Особенности подготовки управленческой отчетности в различных отраслях деятельности

13125
Коваленко Ирина
финансовый директор ГК «РЕСПЕКТ», к. э. н.
Управленческая отчетность имеет свою специфику, в зависимости от отрасли, в которой работает компания. Кроме того, состав и вид отчетности зависят от требований, предъявляемых руководителями и владельцами компаний.

По общим правилам за основу всегда берется тот состав сводной отчетности, который является общепринятым – управленческий баланс и отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств. При этом правила подготовки отчетности и разрезы аналитики могут быть различными в зависимости от объекта отчетности, периодичности, круга пользователей. Так, детализация отчетов по подразделениям, дивизионам, филиалам, направлениям зависит от сферы деятельности и организационной структуры компании. Состав промежуточной отчетности и методы ее подготовки различаются по отчетным периодам – ежедневная, еженедельная, ежемесячная, квартальная.

Можно сказать, что управленческая отчетность в широком смысле – это отчетность по окончании хозяйственного года, либо бюджетного периода – в зависимости от принятой в компании методики. В узком смысле бухгалтерская управленческая отчетность – любая справка, которую готовит финансовая служба для руководителей компании и ее подразделений.

На примере рассмотрим, как подготовить финансовую управленческую отчетность трех разных компаниях (названия условны):

  • ООО «Сервисный центр» – дилерская сервисная компания по ремонту и обслуживанию бытовой и офисной техники, входящая в состав торгово-финансовой группы «Быттехника». Имеет сеть приемных пунктов и ремонтно-складскую базу, является авторизованным сервисным центром нескольких зарубежных фирм-производителей.
  • ЗАО «Огородник» – холдинг, объединяющий сеть розничных магазинов по продаже товаров для садоводов и огородников, отделы посылочной и оптовой торговли. Имеет производственные сельскохозяйственные подразделения на арендованных земельных участках.
  • ООО «Тверь» – девелоперская компания в составе холдинга, работающего в сегменте нежилой недвижимости. Осуществляет управление проектом строительства многофункционального комплекса, включает подразделение «службы технического заказчика».

Состав управленческой отчетности

В крупных холдинговых компаниях, где есть сильная корпоративная финансовая служба, состав, виды и сроки подготовки отчетности подчинены общей методологии и методике, утверждаемой руководителем холдинга либо вице-президентом по финансам.

Например, в холдинге «Быттехника» финансовый год начинается 1 октября, а отчетные периоды установлены с октября по март и с апреля по сентябрь, с разбивкой по месяцам. Перечень полугодовых отчетов также утверждается холдингом, с учетом специфики каждой компании холдинга. Так, ООО «Сервисный центр» ежемесячно до 15-го числа представляет в материнскую компанию следующие отчеты:

1. Баланс фирмы (Ф.1)
2. Отчет о прибылях и убытках (Ф.2)
3. Отчет о реализации по направлениям (Ф.3)
4. Отчет о движении денежных средств (Ф.4)
5. Отчет об операционных расходах фирмы (Ф.5)
6. Отчет о производственных расходах (Ф.5.1)
7. Отчет о внереализационных доходов и расходах (Ф.6).

Скачать формы управленческих отчетов в Excel можно по ссылке в конце статьи.

В компаниях малого и среднего бизнеса, часто возглавляемых владельцем, финансовому директору особенно важно предложить руководителю удобную и понятную управленческую отчетность, не перегруженную «академической» терминологией. С другой стороны, бывают и приятные для финансиста исключения. Так, владелец и руководитель ЗАО «Огородник» имеет высшее бухгалтерское образование и не только «читает» управленческий баланс, но и самым активным образом участвует в формировании его структуры. Финансовый год в компании начинается 1 июля, отчетным периодом является год.

Годовая отчетность включает:

1. Баланс
2. Отчет о прибылях и убытках.

Ежемесячно готовятся:

1. Отчет о реализации в стоимостном и натуральном выражении
2. Отчет о движении денежных средств.

Деятельность компаний в сфере девелопмента (а также в дизайнерских и архитектурных бюро и т.п.) основана на принципах управления проектами. Часто для каждого проекта, срок реализация которого составляет несколько лет, организуется обособленный «хозяйствующий субъект». Здесь не так важна периодичность управленческих отчетов: в условиях дискретного поступления средств от клиентов главную роль играет управление денежными потоками, а также контроль условно-постоянных расходов. Кроме того, в холдинговых компаниях важно сформировать принципы разнесения таких общехозяйственных расходов по проектам.

Ежемесячная управленческая отчетность ООО «Тверь» включает:

1. Отчет о движении денежных средств
2. Отчет об административно-управленческих расходах

Ежеквартально готовится:

1. Отчет об исполнении бюджета проекта.

Подготовка отчетности

Качество управленческой отчетности характеризуется ее актуальностью и достоверностью. Финансовому директору важно соблюдать этот баланс: выверенная «до десятичных знаков» отчетность с расшифровкой до 3-4 уровня аналитики, представленная через два месяца после окончания отчетного периода, конечно, очень полезна. Для оценки компании, для банка при заключении кредитного договора, наряду с бухгалтерской отчетностью. Но в качестве инструмента управления деятельностью компании такая отчетность лишена смысла.

Гораздо важнее в начале работы в новой для себя компании оперативно готовить расчеты, с оговоркой о допустимых отклонениях показателей. И параллельно налаживать бюджетирование с ежедневным мониторингом исполнения, совершенствовать формы отчетов, обучать персонал, делать промежуточные отчеты доступными для руководителей подразделений – все это позволит повысить точность отчетных показателей и ускорить подготовку отчетности.

Периодичность подготовки отчетов

Ежедневно во всех компаниях готовятся справки об остатках денежных средств на счетах и в кассах. Финансовая служба получает и размещает эти данные в локальной сети в ограниченном доступе.

Кроме того, в компаниях с большим количеством сервисных событий (в торговле, оказании услуг населению) ежедневно в том или ином объеме формируются отчеты о реализации, в натуральных и стоимостных показателях, о поступлении денежных средств с разбивкой по подразделениям, по видам продукции и услуг. Финансовая служба отвечает за размещение этой информации в локальной сети в открытом доступе.

Еженедельно во многих компаниях проводятся собрания линейных руководителей или, например, селекторные совещания, к которым финансовая служба готовит отчеты о доходах компании: выручке, продажах, поступлениях денежных средств, приводя сравнительные данные, сопоставляемые с плановыми показателями и соответствующими периодами прошлого года или прошлого отчетного периода. Накопленные за неделю в локальной сети данные, оперативно проверенные руководителями подразделений, позволяют повысить эффективность таких совещаний.

Ежемесячно производится закрытие периода, готовятся управленческие отчеты для руководителей. Доступная в локальной сети информация при необходимости корректируется. Дополнительно готовятся различные специальные отчеты – о наличии товарных запасов и движении материальных ресурсов, об исполнении бюджета общехозяйственных расходов, о результатах проведения специальных акций и т.д.

Инструменты подготовки отчетов

Для повышения наглядности открытой отчетности наряду с электронными таблицами целесообразно использовать короткие текстовые файлы, диаграммы. Следует использовать не только абсолютные, но и относительные показатели, например, структуру выручки по подразделения и видам продукции, сравнительные данные с предыдущими периодами и т.д. При этом, независимо от количества выбранных показателей, важно поддерживать их динамику в течение достаточно длительного периода, не проводя «революционных» изменений без предварительного разъяснения их смысла пользователям отчетности.

В подготовке ежемесячной отчетности для руководителей, разумеется, используются данные бухгалтерских программ. Идеальной ситуации, когда бухгалтерские операции без расшифровок и корректировок могут быть использованы в управленческой отчетности, в компаниях не бывает. Финансовому директору с участием бухгалтерии только предстоит отлаживать эти инструменты. Опыт подсказывает, что очертания будущей единой информационной системы проявляются уже после того, как отлажена работа по бюджетированию.

В том или ином виде во всех компаниях проводится инвентаризация. Финансовому директору важно лично участвовать в проведении инвентаризации, чтобы затем максимально использовать полученные в результате данные для повышения достоверности отчетности.

Особенности управленческой отчетности в различных отраслях

Отчетность в сервисной компании

Характерной особенностью бизнес-процессов в сервисной компании является большое количество центров ответственности в многоуровневой производственной и сбытовой структуре. Общее количество «сервисных событий», т.е. ремонтов и установок техники, приближается в ООО «Сервисный центр» к 80 тыс. в год.

Главным инструментом оперативного управления для топ-менеджеров являются отчеты о реализации по направлениям и по подразделениям. Ежедневно в корпоративной информационной системе формируются данные о поступившей выручке по видам деятельности и подразделениям (в виде матрицы), о произведенных затратах по направлениям расходов, а также данные о количестве принятой в ремонт и выданной клиентам техники по видам и маркам.

Обязанности финансовой службы четко определены: до 10 часов утра бухгалтер импортирует из бухгалтерской программы банковские выписки за предыдущий день и расшифровывает их с участием экономистов, работающих с корпоративной информационной системой. Старший кассир собирает и обобщает информацию о наличной выручке в приемных пунктах. Администраторы баз данных в приемных пунктах экспортируют в централизованную базу данных сведения об исполненных заказах, т.е. о выручке по методу отгрузки.

Старший финансовый менеджер под руководством финансового директора разработал систему связанных электронных таблиц с логическими ссылками, позволяющих на основе классификации доходов и расходов ежедневно формировать, нарастающим итогом, отчеты о доходах и расходах (см. рис.).

Особенности подготовки управленческой отчетности в различных отраслях деятельности

Особенности подготовки управленческой отчетности в различных отраслях деятельности

Файл с таблицами вы найдете в приложении к статье (значения показателей и даты отчетности условные). Валютой отчетности является доллар, суммы рублевых транзакций пересчитываются по текущему курсу.

Сводные данные о доходах и расходах по подразделениям, размещаемые в локальной сети, доступны всем линейным руководителям в режиме, близком к онлайн.

Возникающие вопросы и разногласия оперативно обсуждаются с участием старшего администратора баз данных при подготовке к еженедельным совещаниям у руководителя компании. В еженедельных отчетах приводятся также сопоставимые данные (к аналогичному периоду прошлого года, к предыдущему месяцу и т.п.)

Закрытие месяца и формирование основного массива управленческой отчетности происходит не позднее 7-го числа следующего месяца, а формы 1 и 2, после дополнительного анализа управленческой отчетности и уточнений, формируются финансовым директором до 10-го числа.

Формирование отчетности начинается с подготовки Отчета о реализации по основным видам деятельности ООО «Сервисный центр» (Приложение, Форма 3): гарантийные и негарантийные ремонты, установка и обслуживание сложной офисной и бытовой техники, оптовые и розничные продажи комплектующих и запасных частей. Выручка от реализации определяется по отгрузке товаров, работ, услуг. В составе каждой статьи доходов отдельной строкой выделяются услуги, оказываемые фирмам, входящим в холдинг.

Следующий этап подготовки отчетности – формирование Отчета о производственных расходах ООО «Сервисный центр» (Приложение, Форма 5.1). Это прямые, переменные затраты, их величина сопоставляется с показателями выручки по соответствующей статье: себестоимость израсходованных при ремонтах и установках запасных частей и комплектующих в каждом месяце в сопоставлении со значением суммы показателей в разделах 1 и 2 Формы 3, себестоимость проданных товаров в сопоставлении со значением показателя в разделе 4 Формы 3; зарплата основного производственного персонала в сопоставлении со значением итогового показателя выручки в каждом месяце (раздел 5 Формы 3). Аналогично формируется Отчет об операционных расходах фирмы (Форма 5).

Отчет о движении денежных средств (Приложение, Форма 4) составляется по видам деятельности: хозяйственная (текущая), инвестиционная, финансовая на основе отчета о реализации и отчета об общехозяйственных расходах. При ежедневном мониторинге с еженедельной выверкой подготовка такого отчета не отличается большой сложностью.

Отчет о прибылях и убытках (Приложение, Форма 2) строится на основе Отчета о реализации, Отчета о производственных расходах, Отчета об общехозяйственных расходах и Отчета о внереализационных доходах и убытках. Важно отметить, что себестоимость продукции и услуг включает зарплату основного производственного персонала, поэтому в разделе 5 из суммы операционных расходов эта зарплата исключается. В разделе 10 «Распределение прибыли» отражаются бонусы, выплачиваемые топ-менеджерам по итогам работы за полугодие и прочее распределение чистой прибыли.

Подготовка отчетности завершается формированием управленческого баланса (Приложение, Форма 1). Баланс составляется на первое число каждого месяца в бюджетном периоде. Статьи в балансе отражаются укрупненно на основе Отчета о движении денежных средств, Отчета о прибылях и убытках, Отчета о реализации и Отчета об общехозяйственных расходах фирмы.

Данные об остатке денежных средств в разделе «Актив» и задолженности по зарплате, а также о нераспределенной прибыли в разделе «Пассив», переносятся в баланс, соответственно, из форм 4, 5, 2. Данные о товарном кредите поступают из корпоративной информационной системы, о внутрихолдинговой дебиторской задолженности – из специальных расчетов, которые ведет финансовый директор в течение периода. Данные о капитале носят справочный характер и предоставляются финансовой службой материнской компании.

Для выравнивания показателей актива и пассива и сбалансированности обычно используется значение в строке «Товарно-материальные запасы», поскольку это наиболее значимый показатель актива сервисной компании, а искажения этого показателя, происходящие при выравнивании, не превышают статистической погрешности и вполне сопоставимы, например, с курсовыми разницами при оценке стоимости запасов. Для контроля этого показателя используются также данные сплошной инвентаризации, которая проводится по состоянию на 1 января в период с 10 по 31 января, после окончания новогодних акций в торговых сетях материнской компании. Дополнительная инвентаризация проводится также в разрезе видов запасов и марок фирм-производителей, например, при сверке взаимных расчетов с отдельными производителями (по условиям договоров авторизации некоторые производители в счет оплаты за произведенные гарантийные ремонты поставляют свои запчасти и комплектующие).

Отчетность и сезонный фактор

В деятельности ЗАО «Огородник» велика роль сезонного фактора. Выручка в сезонные месяцы (март-апрель и сентябрь-октябрь) в 7-8 раз превышает среднемесячную. В сезон в дополнение к розничной торговле в собственных магазинах производится выездная торговля на выставках, ярмарках и т.д., проводятся различные акции. Также в сезон возрастают поступления от оптовых покупателей, получивших товар на реализацию на условиях отсрочки платежа. Соответственно, компания аккумулирует средства для возврата кредитов, регулярно привлекаемых в различных банках.

Роль оперативных отчетов в этих условиях трудно переоценить. Справки о выручке по подразделениям и видам товаров (саженцы, семена, сельскохозяйственный инвентарь, укрывные материалы, удобрения и средства защиты, полиграфическая продукция) обобщаются ежедневно и размещаются в локальной сети. Оперативные данные, сообщаемые по телефону, проверяются после получения финансовой службой кассовых документов и сверяются с данными складов при подготовке к еженедельным совещаниям руководителей.

Ежемесячные отчеты за сезонные месяцы в дальнейшем дополнительно анализируются, при необходимости вносятся корректировки. Годовой отчет, презентация которого производится, как правило, на ежегодных собраниях с участием представителей компании в регионах, включает Отчеты о реализации с разбивкой по регионам и по видам продукции (в виде матрицы) в абсолютных и относительных показателях. Для руководителя, кроме ежемесячных Отчетов о движении денежных средств, в срок до 15 августа готовится также управленческий баланс по форме, приведенной ниже, и Отчет о прибылях и убытках. Валютой отчетности является рубль.

В компании дважды в год проходит инвентаризация. На 1 января пересчет проводится «до коробок», без выделения отдельной строкой количества пакетов с семенами и саженцев в хозяйствах. На 1 июля осуществляется сплошная инвентаризация «до пакетов», когда пересчитываются не только пакеты с семенами по видам растений, но учитываются и виды пакетов – импортные глянцевые или «эконом-вариант» с информацией, нанесенной штемпелем. В хозяйствах пересчитывается весь посадочный материал по видам и сортам.

Отчетность для инвестора

ООО «Тверь» является техническим заказчиком реализации проекта строительства многофункционального комплекса. Компания получает финансирование от инвестора проекта, включающее собственно затраты по проекту и вознаграждение за выполнение функций заказчика-застройщика. Инвестору ежемесячно предоставляется отчет о расходовании поступивших средств с разбивкой по главам сметного расчета (подготовка территории строительства, проектно-изыскательские работы, строительно-монтажные работы, наружные сети и сооружения, сопутствующие рекламно-информационные мероприятия). Этот отчет включает данные о прошедшем месяце, а также сумму нарастающим итогом с начала реализации проекта.

Внутренняя управленческая отчетность компании – это ежемесячный Отчет об исполнении бюджета административно-управленческих расходов, а также различные специальные отчеты и справки для руководителей. Кроме того, если для реализации проекта привлекаются заемные средства, регулярно готовится также отчетность по формам, требуемым банками.

В холдинговых девелоперских компаниях служба заказчика работает одновременно по нескольким проектам, находящимся в разных стадиях реализации. Поэтому административно-управленческие расходы разносятся по этим проектам в пропорции, определяемой экспертно на каждый год (например, 10 : 70 : 30)

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Формы отчетов.xls
  • Таблицы 1-5.docx


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль