Однозначный регламент

4030
Нормативные документы в области бюджетного управления были разработаны в компании в 2003 году. К этому процессу была привлечена консалтинговая компания «Карана». Вся работа по созданию пакета нормативных документов заняла около полугода. В начале 2004 года все материалы, касающиеся процесса бюджетирования, были утверждены генеральным директором, а содержащиеся в них требования распространены на все подразделения ОАО «Ростелеком»

В 2007 году нормативные документы в области бюджетного управления были пересмотрены и актуализированы. В этой работе нам оказывала поддержку «Невская консалтинговая компания». В настоящее время обновленные документы разработаны и прошли согласование с финансовым директором. Надеемся, в самое ближайшее время они будут утверждены генеральным директором.

Система нам поможет

Весь процесс планирования и конт-роля за исполнением сформированных бюджетов реализован в информационной системе Oracle Financial Analyzer (OFA), которая была внедрена в 2004 году. Руководители функциональных служб заполняют стандартные бюджетные формы непосредственно в OFA. Каждое подразделение компании, каждый филиал работает со своим уникальным бюджетом, а их консолидация и последовательность формирования обеспечивается самой системой. Программное обеспечение постоянно дорабатывается и совершенствуется, и, чтобы не возникало проблем с ее использованием, для всех пользователей проводятся ежегодные семинары, на которых они обучаются использованию новых возможностей системы и обмениваются опытом в области бюджетного планирования в компании.

Что предшествовало разработке регламента

Прежде чем создавать систему бюджетного управления и разрабатывать бюджетный регламент, нам потребовалось провести кропотливую работу, связанную с реструктуризацией организационной структуры, унификацией управленческого учета, а также с пересмотром ранее существовавших подходов к планированию.

Достаточно много времени и сил потребовали следующие работы:

  • переход от планирования расходов по статьям смет к планированию расходов по статьям доходов и расходов, соответствующих отчету о прибылях и убытках. Сметная классификация статей расходов значительно усложняла процедуру формирования бюджета доходов и расходов. Это также потребовало пересмотреть существующие процедуры планирования. Если раньше подразделения волновала только смета расходов и употреблялся термин «освоить бюджет», иными словами «потратить средства», то сейчас каждый филиал формирует свой бюджет прибылей и убытков и основной задачей стало получить прибыль;
  • распределение ответственности между различными аналитическими центрами. По сути пришлось почти заново разработать финансовую структуру компании. Причем за аналитическими центрами были закреплены характерные именно для их деятельности, можно сказать, уникальные для всей компании бюджетные статьи. Например, ремонт зданий относится к функционалу административного департамента, следовательно, за ним же закреплена и соответствующая статья затрат. В результате административный департамент осуществляет сквозной контроль и нормирование затрат по данной статье во всех филиалах компании;
  • унификация функционала однотипных подразделений генеральной дирекции и филиалов и перераспределение функционала между подразделениями для построения вертикально интегрированной структуры по статьям выручки, затрат, налогов;
  • гармонизация методик планирования и учета. Было принято решение максимально сблизить принципы формирования бюджета и методологию управленческого,бухгалтерского и налогового учета, чтобы долго не выискивать причины возникающих расхождений данных. Другими словами, мы руководствовались принципом – «как спланировано, так исполнено и проведено в учете».

Стоит заметить, что созданная у нас система бюджетирования постоянно развивается. Например, четыре года назад был создан отдельный бюджет вывода основных средств, когда стартовала обширная программа постепенной замены аналогового оборудования, установленного на телефонных станциях. По каждой отключаемой линии проводится анализ экономической эффективности, принимается решение о целесообразности. Понятно, что для всего этого нужно предусмотреть в бюджете средства. Помимо оборудования в этом же бюджете планируется вывод устаревших или непрофильных активов, в том числе объектов недвижимости.

Был создан отдельный инвестиционный бюджет, который охватывает расходы на большое количество проектов. От года к году у нас бывает запланировано $200–250 млн инвестиций, которые идут на покупку нового оборудования и строительство новых линий.

Каким должен быть регламент

На наш взгляд, правильный регламент не должен с первых строк отпугивать простого пользователя, а напротив, «бодрить» и быть «проводником» в бюджетном процессе компании.

Вводные и теоретические части, призванные обеспечить переход участников бюджетного процесса на новые принципы планирования, должны, с одной стороны, содержать максимально полную и исчерпывающую информацию, с другой же – быть понятными для специалистов, не связанных с управлением финансами. Кроме того, нужно тщательно выверять каждое слово, чтобы избежать двоякой трактовки изложенных вами требований пользователями. В противном случае сформировать бюджет компании просто не удастся и потребуется потратить много времени на разъяснения и обучающие тренинги.

Регламент подготовки, согласования и утверждения годового бюджета ОАО «Ростелеком»

Раздел 1. Назначение

1.1. Настоящий Регламент подготовки, согласования и утверждения годового бюджета ОАО «Ростелеком» устанавливает последовательность и порядок действий подразделений и должностных лиц при планировании и утверждении годового бюджета Общества.
1.2. Настоящий регламент вводится в действие с момента его утверждения генеральным директором и заменяет собой ранее действующий регламент.

Раздел 2. Общие положения

2.1 Область применения
Требования настоящего регламента распространяются на все структурные подразделения генеральной дирекции и филиалов Общества, участвующих в процессе подготовки, согласования и утверждения годового бюджета ОАО «Ростелеком».

2.2 Нормативные ссылки
Настоящий регламент разработан на основании Положения о бюджетном планировании и контроле в ОАО «Ростелеком».

2.3 Термины, определения и сокращения
В настоящем регламенте использованы термины с соответствующими определениями согласно глоссарию СМК ОАО «Ростелеком».

Кроме того, для целей настоящего регламента в нем определены следующие термины и сокращения:
АЦ – аналитический центр;
АД – административный департамент;
АО – аналитический отдел;
БИК – бюджетно-инвестиционный комитет;
ГД – генеральная дирекция;
ДРГС – департамент по работе с госструктурами;
ДЭОТУСС – департамент эксплуатации и оперативно-технического управления сетями связи;
ДПОК – департамент продаж и обслуживания клиентов;
УБИЭА – управление бюджетирования, инвестиций и экономического анализа;
ИП – инвестиционный проект;
ОБП – отдел бюджетного планирования;
Общество – ОАО «Ростелеком»;
ОКД – отдел корпоративных действий;
ОПиАИП – отдел планирования и анализа инвестиционных проектов;
ОС – основные средства;
ПЭО – планово-экономический отдел;
СД – cовет директоров Общества;
УАЛП – участок аналоговой линии передачи;
ФД – финансовый департамент;
ЦО - центр ответственности;
ЦОФ – центр ответственности филиалы.

Интересно, что в принятых в компании терминах разделяют понятия «центр ответст-венности» и «центр ответственности – филиал»

Раздел 3. Процедуры подготовки, планирования и утверждения годового бюджета Общества

Процесс подготовки, согласования и утверждения годового бюджета Общества начинается после доведения до должностных лиц Общества приказа генерального директора Общества «О разработке бюджета ОАО «Ростелеком».

Работа над бюджетом начинается с приказа генерального директора. Административная поддержка, без которой работа над бюджетом была бы затруднительна

Выполнение процедур процесса подготовки, согласования и утверждения годового бюджета Общества осуществляется с применением ИС «Бюджетирование» и заложенной в ней финансовой модели.
Перечень процедур данного процесса представлен в таблицах ниже.

Макропланирование бюджета

№ п/п Процедуры Входы процедур Ответственные за выполнение Срок выполнения Результат
1 Разработка проекта макроплана Стратегия Общества, инвестиционные приоритеты ФД До 20 августа Проект макроплана
2 Утверждение макроплана Проект макроплана Первый заместитель генерального директора - финансовый директор До 25 августа Утвержденный макроплан
3 Формирование и доведение до ЦОФ и АЦ ГД целевых показателей деятельности Целевые показатели деятельности ФД До 1 сентября Доведенные целевые показатели деятельности

Планирование прогнозных показателей внешней среды

№ п/п Процедуры Входы процедур Ответственные за выполнение Срок выполнения Результат
1 Прогнозирование рыночных макропоказателей Информация МЭРТ и прочих официальных источников ОБП До 1 сентября Прогноз рыночных макропоказателей
2 Прогноз эффективных ставок и коэффициентов для исчисления налогов Изменения к налоговому законодательству, фактические данные по прошлым периодам Бухгалтерия (ГД и филиалов) До 15 сентября Прогноз эффективных ставок и коэффициентов для исчисления налогов

 Формирование планов вывода объектов основных средств из эксплуатации

№ п/п Процедуры Входы процедур Ответственные за выполнение Срок выполнения Результат
1 Формирование, утверждение и доведение до филиалов плана вывода из эксплуатации УАЛП Информация об УАЛП ДРГС До 10 сентября Доведенные до ЦОФ планы вывода из эксплуатации УАЛП
2 Формирование планов вывода объектов ОС из эксплуатации в ИС «Бюджетирование» Доведенные до ЦОФ планы вывода из эксплуатации УАЛП ПЭО филиалов До 20 сентября Планы вывода ОС по филиалам в ИС «Бюджетирование»
3 Согласование планов вывода объектов ОС из эксплуатации Планы вывода ОС по филиалам в ИС «Бюджетирование» АЦ ГД (ДРГС, АД, ДЭОТУСС) и филиалы До 27 сентября Согласованные с АЦ ГД планы вывода ОС по филиалам
4 Согласование планов вывода объектов ОС с ОБП Согласованные планы вывода ОС по филиалам ОБП и (ДРГС, АД, ДЭОТУСС) В течение одного рабочего дня Согласованные с ОБП планы вывода ОС по филиалам

 Формирование доходной части бюджета и данных по прямым затратам

№ п/п Процедуры Входы процедур Ответственные за выполнение Срок выполнения Результат
Формирование доходной части бюджета по профильной деятельности
1 Формирование проекта плана доходов по профильным видам деятельности и данных по прямым затратам Целевые показатели по выручке от профильной деятельности и прямым затратам ЦОФ До 10 сентября Проекты плана доходов по профильным видам деятельности и данных по прямым затратам по филиалам
2 Согласование плана доходов филиала по профильной деятельности и данных по прямым затратам Проекты плана доходов по профильным видам деятельности и данных по прямым затратам по филиалам ЦОФ с ДПОК До 19 сентября Согласованный план доходов филиала по профильной деятельности и данные по прямым затратам филиала
3 Формирование проекта плана доходов по профильным видам деятельности и данных по прямым затратам Целевые показатели по выручке от профильной деятельности и прямым затратам
Согласованный план доходов филиала по профильной деятельности и данные по прямым затратам филиала
ДПОК До 24 сентября Сбалансированные планы доходов по профильным видам деятельности и данных по прямым затратам по филиалам и по Обществу в целом
4 Согласование плана доходов филиала по профильной деятельности и данных по прямым затратам Сбалансированные планы доходов по профильным видам деятельности и данных по прямым затратам по филиалам и по Обществу в целом ДПОК с УБИЭА До 5 октября Согласованные планы доходов по профильным видам деятельности и данных по прямым затратам по филиалам и по Обществу в целом
5 Формирование плана доходов по профильным видам деятельности и данных по прямым затратам в ИС «Бюджетирование» Согласованный план доходов филиала по профильной деятельности и данные по прямым затратам филиала ЦОФ До 10 октября Планы доходов по профильным видам деятельности и данные по прямым затратам в ИС «Бюджетирование»
6 Формирование плана доходов по профильным видам деятельности и данных по прямым затратам в ИС «Бюджетирование» Согласованный план доходов ГД по профильной деятельности и данные по прямым затратам ДПОК До 10 октября План доходов по профильным видам деятельности и данные по прямым затратам в ИС «Бюджетирование»
7 Согласование плана доходов по профильной деятельности и данных по прямым затратам Планы доходов по профильным видам деятельности и данные по прямым затратам в ИС «Бюджетирование» ЦОФ с УБИЭА
ДПОК с УБИЭА
До 20 октября Согласованный план доходов по профильной деятельности и данные по прямым затратам в ИС «Бюджетирование»
8 Формирование сводного плана по доходам и данных по прямым затратам по Обществу в целом в ИС «Бюджетирование» Согласованный план доходов по профильной деятельности и данные по прямым затратам в ИС «Бюджетирование» ОБП До 22 октября Сводный план по доходам и данные по прямым затратам по Обществу в целом в ИС «Бюджетирование»
9 Согласование сводного плана по доходам и данных по прямым затратам по Обществу в целом в ИС «Бюджетирование» Сводный план по доходам и данных по прямым затратам по Обществу в целом УБИЭА До 24 октября Согласованный сводный план по доходам и данные по прямым затратам по Обществу в целом в ИС «Бюджетирование»
10 Формирование в ИС «Бюджетирование» плана по поступлениям, выплатам, ДЗ, КЗ по услугам связи План доходов и данные по прямым затратам ЦОФ
ДПОК
До 29 октября Планы по поступлениям, выплатам, ДЗ, КЗ по услугам связи
11 Согласование плана по поступлениям, выплатам, ДЗ, КЗ по услугам связи с Аналитическим отделом План по поступлениям, выплатам, ДЗ, КЗ по услугам связи ЦОФ, ДПОК с АО До 1 ноября Согласованные планы по поступлениям, выплатам, ДЗ, КЗ по услугам связи
Формирование доходной части бюджета по непрофильной деятельности
12 Формирование плана доходов и поступлений по непрофильным видам деятельности в ИС «Бюджетирование» Целевые показатели бюджета ЦОФ До 20 сентября Проект плана доходов и поступлений по непрофильным видам деятельности по филиалам
13 Согласование планов дохода и поступлений филиала по непрофильной деятельности Проект плана доходов и поступлений филиала по непрофильной деятельности ЦОФ с АД, ДПОК До 27 сентября Согласованный план доходов и поступлений филиала по непрофильным видам деятельности по филиалам
14 Формирование плана доходов и поступлений по непрофильным видам деятельности в ИС «Бюджетирование» Целевые показатели бюджета АД, ДПОК ГД До 27 сентября Проекты плана доходов и поступлений по непрофильным видам деятельности по ГД
15 Согласование плана доходов и поступлений по непрофильной деятельности Планы доходов и поступлений по непрофильной деятельности ЦОФ, АД ГД, ДПОК с УБИЭА До 4 октября Согласованный план доходов и поступлений по непрофильной деятельности ГД

Формирование затратной части бюджета

№ п/п Процедуры Входы процедур Ответственные за выполнение Срок выполнения Результат
1 Формирование в ИС «Бюджетирование» планов затрат, себестоимости, запасов и закупок, планов по централизации закупок, выплат и состояния расчетов с кредиторами по Филиалу Целевые показатели бюджета ЦОФ До 21 сентября Проекты планов затрат, себестоимости, запасов и закупок, планов по централизации закупок, выплат и состояния расчетов с кредиторами в ИС «Бюджетирование»
2 Согласование проектов планов затрат, себестоимости, закупок, планы по централизации закупок, выплат Проекты планов затрат, себестоимости, закупок, планов по централизации закупок в ИС «Бюджетирование» ЦОФ с АЦ ГД До 25 сентября Согласованные планы затрат, себестоимости, закупок, планы по централизации закупок, выплат в ИС «Бюджетирование»
3 Формирование планов затрат, себестоимости, закупок, планов по централизации закупок, выплат в ИС «Бюджетирование» Целевые показатели бюджета АЦ ГД До 25 сентября Планы затрат, себестоимости, закупок, планы по централизации закупок, выплат по ГД в ИС «Бюджетирование»
4 Согласование планов затрат себестоимости, закупок, планов по централизации закупок, выплат с ОБП Планы затрат, себестоимости, закупок, планы по централизации закупок, выплат в ИС «Бюджетирование» АЦ ГД с ОБП До 30 сентября Согласованные планы затрат, себестоимости, закупок, планы по централизации закупок, выплат в ИС «Бюджетирование»

Формирование инвестиционной части бюджета

№ п/п Процедуры Входы процедур Ответственные за выполнение Срок выполнения Результат
1 Формирование заявок по инвестиционным проектам Предложения ЦОФ и АЦ ГД по объектам инвестиций АЦ ГД До 17 сентября Заявки по инвестиционным проектам
2 Оценка инвестиционных проектов и вынесение на рассмотрение БИК Заявки по инвестиционным проектам ОПиАИП До 8 октября Предварительно оцененные ИП
3 Утверждение инвестиционных проектов Предварительно оцененные ИП БИК До 18 октября Утвержденные БИК инвестиционные проекты
4 Формирование инвестиционного плана Общества Утвержденные БИК инвестиционные проекты ОПиАИП До 15 ноября Инвестиционный план Общества

Формирование прогнозных бухгалтерских данных

№ п/п Процедуры Входы процедур Ответственные за выполнение Срок выполнения Результат
1 Формирование прогнозного сальдо по балансовым статьям в ИС «Бюджетирование» Фактические данные за три квартала текущего года и прогноз на четвертый квартал ЦОФ До 19 октября Прогнозное сальдо по балансовым статьям по филиалам
2 Формирование прогнозного сальдо по балансовым статьям в ИС «Бюджетирование» Фактические данные за три квартала текущего года и прогноз на четвертый квартал ОБП До 26 октября Прогнозное сальдо по балансовым статьям по ГД
3 Актуализация эффективных ставок налогов, формирование планов начислений и уплаты налогов Актуальная информация по налоговым ставкам ЦОФ До 23 октября Актуализированные эффективные ставки налогов; планы начислений и уплаты налогов
4 Формирование и передача в ОБП прогноза амортизационных отчислений, прогноза списания РБП План инвестиций, план вывода ОС, данные бухгалтерского учета Бухгалтерия ГД До 26 октября Прогноз амортизационных отчислений; прогноз списания РБП
5 Актуализация эффективных ставок и коэффициентов для исчисления налогов, планы начислений и уплаты налогов Изменения к налоговому законодательству, фактические данные по прошлым периодам Бухгалтерия ГД До 26 октября Эффективные ставки и коэффициенты для исчисления налогов; планы начислений и уплаты налогов

Формирование плана финансовой деятельности

№ п/п Процедуры Входы процедур Ответственные за выполнение Срок выполнения Результат
1 Формирование плана состояния и движения долгосрочных инвестиций Фактические данные по движению долгосрочных инвестиций Отдел стратегического развития, Управление корпоративного контроля До 10 октября План состояния и движения долгосрочных инвестиций
2 Формирование плана начисления и выплаты дивидендов Прогноз финансовых результатов деятельности ОКД До 26 октября План начисления и выплаты дивидендов
3 Формирование сведений о прогнозном сальдо на начало планового года по денежным средствам и краткосрочным финансовым вложениям, а также о движении краткосрочных финансовых вложений (по видам вложений) Фактические данные по трем кварталам текущего года и прогноз на четвертый квартал Казначейство До 26 октября Сведения о прогнозном сальдо на начало планового года по денежным средствам и краткосрочным финансовым вложениям, а также о движении краткосрочных финансовых вложений (по видам вложений)
4 Формирование плана кредитов и займов в ИС «Бюджетирование» Условия кредитных договоров, прогнозы по ДДС Казначейство До 26 октября План кредитов и займов
5 Подготовка проекта консолидированного бюджета Общества Бюджеты филиалов и АЦ ГД ОБП До 15 ноября Проект консолидированного бюджета

Согласование и утверждение годового бюджета

№ п/п Процедуры Входы процедур Ответственные за выполнение Срок выполнения Результат
1 Рассмотрение проекта консолидированного бюджета БИК Проект консолидированного бюджета БИК До 20 ноября Проект годового бюджета, одобренный БИК
2 Рассмотрение и утверждение годового бюджета Общества Правлением Проект годового бюджета, одобренный БИК Правление Общества До 10 декабря Утвержденный Правлением годовой бюджет Общества
3 Рассмотрение и утверждение годового бюджета Общества советом директоров Утвержденный Правлением годовой бюджет Общества СД Общества До 25 декабря Утвержденный СД годовой бюджет Общества
4 Доведение годового бюджета до АЦ и ЦОФ Общества Утвержденный СД годовой бюджет Общества ОБП В течение двух рабочих дней после получения утвержденного годового бюджета Утвержденный годовой бюджет Общества, доведенный до АЦ и ЦОФ

Раздел 4. Хранение и архивирование

Подлинник настоящего документа во время срока действия хранится в ОБП. После окончания срока действия или аннулирования подлинник может быть уничтожен или оставлен на хранение в ОБП
на срок до трех лет.

Раздел 5. Актуализация

Периодическая проверка настоящего регламента проводится ОБП с интервалом, не превышающим 12 месяцев. Решение об изменении документа принимает начальник ОБП на основании предложений других подразделений, результатов применения документа в ОАО «Ростелеком», анализа зарегистрированных и устраненных несоответствий, а также рекомендаций внутренних или внешних аудиторов.

Порядок периодической проверки и внесения изменений в документ определен в процедуре управления внутренней нормативной документацией ОАО «Ростелеком».

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль