Затраты на информационные технологии: что важно учесть финансисту

1341
Есть несколько важных нюансов, связанных с учетом и планированием затрат на информационные технологии, которые стоит принять в расчет. Рассмотрим особенности затрат на IT.

Качественные показатели IT-услуги. Можно управлять соотношением между ценой и качеством предоставляемых IT-услуг, включив в расчет их стоимости качественные параметры. В частности, время предоставления услуги, максимально допустимый срок устранения неисправностей, максимальное количество пользователей, одновременно использующих информационную систему, допустимый объем данных, теряемых при восстановлении по резервным копиям, и т. д.

В качестве примера можно привести следующую ситуацию. Стоимость консультации пользователя в рабочее время существенно ниже, чем аналогичная услуга в ночное время. Соответственно, на подразделения, прибегающие к консультациям в нерабочее время, должно распределяться больше затрат, что может привести к отказу от использования круглосуточной поддержки, если выгода от нее ниже справедливых затрат.

Фиксированные и переменные затраты. Затраты на IT-услуги складываются из фиксированной (например, расходы на поддержание работы сервера) и переменной (например, расходы на интернет-трафик) частей.

Фиксированную часть можно достаточно точно спрогнозировать на основании фактических затрат предыдущего периода или модели предоставления услуги (объема и стоимости ресурсов, задействованных в предоставлении услуги). Такой прогноз по силам выполнить IT-службе при минимальном вовлечении бизнес-подразделений.

Для планирования переменных затрат потребуется прогноз спроса на услугу, а значит, подразделения должны будут уведомлять IT-службу о намечаемых существенных изменениях в потреблении услуги.

Например, стоимость услуги IP-телефонии складывается из фиксированных расходов на оборудование и обслуживание, а также переменных затрат на трафик, зависящих от продолжительности и направления звонков. При подготовке предновогодних акций уведомление IT-службы о планируемом увеличении количества звонков может позволить сократить затраты на телефонию за счет изменения тарифа у провайдера связи.

На переменной части затрат сказывается и схема оказания услуги. К примеру, установка отдельных почтовых серверов в двух территориально удаленных подразделениях компании вместо использования сервера центрального офиса повысит фиксированную часть стоимости услуги на стоимость двух дополнительных серверов, но снизит затраты на передачу данных за счет сокращения трафика между подразделениями и центральным офисом.

Капитальные затраты на IT. При оценке капитальных IT-затрат стоимость приобретаемых ресурсов распределяется в течение полезного срока использования актива (оборудования или программного обеспечения) путем начисления амортизации. Вместе с тем, для целей планирования требуется учесть затраты в полном объеме на момент приобретения активов.

Из-за этой особенности необходимо различать бюджет на IT-службу и плановую стоимость IT-услуг. Бюджет будет использоваться для контроля расходования средств, а плановая стоимость услуги – для оценки ее экономической эффективности.

Например, компания планирует купить сервер для обслуживания электронной почты. Стоимость сервера должна быть целиком заложена в бюджет IT-службы. При расчете стоимости сервиса электронной почты на год необходимо учитывать, что сервер будет использоваться не менее трех лет. Такой расчет может потребоваться при выборе между использованием собственной системы электронной почты или передачей данного сервиса на аутсорсинг специализированному провайдеру.

Простои и сбои. Учет стоимости простоев и сбоев в предоставлении IT-услуг – ключевая особенность процесса оценки стоимости услуги.

Для расчета стоимости простоя составляется перечень пользователей (подразделений), которые пострадают при нарушении функционирования услуги. Совместно с подразделениями определяется уровень влияния услуги на осуществление ключевых бизнес-операций, а также стоимость нарушения, то есть в какую сумму обойдется компании приостановка деятельности того или иного подразделения.

Уровень влияния услуг на ключевые процессы может быть определен как степень нарушения деятельности подразделения из-за отсутствия услуги. Показателем такой зависимости может стать срок, в течение которого бизнес-операция выполняется качественно и в отсутствие IT-услуги. Например, отсутствие электронной почты в течение часа для многих организаций несущественно, тогда как сбой системы регистрации заказов сразу же начинает приводить к прямым убыткам.

Стоимость нарушения может колебаться по ключевым операциям или группам специалистов бизнес-подразделения, она может возрастать нелинейно с увеличением срока и существенно зависеть от конкретного времени сбоя.

К примеру, задержка приемки товара на склад на 15 минут несущественна для компании, тогда как часовая отсрочка ведет к увеличению операционных затрат, суточная – приводит к потере выручки, а задержка на несколько дней может стать причиной ухудшения репутации и падения занимаемой доли рынка. Зависимость стоимости нарушения от длительности сбоя можно проиллюстрировать на примере закрытия отчетного периода, когда сбой в работе информационных технологий отразится на компании негативнее, чем в любое другое время (доверие акционеров, котировки ценных бумаг, нарушение сроков представления отчетности в госорганы и т. д.).

Следует отметить, что учет стоимости сбоев необходим при анализе экономической эффективности изменений, которые предполагается внести в предоставляемые IT-услуги, при принятии решений о внедрении новых информационных систем или обновлении технической инфраструктуры.

Снижение стоимости простоев за счет сокращения их длительности, частоты возникновения или степени воздействия на бизнес-процессы нередко компенсирует первоначальные затраты на увеличение надежности и производительности IT (например, на создание резервных систем и т. п.). Как видно из рисунка, внедрение резервной системы, которая обеспечит непрерывное предоставление услуги в случае сбоя основной, выгодно только в том случае, если на момент принятия решения среднее время простоя системы превышает два часа.

Рисунок. Обоснование вложений в резервную систему

 

Затраты на информационные технологии: что важно учесть финансисту

Подготовлено по материалам системы "Финансовый директор".

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль