Что поможет в борьбе с хищениями. Методы финансовой самообороны

2489
Макеев Роман
начальник отдела операционного аудита ГК "Связной"
ПРОБЛЕМА: Кризис серьезно меняет настроение сотрудников. Одни не согласны со снижением зарплаты, невыплатой премий, другие понимают, что при ухудшении ситуации могут оказаться без работы. Поэтому в ближайшее время стоит ожидать роста количества и объемов хищений. Что может предпринять финансовый директор, не тратясь на дорогостоящие системы безопасности?РЕШЕНИЕ: Проблему хищений призвана решать система внутреннего контроля (СВК). Но, во-первых, далеко не везде СВК идеальна, а во-вторых, даже незначительные недочеты, на которые в мирное время никто не обращал внимания, могут дорого обойтись бизнесу в условиях кризиса. Однако существует набор простых правил, соблюдая которые финансовый директор может не ждать неприятных сюрпризов от сотрудников компании.

Наверно, самый важный момент – это хранение печатей. Они ни в коем случае не должны находиться у секретаря, что на практике происходит чаще всего. Некоторые увольняющиеся сотрудники (особенно топ-менеджеры) в этом случае без проблем смогут проштамповать 10–20 пустых листов бумаги, а последствия будут самыми плачевными – вплоть до потери бизнеса. Лучшая кандидатура на место хранителя печати – главный бухгалтер. Он несет ответственность за достоверность отчетности, а любой договор либо же акт является первичным документом. Но печать можно доверить и другим сотрудникам: финансовому директору либо юридическому департаменту. Эти люди как минимум задумаются о том, что же они делают.

Особое внимание уделите доверенностям. В обычное время нет ничего страшного в том, что количество сотрудников, имеющих право подписывать договор со стороны организации, достаточно велико. Однако топ-менеджеры тоже люди, и настроение у них может быть таким же, как описано во введении к статье. Сколько конкретно доверенностей должно быть, сказать затруднительно, но очевидно, что, когда директор по продажам заключает договоры на продажу, а директор по закупкам – на закупки, риски очень велики. Чем доверенностей на право подписи меньше, тем лучше. Обратите также внимание, что при увольнении сотрудника он должен вернуть полученные доверенности.

В отношении обычных доверенностей на получение товарно-материальных ценностей от других организаций заведите правило заполнять их непосредственно в момент выдачи, а также контролировать возврат корешков (левая часть формы М-2). Если этого не сделать, при очередной сверке взаиморасчетов можно обнаружить, что кто-то получил за предприятие не один фургон чего-нибудь, а два. Человек к тому моменту, естественно, уволится, а вот удастся ли его найти и, главное, найти лишний вагон – вопрос.

Еще один важный элемент внутренного контроля – наличие договоров о материальной ответственности. Если их нет, значит, никто ни за что не отвечает и виноватых нет. К подобным договорам есть определенный ряд требований. Во-первых, они должны быть заключены со всеми сотрудниками, которые имеют доступ к материальным ценностям (кассирами, кладовщиками, продавцами и т. д.), а также своевременно продлеваться.

Во-вторых, нужно стремиться к тому, чтобы эти договоры были о полной материальной ответственности. Помните о том, что перечень профессий, для которых возможно заключение договоров именно о полной материальной ответственности, ограничен. Поэтому если на складе работают не кладовщики, а операторы-комплектовщики товара, а в кассах – не кассиры, а менеджеры по работе с платежами, любой суд ограничит материальную ответственность этих людей.

В-третьих, в случае коллективной ответственности договоры должны перезаключаться при смене 50 процентов коллектива. Если этого не сделать, их можно считать недейст¬вительными. Соблюдение подобных простых правил в отношении договоров о материальной ответственности позволит не только получить от выявленных недостач моральное удовлетворение, но и запустить процедуры взыскания ущерба на законных основаниях.

Другой аспект, о котором важно не забыть, – защищенность информационных систем. В процессе эксплуатации количество сотрудников с доступом администратора может по разным причинам значительно вырасти. К примеру, может оказаться, что самый главный оператор на складе имеет право заводить новые учетные записи пользователей. Этого уже достаточно, чтобы сделать неавторизированное перемещение перед инвентаризацией. Проверка в этом случае факт хищения не выявит. Могут возникать и другие ситуации, например, менеджер по продажам случайно получил права на изменение цен «понравившемуся» поставщику и активно ими пользуется. Поэтому проверьте существующие учетные записи на права, предоставленные пользователям. Скорее всего их придется резко ограничить, что, естественно, вызовет недовольство у пользователей. Но сохранность активов в кризис важнее.

БЫСТРОЕ РЕШЕНИЕ

ИМЕЕТ ЛИ СМЫСЛ ДЛЯ ПРОТИВОДЕЙСТВИЯ ХИЩЕНИЯМ СОЗДАВАТЬ В КОМПАНИИ «ГОРЯЧУЮ ЛИНИЮ», ЧТОБЫ КАЖДЫЙ МОГ СООБЩИТЬ ОБ ИЗВЕСТНЫХ ЕМУ ФАКТАХ ВОРОВСТВА?

Этот инструмент получил популярность в зарубежных компаниях. Его же внедрили и некоторые российские предприятия. Из всего объема поступающих сообщений около 5–10 процентов содержат достоверные сведения. А это не мало. Да и остальная информация не пропадет. Она позволит отслеживать настроения и ситуацию в компании.
К недостаткам можно отнести то, что наши люди будут расценивать это как донос. Каково отношение к доносчикам, понятно. Кроме того, каждое поступившее сообщение нужно будет тщательно проверять, на это потребуются силы и средства. А весной и осенью количество ложных звонков (писем, если речь идет об e-mail) возрастает в разы.

ПРАВИЛА ОБРАЩЕНИЯ С ДЕНЬГАМИ

Анализ системы внутреннего контроля продолжим в отношении самого ликвидного актива – денежных средств и их эквивалентов. Многие нечистые на руку сотрудники предпочитают наличные, с них и начнем. Первое и основное – следуйте установленному порядку в части выдачи наличных денежных средств под отчет. Выдача возможна только после того, как сотрудник отчитался за предыдущий аванс. Если это не контролировать, возможна ситуация, когда человек накопит авансов значительно больше, чем его заработная плата. Причем при увольнении он их организации скорее всего простит. В практике компаний подобные случаи были.

Еще один совет – в случае если необходима большая сумма наличных, закажите инкассацию. Во многих городах криминальная ситуация ухудшится, ведь огромное количество людей уже остались без работы. Поэтому лучше лишний раз не рисковать (не только деньгами, но и жизнью водителя и кассира), особенно если учесть, что о перевозке денег, например для выдачи заработной платы, известно очень многим. Стремитесь к тому, чтобы остаток в кассе был минимален: меньше наличности – меньше риск ее потерять.

Кроме того, обратите внимание на то, где находятся векселя, бланки строгой отчетности, бумаги на предъявителя и т. д. Конечно, в бухгалтерии как бы «никто чужой не ходит». Но если вексель пропадет из обычного шкафа, будет обидно. Поэтому храните все эти бумаги либо у себя, либо у главного бухгалтера в сейфе.

Перейдем к контролю безналичных расчетов. Обратите внимание на то, как осуществляются платежи и где хранятся ключи от банк-клиента. К сожалению, многие банки идут навстречу компаниям, и платеж при наличии ключей можно осуществить с любого компьютера, подключенного к интернету. Чтобы избежать внезапного исчезновения средств со счетов, храните ключи от первой и второй подписей в разных сейфах, причем одна из подписей должна быть у финансового директора, а пароли для входа, поверьте, не стоит вкладывать в коробки с ключами. Далее, доставайте ключи только в момент осуществления платежей, а сами платежи желательно осуществлять в присутствии двух сотрудников, понимающих технологию работы.

Перечисленные меры позволят свести к минимуму риск хищения денежных средств с расчетного счета. Однако они не дают возможности контролировать менеджмент. Если ваша организация еще не столкнулась с валом странных договоров, спецификаций и счетов, то скорее всего в ближайшее время это произойдет. Странность будет заключаться, выражаясь мягко, в необоснованности как цен, так и объемов закупки. Естественно, наибольшее внимание в этой ситуации необходимо уделить договорной работе.

Но будет много и заявок с оплатами и по счетам, ведь далеко не каждый договор содержит ценовые условия и объемы закупки. Начните с того, чтобы каждый договор, каждая спецификация и каждый счет проходили либо через финансового директора (в случае небольшой организации), либо через планово-экономический отдел. Цель – проверить работу менеджмента в части выбора поставщика.

Для такой проверки можно быстро внедрить два варианта контрольных процедур.

Первая процедура проста, но практически не даст возможности для снижения цен. Состоит она в сравнении предлагаемой закупки по цене и объему с условиями в аналогичных контрактах, заключенных ранее. Если цена и объем существенно изменились не в лучшую сторону, возвращайте заявку менеджеру, ее составившему .

Вторая процедура сложнее. Суть ее – обязать каждого менеджера формировать лист альтернатив для любой закупки. Поставщиков должно быть не менее трех, каждый из них обязан удовлетворять требованиям организации к качеству, техническим характеристикам и т. д. Все предложения сводятся на один лист, который и называется листом альтернатив. Он содержит необходимые данные о поставщиках, приведенные цены с учетом доставки и другую важную информацию. Представленные предложения анализируются ответственным сотрудником на обоснованность выбора именно этих, а не иных поставщиков. Помимо этого проверяется достоверность и актуальность представленных сведений, обоснованность объема закупки. Самый важный элемент – это определение корректности переч-ня поставщиков. При помощи интернета либо же рекламных справочников с этой процедурой справится любой экономист. Но иногда целесообразно привлечь к этой работе на регулярной основе сотрудников службы безопасности.

Обе процедуры максимально эффективны на этапе заключения договора. Если выявляется, что что-то не так, менеджмент обязан осуществить дополнительную проработку вопроса. Когда договор уже заключен и в соответствии с ним цена больше на 20–30 процентов по сравнению с предыдущей поставкой либо же объем партии не меньше полугодовой потребности компании в докризисные времена, можно смело выносить вердикт – мошенничество. В этом случае финансовый директор должен остановить оплату и просигнализировать службе безопасности. Скорее всего после небольшого разговора начальника службы безопасности с менеджером, инициировавшим сделку, контр-агент может пойти на уступки как в части цен и условий оплаты, так и необходимых к выкупу объемов.

Все перечисленное не будет иметь смысла, если не проконтролировать исполнение фактических обязательств, взятых на себя сторонами по договору. Другими словами, проследить, чтобы оплаченные товары действительно поступили.

Наиболее сложным будет проверить факт оказания услуг. К примеру, по клинингу – попробуй уследи, было ли что-то вымыто в прошлом месяце. Но можно наладить быстрый контроль факта поступления оплаченных ТМЦ. Для этого необходимо попросить службу безопасности представлять копии накладных на поступающие грузы и визуально отслеживать их наличие в транспорте на въезде и отсутствие на выезде. Такой контроль позволит выявлять фиктивные оплаты.

Разумеется, какие бы контрольные процедуры ни создавались, их будут пытаться обойти. Однако ключевой момент для хищения денежных средств тем или иным способом – это осуществление оплаты. Именно поэтому финансовый директор должен лично проверять правильность заявок на оплату и очередность платежей, то есть вернуться к старому доброму банковскому часу.

КАК ПОНЯТЬ, ЧТО У КОМПАНИИ ВОРУЮТ

Единственный общий признак того, что на предприятии могут быть хищения, – отсутствие регулярных проверок подразделений, где возможны злоупотребления. Во всех остальных случаях каждому направлению деятельности присущи свои уникальные индикаторы мошенничества:

1. Управление денежными средствами:
– отсутствует процедура согласования платежей и сверки заявок с бюджетом движения денежных средств;
– проверка поставщиков при выдаче авансов службами экономической безопасности не проводится, при этом были случаи, когда поставщик товары не отгрузил.

2. Продажи:
– предоставление скидок и отсрочек платежа находится в ведении коммерческого отдела, процедура не формализована;
– клиентам с примерно равными объемами закупок предоставляются существенно отличающиеся скидки;
– изменение состава покупателей за непродолжительное время (менее года): вместо большого количества небольших клиентов возникает один неизвестный покупатель;
– отгрузка без предоплаты осуществляется в адрес непроверенных поставщиков, при этом есть просроченная дебиторская задолженность.

3. Закупки:
– тендеры не проводятся либо осуществляются с нарушениями;
– порядок формирования лотов не определен;
– перечень потенциальных поставщиков определяется внутри отдела снабжения;
– порядок выбора поставщика не определен. Нередко предпочтение по каким-либо причинам отдается поставщику с более высокими ценами (менее выгодными условиями оплаты);
– авансы выдаются непроверенным поставщикам, при этом есть просроченная кредиторская задолженность;
– сверка цен, отраженных в учете, с условиями договоров не производится.

4. Инвестиционная деятельность:
– сметно-договорной отдел и отдел технического надзора находятся в подчинении одного руководителя;
– протоколы согласования цен на материалы с подрядчиком не оформляются;
– формы КС-2 и КС-3 визирует только начальник отдела капитального строительства.

5. Управление товарно-материальными ценностями:
– отсутствует полная материальная ответственность;
– постоянный рост нормативов расходов, утверждаемых производственными службами;
– разрешение на вывоз продукции оформ¬ляется на складе (в цехе).

НЕ ДАТЬ УНЕСТИ

Первым барьером на пути к хищению ТМЦ должна стать физическая защита, то есть досмотр транспорта и сотрудников на КПП. Однако нужно помнить, что моральный облик сотрудников охраны может оказаться далек от светлых идеалов. Поэтому проблема состоит в том, чтобы не допустить факта возникновения «ничьей» продукции на территории: как только она появится, способ ее вывезти найдется.

Контроль же именно сотрудников охраны можно усилить с помощью видеонаблюдения, причем одна из видеокамер должна быть установлена так, чтобы можно было просмотреть содержимое кузова выезжающего автомобиля либо контролировать погрузку вагона или контейнера. Выпуск продукции за территорию осуществляется только при наличии разрешения от отпускающего подразделения. Естественно, сверку разрешений и фактически выписанных накладных необходимо вести ежедневно.

Тем не менее ключевая задача обеспечения сохранности материальных ценностей – свести к минимуму объем ТМЦ, за которые никто не несет материальной ответственности. Есть несколько типовых процедур. Во-первых, в каждом подразделении необходимо организовать склад, где за хранящиеся ТМЦ будет отвечать кладовщик. Как было сказано выше, с ним можно и нужно заключить договор о полной материальной ответственности. Чтобы ввести такую ответственность, работодателю будет необходимо создать для этого все условия, к примеру огородить место хранения.

Во-вторых, нужно минимизировать количество продукции, находящейся непосредственно в производстве, на участках сортировки складов и т. д., где полной материальной ответственности фактически быть не может. Для этого все ТМЦ со складов хранения должны выдаваться только в требуемом для работы смены объеме, а по ее окончании возвращаться на склады.

В-третьих, чем меньше ценностей на складе, тем проще контролировать их сохранность. Поэтому желательно не закупать сырье и материалы впрок, хотя в условиях кризиса вряд ли кто-то в здравом уме станет работать «на склад».

Также нужно уделить внимание нормативам. Их разработка – дело долгое, а в период кризиса заниматься системными решениями проблематично, в том числе из-за их изменения в результате падения объемов производства. Быстрое решение – это анализ ежедневных рапортов цехов не только на уровне производственно-диспетчерских отделов, но и подчиненными финансового директора. Ведение элементарных таблиц в Excel, в которые сводятся ежедневные остатки сырья и расходы, позволит быстро выявлять отклонения. К примеру, если вчера почему-то резко повысились все нормативы расхода на производство единицы продукции, будет свидетельствовать о том, что в цехе может находиться «неучтенка». О таких отклонениях необходимо сообщать службе безопасности.

Несколько слов о классической контрольной процедуре, а именно инвентаризации. В период кризиса количество инвентаризаций нужно увеличить. И обязательно проводить их при вынужденном сокращении персонала.

ПРОСТО, НО ЭФФЕКТИВНО

Напоследок – как оформить и быстро внедрить описанные контрольные процедуры? Проще всего это сделать с помощью серии приказов, которые обязательно довести до исполнителей. Естественно, будут возражения и сопротивление со стороны рядовых сотрудников, для его преодоления настойчивость должен проявить генеральный директор.

Возможно, что многие из этих рекомендаций покажутся вам очевидными. Но, как показывает практика, редко встречается предприятие, где все описанные контрольные процедуры внедрены и действуют.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль