Искусство все успевать или как найти время для профессионального развития

6048
Архангельский Глеб
генеральный директор компании «Организация времени»
В условиях нестабильности и тяжелой экономической ситуации многие вынужденно остаются без работы. Но важно не опускать руки и правильно распределить свободное время. Например, можно получить еще одно образование или престижный сертификат. Каким правилам надо следовать, чтобы не только все успевать, но и найти время для самообразования - в этой статье.

Время – единственный ресурс, которого не хватает всем вне зависимости от возраста, психологического типа, социального и материального положения. Особенно актуален вопрос тайм-менеджмента, иначе «искусства успевать», в работе финансового директора, человека, отвечающего за «кровеносную систему» бизнеса.

Искусство все успевать или как найти время для профессионального развития«Очень много рабочего времени уходит на встречи и общение с людьми. С контрагентами, партнерами, коллегами, подчиненными, акционерами. На работу с документами и аналитику уходит меньше половины рабочего времени. Нужно признать, что у кого-то из коллег по цеху рабочий день действительно длится меньше 10 часов. Но мне уже много лет не удается работать меньше 10–12 часов в сутки», – говорит Елена Мякотникова, финансовый директор компании «Росгосстрах».

Усредненный график использования рабочего времени финансовыми директорами выглядит примерно так:

  • 35 процентов – совещания (запланированные или незапланированные), переговоры, консультации;
  • 45 процентов – работа над проектами, стратегиями, анализом текущей ситуации, документацией;
  • 15 процентов – работа с персоналом;
  • 5 процентов – работа с электронной почтой.

По словам Селима Бараза, финансового директора компании Diageo в России, в идеале финансовый директор должен так распределять свое время, чтобы «30 процентов времени тратить на выявление факторов успеха, необходимых для развития бизнеса, и их проработку. Еще 30 процентов – на совершенствование систем контроля деятельности компании. И по 20 процентов – на взаимодействие с ключевыми партнерами и на наставничество и развитие своей команды».

Елена Мякотникова, финансовый директор компании «Росгосстрах», о том, куда исчезает время:
«В некотором смысле я сама создаю себе поглотители времени. Лично делаю то, что следовало бы делегировать сотрудникам. Это затягивает и может стать поглотителем времени»

СЧИТАЕМ ПОТЕРИ

Одна из задач финансовой службы компании – ведение классического, консервативного, «обращенного в прошлое» бухгалтерского учета. Эта работа хорошо знакома и понятна финансовым директорам. Но аналогичный подход можно применить и для повышения собственной эффективности. Для этого необходим «бухучет» или, если угодно, «инвентаризация» вашего времени. Главное понять, куда оно реально тратится. Сделать это позволяет хронометраж – сплошной учет рабочего времени. Все довольно просто. Возьмите любой блокнот, который вам удобно будет носить с собой. И с самого утра начинайте фиксировать в нем все, что делаете в течение дня.

Обращайтесь к блокноту примерно раз в полчаса-час и фиксируйте все дела с точностью до 5–10 минут. Записи могут выглядеть примерно следующим образом:

  • 9.05 – сел работать, открыл e-mail;
  • 9.15 – выпил чашечку кофе;
  • 9.25 – начал проверять отчет и т. д.

Сначала вы будете забывать про ведение учета. Но не бросайте его. Просто начинайте фиксировать дела с того момента времени, когда вспомнили о хронометраже. В считанные дни выработается привычка и учет станет сплошным. Если в вашей работе много мелких дел, не стоит их фиксировать. Не записывайте дела длительностью менее пяти минут. Мелочевку вы можете отмечать галочками на полях. В конце дня подсчитайте количество галочек, умножьте на две-три минуты и получите количественный показатель по одному из самых неприятных и незаметных «воров времени».

«Большую часть рабочего времени у меня отнимают незапланированные совещания, внезапные посетители. Даже телефонные звонки, если посчитать, съедают значительную часть дня», – говорит Елена Волкова, руководитель отдела по расчетам с клиентами компании DHL.

Таким образом, вы получили портрет своего дня – объективные данные о том, на что уходит ваше время. Вести такой учет желательно от трех недель до месяца. Благодаря ему вы сразу увидите ваши личные поглотители времени и поймете, как с ними бороться. «В некотором смысле я сама создаю себе поглотителей времени. Иногда я берусь делать работу, которую давно нужно было делегировать. Порой для того, чтобы не потерять квалификацию, порой просто для удовольствия. Это затягивает и может стать поглотителем времени, если вовремя не остановиться», – отмечает Елена Мякотникова.

ГИБКОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

При слове «планирование» наш мозг неосознанно добавляет «жесткое и детальное», а это не так. Есть много различных видов планирования, в том числе очень гибких. Важно выбрать тот метод, который оптимально подходит именно для вас и специфики вашей работы.

Выполнение многих задач не так просто запланировать. Например, на какое время можно записать в ежедневник такие задачи: «если встречу гендиректора – решить вопрос со схемой увеличения уставного капитала», «если позвонит поставщик А – поднять вопрос о схеме реструктурирования задолженности» или «когда буду в банке, открыть заодно личный счет в евро». Все это довольно сложно отнести к какому-то точному периоду времени. Необходим гибкий план.

Вспомните свой рабочий день: сколько задач у вас жестко привязано к определенному времени, а сколько зависит от обстоятельств? Обычное жесткое планирование для управления задачами из разряда «если… то придется сделать…» не приспособлено. Мы не можем записать подобную задачу на определенный час или день в ежедневнике или поставить электронную напоминалку, так как не знаем точно, когда по коридору пройдет генеральный директор. Поможет решить проблему контекстное планирование.

Его можно наладить как в ежедневнике, так и в Outlook (с помощью категорий, присваиваемых задачам). Для этого нужно сделать следующее:

  1. создать разделы, соответствующие актуальным для вас контекстам;
  2. при приближении какой-либо «если» задачи, достаточно заглянуть в соответствующий раздел органайзера и освежить в памяти нужные дела.

К слову, такими условиями, связанными с конкретными задачами, могут стать: место (в банке), человек или группа людей (вопросы к шефу), обстоятельства внутренние (когда хочется или не хочется работать) и обстоятельства внешние (когда шеф будет в хорошем настроении). Таким образом, вы не загоняете себя в рамки жесткого плана, но при этом гарантируете, что вспомните о нужной задаче в нужное время.

Я СДЕЛАЮ… ТОЧНО СДЕЛАЮ!

«Какая работа у финансового директора может быть нежеланной? Как правило, генеральный директор задает общий вектор, в рамках которого и делается работа. Любимая и желанная. Если бывает работа, которую не хочется делать, то нужно проанализировать, насколько ее много. И если ее немало, то стоит срочно задуматься о смене профессии в пользу той, которая будет в радость», – считает Елена Мякотникова.

Тем не менее бывают в работе финансового директора дела, требующие, возможно, не так много времени, но определенно неприятные. К примеру, позвонить генеральному директору клиента и осведомиться о текущем (не блестящем) состоянии взаиморасчетов; отстоять дополнительные штатные единицы для своего подразделения (у шефа); объяснить коллеге, почему вы не завизируете столь важный для него договор в его нынешнем состоянии, и т. п. В тайм-менеджменте такие задачи именуют «лягушками». Они часто подолгу откладываются и грозят перерасти в большие неприятности. Получается, что задача, требовавшая пяти минут, откладывалась неделями, поэтому перерастает в проблему, на решение которой придется потратить много часов.

У испанцев есть поговорка: каждое утро съедай лягушку. Действительно, начав день с решения одного неприятного вопроса, все оставшееся время про другие неприятные задачи можно не вспоминать – они остались на следующие дни. И наоборот, если утром не заняться тем, к чему не лежит душа, весь день проблема будет маячить где-то на горизонте и отравлять жизнь.

Потратить меньше времени и сил на раскачку поможет также метод «швейцарского сыра». Попробуйте выполнять задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки – наиболее простые, приятные и т. д. Например, при подготовке проекта бюджета можно сначала проработать затраты и доходы, которые не изменятся, консолидировать несколько наиболее простых и понятных бюджетов подразделений, подготовить соответствующие графики и диаграммы и т. д. Другими словами, решать задачу по частям. Спустя некоторое время вы обнаружите, что осталось доделать сущие пустяки.

Чем менее жесткий срок исполнения задачи вы для себя определяете, чем она сложнее и требует больше времени на решение, тем труднее, как правило, заставить себя ее выполнить. Особенно это касается очень крупных задач. В работе финансового директора это могут быть:

  • разработка бюджета на следующий год;
  • разработка и согласование концепции автоматизации процесса бюджетирования;
  • переход на новую версию учетной системы (например, «1С 8.0»);
  • подготовка к внедрению параллельного учета по МСФО и многое другое.

Главная проблема при работе с подобными задачами – склонность любого человека откладывать сложные задачи на завтра. Единственный способ перебороть себя – разделить проблему на маленькие измеримые блоки и каждый день тратить определенное время, чтобы на шаг приблизиться к завершению работы. При этом важно не перестараться и сделать так, чтобы выделенные вами блоки не были предельно малы.

«Очень важно разбить сложную работу на этапы. Не стоит браться сразу за весь объем сразу. Закончите сначала один этап. Через какое-то время приступите ко второму. И так шаг за шагом задача будет решена, и вы поймете, что даже сложный проект может быть с легкостью реализован», – говорит Федор Башкиров, финансовый директор компании «Агрико».

Еще один способ тратить меньше сил при работе над сложными задачами – «награда». Разбейте работу на несколько этапов и за прохождение каждого из них пообещайте себе небольшую премию. Например, «за каждые пять страниц отчета для собрания акционеров – чашка кофе или перекур». Такие награды могут быть совершенно незначительными, главное, чтобы вы могли немедленно по завершении очередного этапа выдать себе обещанную премию. Как правило, это мотивирует намного лучше, чем осознание каких-то радужных перспектив в отдаленном будущем. К тому же такие маленькие награды позволят сделать более приятной самую сложную работу и выполнить ее в более сжатые сроки.

БЛИЦИНТЕРВЬЮ

Федор Башкиров,
финансовый директор компании «Агрико»

«ВНУТРЕННЕЕ ЧУВСТВО ПОМОГАЕТ СОХРАНИТЬ ВРЕМЯ»

Как вы планируете свой день?

Чаще всего к планированию рабочего дня я приступаю с утра. При этом я стараюсь cпланировать лишь 60 процентов рабочего времени. Остальные 40 оставляю в качестве резерва, который в конечном счете всегда используется. Первым делом я планирую задачи, строго привязанные ко времени. К примеру, я знаю, что в 14.00 будет совещание, по своему опыту могу предположить сразу, что оно продлится не менее 1,5 часа. Поэтому в своем плане дел я отвожу на это совещание два часа. Остальные задачи, не имеющие четкого времени начала, я распределяю между фиксированными произвольно.

На что нельзя тратить время?

Довольно часто финансовой службе поручают дела, которые, по сути, не имеют к нашей работе никакого отношения. Поэтому очень важно уметь ставить заслоны, говорить нет. Кроме того, в работе любого финансового директора бывают поручения, которые не стоит спешить исполнять. К примеру, мне приносят рассмотреть некий бизнес-план. Я заранее знаю, что он не представляет никакого интереса. Поэтому детальное его изучение откладываю. А через пару дней приходит указание с ним не возиться.

Что съедает больше всего времени?

Невнимание к срокам или их отсутствие. Если жестко определить для себя конкретное время ухода с работы, то все будет к сроку сделано. Расплывчатые временные рамки приведут к затягиванию любых дел. А еще много времени впустую тратится на посетителей с второстепенными вопросами. Их нужно принимать только тогда, когда появилась пауза. Иначе успеть что-либо вовремя сделать будет невозможно.

От своих подчиненных вы тоже требуете такого четкого планирования?

Нет, но все задачи, которые я кому-либо делегирую, у меня на контроле. Для этого достаточно поставить дату, когда дело было поручено, и записать краткую историю исполнения. Это позволяет всегда быть в курсе событий, знать, на каком этапе то или иное задание, и приучить сотрудников все делать в срок. Это довольно просто решается при помощи Outlook.

САМОЕ ВАЖНОЕ

«В своей работе я стараюсь сосредотачиваться на задачах, которые сводят воедино цели бизнеса и процессы в организации (например, обеспечение эффективного внутреннего контроля), а также на том, что позволяет улучшить финансовые показатели, – отмечает Селим Бараз. – Это те самые 20 процентов, которые приносят 80 процентов результата. Каждый раз, приступая к выполнению той или иной задачи, я оцениваю, каким будет мое личное участие в процессе. К примеру, если требуется знание мельчайших деталей, то я стараюсь больше времени уделить им и делегировать срочные текущие дела, не требующие личного решения, своим подчиненным».

Частая проблема в работе финансового директора, как и любого топ-менеджера, – важное нередко становится несрочным, а все рабочее время съедает текучка, требующая немедленной реакции. Как же найти время на «важное, но не срочное»? Для этого есть простой прием – стратегическая картонка. Возьмите лист плотной бумаги или картона, который потом можно будет использовать в качестве закладки в ежедневнике. Выпишите на эту закладку ваши долгосрочные ключевые задачи как личные, так и рабочие. Такая стратегическая картонка будет постоянно напоминать о важных целях.

Планирование дня следует начинать со взгляда на стратегическую картонку, а не на текущие дела. Предложите завести такие же картонки вашим подчиненным и начинайте оперативные совещания с обсуждения «прогресса в движении по картонкам». Вот как может выглядеть стратегическая картонка на 2009 год:

  • подготовить компанию к параллельному ведению отчетности по МСФО;
  • перевести всех поставщиков на схему работы «постоплата в течение 60 дней»;
  • внедрить (во взаимодействии с IT) электронную систему визирования финансовой документации, полностью уйти от бумаг во внутрикорпоративном документообороте;
  • разработать и внедрить новую оргструктуру департамента в ходе слияния с Альянс-строймашем, унифицировать внутреннюю документацию;
  • завершить второе высшее юридическое образование (май–июнь), получить диплом;
  • достроить загородный дом.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль