Единый учет для компании

1873
Финансовый директор сможет сэкономить свое время и деньги компании, если управленческий учет будет построен на основе бухгалтерских данных

На практике можно встретить несколько распространенных вариантов организации управленческого учета. Например, управленческая отчетность формируется в результате сложной процедуры трансформации бухгалтерских данных. Так, в одной из крупных компаний управленческая отчетность начиналось с того, что бухгалтерия готовила отчетность для налоговой инспекции. Затем эту же информацию передавали в финансовое управление для составления отчета об исполнении бюджета. Но на этом работа не заканчивалась. Как правило, руководству недостаточно было бухгалтерских отчетов, и оно с завидным постоянством требовало предоставить расшифровку по той или иной статье. На это финансисты тратили большую часть своего рабочего времени, так как выборку приходилось делать вручную в Excel.

|ОПЫТ КОЛЛЕГИ|
Игорь Николаев,
руководитель финансово-экономической службы ОАО «Производственное объединение Элтехника»: «Управленческий учет в нашей компании ведется финансово-экономической службой на основе данных, вводимых в систему Axapta. Для ведения бухгалтерского учета мы используем программу «1С:Предприятие 8.0». Однако управленческая отчетность пока составляется вручную в Excel. К середине 2008 года мы планируем создать необходимый функционал в Axapta, позволяющей формировать основные формы управленческой отчетности (баланс, отчет о прибылях и убытках и отчет о движении денежных средств) автоматически».

Есть и другой вариант подготовки управленческой информации – параллельный учет. В этом случае первичная информация собирается отдельно бухгалтерией и финансово-экономической службой. Результат – необходимые менеджменту сведения могут быть предоставлены в кратчайшие сроки. Однако при такой схеме возникают серьезные проблемы. Нужно иметь две разные базы, обновлять их и дорабатывать, содержать двойной штат сотрудников-операторов.

Кроме того, в компаниях постоянно возникают конфликты на предмет достоверности отчетности, если данные не совпадают. В такой ситуации непонятно, кому верить. Провести выверку всех учетов? Слишком трудоемко. Поэтому в большинстве случаев руководство компании встает на сторону бухгалтерии, так как все операции подтверждены документально. Но парадокс в том, что решения менеджмент принимает на основе управленческого учета.

Технически и организационно подобные проблемы решить достаточно сложно: необходимо создание и исполнение жестких регламентов ввода первичных данных, регулярные проверки, организация дополнительного внутреннего документооборота. Позволить себе подобную схему работы могут, как правило, только очень крупные предприятия.

|СОВЕТ КОНСУЛЬТАНТА|
Игорь Сухарев,
управляющий партнер Бухгалтерского методологического центра: «Принимая решение о том, как организовать формирование управленческой отчетности, руководство организации должно четко отдавать себе отчет, для чего каждый из учетов ведется. И особенно важно это понимание в отношении российского бухгалтерского учета, потому что именно у него как раз внятная общепринятая цель отсутствует. Какое бы большое количество учетов ни выделялось, все их можно объединить в две группы с однородными целями и задачами. Эти группы условно можно назвать административным и финансовым учетом. В рамках каждой из этих двух групп учеты легко совмещаются на уровне учетной политики так, что между ними не будет никаких различий. И только сами эти группы как два полюса учета объективно несовместимы. Вот их уже волей-неволей придется сводить с помощью различных методов либо вообще организовывать в двух разных независимых системах».

Универсальное решение

Компромиссный вариант решения проблемы, который идеально подойдет для многих российских компаний, – максимальное сближение бухгалтерского и управленческого учета и создание единой информационной базы для ввода первичных данных. В пользу такого подхода можно привести следующие доводы.

Отсутствие расхождений в первичных данных. За редким исключением оба учета оперируют одними и теми же цифрами, но в разной интерпретации. В частности, движение денежных средств одинаково во всех учетах как по датам документов, так и по суммам. Различия могут возникнуть только в интерпретации назначения платежа.
Нет жестких правил ведения управленческого учета. А значит, вся свобода его настройки и организации остается на усмотрение компании, что значительно упрощает его сближение с бухгалтерским учетом.

Единые требования к качеству данных. Для управленческого учета важны достоверность и своевременность данных, эти же критерии декларируются и в отношении бухгалтерского учета. Если опираться на международные принципы учета, важной качественной характеристикой финансовой информации является ее надежность. Это предполагает возможность проверить полученные сведения. В бухгалтерском учете существует отработанный механизм – периодические инвентаризации, сверки взаиморасчетов. Но трудно и дорого проводить такие процедуры для двух и более учетов. На практике данные управленческого учета редко выверяются. А значит, гораздо надежнее информация единого учета, построенного на базе бухгалтерского. Другой важной качественной характеристикой является сопоставимость. Чем более разрознены и независимы учеты, тем менее сопоставимой является их информация.

Меньшие затраты на поддержание нескольких видов учета. Если данные учитываются один раз, и на их основе строится и бухгалтерский, и управленческий учет, нет необходимости держать большой штат сотрудников финансовой службы. Отсутствует дублирование одних и тех же операций.

Стоит также упомянуть, что компания, взяв за основу управленческого учета требования стандартов МСФО, в дальнейшем может развить предлагаемый подход и составлять отчетность, полностью соответствующую международным стандартам. К слову, создавать для управленческого учета что-то отличное от МСФО неоправданно – это равносильно тому, как если бы вы заново изобрели велосипед.

|ОПЫТ КОЛЛЕГИ|
Сергей Чадин,
финансовый директор компании «Связной»: «Для крупных компаний, очевидно, целесообразнее организовать управленческий учет на базе бухгалтерского. В таком случае сотрудники финансовой службы должны четко знать следующее:
– какие операции можно перенести из бухгалтерского учета в управленческий «один к одному», а для каких потребуется корректировка (реклассификация хозяйственной операции, перерасчет суммы и т. д.);
– правила корректировки бухгалтерских данных для целей управленческого учета;
– ну и наконец, нужно однозначно определить, какие сведения в управленческий учет будут попадать из альтернативных источников (например, информация о производительности труда, качестве выпускаемой продукции и т. д.).

После бухгалтерского закрытия периода происходит перенос информации по первому и второму пунктам, добавление данных по третьему пункту и сведение отчетности с исключением внутригрупповых проводок и учетом других особенностей, связанных с консолидацией данных».

В чем разница

Приняв решение сблизить учеты, нужно четко представлять, в чем заключаются их отличия. Наиболее существенная проблема сближения учетов – разница в сути и назначении начислений. Как следствие, могут отличаться даты и суммы принятия к учету, а также трактовка характера операции. Например, бухгалтерия отражает бонусы клиентам во взаиморасчетах по мере представления документов, а финансово-экономическое управление по факту возникновения обязательства. Соответственно для учетов применяются разные алгоритмы подведения финансовых результатов и подготовки отчетных данных.

Еще одна возможная проблема и связанное с этим расхождение учетов возникают в том случае, если для управленческих целей некоторые расходы признаются по кассовому методу (то есть расходы отражаются не по факту начисления, а по факту оплаты). Причина та же – плохая работа с документами. Методологически кассовый метод неприемлем. Он противоречит одной из двух основополагающих международных концепций – принципу учета «по начислению». И здесь правильнее не разрабатывать правила корректировки данных, а организовать нормальную работу с первичными документами.

Другое важное отличие – существование операций, не принимаемых в одном из учетов, но учитываемых в другом. Для управленческого учета это может быть ряд объектов, не учитываемых в целях бухгалтер-ского (например, давно списанные основные средства, которые продолжают использоваться), неформализованные обязательства или операции, сознательно искаженные в официальном бухучете.

|ОПЫТ КОЛЛЕГИ|
Сергей Чадин,
«Связной»: «Например, компания проводит ремонт салона, договор аренды помещения для которого заключен на 11 месяцев. В соответствии с действующим законодательством мы должны списывать расходы в течение срока действия договора. Зная, что договор в реальности с большой вероятностью будет продлен, для целей управленческого учета срок списания принимается равным трем годам. Или в управленческом учете можно сразу списать на убытки безнадежную задолженность, которая для бухгалтерского учета еще будет существовать в регистрах обозначенный законодательством период времени. Все различия и принципы трансформации прописываются в политике управленческого учета».

Есть еще ряд факторов, вызывающих расхождения между учетами, – это уровень детализации и оперативность предоставления данных. Не будем останавливаться на них подробно, скажем лишь, что эти задачи могут быть решены достаточно просто. В первом случае достаточно ввести аналитику, которая не нужна бухгалтерам, но необходима управленцам. Во втором – обязать бухгалтеров к моменту формирования управленческого учета делать начисления без первичных документов. Уже на следующий день, после того как управленческая отчетность составлена, делается сторнирующая проводка.

На практике в большинстве случаев различия между учетами в компаниях возникают из-за несогласованности действий главного бухгалтера и руководителя финансово-экономической службы. Урегулировать отношения и разработать механизм взаимодействия этих служб – прямая обязанность финансового директора. Недопустимо вести учет отдельно в каждом подразделении. При взаимодействии подразделений компании с бухгалтерией должно работать простое правило – «документ в обмен на достоверные данные». Учет должен быть один. А все подразделения обязаны предоставить данные в необходимых аналитических разрезах и с требуемой степенью детализации. И все подразделения потом могут получать информацию из единой базы данных и будут лично заинтересованы в ее актуальности и достоверности.

Два пути

Есть два основных подхода к ведению разных учетов на основе одних и тех же данных.

Первый вариант. Создание отдельных планов счетов для каждого учета – управленческого, бухгалтерского, налогового и т. д.

Преимущества:

  • большая гибкость учетной модели, позволяющей вносить значительные изменения в один из учетов, практически не затрагивая остальные;
  • прозрачность отчетных данных. Все данные по каждому из видов учета собраны на отдельных счетах и не пересекаются друг с другом;
  • меньший риск непреднамеренного искажения данных. Корректировки, вносимые в одном учете, не повлияют на другой.

Недостатки:

  • большое количество дублирующих операций. Даже если суммы и параметры операций совпадают, проводки обязательно делаются во всех учетах;
  • независимость методов учета. Усложняется поиск допущенных методологических ошибок;
  • более сложная процедура сверки данных.

Второй вариант. Создание единого плана счетов для всех видов учета (обычно он строится на базе бухгалтерского плана счетов, утвержденного Минфином, так как МСФО и управленческий учет не имеют жестких требований к плану счетов).

Преимущества:

  • отсутствует дублирование учетных данных и проводок;
  • единая методология учета.

Недостатки:

  • сложнее вносить корректировки в тот или иной из видов учета. Впрочем, это замечание верно, если изменения действительно носят принципиальный характер;
  • более сложная система проводок;
  • при корректировках данных существует риск непреднамеренного искажения той или иной отчетности.

Оба варианта требуют достаточно тщательной методологической проработки. Однако первый вариант достаточно прост в реализации и обычно не вызывает вопросов. Второй, единый план счетов для нескольких учетов, встречается несколько реже и тем не менее представляется наиболее перспективным. Остановимся подробнее на том, как разные хозяйственные операции могут быть учтены в этой модели.

Принципы единого учета

Единый учет в компании можно реализовать, если руководствоваться следующими правилами.
Единая точка ввода исходных данных для всех видов учета. Необходимо спланировать работу так, чтобы вся информация вводилась в систему один раз. Это позволит избежать большинства ошибок, на выявление которых уходит несколько дней работы финансовых специалистов.

Информацию вводят в систему не бухгалтеры, а сотрудники подразделений. Например, данные по товарам в пути может вводить отдел закупок, данные о контрагентах и заключенных с ними договорах – менеджеры по продажам на основании подписанных договоров и т. д. Этот принцип обычно вызывает много дискуссий и споров. Чаще бывает наоборот – все данные вводит бухгалтерия, а специалисты только представляют документы.

Это «размывает» ответственность за достоверность сведений. Вроде как «бухгалтерии нужно – пусть она и ищет документы». Примером может служить ситуация, когда в бухгалтерию поступает документ, подтверждающий командировочные расходы, датированные прошлым, а то и позапрошлым годом. К тому же если мы говорим о единой системе управленческого и бухгалтерского учета, то ведь сами специалисты, зачастую в Excel, ведут учет «для себя. Что мешает связать эти данные в единый учет и пользоваться всем?

Созданы регламенты ведения управленческого учета. Бухгалтеру несложно понять и научиться применять на практике процедуры управленческого учета, такие как начисление условных резервов, использование дополнительных классификаторов и т. п. Главное – дать четкие и недвусмысленные инструкции. Решение спорных ситуаций и окончательная проверка данных по-прежнему остается в компетенции главного бухгалтера (бухгалтерский и налоговый учет) и руководителя планово-экономической службы (управленческий учет). Однако сотрудников для такой работы потребуется значительно меньше, чем при двойном вводе данных. И это более квалифицированная, а значит, и более привлекательная для профессионалов работа.

Раздельное формирование финансовых результатов. Каждая отчетность должна закрываться по-своему, не затрагивая данных других учетов. Это в первую очередь касается ситуаций, когда предусмотрены разные схемы распределения накладных затрат, классификации основных средств и т. д. Соответственно этот механизм должен быть предусмотрен на этапе создания единой методологии учета. Если же разница не так существенна, то можно вообще совместно формировать основные результаты, а потом вносить корректировки, учтенные отдельно.

КАК ЭТО ВЫГЛЯДИТ НА ПРАКТИКЕ

Принципиальная доработка бухгалтерского плана счетов, которая предстоит, – это открытие дополнительных «У» и «Б»-счетов (наименования счетов предложены автором. На практике может быть использована иная индексация. – FD), где:
«У»-счет (У20, У26, У44 и т. д.) – забалансовые счета, используются только для целей управленческого учета и игнорируются в бухгалтерском;
«Б»-счет (20.Б, 26.Б, 44.Б и т. д.) – напротив, нужны только для бухгалтерского учета.
Использование специализированных счетов позволит быстро проводить проверку данных, так как все расхождения в учетах изначально будут отражены на них. Приведем примеры отражения тех хозяйственных операций, которые, как правило, по-разному трактуются в управленческом и бухгалтерском учете.

1. Различия в классификации затрат
Одни и те же расходы могут по-разному интерпретироваться в бухгалтерском и управленческом учете. Предположим, нужно учесть расходы по наклейке рекламных этикеток на товар (услуги сторонних организаций). Причем в бухгалтерском учете – это производственные расходы, а в управленческом «наклейка этикеток» считается коммерческими издержками. Есть два подхода к учету подобных затрат.

Двойное отражение затрат:
Бухгалтерский учет: Дт 20.Б Кт 60.Б
Управленческий учет: Дт У44 Кт У60

Эта операция должна выполняться одним бухгалтером на основании одного документа. Если подобные проводки повторяются часто, в большинстве информационных систем можно настроить автоматическое отражение сразу двух проводок.

Альтернативный вариант: Дт 20 <Статья «Коммерческие расходы»> Кт 60

Далее, все бухгалтерские счета закрываем, как обычно, а в управленческом учете собираем затраты по статьям независимо от того, на каком счете они учтены. Этот вариант применим в том случае, если расхождение между разными видами учета минимально.

2. Разные способы распределения накладных расходов
Разница в учетах возникает, например, в том случае, если в одном требуется аллокация затрат, а в другом нет. Допустим, в бухгалтерском учете затраты на оплату труда работникам центрального офиса учитываются единой суммой, а в управленческом учете должны быть распределены по центрам финансовой ответственности и включены в состав их производственных расходов.

В проводках это будет выглядеть следующим образом:
Общая проводка отнесения затрат Дт 25 <Статья «Зарплата работникам центрального офиса»> Кт 70

Бухгалтерский учет Дт 90.2.Б Кт 25.Б
Управленческий учет Дт У20 Кт У25

3. Разные требования в отношении капитализации затрат
Допустим, компании предстоит учесть проценты по займам, взятым под заготовленное на продажу вино, требующее многолетней выдержки. Управленческий учет требует капитализировать затраты на обслуживание займа в стоимости вина (аналогично МСФО 23 «Затраты по займам»), а российский бухгалтерский учет классифицирует подобные издержки как расходы периода (ПБУ 15/01). Проводки будут выглядеть следующим образом:

Бухгалтерский учет: Дт 91.2.Б Кт 66.Б
Управленческий учет: Дт У08 Кт У66

В итоге мы по-разному учли затраты, не исказив суммы операции ни в управленческом, ни в бухгалтерском учетах.

4. Затраты учитывают в одном учете и не учитывают в другом
Например, условные резервы под расходы, создаваемые по аналогии с требованиями МСФО 37 «Резервы, условные обязательства и условные активы», отражаются в управленческом, но не учитываются в бухгалтерском учете. Подобная проводка должна быть выполнена только по «У»-счетам, игнорируемым в бухгалтерском учете: Дт У91 Кт У63.

Аналогичный порядок учета при отражении расходов, учитываемых в бухгалтерском учете, но не учитываемых в управленческом учете, с той лишь разницей, что хозяйственная операция проходит по «Б»-счетам.

5. Один учет разделяет затраты, а другой нет
Речь идет о различной детализации данных. К примеру, в управленческом учете компании необходимо разделение коммерческих расходов на ATL – расходы (реклама в средствах массовой информации) и BTL – расходы (продвижение продукции на местах продаж). А в бухгалтерском учете перечисленные группы затрат отражаются общей суммой. Возможно несколько вариантов:

Создание дополнительных аналитических признаков по статьям затрат:
Дт 44 <Статья «Коммерческие расходы. BTL» > Кт 60
Создание дополнительных субсчетов:
Дт 44.<Субсчет BTL> Кт 60

Заметим, что в этом случае для бухгалтерского учета субсчета BTL и ATL не имеют никакого значения, а введены исключительно для целей управленческого учета.

6. Затраты по одной и той же операции оценены по-разному
Классический пример – сумма амортизации. В разных учетах она будет отличаться в зависимости от срока службы актива и используемого метода амортизации. Если износ основных средств в бухгалтерском учете начислен больше ($100), чем в управленческом ($80), то потребуется сделать следующие проводки:

Управленческий учет: Дт 26 Кт 02 – $80
Бухгалтерский учет: Дт 26.Б Кт 02.Б – $20 (доначисление амортизации)

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль