На пути к автоматизации консолидированной финансовой отчетности

2479
Алферов Сергей
руководитель департамента контроллинга ООО «Юг-Авто Холдинг»
Вы столкнулись с задачей наладить составление консолидированной отчетности? Сначала может показаться, что это весьма простая задача – собрать из баз данных отчеты и убрать внутригрупповые обороты. Возможно, вы даже успели попробовать сделать часть наработок в MS Excel, и, скорее всего, вам без труда удалось исключить внутригрупповые обороты в дебиторской и кредиторской задолженности и в выручке. Однако на стадии получения баланса, а также отчета о прибылях и убытках, у вас наверняка закрались сомнения относительно валовой и чистой прибыли, а также затрат.

Если перед вами поставлена разовая или редкая задача просто составить фиксированные отчеты с ограниченным набором данных, и не требуется увязка одних строк с другими или достаточно вывести «примерные» цифры, то можно сделать все в электронных таблицах и на том остановиться – потому что дальше будет намного сложнее.

Дело в том, что  в MS Excel действительно реально можно сделать относительно не сложную, но достоверную систему, при желании даже с двойной записью и балансом. Но если вам необходимо сделать так, чтобы можно практически сразу после закрытия периода анализировать консолидированные данные с использованием фильтров, расшифровок, разнообразных детализаций, с учетом разниц по нереализованной прибыли от внутригрупповых продаж  товаров и ОС, с корректным пересчетом финансового результата, то MS Excel не потянет. Разработка в нем будет в итоге дороже чем, например, в программе «1С». Так что оно того не стоит. Чтобы вы смогли определиться, какой вариант подходит именно вам, приведу несколько рекомендаций.

Рекомендация 1. MS Excel для сложных задач не подходит – необходима база данных

Консолидацию отчетности надо делать с применением «взрослой» платформы, такой как «1С» или, например, Оракл. Выбор платформы зависит от двух главных факторов:

  1. выбор должен производиться в пользу того программного обеспечения, которое  у вас уже фактически выбрано для целей учета
  2. важна компетенции исполнителей. Если у вас все базы на «1С», но вы нашли отличных специалистов по Ораклу, с реальным, успешным опытом постановки и автоматизации консолидации, а по «1С» подходящей команды найти не удалось, лучше обратится к профессионалам по Ораклу.

Но замечу, что это общая рекомендация. Принимая решение, надо всегда учитывать массу факторов. Важно понять, что MS Excel удобен в начале пути, а по мере роста сложности задачи прирост эффективности при использовании MS Excel будет падать.

Рекомендация 2. Ограничьте сложность задачи реальными потребностями, упростите все, что можно

Если сделать просто, дешево и сердито, то вполне возможно, что вы обойдетесь скромным бюджетом или даже без него и настроите формирование отчетности в MS Excel . Вам, наверное, хочется сейчас спросить, не противоречит ли автор сам себе? Нет, не противоречу – сформировать отчетность с отдельными элементами консолидации и назвать ее для солидности консолидированной можно и проще сделать это в электронных таблицах тем боле, что зачастую, этого достаточно. Вам надо сдать отчет руководителю, который смотрит только чистую прибыль и что-то простенькое банкам, для расчета ковенантов или заключения кредитного договора – в MS Excel запросто! Только это не будет по настоящему консолидированной отчетностью, но так ли это важно – если итоговые цифры будут практически правильными?

Рекомендация 3. В случае, если консолидировать отчетность вам приходится часто, быстро, с  честной методологией и без ошибок – автоматизируйте процесс

Первый уровень автоматизации самый простой - разработка отчетов для учетных баз, которые будут выводить выручку, затраты, взаиморасчеты и денежные средства с выделением внутригрупповых оборотов. Собрать из двадцати-тридцати баз бухгалтерии данные  отчеты вручную и опять же вручную вставить их в консолидирующий файл электронной таблицы тяжело, но при правильной организации процесса в MS Excel это вполне рабочий вариант. А если добавить немного макросов, то основные задачи автоматизировать можно и в MS Excel и все будет работать. Но как я уже говорил – использовать MS Excel можно лишь в отдельных случаях. Он подходит, когда надо решить простые текущие задачи, но если вы планируете усложнить модель консолидации, то окажется, что дешевле было бы сразу сделать все в той же «1С». Поэтому важно сразу, «на переправе», определиться с конечной целью проекта. Если сложность средняя, то надо либо отказаться от части планов и настроить консолидацию в электронных таблицах, либо делать все сразу концептуально правильно, «на вырост».

Рекомендация 4. Будьте готовы, что наладить автоматизированную систему консолидации отчетности будет стоить недешево

Все просто – трудозатраты начинаются от нескольких сотен часов работы специалистов до тысяч и в особо сложных случаях - десятков тысяч. То есть, если вам выделили бюджет на пару сотен тысяч рублей, и нет достойных исполнителей в своей команде, которых могут выделить под проект, то даже не стоит начинать думать о серьезной автоматизации. В реальности бюджеты начинаются минимум от миллиона рублей, для средних компаний. Если вам называют цифру меньше, то надо быть готовым к тому, что потом вы заплатите, скорее всего, больше. В любом случае нет смысла начинать проект, если руководство не осознает важность этой задачи настолько, чтобы быть готовым инвестировать в данный актив существенную сумму.

Рекомендация 5. Будьте готовы, что вам захотят продать программу без гарантии внедрения

Система получения прибыли продавцов программного обеспечения состоит в том, чтобы продать продукт. А вот внедрять его им уже не так интересно. Скорее всего, представители консультационно-внедренческих компаний захотят со мной поспорить. Но, я знаю, о чем говорю, так как успел побывать по обе стороны «баррикад». Так что важно проявлять бдительность и быть готовым к тому, что ваш руководитель ИТ-службы может быть финансово замотивирован продавцами. Здесь сразу два конфликта интересов, у подрядчика и ИТ-отдела. Но уйти от этих конфликтов просто. Поставьте своим айтишникам и потенциальным подрядчикам следующее условие: если они готовы внедрить программу, то покупать ее вы будете у другой компании и сами, без участия ИТ-отдела.   Если их интерес не пропал – можно начинать переговоры.

Рекомендация 6. Разделите работу по консалтингу и автоматизации

Это еще один конфликт интересов, когда консалтингом и автоматизацией занимается один подрядчик. Скорее всего, он будет упрощать и экономить на качестве, так как задачи ставит он и реализует их тоже он. Многие могут резонно возразить, что подобный подход приведет к удорожанию проекта. Да, это так. Но зато вы снизите многие риски и увеличите ценность продукта.

Рекомендация 7. Разделяя работы по консалтингу и автоматизации, убедитесь в совместимости консультантов и автоматизаторов

Идеальный консультант должен быть не аудитором,  например, не консультантом-теоретиком, а одновременно финансистом, реально работавшим с финансами и автоматизатором с опытом автоматизации. И, что не менее важно, консультанты и автоматизаторы по возможности должны быть «одноплатформенными», «1С» – значит «1С», «Оракл», значит «Оракл». 

Рекомендация 8. Обязательно применяйте проектный подход

Иногда считается, что проектная документация это формальность и проектный подход - теория. Моя личная практика показывает, что в независимости от имеющегося у вас опыта и расстановки сил, попытка пойти коротким путем без проектного подхода всегда хуже правильной организации проекта. Поэтому стоит подстраховаться и составить обоснование и устав проекта, план график, бюджет. Важно также утвердить эти документы у руководителя компании.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль