Возможности Excel для избавления финансовой службы от рутинной работы с документами

10477
Истомахина Мария
корреспондент FD
Довольно часто финансистам приходится заполнять большое количество стандартных документов – от внутренних отчетов до писем дебиторам. Чтобы избавиться от этой работы, можно использовать возможности Excel. Единственное, что надо сделать, это составить типовой документ в Word и увязать его с вашей таблицей.

Представьте, что вам нужно ежемесячно или даже еженедельно рассылать порядка 60-80 писем контрагентам с напоминанием о необходимости погасить просроченную дебиторскую задолженность. База дебиторов, содержащая сроки просрочки платежа, суммы начисленных по договору поставки пеней, разумеется, есть.

Используемая в компании информационная система такой услуги вам предоставить не может. Конечно, можно нанять грамотных программистов и доработать ее, но все это будет стоить немалых денег. Выдать базу должников секретарю или младшему экономисту, который потратит уйму времени на заполнение типовых писем, перенося вручную в шаблон необходимые данные, смею вас заверить, тоже не лучшая идея. Рутинная работа неизбежно ведет к ошибкам.

Как автоматизировать работу казначейства без существенных затрат

На самом деле есть простое решение этой задачи - стандартные возможности Excel. Единственное, что потребуется сделать, это составить типовой документ в Word и увязать его с вашей таблицей.

Личный опыт

Михаил Персианов, аудитор компании «Финансы»

Именно так поступили финансисты одной из компаний-клиентов, с которой мы работаем. В компании база данных о взаиморасчетах с покупателями ведется в 1C. Там содержится наименование контрагента, сумма и срок задолженности. В соответствии с типовым договором купли-продажи, который утвержден в компании, на сумму задолженности, просрочка платежа по которой превышает месяц, ежемесячно начисляются пени. Расчет суммы штрафа выполняется в Excel, куда выгружаются данные из 1С. И уже на основе базы, сформированной в Excel, создают типовые письма-напоминания в Word, которые затем распечатывают и рассылают покупателям.

Заполнение типовых форм документов в Excel

Шаг 1

Для того чтобы «научить» Excel заполнять типовые формы документов, в Word нужно активировать панель «Слияние». Для этого достаточно кликнуть правой кнопкой мыши в области панелей. 

Возможности Excel для избавления финансовой службы от рутинной работы с документами

Шаг 2

Указать, откуда в шаблон будут поступать данные. Для этого надо кликнуть на панели «Слияние» иконку «Открыть источник данных» и указать путь к файлу Excel, содержащему исходные данные для заполнения документа. Половина всей работы сделана.

Шаблон Excel, который поможет быстро сформировать отчет о движении денежных средств

Шаг 3

На панели «Слияние» нужно выбрать иконку «Вставить поля слияния». Выбор полей – это указание столбцов в таблице Excel, из которых данные нужно перенести в шаблон. В результате на основе одной строки таблицы формируется один документ. Остается лишь расставить поля по документу там, где они уместны.

Возможности Excel для избавления финансовой службы от рутинной работы с документами

Курсивом выделены поля слияния, которые подставляются из базы данных о дебиторах и их просрочках платежа, сформированной в Excel. Наименования полей носят те же названия, что и столбцы в таблице Excel.

Новая задача для Excel: расчет тарифа на контрактное производство

Шаг 4

Кликнуть иконку «Поля/Данные», и вы получите сформированный документ (в нашем случае письмо-напоминание с именами, датами, суммами задолженности). Переключаться между письмами разным дебиторам можно стрелками вправо-влево в панели «Слияние». При этом все письма можно объединить в один документ Word (иконка «Слияние в новый документ»), отправить на печать (иконка «Слияние при печати») или сразу разослать адресатам по электронной почте (иконка «Слияние по электронной почте») – каждый контрагент получит только ему адресованное письмо. Правда, для этого нужно, чтобы в Outlook были созданы контакты получателей и фамилия, имя и отчество адресата содержалось в одном из столбцов таблицы Excel, на основе которой осуществляется заполнение шаблонного письма-напоминания.

Личный опыт

Михаил Персианов, аудитор компании «Финансы»

Так можно заполнять практически любые шаблонные документы – договоры, служебные записки, внутренние отчеты. При этом не нужно тратить время на перемещение по огромным таблицам и проверять, не ошиблись ли вы, перенося данные вручную. Стоит отметить, что можно проводить слияния базы данных Excel с несколькими документами Word. Например, аналогично можно создать и привязать к базе данных по задолженности шаблон конверта с адресами должников.

Полезная статья? Добавьте страницу в закладки, сохраните, распечатайте или переадресуйте. 

Работа с текстом

Основная сложность, которая возникает при формировании шаблонных документов, – работа с текстом: использование корректных падежей, склонений и родов. Например, если письмо-напоминание направляется на имя конкретного адресата, которым может быть как женщина, так и мужчина, нужно правильно выбрать форму обращения: «Уважаемый» или «Уважаемая». Если делать это вручную, то работа по слиянию таблицы Excel и шаблона документа в Word потеряет всякий смысл.

Чтобы этого избежать, потребуется вставить дополнительный столбец в базу данных в Excel и заполнить его, используя логическую функцию системы «Если» и текстовую функцию «Правсимв». Функция «Правсимв» возвращает указанное количество знаков с конца строки в выбранной ячейке, а «Если» проверяет истинность заданного условия. К примеру, используя формулу «ЕСЛИ(ПРАВСИМВ([Ячейка, содержащая отчество адресата];3)=»вич»;«ый»;»ая»)», составленную из двух этих функций, можно получить правильное окончание обращения «Уважаемый». Останется лишь подставить поле в шаблон документа. По аналогии можно склонять имена и отчества адресатов.

Возможности Excel для избавления финансовой службы от рутинной работы с документами



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль