Как превратить бухгалтерскую отчетность в управленческую

3402
Максименко Вячеслав
Руководитель проектов COGITO MANAGEMENT CONSULTING
Если используемая финансовой службой информационная система не позволяет формировать необходимую менеджменту управленческую отчетность, решить эту проблему можно при помощи Excel

Большинство предприятий управленческую отчетность компании формируют ежемесячно. Если в компании используют ERP-систему, проблем со сроками и качеством отчетности не возникает. Если же данные вручную переносятся из бухгалтерских программ в таблицы Excel, на формирование управленческих данных, особенно в крупных организациях, может уходить до месяца. В такой работе зачастую задействованы целые отделы, насчитывающие 10–15 специалистов, которые кропотливо собирают затраты по каждой статье и заносят в отчетные формы.

Подобное положение дел обусловлено несколькими причинами. Во-первых, это необходимость обрабатывать огромные массивы данных. Во-вторых, нередко бухгалтерия для ведения детального учета использует помимо субконто субсчета, при этом поля Дебет (Дт) и Кредит (Кт) могут содержать до 15 знаков аналитики, которая создавалась для решения управленческих задач.

Многие бухгалтерские системы провести необходимую перегруппировку данных для целей управленческого учета не могут. И сотрудникам финансового блока приходится вручную проводить выборку, несмотря на то, что есть простое решение этой проблемы.

Разделить на части

Разумеется, вся работа с бухгалтерскими данными начинается с их выгрузки из специализированной информационной системы в Excel. Например, накопленные операции по 25-му счету «Общепроизводственные расходы», выгруженные в Excel, будут содержать коды счетов, сумму операции, дату и т. д. (см. рис. 1).

В нашем примере в бухгалтерской системе содержатся также коды места возникновения затрат (МВЗ) и типовых хозяйственных операций. При этом код счетов не разделен по уровням аналитики и представляет собой одну цифру, на основе которой сложно выполнить необходимую сортировку данных. Разумеется, наличие кода МВЗ дает возможность отследить все затраты по подразделениям компании, но руководство прежде всего интересует итоговая постатейная себестоимость продукции или отчет по расходам на реализацию какого-либо инвестиционного проекта и т. д. Другими словами, для того чтобы из бухгалтерских данных извлечь информацию, необходимую для принятия управленческих решений, важно иметь возможность по-разному комбинировать существующие данные.

В нашем примере, чтобы перегруппировывать затраты, нужно разбить код счета на четыре его составляющие. Например, счет 253101803 состоит из:

  • первые две цифры (Дт25)– счет РСБУ («Общехозяйственные расходы»);
  •  третья – пятая цифры (Дт##310) – аналитика по процессам (ремонт, содержание, перевозка, оказание услуг и т. п.);
  • шестая цифра (Дт#####1) – аналитика по элементам затрат (в нашем случае – амортизация);
  • седьмая – девятая цифры (Дт### ###803) – аналитика по видам элементов затрат (например, здания и сооружения).

Для выделения отдельных чисел в коде счета нужно создать дополнительные четыре столбца и ввести в них функции «Правсимв» и «Левсимв», которые возвращают заданное количество знаков справа и слева соответственно. В нашем примере эти функции будут записаны следующим образом (см. таблицу).

Выгрузка из бухгалтерской информационной системы

Как превратить бухгалтерскую отчетность в управленческую

Создание макета сводной таблицы

Как превратить бухгалтерскую отчетность в управленческую

Дизайнер отчетности

После того как код счета разбит на отдельные составляющие, остается сделать совсем немного. Чтобы обработать весь массив выгруженных из бухгалтерской системы сведений, нужно воспользоваться стандартной функцией Excel «Сводная таблица» из меню «Данные».

Для формирования сводной таблицы можно воспользоваться мастером макета (см. рис. 2) или разместить поля по своим местам после того, как таблица уже создана.

После перетаскивания пиктограммы полей в области сводной таблицы, будет сформирована таблица, содержащая данные в необходимом разрезе. Например, необходимо знать, сколько материалов израсходовано и списано по каждому подразделению, процессу и элементу затрат. Для этого потребуется поле «Дт» поместить в область «Страница». В строки таблицы последовательно переносятся сначала поле МВЗ, а потом элементы кода счета – поля Дт (345), Дт (6), Дт (789). Столбцы таблицы задаются полем «Кт», а область данных – полем «Сумма».

По завершении всех манипуляций с размещением полей получаем сводную таблицу общепроизводственных расходов (в нашем примере рассматривается выгрузка данных по 25-му счету) в разрезе подразделений. При этом с помощью фильтра можно посмотреть данные по каждому виду аналитики (подразделению, процессу, кредитовому счету и т. д.) или объединить их в группы (см. рис. 3).

Если созданная таблица не устраивает, можно отредактировать отчет, добавляя или меняя местами поля. Например, если нужны сведения по общехозяйственным затратам в целом по компании, с разбивкой по элементам, достаточно перенести поле МВЗ в область «Страница» и переставить Дт (6) в начало таблицы (см. рис. 4).

Разбивка кода счета по уровням аналитики

Как превратить бухгалтерскую отчетность в управленческую

Сводную таблицу можно сделать более информативной и простой для восприятия, если в исходных данных цифровые коды заменить понятными названиями счетов РСБУ, процессов, элементов и объектов затрат. Однако эта работа может быть слишком трудоемка и будет оправдана лишь в том случае, если создаваемый отчет уже имеет законченную форму и в таком виде может быть представлен менеджменту.

В заключение стоит сказать, что помимо непосредственно сумм хозяйственных операций сводная таблица позволяет отследить их количество, максимальные и минимальные разовые затраты. Для этого достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши в области данных, выбрать раздел «Параметры поля» и указать необходимые настройки (сумма, количество, максимум, минимум и т. д.). Эта информация будет не лишней для менеджмента и финансовой службы. Например, получив данные о максимальных разовых затратах, можно разобраться в причинах их возникновения.

Сводная таблица общепроизводственных расходов в разрезе подразделений

Как превратить бухгалтерскую отчетность в управленческую

Сводная таблица общепроизводственных расходов в разрезе элементов затрат

Как превратить бухгалтерскую отчетность в управленческую



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль