Программа платежного календаря. Как прогнозировать денежные потоки на срок от одного дня до целого года

4298
Толстова Татьяна
финансовый директор ООО "Ангара"
С помощью платежного календаря можно легко контролировать исполнение обязанностей контрагентами и предотвратить кассовые разрывы. Но прежде стоит обратить внимание на программы для составления платежного календаря.

Программы платежного календаря позволяют легко, быстро и качественно учитывать заявки на платежи от различных ЦФО, проверять их на соответствие платежным лимитам и регулярно пересчитывать плановые и фактические остатки денежных средств.

Выбор программы для составления платежного календаря

Для начала надо учитывать следующие моменты. 

  1. Задачу нужно поставить и выполнить достаточно оперативно – нет времени на разработку технического задания, поиск сторонних исполнителей и отладку программного обеспечения;
  2. Существующая программная система не позволяет отладить этот процесс простой надстройкой. Даже, если данные находятся в разных системах;
  3. На эту задачу имеется заказчик/ владелец, который будет отвечать за работу с файлом Excel и проверять корректность вносимых данных, полноту, достоверность и своевременность. Возможно даже с привязкой в его личной системе мотивации по зарплате;
  4. Цена незначительных ошибок в цифрах не существенна, соответственно требования к точности низкие;
  5. Есть возможность загружать в Excel контрольные данные из учетных систем без необходимости их длительного трансформирования;
  6. Для задачи нужно гибкое и легко изменяемое средство, а не подробная и «жесткая» программа;
  7. У компании может просто не быть бюджета на дорогостоящую автоматизацию платежного календаря.

Стоит присмотреться к знакомому средству и найти ему более эффективное применение:

  • экономный способ – при ведении сводной таблицы с привязкой выписок из Клиент – банка в Excel в БДДС. Это самый быстрый и не затратный способ организовать ряд процессов управления финансами в целом;
  • средний по цене способ - внедрение прикладного приложения к 1С и Excel программы Казначейство. Система «Клиент-банк» и электронная цифровая подпись завоевали и доказали свою практическую пользу в сфере банковского обслуживания предприятий различных уровней;
  • дорогостоящий способ -  покупка уже готового разработанного программного продукта для конкретных видов деятельности компании, внедрение и пробная эксплуатация под контролем сторонних специалистов. Здесь выбор настолько широк, что потребуется время на выбор нужного программного продукта и поставщика.

Чтобы руководитель принял правильное решение при выборе программы для составления платежного календаря, что реально подходит для компании на текущий момент и в среднесрочной перспективе, необходимо ответить на следующие вопросы:

1. Какая основная цель автоматизации платежного календаря?

  • обеспечение устойчивой платежеспособности предприятия;
  • максимально эффективное использование денежных средств;
  • оперативность сбора и предоставления информации.

2. Что необходимо для достижения поставленных целей?

  • создание системы оперативного отражения данных о плановых и фактических поступлениях/выплатах в разрезе источников денежных средств, контрагентов, договоров и других аналитик за определенный период;
  • контроль поступлений и платежей с учетом запаса ликвидности в разрезе форм денежных средств (ликвидные ценные бумаги, акции, облигации, займы). Если таковые имеются на предприятии;
  • планирование и аккумулирование денежных средств на банковских счетах и депозитах, продажа/покупка валюты и т.д.;
  • планирование кредитной деятельности предприятия, учет движения кассовых разрывов и движения кредитных/заемных средств;
  • создание взаимосвязи производственных, текущих, управленческих и финансовых планов компании, основанные на стратегии развития предприятия;
  • создание механизма внутреннего контроля и взаимодействия персонала, ответственного за решения о расходовании денежных средств;
  • своевременное обеспечение информацией о состоянии расчетов предприятия;
  • контроль за образованием избыточных остатков денежных средств на счетах и в кассе предприятия.

Четко выстроенная система платежного календаря, выполняет сразу несколько взаимосвязанных функций:

  • планирование поступлений, расходов и остатков платежных средств в краткосрочной перспективе (от одного дня до одного месяца нарастающим итогом, с аккумулированием информации в квартал, полугодие и т.д.);
  • исполнение намеченных планов оплаты расходов, четкое исполнение договорных обязательств;
  • учет возникающих и погашаемых обязательств, движения и остатков платежных средств;
  • контроль исполнения планов по возникновению и погашению обязательств и расходованием платежных средств;
  • план-факт анализ данных о движении обязательств и платежных средств и выявление причин отклонений.

Система казначейства несет достаточно высокую функциональную важность, поэтому грамотно спроектированная система позволит с наименьшими потерями и трудозатратами реализовывать основные производственные, обеспечивающие функции предприятия.

Для поддержки автоматизации платежного календаря обязательно потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Выбранная или существующая программа платежного календаря должна позволять:

  • создавать заявки на оплату или реестры платежей;
  • формировать отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, бюджетов движения денежных средств;
  • реализовать поддержку процедур контроля и согласования: бюджетов, заявок на оплату и пр. Например, заявки, утвержденные начальником соответствующего ЦФО и заявки на оплату не видны для других участников бизнес-процесса, но как только заявка утверждена, она сразу направляется на рассмотрение финансисту;
  • разграничить права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании. Каждый руководитель ЦФО должен видеть только свои заявки и их исполнение.

Успешность внедрения и автоматизации платежного календаря зависит от корректности и оптимальности, продуманности внутренней структуры процесса на этапе создания. Важную роль играет дисциплина и желание сотрудников компании принять участие в процессе на этапе создания, внедрения и исполнения регламентов.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль