Согласовать за два дня

1773
Как управлять платежами в холдинге, который насчитывает около пяти тысяч магазинов? Вице-президент по финансам «Евросети» делится своим рецептом

Структурно группа компаний «Евросеть» в России состоит из восьми филиалов, выделенных по территориальному признаку. За каждым из них закреплены расположенные в регионе салоны связи. Филиалы самостоятельно оплачивают выставленные им счета в рамках принятых бюджетов и после согласования с головным офисом. Еще два года назад заявки на платеж формировали на бумаге. Среднее количество заявок – около 1000 документов в день. А на согласование одного платежа уходило около пяти дней.

Система нам поможет

Во всех филиалах к июлю 2007 года была внедрена комплексная информационная система SAP R/3. И когда сотрудники привыкли к работе с ней, мы смогли запустить процедуру электронного согласования платежей при помощи одного из стандартных модулей системы.

В салонах связи SAP не внедрялся, иначе затраты на такой проект превысили бы все разумные рамки. Проект автоматизации и так обошелся в $17 млн. В итоге схема визирования выглядит так.

После того как инициатор платежа сформировал заявку, она должна пройти перед оплатой несколько уровней согласования. Например, инициатор платежа должен направить заявку в филиал не позднее 11 часов. Получив ее, сотрудник филиала заносит всю информацию в SAP , и уже в системе заявка направляется на согласование главному бухгалтеру (не позднее 14.00). А с февраля этого года при занесении заявки на платеж в SAP система предварительно обращается к бюджетному модулю и проверяет наличие ассигнований в бюджете доходов и расходов на соответствующую сумму, если их нет – запрос на осуществление платежа автоматически отклоняется.
Два часа отводится главному бухгалтеру филиала на проверку всех документов, необходимых для осуществления платежа.

Следующий в цепочке согласований – бюджетный контролер. Его задача – отследить соответствие требуемого платежа заложенным в бюджете статьям расходов и соблюдение бюджетных лимитов. На следующий день наступает черед финансового директора филиала (визирование платежей до 11.00). После него заявка на платеж направляется системой в головной офис на утверждение главного казначея «Евросети». Ему отводится всего лишь час, для того чтобы завизировать платеж, а также указать один из расчетных счетов для оплаты.

Если же платеж на каком-то из этапов был отклонен, причину отказа присылают по электронной почте инициатору платежа.

Порядок в основе

Сначала было четыре уровня согласований. Последним свою визу ставил финансовый директор филиала. Дополнительное согласование у главного казначея ГО было введено не столько для контроля, сколько для организации правильной работы. Дело в том, что сначала заявка на платеж должна быть сформирована и утверждена в SAP, а потом автоматически выгружена в систему -«банк-клиент». На практике же происходило все с точностью до наоборот. Сотрудники филиалов, привыкшие работать по старинке, сначала составляли платежное поручение в системе «банк-клиент», потом вручную переносили данные в электронную заявку в SAP, а затем выгружали их обратно в «банк-клиент». По сути, они делали двойную работу. К тому же многие поля заявки в SAP просто игнорировались. Когда мы в головной компании стали задерживать заявки, оформленные неправильно, ситуация значительно улучшилась.

Видим все платежи

После того как мы отошли от бумажного документооборота, многие проблемы решились сами собой. Во-первых, заявки на платеж не исчезают, что раньше случалось. Во-вторых, инициатор платежа в режиме реального времени может отследить, на каком этапе находится заявка. В-третьих, внедрение электронного визирования позволило нам упорядочить документо-оборот, выявить ответственных за ошибки, а также гарантировать исполнение бюджетных лимитов. Ну и разумеется, сократились и согласования платежей. Если раньше требовалось пять дней, то теперь – меньше двух, что не мало для нашего бизнеса.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль