Международный учет «по-русски»

1762
Истомахина Мария
корреспондент FD
Как компании Quelle удается составить отчетность по РСБУ и МСФО за четыре дня и отчитаться перед налоговыми органами и головной компанией

Компания Quelle специализируется на торговле товарами по каталогам. Ее российское представительство ЗАО «Майл Ордер Сервис» (ЗАО «МОС») основано в 2004 году и насчитывает около 250 человек. Тем не менее бизнес развивается стремительными темпами. Компания входит в состав крупного европейского концерна «Аркандор» (Arcandor AG). Штаб-квартира находится в Германии, акции торгуются на Франкфуртской фондовой бирже. Концерн формирует консолидированную отчетность в соответствии с МСФО. Все региональные представительства, в том числе и российское, ограничены жесткими сроками по сдаче финансовой отчетности в головную компанию для последующей консолидации. В то же время, находясь на территории России, ЗАО «МОС» составляет отчетность в соответствии с национальными стандартами бухгалтерского учета. Международная отчетность по уже сложившейся традиции формируется в результате трансформации данных российской отчетности.

До начала проекта весь бухгалтерский учет в компании вели на базе «1С:Управление предприятием 8.0». Из этой системы первичные данные выгружали в Excel, где вручную проводили все корректирующие проводки и составляли отчетность по международным стандартам. Несмотря на то что отчетность по российским меркам составлялась достаточно оперативно – за неделю, достоверность данных оставляла желать лучшего. Можно назвать несколько трудностей, связанных с качеством и оперативностью подготовки отчетности:

  • отсутствие знаний и навыков у персонала для работы с 1С 8.0. Бухгалтеры выполняли типовые операции, но не использовали всех возможностей системы, что значительно увеличивало сроки;
  • продолжительное время, необходимое на сбор всей первичной документации и подготовку отчетности по РСБУ;
  • запутанная система трансформации, описанная в Excel, что приводило к проблемам с подтверждением отчетности аудиторами группы «Аркандор».

Для сокращения сроков закрытия финансовой отчетности руководством было принято решение о внедрении информационной системы, которая позволила бы в полуавтоматическом режиме составлять отчеты по МСФО.

Чем плох именитый европеец

Приступив к реализации проекта по сокращению сроков закрытия отчетности, руководство компании рассмотрело возможность ведения бухгалтерского учета по МСФО в таких западных системах, как SAP, Oracle, Axapta. Они требовали серьезных доработок под специфику бизнеса и высоких затрат на внедрение. В то время компании был нужен результат в кратчайшие сроки при сравнительно небольших затратах (до 100 тыс. евро), так как в 2007 году ЗАО «МОС» только достигло точки безубыточности. Из российских систем единственным претендентом была 1С 8.0. К тому же именно эта программа уже использовалась в компании для ведения бухгалтерского учета и предусматривала возможность формирования отчетности по МСФО.

|Опыт коллеги|
Антон Третьяков, финансовый директор ЗАО «МОС»: «В отличие от 1С такие системы, как SAP, Oracle, Axapta, внедряются и настраиваются исходя из бизнес-процессов компании. Другими словами, весь бизнес сначала нужно описать, задокументировать, «выпрямить» существующие перекосы, а потом заниматься установкой системы. Особенно сложно установить SAP, так как программа достаточно жесткая и диктует свою логику. Иногда бизнес-процессы приходится перестраивать под нее. И это нормально. Но мы сейчас находимся на другом этапе развития и должны быть гибкими. Это наше основное конкурентное преимущество. К тому же нет времени на долгое внедрение дорогостоящей системы. Этих недостатков лишена 1С».

Поэтому руководство компании решило доработать уже используемую бухгалтерией систему 1С 8.0 для целей трансформации отчетности в МСФО.

Кому доверить проект

Изначально внедрение 1С в ЗАО «МОС» провела небольшая компания-франчайзи, специалисты которой не обладали достаточным опытом. К тому же в ходе первого внедрения не проводили обучение сотрудников, консультанты не разъясняли все возможности системы, что создало дополнительные проблемы при ее эксплуатации.

Руководство компании «МОС» отказалось от услуг этого франчайзи и провело конкурс по выбору консультантов, которые должны были доработать систему и обеспечить возможность подготовки отчетности по МСФО. Были определены предельно простые критерии отбора: масштаб компании-исполнителя и количество уже реализованных аналогичных проектов.

|Опыт коллеги|
Антон Третьяков, ЗАО «МОС»: «В результате проведенного тендера были отобраны две крупные компании: «1С-Рарус» и «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ). Они обладали достаточным штатом сотрудников и большим опытом внедрения системы. Далее предстояло все же выбрать одного конкретного победителя конкурса. Сотрудники БИТ проявили себя более клиенто-ориентированными и заинтересованными в результатах проекта. И мы отдали предпочтение им».

С компанией БИТ был заключен договор на разработку модуля «Международный учет», который предусмотрен стандартной конфигурацией программы 1С 8.0. Все работы по этому договору предполагалось закончить за полгода.

Пересмотреть планы

Проект внедрения МСФО в 1С 8.0 начался в марте 2007 года. В нем приняли участие восемь человек, из них четверо – консультанты БИТ (руководитель проекта, аналитик и два разработчика), а также четыре человека – сотрудники бухгалтерии и группы контроллинга ЗАО «МОС».

Прежде чем разрабатывать модуль международного учета, консультантам надо было разобраться с настройками российского бухучета, которые уже были реализованы в системе. Представители БИТ провели экспресс-обследование, в результате которого выяснилось, что зачастую сотрудники ЗАО «МОС» не используют весь потенциал системы и делают вручную то, что система позволяет формировать автоматически. Например, не было настроено автоматическое разделение проводок для целей бухгалтерского и налогового учета, не автоматизирован модуль расчета заработной платы и т. д.

|Мнение консультанта|
Артем Кузнецов, руководитель проекта, компания БИТ: «Система 1С была закуплена у другой компании. В ходе ее установки был неправильно определен объем услуг, упущен вопрос обучения пользователей. Поэтому многие задачи сотрудникам компании пришлось решать самостоятельно. В результате у персонала бухгалтерии регулярно возникали серьезные проблемы, связанные с настройкой системы, в частности, при формировании отчетности. Поэтому просто необходимо было начать проект автоматизации подготовки отчетности по МСФО с правильной постановки бухгалтерского учета в системе. В противном случае результатов от автоматизации МСФО добиться просто бы не удалось, особенно если принять во внимание, что отчетность по международным стандартам формируется на основе данных российского бухгалтерского учета».

Этот факт привел руководство компании к переосмыслению первоначальных задач. Поэтому ЗАО «МОС» и БИТ заключили второй договор по доработке и сопровождению системы российского бухгалтерского учета в 1С.

Итог этих переговоров – две четко сформулированные задачи для консультантов:

  • исправить ошибки, допущенные при первом внедрении в части ведения россий-ского бухгалтерского учета, и обеспечить сопровождение системы, а также обучение сотрудников;
  • разработать модуль международного учета.

Перечисленные задачи решались параллельно. Компании было важно в кратчайшие сроки закончить проект. Для этого была создана вторая рабочая группа, которая занималась совершенствованием системы российского бухгалтерского учета. Заметим, что устранение недостатков в существовавших процедурах учета носило в основном технический характер.

Справка о компании

Немецкая компания Quelle основана в 1927 году. До Второй мировой войны она занималась посылочной и розничной торговлей. Расцвет компании пришелся на 60–70-е годы. В 90-е годы Quelle объединилась с крупной сетью германских универмагов Karstadt. Объединенную компанию назвали KarstadtQuelle AG. В конце 90-х менеджмент компании решил диверсифицировать бизнес и на паях с «Люфтганзой» (50/50 процентов) была приобретена английская туристическая компания «Томас Кук» (Thomas Cook).  В 2006 году KarstadtQuelle полностью выкупила долю «Люфтганзы», таким образом консолидировав «Томас Кук». С июля 2007 года компания переименована в Arcandor AG. Оборот компании составляет 21 млрд евро, в том числе Quelle около 4,5 млрд евро.

Описать задачи

Несколько сложнее обстояли дела с созданием нового модуля. После экспресс-обследования аналитик зафиксировал информацию о состоянии системы в отчете, и только затем началась подготовка к автоматизации формирования отчетности по МСФО. Был создан «Устав проекта», в котором описаны рамки проекта (примерный список задач), сроки реализации, ориентировочный план действий и бюджет. «Устав проекта» также регламентирует отношения между сотрудниками компании и представителями консультанта: как будет организован документооборот, порядок принятия решений, сроки изучения и анализа представленных документов.

Следующим шагом стало повторное, более детальное обследование системы и подготовка технического задания. На его составление потребовалось полтора месяца. Однако все нюансы сразу учесть не удалось. В процессе работы появлялись новые проблемы и новые задачи, предусмотреть которые заранее было крайне сложно. Например, в силу особенностей бизнеса в отчетности по МСФО Quelle признает расходы на производство и распространение каталогов не в момент их рассылки, а распределяет эти затраты равномерно на весь период действия каталога. Каждый каталог, по сути, актив компании, приносящий ей экономические выгоды на протяжении длительного времени, а не в момент списания со склада. Такая интерпретация экономической сути расходов на каталоги кардинально отличается от требований РСБУ. Чтобы учесть эти и другие особенности компании, приходилось вносить корректировки в техническое задание.

В четырех шагах от результата

Непосредственная работа по созданию модуля международного учета была поделена на четыре основных этапа:

1. Организация учета в разрезе центров затрат и реализация этой аналитики в системе бухгалтерского учета.
2. Настройка и трансляция проводок.
3. Учет различий между РСБУ и МСФО (загрузка данных из других систем и отражение их в отчетности по МСФО).
4. Формирование отчетности по МСФО.

В первую очередь необходимо было правильно реализовать в системе принципы, отраженные в учетной политике по МСФО, а также корпоративный план счетов, установленный стандартами Arcandor. Чтобы добиться результата в кратчайшие сроки, в Quelle учетная политика по российским стандартам была максимально приближена к требованиям международного учета, что во многом упростило трансформацию отчетности. Тем не менее консультантам нужно было не только внедрить в систему план счетов по МСФО, но и предусмотреть механизмы корректировки хозяйственных операций.

|Опыт коллеги|
Антон Третьяков, ЗАО «МОС»: «Сегодня с любого российского счета данные безболезненно переносятся на счета международного учета. Для этого в ходе внедрения была разработана таблица соответствия счетов РСБУ и МСФО. Но, увы, не все счета можно переносить напрямую. Например, данные о нематериальных активах, отражаемые в российском плане счетов, не полностью удовлетворяют принципам МСФО. Например, после того, как несколько лет назад был изменен порядок признания нематериальных активов и внесена поправка об эксклюзивности авторских прав, поставить на счет 04 «Нематериальные активы» какое-либо стандартное программное обеспечение стало невозможным.
Эксклюзивность прав предполагает, что программа создана специально для конкретной компании и компания-разработчик передает все права на распоряжение этой системой заказчику, а «коробочные» системы таким критериям не соответствуют. В российском бухгалтерском учете затраты на приобретение подобного программного обеспечения учитываются на счете 97 «Расходы будущих периодов» и ежемесячно амортизируются на себестоимость услуг компании.
Чтобы решить эту проблему, вся информация об амортизации активов попадает в специальный буфер системы, где формируется отчет о всех проведенных операциях по РСБУ, которые не были перенесены в МСФО. В этом буфере есть возможность внести дополнительную аналитику для целей международного учета и дальше списать подобные затраты, но уже в соответствии с МСФО».

Кроме того, потребовалось создать механизм учета тех операций, которые не подтверждены документацией. В алгоритме, заложенном в 1С, подавляющее большинство проводок делается на основе первичных документов. Для МСФО важен факт совершения хозяйственной операции. Чтобы решить эту проблему, было сделано следующее. После закрытия счетов российского бухгалтерского учета все данные автоматически переносятся на счета МСФО. Следующий шаг – внесение группой контроллинга тех хозяйственных операций, которые не были признаны для целей РСБУ. Например, не получены документы от поставщика, хотя товар фактически поставлен, и, следовательно, в РСБУ расход не признается, а в МСФО делается начисление.

Еще один блок проблем – расхождения между российским и международным учетом, связанные с закрытием финансового года и формированием годовой отчетности. В РСБУ правки в годовую отчетность можно вносить до конца марта. Например, в феврале можно провести операции, датированные первым кварталом предыдущего года. В таких системах, как SAP и ORACLE, существует специальное понятие, так называемый 13-й период, в котором учитываются все запоздавшие документы и сопутствующие им хозяйственные операции. Их можно учесть в РСБУ одним годом, а в МСФО другим (следующим). В 1С такого механизма нет. Но существует стандартная функция закрытия месяца и года, которая и была доработана в ходе проекта.

|Опыт коллеги|
Антон Третьяков, ЗАО «МОС»: «БИТ разработал механизм, позво-ляющий учесть разницу в закрытии года по РСБУ и МСФО. Документы за прошлый год, которые пришли в конце января, проводятся 31 декабря для целей РСБУ, а в учет по МСФО они попадают январем. Дальше если на эти хозяйственные операции были сделаны начисления в МСФО, то они сторнируются январем. Если же начислений не было, операция просто попадает в январь. Кроме того, нам очень повезло, что концерн Arcandor в 2007 году перешел на финансовый год, который начинается 1 октября и заканчивается 30 сентября. Таким образом, теперь в международном учете закрытие декабря – это всего лишь закрытие очередного месяца».

В дополнение ко всем перечисленным работам на основе отчетности по МСФО в компании была создана система управленческого учета. По сути, был внедрен учет затрат по центрам финансовой ответственности. Для этого к каждому счету МСФО была открыта дополнительная аналити-ка – субконто. Разрабатывать состав аналитических признаков, необходимых менеджменту, не потребовалось. За основу была взята та структура данных, которая использовалась для целей бюджетирования и которая успешно использовалась в материнской компании в Германии. Таким образом, выстроив в 1С учет по МСФО, компания получила не только отчетность для головной компании, но и данные о фактическом исполнении принятых бюджетов.

В конце августа были внесены последние изменения и создана тестовая версия (макет) системы. В течение месяца шла ее опытная эксплуатация, в ходе которой устранялись допущенные при автоматизации ошибки. Уже в октябре 2007 года Quelle сдала первую отчетность по МСФО, используя 1С 8.0.

Успеть за четыре дня

Основным результатом проекта стало сокращение сроков закрытия отчетного периода до четырех дней: два дня на закрытие российской бухгалтерской отчетности и еще два дня на трансформацию в МСФО и передачу отчетности в германский Quelle. Также в системе теперь формируется управленческая отчетность по центрам затрат. Тем не менее остались и нерешенные проблемы, а именно:

  • серьезные изменения в стандартных функциях 1С привели к проблемам, связанным с обновлением системы. Выход очередного релиза для этой программы требует ее серьезной перенастройки. Компании приходится практически заново вносить те настройки, которые когда-то уже были сделаны. Поэтому требуется постоянное сопровождение консультантов;
  • отсутствует четкая система разграничений прав доступа к документам и отчетам. Настройка прав требует дополнительной работы консультантов и не может быть осуществлена самим пользователем. Это не только создает угрозу конфиденциальности данных, но и приводит к ошибкам;
  • не настроен интерфейс передачи данных из логистической системы («Верис» – система осуществляющая в ЗАО «МОС» учет продаж по наименованиям продукции и движения товаров) в 1С. Сегодня товары в бухгалтерском учете отражаются обезличенно – общее количество (без деления на наименования) и общая стоимость.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль