Что важно учесть в записной книжке финансового директора

1239
Васильева Анна
бизнес-консультант компании «Что делать Консалт»
Сейчас уже никто не спорит, что время – один из самых дорогих ресурсов, который невозможно восполнить. Поэтому важно правильно его распределять. Не потратить впустую драгоценное время финансовому директору и сделать работу качественно и в срок, помогут нехитрые приемы, вооружившись которыми, можно взять под контроль бег часовых стрелок, сформировать полезные привычки и стать более эффективным руководителем.

Не запоминайте. Пишите!

Даже если вы можете похвастаться феноменальной памятью, в рабочих вопросах следует поставить ее под сомнение. Обязательно фиксируйте в ежедневнике/электронном планировщике предстоящие события. Видя перечень дел перед глазами, вы сможете легче ориентироваться в объемах предстоящей работы и правильно рассчитывать время на выполнение.

Важно
Список дел составлять накануне, чтобы в начале рабочего дня вы уже имели четкое представление о том, что необходимо сделать сегодня, а не тратили время, пытаясь вспомнить, о чем вы вчера договорились и не упустили ли вы что-то из вида.

Чего стоит избегать

Ваш «to do» лист не должен превратиться в сплошной текст, воспринимать который очень тяжело. Используйте маркированные списки, текстовыделители и другие приемы, которые визуально будут структурировать ваш список.

Пишите не просто задания, а цели, чего вы хотите добиться по итогу работ. Например, «подписать коммерческое предложение с …» вместо «встретиться с клиентом», «склонить решение по … вопросу  в свою пользу» вместо «принять участие в рабочей группе», «наладить деловой контакт с …» вместо «съездить на конференцию» и т.п.

Разделяйте и действуйте

Умение отделить «мух от котлет» очень пригодится руководителям в их трудовых буднях. Правильная расстановка приоритетов играет не последнюю роль в организации трудового дня/недели/месяца. Составление простого «to do» листа уже само по себе хорошо, ведь в этом случае мы точно не забудем о каких-то делах. Но такого подхода недостаточно. Необходимо не только фиксировать задачи, но и ранжировать их. Принято разделять все дела на 4 категории:

  • важные срочные;
  • важные несрочные;
  • неважные срочные;
  • неважные и несрочные.

Целесообразно также делить все задачи и от привязки ко времени, какие-то из них требуют выполнения к определенному сроку, а иные  можно без потерь сделать в течении дня/недели/месяца.
Проведя такое деление, вам не составит труда принять решение с какого дела приняться за работу, что можно перенести без потерь, а что требует немедленного вмешательства.

Важно

В большинстве случае второй пункт – важные несрочные дела - своеобразное  «белое пятно». Именно эти дела чаще всего откладываются на потом. Не выпускайте из виду такие задачи, чтобы их выполнение не создавало ненужной суеты и напряжения в будущем.

Чего стоит избегать

Не стоит перегружать день задачами, определите «потолок» - сколько дел вы можете качественно выполнить за день, оставаясь при этом бодрым и не теряя мотивацию.

Приручите ускользающее время

Наши планы не всегда совпадают с реальностью, вот и со временем на выполнение задач происходит то же самое. Закладываете на одно дело 1,5 часа, а на деле выходит 2. Чтобы не терять в качестве выполнения работ, приходится или лишать себя перерывов, или оставаться сверхурочно, или и то и другое вместе. Чтобы избежать подобных ситуаций, планируйте время, исходя из расчета, что работать вы будете не 8 часов, а только 5. Это поможет избежать стрессов, а также уменьшит влияние форс-мажоров на вашу трудовую деятельность.

Важно

Не теряйте концентрации. Целенаправленное поочередное решение проблем способно повысить нашу эффективность в 5 раз. Принимаясь за какое-то важное дело, предупредите коллег, чтобы они беспокоили вас в самом крайнем случае. Простой способ это сделать – «красный флажок». Договоритесь с подчиненными, чтобы они не беспокоили вас по несрочным делам, когда на столе стоит «красный флажок» (это может быть все что угодно из подручных предметов). Очень скоро вы увидите, что начали укладываться именно в те временные рамки, которые запланировали.

Командная работа

В подчинении у руководителя целый штат специалистов. Ваша задача состоит в том, чтобы грамотно распределить обязанности между ними. Сконцентрируйтесь на выполнении ключевых задач, мелкие поручения делегируйте подчиненным. Помните, что, делегируя, часть полномочий Вы сэкономите драгоценное время для генерации новых идей, формулировки целей к которым двигаться. Не бойтесь разделить часть обязанностей с вашей командой. Если вы понимаете, что в каком-то вопросе даете слабину, а ваш коллега напротив глубже знает проблему, также делегируйте ему полномочия.

Важно

Определите круг вопросов, которые вы будете делегировать и сотрудников, которым вы доверите выполнение задач. Среди ваших подчиненных для каждой необходимо выбрать именно того, кто наиболее компетентен в вопросе и в качестве работы которого вы не будете сомневаться. Делегируя часть полномочий, давайте четкие указания, не скупитесь на слова, подробно объясните, чего вы ждете в результате выполнения работы. Не забудьте озвучить сроки выполнения задач.

Чего стоит избегать

Общаясь с коллегами и подчиненными, избегайте размытых понятий, вроде «на неделе», «к обеду» и т.п. Используйте в речи и на письме конкретные сроки – «до пятницы до 12:00», «к 14:00», это предотвратит недопонимание сторон.

Рабочее место должно быть рабочим

Приведите свое рабочее место в порядок. Горы корреспонденции недельной давности, визитки с неактуальными номерами, личные вещи, - может показаться, что все это никак не связанно с продуктивностью вашей работы, но это только на первый взгляд. Сиситематизируйте документы, не давайте им оседать, теряться, да и попросту мешать вашей работе.  Опрятное рабочее место, где вам легко найти все необходимое, способно подарить вам драгоценные минуты. Поэтому смело выкидывайте все не нужное в корзину.

Важно

Приводя рабочее место в порядок, не переусердствуйте. Особенно это касается визиток и записанных на стикерах телефонных номеров. Проверив актуальность контактной информации, заведите в ежедневнике/телефонной книге специальный раздел для контактов. Визитка может потеряться, а вот записная книга едва ли.

Работа над ошибками

Правила и советы по тайм-менеджменту будут работать тогда, когда вы сами осознаете, что нужно изменить подход к делу. Проанализируйте свой рабочий день. У многих найдутся вредные привычки, от которых стоит избавиться. Точность – вежливость королей, опоздания недопустимы. Старайтесь не приезжать впритык, будь то встречи или начало рабочего дня, - это увеличивает стресс и нервное напряжение. Можно, например, сократить время перекуров.

Развивайте полезные навыки – «съедайте лягушку» каждое утро. Сложная или неприятная работа, выполненная с утра, не будет тяготить вас весь оставшийся день. Проверяйте почту дозировано, блоками. В зависимости от загрузки, выберете часы, когда будете отвечать на все письма. На остальное время – выключите уведомления о входящих э-мейлах. Выработайте стандарты для деловой переписки, например, обязательное указание темы письма и наличие сопроводительных писем. Фиксируйте, от каких вредных привычек вам удалось избавиться, а какие полезные вы внедрили в рабочий процесс. Вы будете видеть результаты работы над собой и тем самым мотивировать на дальнейшее развитие.

Важно

Формируйте полезные привычки не только у себя, но и у подчиненных. Дайте понять, что тайм-менеджмент – не личное дело каждого, а инструмент, который позволит всей команде добиваться больших результатов.
 

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль