Как избавиться от бумажной первички

1815
Какие задачи решали авторы: оптимизация процесса подготовки и предоставления подтверждающих документов, минимизация затрат на сбор, оформление и перевозку первички в налоговую инспекцию. За счет чего: унификация документооборота по сделкам во всех компаниях группы; согласование с налоговой инспекцией перечня подтверждающих документов по каждому налогу; разработка системы сводных аналитических регистров для раскрытия данных по каждой сделке.
Лишь некоторые подтверждающие документы можно представлять в электронном виде в налоговую инспекцию (какие именно, см. ниже). Основную же часть приходится готовить «на бумажных носителях в виде заверенных копий» (ст. 93 НК РФ). Затраты «Роснефти» на их копирование, распечатку, складирование значительны. Затем налоговый инспектор вынужден пересматривать тонны «макулатуры», чтобы убедиться в правильности формирования налоговой базы компании. То есть в отмене бумажного документооборота заинтересованы все. В «Роснефти» решили вынести на суд налоговиков систему предоставления информации для налогового контроля в электронном виде. Сформулировали задачу так: «Планируем предоставлять первичку полностью в электронном виде в 2014 году (с отчетности за 2013 год) по пяти налогам: НДС, акцизам, налогу на имущество, на прибыль и НДПИ». Участниками проекта должны были стать 17 дочерних компаний в Москве, Нижневартовске, Тюмени, Рязани, Оренбургской области. По итогам переговоров с налоговиками (в случае с «Роснефтью» — Межрегиональной инспекцией № 1 по крупнейшим налогоплательщикам) компании предстояло решить две задачи:
  • согласовать состав подтверждающих документов по каждой из операций — объекту налогового контроля;
  • обеспечить инспекторам возможность проверить каждый из показателей налоговых деклараций .
Сегодня полностью в электронном виде в инспекцию уходят налоговые пакеты по НДС, акцизам и НДПИ; пакеты по налогу на прибыль и налогу на имущество направлены в тестовом режиме. Ожидаем оценки созданной системы со стороны налоговых органов. О том, как реализовывался этот проект, мы расскажем в этой статье.
1. Cчет-фактура.
2. Книга покупок.
3. Книга продаж.
4. Товарная накладная (ТОРГ-12).
5. Дополнительный лист книги покупок.
6. Дополнительный лист книги продаж.
7. Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур.
8. Акт приемки-сдачи работ (услуг).(Источник: приказ ФНС России от 05.03. 12 № ММВ-7-6/138; приказ ФНС России от 21.03.12 № ММВ-7-6/17)
мнение эксперта
Федор Шабанов, зам. директора по экономике и финансам ЗАО «Васюган», г. Стрежевой
При налоговых проверках проверяющим нередко представляется жесткий диск — по акту приема-передачи, в котором указан полный список договоров и других подтверждающих операции документов. Но вопрос обмена документами по электронным каналам связи пока недостаточно отработан. Налоговые органы довольно консервативны, они любят бумагу с печатями. Передача первички по электронным каналам связи помогла бы решить массу проблем.

Задача 1. Согласовать состав подтверждающих документов по каждой из операций

Прежде всего, нужно было привести в порядок всю информацию, касающуюся пяти налогов — НДС, НДПИ, акциза, налогов на прибыль и на имущество. Чтобы стандартизировать список документов, которые запрашивают налоговики в ходе проверок, принимали в расчет не только требования НК РФ, но и накопленную практику. Проблема в том, что НК РФ далеко не всегда определяет, какие именно документы требуется направить в инспекцию.
  • Для проверки величины налоговой базы по НДС при операциях реализации (раздел 3 декларации по НДС) обычно представляется счет-фактура, договор, акт сдачи-приемки работ (услуг).
  • Для подтверждения права на применение ставки НДС 0 процентов при экспорте (ст. 165 НК РФ) — контракт, таможенная декларация, инвойс, транспортные и товаросопроводительные документы, заявление о ввозе товаров и уплате косвенных налогов, счет-фактура.
  • По налогу на прибыль вообще нет жесткого перечня документов, которые вправе затребовать инспекция. И под разные налоговые показатели в ходе проверок запрашиваются как бухгалтерские документы, так и общехозяйственные и технические.
Все 17 дочерних предприятий — участников проекта работают в ERP-системе (SAP R/3), учетные и налоговые процессы стандартизированы. Однако потребовалось время для того, чтобы под одинаковые сделки везде собирались стандартные наборы подтверждающих документов. Дело в том, что электронный архив в «Роснефти» внедрили в 2008 году на базе Lotus Notes — в основном под нужды бухгалтерского учета, но не налогового контроля. Электронные копии первичных документов привязывались к проводкам пакетами. Иной раз под одну операцию из архивов подтягивалось до 200 документов, включая бухгалтерские справки и внутреннюю переписку.
Пришлось провести «реинжиниринг» электронного архива — собрать недостающие документы, поменять порядок привязки к хозяйственным операциям. Чтобы снизить трудоемкость подготовки информации для налоговых органов, отказались от привязки подтверждающих документов в системе пакетом — привязали их к объекту учета (транзакции) по отдельности, с учетом того, какие именно документы позволяют подтвердить корректность формирования налоговой базы по тому или иному налогу. Остальные документы, нужные в том числе для бухгалтерского или управленческого учета (внутреннюю переписку, распоряжения и прочие), привязали в системе пакетом.
Сейчас требования к сбору документов в компании жестко формализованы.
  • После того как проходит сделка, документы поступают в центр обработки, где их сканы передают в электронный архив.
  • В отведенных полях карточки документа, в дополнение к его электронному образу, фиксируются метаданные: тип документа, номер, дата, стороны — участники операции и пр.
  • Затем с помощью специальных ключей документ привязывается к конкретной операции в корпоративной ERP-системе.
Все документы теперь можно хранить полностью в электронном виде. Это вполне устраивает и аудиторов. Налоговые органы — единственные пользователи, для которых теперь без особого труда удается распечатать, заверить и представить в бумажном виде требуемый документ.

Задача 2. Обеспечить инспекторам возможность проверить каждый из показателей налоговых деклараций

Простая передача в налоговую инспекцию подтверждающих документов, без их систематизации, не решала бы этой задачи. Не факт, что инспекторам удалось бы отыскать и сопоставить всю нужную информацию. Поэтому решили готовить так называемые налоговые пакеты. Поясним, в чем суть. Каждый из пяти налогов (НДС, НДПИ, акциз, налоги на прибыль и на имущество) был разделен на логические части. Например:
  • для налога на добавленную стоимость это ставка 0 процентов, экспорт, НДС с выручки, внутренний рынок, входной НДС;
  • для налога на прибыль — доходы, внереализационные доходы, внереализационные расходы, прямые расходы, косвенные расходы.
Кроме известных всем налоговых и бухгалтерских регистров (оборотно-сальдовых ведомостей), в налоговый пакет включили отсканированные копии первичных документов и сводный налоговый аналитический регистр (в обиходе компании — сводный регистр, или просто свод). Расскажем о нем немного подробнее (пример сводного регистра вы можете скачать на сайте журнала www.e.fd.ru):
  • свод содержит информацию о показателях налоговой декларации (номер строки, код показателя, величина), данные налогового и бухгалтерского учета за определенный период;
  • набор полей свода позволяет систематизировать информацию и содержит исчерпывающие данные для ее анализа;
  • шаблон сводного регистра формируется в ERP-системе, там же он обогащается данными налоговых деклараций в зависимости от периода, за который готовится налоговый пакет;
  • к своду автоматически подтягиваются налоговые аналитические регистры (НАР).
Под НАР в ERP-системе группируются отсканированные подтверждающие документы. Их электронные образы привязываются к Excel-отчету через систему гиперссылок Excel — таким образом, что из любого показателя отчета можно обратиться к первичным документам, эту цифру подтверждающим. Скан-образы документов выгружаются из электронного архива Lotus Notes c помощью ключей, сформированных в SAP (соответствуют системному номеру документа). Они попадают в структурированные электронные папки, где и хранятся. По каждой выгрузке формируется реестр документов в Excel. Завершается увязка всех частей налогового пакета в Lotus Notes с использованием специальных настроек: к своду подтягиваются оборотно-сальдовые ведомости, расчетные налоговые регистры, свод и НАР соединяются.
мнение эксперта
Жанна Строевская, менеджер управления взаимодействия с налоговыми органами ОАО «Роснефть»
Распространенная ситуация: в регистре хозяйственных операций за 2013 год, принимаемых для целей налогообложения, отражены хозяйственные операции текущего периода и корректировки за 2010 год. Корректировочные проводки сделаны, минуя бухгалтерские счета, сразу на налоговые показатели в системе. Записи не сопровождаются бухгалтерскими справками, причины исправлений не раскрыты. Сомнительно, что при проведении проверки налоговая инспекция сумеет обойтись без устных или письменных пояснений работников финансовой службы.
Чтобы избежать подобной ситуации, формализуйте на уровне предприятия или группы компаний порядок внесения исправлений при корректировке налоговой базы. А при разработке сводных налоговых регистров предусмотрите специальные настройки, которые позволят отловить корректировочные проводки по определенным критериям (к примеру, по дате документа). И включить их в свод в том налоговом периоде, когда подана уточненная декларация.

Схема работы системы

Процесс подготовки налоговых пакетов начинается после закрытия бухгалтерского периода. Составляется налоговая отчетность, ответственные подразделения формируют шаблоны компонентов налогового пакета («Свод», «НАР») из учетной системы. Дополняют их документами и регистрами, когда требуется. После увязки всех составных частей налоговый пакет готов к отправке.
Через систему «Контур-Экстерн» (разработчик — СКБ «Контур») налоговая отчетность уходит в налоговую инспекцию, переслать туда налоговые пакеты позволяет специально разработанная программа с рабочим названием «Контур-Архив». Каждый пересылаемый файл заверяется квалифицированной электронной подписью. Оператор формирует протокол передачи, фиксирует дату отправки документов.
В первую очередь в инспекцию уходят сводные аналитические регистры. Они не слишком объемны, поэтому передаются оперативно. Инспектор их изучает и может выборочно просматривать отдельные документы, не дожидаясь завершения загрузки всего их массива. Она идет параллельно и может занять несколько дней (общую схему работы системы вы можете скачать по ссылке в конце статьи).
Нужно отметить, что первое время документы передавали в электронном виде, но дублировали на бумаге. Это позволило инспекторам убедиться, что информация поступает в надлежащем виде и полном объеме, а разработчикам — проверить работоспособность системы. Поэтапно, каждый квартал, начиная с середины 2012 года, добавляли все новые массивы документов.
Остается лишь добавить, что услуги разработчиков на стадии тестирования системы не оплачивались. Плата начнет взиматься с момента промышленной эксплуатации системы. При этом вознаграждение разработчиков составит примерно 1/30 от суммы экономии, полученной компанией за счет сокращения трудозатрат, отказа от рутинных операций, подготовки бумажных копий, их транспортировки в инспекцию, аренды специальных помещений под хранение

Скачать пример бюджетной модели по видам деятельности, разработанный в  Excel, можно по ссылке в конце статьи.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Пример сводного регистра и схема работы системы предоставления документов в электронном виде.zip


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль