Автоматизация: «за» и «против»

1696
Каримова Татьяна
генеральный директор ООО «Центральная Дистрибьюторская Компания», преподаватель программы MBA Московской международной высшей школы бизнеса «МИРБИС»
Автоматизация: «за» и «против»  Свободная трибуна – это возможность для финансовых директоров, руководителей предприятий, представителей властных структур поделиться своим мнением с большой аудиторией читателей нашего журнала. Итак, если вы хотите привлечь внимание финансовых руководителей к какому-либо вопросу, предложить нестандартный подход к решению конкретной проблемы или высказать свою точку зрения по актуальной для вас теме, – пишите в редакцию, присылайте материал по электронной почте: info@fd.ru или же по факсу: (095) 105-77-43.

Автоматизация: «за» и «против»

Надо ли внедрять автоматизированные системы? Думаю, что ответ на этот вопрос лежит между двумя суждениями великих философов: «У нас нашлось бы очень мало страстных желаний, если бы мы точно знали, чего хотим» (Франсуа де Ларошфуко) и «Человек, работающий только молотком, любую проблему представляет гвоздем» (Авраам Маслоу).

Я считаю, что автоматизировать следует только то, что необходимо и целесообразно. Вопрос в том, как определить необходимость и целесообразность автоматизации.

На мой взгляд, чтобы определить необходимость того или иного процесса, нужно выбрать цель, которую вы хотите достичь, и сформулировать конкретные шаги, последовательное выполнение которых должно привести к этой цели. Автоматизация может оказаться одним из этих шагов, а может и нет.

Цель же может быть стратегической или оперативной. Что их отличает? Прежде всего, масштаб и время, необходимое для достижения этих целей. Например, завоевание существенной доли рынка — это долговременная и глобальная задача. И если компания ставит перед собой такую задачу, то вести бухгалтерский учет на бумаге, пусть даже силами сотни профессиональных бухгалтеров, мягко говоря, неуместно. Ведь если в Mercedes-600 установить 10 отлаженных двигателей от «Запорожца», то, несмотря на большую мощность, высокой скорости на такой машине все равно развить не удастся.

Приведу другой пример. Допустим, вы хотите привлечь инвестиции. Поставьте себя на место инвестора и посмотрите на свой бизнес с его точки зрения. К примеру, у вас на предприятии установлена известная отечественная бухгалтерская система. Плюсов у нее масса: дешевизна (максимум несколько десятков тысяч долларов в год на настройку и поддержку); гибкость и максимальная адаптированность к требованиям российского налогового законодательства; привычная форма накладных, счетов-фактур, ордеров. Уютно, как в домашней пижаме. Но на вечернем коктейле, среди смокингов и вечерних платьев, даже в самой дорогой пижаме будешь выглядеть клоуном.

Гибкость и открытость учетных систем для изменений «задним числом», которыми гордятся многие российские производители, в корне подрывают доверие к вам со стороны инвестора, особенно западного. Он не понимает, как можно взять и «перепровести» накладную той же датой и тем же номером, но с другой суммой. Готовы ли вы пренебречь возможностью привлечения миллионных инвестиций, отказавшись от перехода на новую западную систему, пусть даже она перевернет работу компании с ног на голову? Я не готова.

И даже когда у компании нет денег, выход найти можно. Что делают, если нет бального платья, а в пижаме идти на званый вечер неприлично? Берут платье напрокат. Не хватает денег на программу — будем платить аудиторам из «большой четверки» за подтверждение результатов бухгалтерской и финансовой отчетности, а отчетность составлять по западным стандартам уже сегодня, хотя инвестиции могут потребоваться через два-три года. И начнем внедрять бюджетирование. Возможно, через год-другой появится крупный инвестор, который направит первый транш инвестиций именно на автоматизацию.

Но цели, как я уже отметила, бывают разные. Возможна и такая: выйти со своими товарами и услугами на рынки ближайших регионов. Нужно ли для этого внедрять западные программы стоимостью полмиллиона долларов? Думаю, что нет. Зато пригодятся положительный общественный имидж компании в данном регионе и связи с местной администрацией. Вот на это и надо тратить деньги и время.

А можно ли вообще обойтись без автоматизации? Почему бы и нет. Например, если в компании количество основных средств, партнеров, покупателей, сотрудников измеряется десятками, то вполне можно работать, используя журнально-ордерную систему учета «на бумажном носителе». Только за каждым участком учета должен быть закреплен конкретный сотрудник.

Далее — простая арифметика. Чтобы обслужить компанию в 100 человек, потребуется примерно 10 бухгалтеров. Фонд заработной платы такой бухгалтерии составит 4,5—5 тыс. долл. США в месяц с учетом налогообложения. Поставив во главе отдела опытного главбуха, вы обезопасите компанию от налоговых рисков. Но организовать теми же силами оперативный управленческий учет и бюджетирование будет затруднительно. К тому же придется дополнительно тратить деньги на аренду помещения и офисную мебель, потому что разместить 10 человек за одним столом не удастся.

А теперь рассмотрим «смету» автоматизации учета. Электронный бухучет той же фирмы смогут вести 3-4 человека. Первоначальные инвестиции на приобретение компьютеров и бухгалтерской программы составят 3—3,5 тыс. долл. США, но зато благодаря работе меньшего количества сотрудников вы сэкономите на покупке мебели и аренде помещения. Ежемесячный фонд зарплаты также снизится, причем раза в два. Дополнительные плюсы: налаженная компьютерная программа позволяет одновременно вести управленческий учет и бюджетирование.

Получается, что если не учитывать проблему поиска более квалифицированного персонала, умеющего работать с автоматизированной системой, то с финансовой точки зрения при текущих ценах на компьютерную технику и российские бухгалтерские программы для малых и средних предприятий автоматизация выгодна. Впрочем, каждая компания делает свой выбор сама. Хочется пожелать, чтобы этот выбор был логичным и не стал впоследствии тормозом в развитии бизнеса.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль