Деньги в системе

2665
100–150 платежных поручений в день – такой объем работы, не считая других операций, приходится сегодня на казначеев. Какие задачи можно перепоручить информационной системе, чтобы разгрузить людей и повысить эффективность управления денежными средствами

Казначейство как структурно обособленное подразделение суще-ствует далеко не на всех россий-ских предприятиях, поэтому функции этого подразделения приходится делегировать, что во многом усложняет процесс управления денежными потоками. Зачастую большинство исключительно «казначейских» задач ложится на бухгалтерию, планово-экономический отдел, а иногда сам финансовый директор играет роль казначея. Но даже при наличии такого структурного подразделения, как казначейство, часть функций в ряде компаний отдана другим подразделениям, например, отдел снабжения может заниматься планированием платежей поставщикам, планово-экономический – отвечать за утверждение выплат в соответствии с принятым бюджетом, бухгалтерия – создавать и разносить в главной книге платежные документы.

С ростом компании расширяется база контрагентов, увеличивается число первичных документов, растет потребность в заемных средствах. В таких условиях делегировать функции казначейства – значит, обречь компанию на регулярные проблемы с ликвидностью. Многие крупные холдинги, такие как «Ростелеком», «Якутуголь», «Росинтер», «НБ-Ретал» и другие, не только создали у себя обособленные подразделения казначейства, но и автоматизировали их работу. Основные преимущества такого подхода – усиление контроля над финансовыми рисками за счет централизованного планирования и перераспределения денежных средств, а также более эффективная работа с кредитами и займами.

Что автоматизируем

Принимая решение об автоматизации казначейства, финансовый директор должен определить, какие функции будут затронуты, и поставить основные цели внедрения информационной системы. Стоит ли компании на данном этапе развития внедрять специализированную программу, доработать модуль существующей ERP-системы или использовать электронные таблицы.

|Совет консультанта|
Роман Малюга, руководитель направления «Управления финансами и казначейством», KPMG: «Большинство казначейств берет свое начало из бухгалтерской службы или «платежного сектора» бухгалтерии. Однако за последние 10 лет произошло значительное расширение функций казначейства как на Западе, так и в российских компаниях. Задумываясь об автоматизации казначейства, руководитель должен понимать, что сфера ответственности корпоративного казначейства может вырасти. В крупных западных компаниях известны случаи, когда уже через пару лет после успешной автоматизации казначейства менеджмент приходил к решению о замене внедренной программы из-за отсутствия в ней необходимых функций».

Как правило, при автоматизации казначейства в информационных системах реализуются следующие задачи:

  • планирование финансовых потоков, фактический учет, анализ план/факт;
  • работа с банками – проведение платежей, привлечение кредитов, размещение средств на депозитах;
  • расчеты с дочерними и зависимыми обществами или внутригрупповые расчеты;
  • размещение свободных денежных средств;
  • управление дебиторской и кредиторской задолженностью, установление лимитов по ним;
  • управление финансовыми, кредитными и валютными рисками.
|Опыт коллеги|
Александр Рославцев, финансовый директор ОАО «Росинтер Ресторантс Холдинг»: «При внедрении ERP-системы, в том числе казначейского модуля, в нашей компании мы преследовали следующие цели:
– автоматизация управления казначей-ством с учетом коммерческих и организационных особенностей компаний;
– централизованное хранение всей информации о платежах;
– повышение эффективности работы отделов компании благодаря возможностям анализа данных и обмена информацией;
– формирование специфических отчетов и представление более детализованной информации в отчетности компании;
получение полной картины о текущем состоянии и распределение финансовых ресурсов;
– контроль финансовых потоков».

Проблема выбора

Сегодня на рынке программного обеспечения существует достаточно обширный выбор систем, предназначенных для автоматизации казначейства. Среди них можно выделить отдельные конфигурации, разработанные на базе 1С «Управление наличностью и ликвидностью», SAP модуль treasury, Microsoft Dynamics Ax модуль «Казначейство», а также собственной разработки компаний-консультантов. Но, несмотря на это, зачастую вопросы управления денежными потоками на практике решаются с помощью Excel. Если предприятию предстоит выбрать информационную систему для автоматизации казначейства, минимальный набор требований к ее функциональным возможностям должен быть следующим:

  • планирование, формирование и утверждение заявок на платежи;
  • поддержание мультивалютных операций;
  • автоматический контроль лимитов платежей, установленных в бюджете движения денежных средств;
  • инструментарий для формирования платежных документов;
  • механизм распределения исходящих денежных потоков по расчетным счетам;
  • интеграция с системой «банк-клиент»;
  • бухгалтерский учет движения денежных средств;
  • оперативный анализ и контроль за состоянием ликвидности предприятия.

Если компания склоняется к использованию независимой казначейской системы, не интегрированной с ERP-системой, особое внимание нужно уделить ее возможностям по взаимодействию и обмену данными с уже используемыми бухгалтерской программой и системой бюджетирования.

Остальной набор критериев выбора достаточно стандартен: сроки и стоимость внедрения, возможность работать с удаленными пользователями (актуально для территориально распределенных групп компаний), технические возможности системы (скорость и максимальный объем обрабатываемых операций в единицу времени) и т. д.

|Опыт коллеги|
Александр Рославцев, ОАО «Росинтер Ресторантс Холдинг»: «В нашей компании внедрена Microsoft Dynamics AX. Поэтому как таковой проблемы выбора перед нами не стояло. Работа казначейства была автоматизирована на основе модуля “Казначейство”. В ходе проекта внедрения выполнена интеграция Axapta со следующими продуктами: RKeeper (выручка ресторанов); «банк-клиент» (учет и формирование платежных поручений), Cognos (планирование). Кроме того, стандартная Axapta без каких-либо проблем взаимодействует с MS Office, что позволяет импортировать и экспортировать данные в привычные для многих пользователей электронные таблицы».

Остановимся подробнее на наиболее важных функциональных возможностях систем автоматизации казначейства.

Планирование денежных потоков

Как правило, прогнозированием движения денежных средств на год с помесячной разбивкой занимается планово-экономическая служба предприятия. Задача сотрудников казначейства – оперативное планирование (день, неделя, месяц) платежей. При этом в долгосрочных планах используется принцип скользящего планирования. Бюджет движения денежных средств ежемесячно уточняется на основании заключенных договоров или корректировки остальных бюджетов. Многие компании делают это в рамках автоматизации бюджетирования. Следовательно, казначейская система должна быть с ней интегрирована, чтобы можно было отслеживать утверждение платежей на соответствие лимитам бюджета движения денежных средств.

|Совет консультанта|
Роман Малюга, KPMG: «Наиболее развитые казначейства российских компаний строят скользящий график движения денежных потоков (rolling cash-flaw forecast). Как правило, это происходит раз в неделю, а горизонт планирования составляет один месяц. Учитывая остатки на счетах и предстоящие платежи, компания более эффективно распределяет финансовые ресурсы. Тяжело оценить прямую зависимость сокращения объема необоснованных затрат с внедрением описанного принципа планирования. Но каждый финансовый директор, внедривший на своем предприятии этот принцип прогнозирования, абсолютно уверенно называл нам порядок цифр, на которые сократились затраты».

Формирование и утверждение заявок

Наиболее удачны внедрения информационных систем, при которых автоматизируется весь финансовый контур. В этом случае для казначейства компании открыт доступ к базе договоров с условиями и графиками оплаты, своевременной информации об отгрузках, закупках, счетах на оплату, существующей задолженности. При таком подходе за сформированной заявкой на платеж сохраняется список документов-оснований, на основе которых определена сумма выплат, что существенно упрощает анализ выполнения договоров. Схематично близкий к идеалу процесс прохождения платежей в информационной системе представлен на схеме 1.

Заявки в системе создаются инициатором платежа. Это может быть менеджер отдела закупок или снабжения, специалист отдела инвестиций, сотрудник коммерческого отдела или бухгалтер. Далее они поступают в казначейство, где утверждаются финансистом.

Как и все документы в крупной компании, заявки полежат согласованию. В процесс согласования могут быть вовлечены начальники отделов, утверждающие заявки своих подчиненных, бухгалтеры, подтверждающие правильность счетов и договоров, сотрудники планово-экономического отдела, контролирующие соответствие платежа бюджету движения денежных средств, финансовый директор и т. д.

В зависимости от ситуации возможно несколько вариантов прохождения заявок. Например, заявки на крупные суммы могут проходить более долгий путь согласований, чем обычно. Также возможны различные варианты действий в случае превышения лимита оплаты по статье бюджета движения денежных средств: заявка может быть отклонена, утверждена с превышением бюджета или потребуется дополнительное согласование.

Для этого в системе должен быть реализован механизм «маршрутов утверждения». При его настройке можно указать количество этапов согласования, какие пользователи утверждают документ, какие действия можно выполнять с документом и т. д. Например, может быть установлен следующий порядок действий: специалист отдела снабжения указывает документ-основание, финансовый котроллер при согласовании вводит ЦФО и статью затрат, бухгалтер изменяет счета и налоговые коды и т. д. После утверждения заявки должен автоматически уменьшаться доступный остаток по статье бюджета движения денежных средств.

Помимо перечисленного информационная система должна автоматически формировать сообщения о заявках, поступивших на утверждение, а также позволять отследить, на каком этапе согласования находится этот документ, историю согласований и комментариев.

|Опыт коллеги|
Александр Рославцев, ОАО «Росинтер Ресторантс Холдинг»: «В нашей системе в модуле «управление платежами – маршрутизация» существует возможность оплачивать заявку частями, а также распределять платежи по дате, сумме оплаты, по банкам и счетам, с которых будет произведен платеж. Казначей, располагая информацией о доступных денежных средствах на банковских счетах, утвержденных заявках и руководствуясь платежным календарем, ежедневно составляет реестры платежей по счетам».

Деньги в системе

Работа с банками

При наличии утвержденных и готовых к оплате заявок формирование платежей не займет больше одного часа в день независимо от количества платежей. Заявки в правильно выстроенной системе должны уже содержать все необходимые реквизиты для платежных поручений, поэтому единственное, что требуется сделать – распечатать платежные поручения или экспортировать платежи в систему «клиент-банк».

При получении банковской выписки идентификация исходящих платежей может быть осуществлена автоматически на основании тех же заявок на оплату.

Значительно сложнее автоматизировать работу с входящими платежами. При их распознавании потребуется информация об условиях договоров и о существующей задолженности контрагентов. Это нужно учитывать, выбирая систему автоматизации казначейства. К тому же будет нелишним, чтобы при разнесении платежей одновременно данные о факте оплаты переносились в систему бюджетирования.

|Опыт коллеги|
Александр Рославцев, ОАО «Росинтер Ресторантс Холдинг»: «После маршрутизации по заявкам, имеющим статус «Готова к оплате», бухгалтер отдела оформления и учета создает платежное поручение. Далее они экспортируются в систему «клиент-банк». Для этого бухгалтер указывает расчетный счет, с которого будут осуществлены платежи, и дату платежей. Помимо согласования платежей в модуле «Заявки» необходима авторизация платежей в системе «клиент-банк». Следующим этапом является отправка платежа в банк с использованием системы «клиент-банк».
При получении банковской выписки бухгалтер обрабатывает ее в трехдневный срок. Факт оплаты отражается сотрудниками отдела оформления и учета за счет создания строк в «Журнале банковских выписок» модуля “Денежные средства”»

Анализ выполнения плана

Чтобы свести к минимуму вероятность возникновения внезапных кассовых разрывов, информационная система должна не только уметь работать с заявками на платеж, но в первую очередь формировать платежный календарь. По сути, это основной инструмент оперативного управления средствами казначея. С его помощью можно отслеживать и устранять кассовые разрывы, планировать привлечение заемных средств, устанавливать приоритетность платежей, контролировать и анализировать выполнение поданных заявок. Как правило, большинство систем формирует платежный календарь на основании плановых и фактических заявок на оплату. Будет удобно, если в системе предусмотрен механизм контроля по группе платежей, например: по датам, банковским счетам, контрагентам, договорам, приоритету.

Деньги в системе

Секрет успеха

Успех проекта автоматизации казначейства зависит не только от выбранной системы, но в первую очередь от готовности компании к внедрению и продуманной методологии управления своими денежными средствами. Разумеется, хороший программный продукт должен сам иметь внутреннюю методологию учета денежных средств, а также учитывать особенности компании. Но это не означает, что реализованная в системе методология подойдет для вашей компании.

Поэтому еще до начала проекта внедрения автоматизированного управления казначейством нужно проанализировать текущее состояние сложившихся в компании подходов к управлению денежными средствами и ответить на следующие вопросы:

Есть ли четкое понимание целей внедрения? Не секрет, что в основе многих неудачных проектов автоматизации – незаинтересованность менеджмента в результате и непонимание конкретных выгод и результатов проекта. Менеджеры должны не только осознавать, что они хотят получить на выходе, но и быть готовыми довести работу до конца.

Подразделения компании эффективно взаимодействуют друг с другом в процессе управления денежными средствами? Ключевой фактор успеха автоматизации – четкое распределение полномочий между подразделениями и проведение соответствующих организационных изменений. Стоит заранее убедиться, что люди готовы к подобным реформам.

Создана ли в компании четкая и понятная методология формирования бюджета движения денежных средств? Без качественного положения о бюджетировании, к тому же действительно работающего в жизни, не обойтись. Как уже упоминалось выше, заявки потребуется проверять на соответствие бюджету движения денежных средств.

Вы готовы перестраивать свои бизнес-процессы? Несмотря на то что сегодня большинство информационных систем, в том числе и программное обеспечение ориентированное на автоматизацию работы казначейства, обладают большим количеством настроек и хорошим запасом гибкости, проекты внедрения зачастую требуют от компании пересмотреть существующие процессы. При этом у большинства пользователей создается впечатление, что это особенности системы или ее ограничения. А если новое программное обеспечение еще и ограничивает их в правах или лишает определенных привилегий (особенно это касается руководства филиалов), то тогда программному продукту несдобровать – все силы бросаются на борьбу с ним, а не на внедрение.

Типичные ошибки при автоматизации казначейства

Деньги в системеАлександр РОСЛАВЦЕВ,
финансовый директор ОАО «Росинтер Ресторантс Холдинг»

Среди наиболее распространенных ошибок, допускаемых компаниями при автоматизации работы казначейства, можно отметить следующие:

1. Недостаточное качество и глубина проработки методологической базы. В результате требования к автоматизации приходится переделывать уже после того, как техническое задание сформировано. Что не сокращает сроков и не делает проект дешевле.

2. Неудовлетворительное тестирование функциональных блоков. Многие ошибки уже внедренной системы обнаруживаются пользователями только в ходе промышленной эксплуатации, а это значит, что надо заново привлекать консультантов для их устранения.

3. Не уделяется должное внимание производительности и скорости выполнения операций. В итоге оказывается, что система просто не справляется с нагрузкой и «виснет». Компании такое поведение системы грозит серьезными убытками.

4. Будущие пользователи системы не принимают активного участи в процессе внедрения, зато потом претензий к проекту более чем достаточно.

Во избежание подобных ошибок необходимо апробировать каждый процесс в системе и только после одобрения пользователей процесса внедрять согласованный интерфейс и функционал применительно ко всей компании. Также нужно заблаговременно обучить всех участников процесса работе с автоматизированной системой.



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль