Как внедрить ERP за полгода

2215
Дормидонтова Снежана
корреспондент FD
«Техносила» отказалась от рекомендуемого консультантами стандартного подхода к внедрению комплексной информационной системы. Результат – ERP за шесть месяцев

Первый опыт автоматизации бизнес-процессов в компании «Техносила» – внедрение Axapta – не принес ожидаемого результата. Более того, проект, завершенный в 2004 году, можно назвать крайне неудачным. Во-первых, созданная система практически сразу после внедрения перестала соответствовать требованиям стремительно растущего бизнеса. Во-вторых, стоимость внедрения и обслуживания оказалась значительно выше, чем это планировалось изначально. Основной причиной неудачи, по мнению представителей компании, стало собственное полное непонимание того, для чего внедрялась ERP-система.

В результате было принято решение о смене руководства IT-департамента. Сразу после этого проект был остановлен, а также существенно сокращены затраты на поддержку уже внедренных модулей. Фактически в Axapta остался только логистический контур, с помощью которого осуществлялось управление движением товаров. Позже был выведен из эксплуатации и этот модуль, а на смену ему как временное решение пришла собственная разработка.

|Опыт коллеги|
Леонид Тюкавкин, вице-президент по стратегии компании «Техносила»:
«Когда я пришел в компанию в 2004 году на должность IT-директора, на 40 магазинов было четыре разные фронт-офисные программы (управление товарными потоками, продажами и т. д.). И ни одна из них не соответствовала требованиям бизнеса. Вместо них мы внедрили собственную систему «Технотрейд», а также постепенно начали менять устаревшие бухгалтерские программы от разных разработчиков на продукты «1C». В то же время мы понимали, что работать на разных программах неэффективно, поэтому уже тогда анализировали возможность внедрения новой ERP-системы. По утвержденному в компании плану через два года мы должны были определиться с ERP и начать внедрение».

SAP или Oracle

Окончательное решение о внедрении системы было принято практически одновременно с началом программы регионального развития в 2006 году. Открытие большого количества новых торговых точек, по которым менеджменту требовалась оперативная информация о товарных запасах, финансовых результатах, продажах и т. д., заставило ускорить запуск проекта внедрения информационной системы. Система должна была решить следующие задачи:

  • повысить прозрачность процессов и отчетности по товарным потокам, закупкам, затратам и продажам;
  • организовать переход от оперативного к стратегическому управлению;
  • оптимизировать финансовый учет и управление движением денежных средств;
  • повысить стоимость компании.
|Опыт коллеги|
Виталий Слепокуров, финансовый директор компании «Техносила»:
«Нам было жизненно важно сократить издержки компании. В нашем секторе рынка высокая конкуренция, и основной инструмент борьбы – цены на товары в магазинах. Сократив себестоимость, мы могли бы и снизить цену. Но для этого нам не хватало достоверных оперативных данных о том, с чем связаны те или иные затраты и какие есть варианты для оптимизации. А поскольку «Техносила» активно работает с инвесторами, компании нужна была оперативная и прозрачная финансовая отчетность».

Когда менеджментом были определены цели внедрения комплексной системы, которая смогла бы решить все перечисленные задачи, перед специалистами «Техносилы» встала проблема выбора. Вполне понятно, что в первую очередь проанализировали возможности новой версии Axapta. Опыт работы с этой системой, пусть и неудачный, у компании был. Это должно было упростить работу по реализации проекта. Но в ходе анализа выяснилось: возможности системы по учету и управлению затратами не соответствуют требованиям «Техносилы». Именно поэтому выбирать пришлось между SAP и Oracle. Российские информационные системы не рассматривались, а такой мощный программный продукт, как BAAN, в большей степени подходит крупным производственным, а не торговым компаниям.

|Опыт коллеги|
Леонид Тюкавкин, «Техносила»:
«В системе Oracle, а вернее в ее отраслевой версии Retail Solution (Retek), работает лидер розничного рынка США компания Best Buy. Мы даже встречались с консультантами, которые внедряли Retek в этой компании. Несмотря на, казалось бы, очевидные преимущества этой системы в целом, нас остановило то, что на российском рынке специалистов по внедрению именно этой версии не было. И это, безусловно, повлияло на наше решение в пользу SAP. К тому же по сравнению с другими программами внедрение SAP было более выгодным с точки зрения предстоявших затрат».

Несмотря на то что рассматриваемые информационные системы обладали практически равными возможностями, программное обеспечение от SAP обладало русским интерфейсом в отличие от Retek. К тому же консалтинговыми компаниями был накоплен достаточный опыт внедрения SAP в торговых компаниях, что значительно снижало риски проекта. В итоге уже через два месяца после начала работы по анализу рынка информационных систем контракт на внедрение SAP был подписан.

|Мнение консультанта|
Михаил Романов, президент GMCS:
«Внедрение SAP в «Техносиле» в первую очередь бизнес-решение и только во вторую – IT. Руководство сети четко понимало основные задачи и цели проекта, а также то, что компания получит в результате. Это важно как минимум для того, чтобы четко определить сроки реализации, требуемый функционал системы, основные этапы работ».

Все не по стандарту

Компания «Техносила» в процессе внедрения проекта SAP пошла нестандартным путем. Чтобы сократить время его реализации и быстрее получить предварительные результаты, руководство «Техносилы» настояло на параллельном внедрении аналитического и оперативного блоков. Обычно такая автоматизация идет последовательно.

|Опыт коллеги|
Леонид Тюкавкин, «Техносила»:
«Во главу угла была поставлена даже не логика, а политическое решение менеджмента компании. Установка была такая: «Мы платим сегодня и хотим получить результат уже завтра, а не через несколько лет. Иначе зачем платить?» Но, как оказалось, решение параллельно внедрять несколько модулей было правильным, и уже через полгода с начала работ руководство получило эффективный инструмент управления бизнесом».

Аналитический блок системы (SAP Business Warehouse) отвечает за анализ продаж, контроль перемещения товаров между складами и магазинами. SAP ERP (оперативный блок) обеспечивает управление такими бизнес-процессами «Техносилы», как закупки, реализация, транспортировка товаров от поставщиков, управление затратами. При этом система все данные получает напрямую от магазинов. В них еще до начала проекта была внедрена информационная система, которая отслеживает продажи, проходящие по складу, а также ведет учет запасов конкретного магазина.

|Мнение консультанта|
Михаил Романов, GMCS:
«Процесс внедрения SAP был разделен на два параллельных подэтапа. Сначала в SAP Business Warehouse (BW) была настроена вся аналитика и отчетность на базе данных, поступающих из магазинов, и исторических данных, которые существовали в «Техносиле» на начало проекта. Следующим шагом стал переход к продуктивной эксплуатации оперативного контура ERP, включающего управление товародвижением, финансами и контроллинг затрат.

В целом же параллельное внедрение аналитических и оперативных блоков позволило компании решить сразу несколько важных задач. Во-первых, это дало возможность уже через шесть месяцев с начала проекта запустить прототип системы, а конечным пользователям понять, какие аналитические данные и отчетность они получат. А также познакомиться с системой, узнать, как она будет работать, что, безусловно, важно с точки зрения владения системой. Во-вторых, сократить сроки внедрения именно за счет своевременной настройки системы аналитики. Таким образом, ERP фактически одновременно была запущена c BW».
|Мнение консультанта|
Наталья Илюхина, руководитель направления Business Intelligence департамента SAP, GMCS:
«Перед нами не стояла задача автоматизации терминалов магазинов сети. В них уже достаточно успешно действовали собственные разработки «Техносилы», для которых мы создали интерфейс на базе программного продукта SAP Data Management. Благодаря такой интеграции решений данные по продажам и движению товара в магазинах оперативно обрабатываются и проверяются. После чего они передаются в SAP Business Warehouse для последующего анализа и параллельно в блок ERP, а именно в модули «сбыт», «движение» и «управление запасами».

Сегодня пользователи системы получают информацию по остаткам товаров на складах и в магазинах каждые два часа, на следующий день им уже доступны данные о розничных и оптовых продажах сети. Чтобы повысить точность этой информации, был реализован алгоритм многоуровневой проверки данных магазинов на основании проверки кодов товаров, их стоимости и номеров чеков. К тому же были созданы механизмы оповещения торговых точек об ошибках, допущенных в отчетах, и контроля исправления ошибок. Это в свою очередь сократило время на необходимые корректировки с 1–2 месяцев, как это было раньше, до 1–3 дней.

|Опыт коллеги|
Виталий Слепокуров, «Техносила»:
«Немаловажный результат проекта – решение проблемы пересортицы. Это вполне типичное явление для розничных сетей. Довольно часто бывает, что наименования одних и тех же товаров пишутся по-разному. И информационная система воспринимает это как два разных товара. Сейчас эта проблема практически решена».

Обучение решает проблемы

Нет ни одной компании, в которой внедрение комплексной информационной системы приветствуется ее будущими пользователями с самого начала. Наоборот, каждый новый продукт зачастую вызывает отторжение. Так и сотрудники «Техносилы» не понимали, почему им нужно переходить из уже привычных программ в новую, более сложную.

|Опыт коллеги|
Виталий Слепокуров, «Техносила»:
«Было большое количество предложений от сотрудников компании – отложить ввод SAP в эксплуатацию с тем, чтобы «еще потренироваться и поучиться работе в новой программе». Это могло существенно увеличить сроки проекта и его стоимость, а в итоге превратиться в скрытый саботаж проекта. Нас это не устраивало, поэтому вместо того, чтобы что-то откладывать или переносить, мы организовали обучение для всех пользователей, а также регулярно проводили общие собрания, на которых разъясняли выгоды системы. Основной тезис, который мы хотели донести до персонала, – «работа в системе избавит от большого объема рутинной работы и повысит эффективность труда».
|Опыт коллеги|
Леонид Тюкавкин, «Техносила»:
«За один год – с мая 2006 по июль 2007 года – у нас сменилась команда коммерческих менеджеров, пришли люди, обладающие очень хорошим опытом, в том числе работы с SAP. И это очень помогло: хотя требования изменялись, новые сотрудники принимали их. Изначально были готовы и финансисты – они также работали раньше с SAP, знали, насколько сложен сам проект и чем грозит неудачное внедрение компании. Поэтому многие очень ответственно отнеслись к работе над проектом».

Работа над ошибками

Другая серьезная проблема, которая возникла на этапе подготовки к внедрению информационной системы, – данные, которые нужно было перенести в новую систему, зачастую были ошибочны. И это касалось не только вопросов учета товаров, но и других направлений деятельности. На выверку этой информации пришлось потратить около трех месяцев. Как отмечают консультанты, даже заказчики проекта не ожидали, что информация, содержащаяся в старых информационных системах, будет настолько искаженной.

Часто меняющиеся требования также усложняли работу по проекту. В то же время исключить подобное практически не было возможности. Дело в том, что бизнес розничных продаж развивается стремительными темпами. Результат – практически не прекращающаяся работа по оптимизации и совершенствованию бизнес-процессов, а следствие – невозможно автоматизировать то, что меняется практически каждую неделю.

Результат за $7 млн

В результате проект внедрения комплексной информационной системы был завершен за четырнадцать месяцев, из которых восемь ушло на выбор системы, поиск консультанта и подписание договоров, а также устранение ошибок и совершенствование существующего в компании управленческого учета. И лишь шесть месяцев потребовалось непосредственно на внедрение и доработку SAP. Сейчас его пользователи – это сотрудники подразделений центрального и семи региональных офисов, а также трех распределительных складов. К SAP подключены все магазины «Техносилы». Затраты на проект составили около $7 млн.

По мнению представителей компании, система окупит себя спустя четыре-пять лет. Но результаты проекта заметны уже сейчас, основным из которых можно назвать прозрачные данные о расходах компании.

|Опыт коллеги|
Виталий Слепокуров, «Техносила»:
«Проект помог нам лучше понять все то, что происходит в компании. Сегодня мы обладаем данными об отгрузках, поставках, продажах, товарных остатках, а также сведениями о том, какие товары лучше продаются в одних магазинах, а какие – в других. Благодаря этому мы можем эффективно планировать свою деятельность и управлять затратами. Например, мы получаем данные о нехватке того или иного товара в каком-либо из магазинов и быстро на это реагируем.
До внедрения SAP у нас был очень затратным процесс шафтинга – перемещения товаров, которые плохо продаются, по разным магазинам. Не продается в одном магазине – везем в другой. Если там дела обстоят так же, перевозим в третий и т. д. Семь перевозок крупногабаритной бытовой техники практически «убивают» ее. Результат – затраты на перевозки, плюс списание или уценка товара. Теперь же мы видим, кто из сотрудников компании заказал перемещение, а он знает, во что это обойдется компании. Все это заставляет персонал компании задумываться о целесообразности подобных перемещений и ответственнее подходить к работе».

Команда технических специалистов «Техносилы» своими силами автоматизировала финансовый и управленческий учет. Сейчас компания может оперативно отслеживать товародвижение и расходы на транспортировку, эффективно управлять транспортно-логистическими затратами, отказываясь от нерентабельных перевозок. В результате обеспечивается конкурентоспособный уровень цен и оперативное пополнение запасов магазинов даже в самых удаленных регионах.

В будущем «Техносила» планирует внедрить систему планирования и управления товарным ассортиментом на базе SAP Merchandise & Assortment Planning, а также детальное прогнозирование спроса и управление восполнением запасов магазинов (модуль Forecasting & Replenishment).

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль