-экономическом отделе, который проверяет правильность статьи и правильность филиала, а также проводит сверку с договором.
  • ШАГ 6. Финансовый директор визирует заявку.
  • ШАГ 7. Бухгалтер оформляет платежное поручение и перечисляет деньги. Перенос данных в платежку  происходит автоматически. Платеж может быть не исполнен только в том случае, если в поручении указаны неверные реквизиты.

У конкретной статьи может быть только один маршрут, но в принципе, за основу брали два возможных варианта: через управление казначейства и без его участия. Определенные статьи могут контролироваться на последнем этапе – исполнения, например, если филиал не имеет кассовых разрывов. При формировании заявки сразу происходит уменьшение, расходование бюджета, и все участники видят остаток с учетом этой суммы. Если заявка отклонятся, деньги в бюджет возвращаются. При отклонении платежа указывается причина, но также можно согласовать с оговоркой «при оплате обратить внимание на…».
На базе такого казначейства формируется отчет о движении денежных средств, как в целом по компании, так и в разрезе каждого филиала. При этом дефицит бюджета виден сразу в заявке, как отрицательная цифра красного цвета. При дефиците бюджета финансовый директор видит вложенную служебную записку в виде ссылки к файлу и решает, из каких средств можно осуществить данный платеж.
Такая доработка позволила включить в цепочку оплаты всех необходимых специалистов, повысить их ответственность, поскольку удалить заявку из системы невозможно. Нам удалось снизить нагрузку на бухгалтерию: инициатор видит факт оплаты и может сообщить эту информацию поставщику самостоятельно. Получилось также ускорить процесс оплаты.

При этом все участники процесса могут зайти только в казначейство. Маршрут привязан к должности, а не к ФИО. Поэтому при отсутствии директора заявка может согласовываться главным врачом, который на определенное время выступает в роли директора. Поменять роль может только администратор по согласованию с финансовым директором.

 

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль