Информационная система - основа регламента

2162
В 2003 году ОАО «ИНПРОМ» использовало автоматизированную систему для бюджетирования, разработанную компанией «Инталев». При этом все необходимые для планирования данные поступали из «1С:Предприятие 7.7». По мере развития бизнеса компания перешла на «1С:Предприятие 8.0». Это произошло в 2005 году. В этой системе уже был реализован блок бюджетирования. Поэтому, чтобы упростить процедуры, связанные с планированием, было решено отказаться от продукта «Инталев». Вся работа по переходу из одной системы в другую заняла около трех месяцев

Сегодня в «1С:Предприятие 8.0» работают все филиалы. ОАО «ИНПРОМ» – сеть металлосервисных центров с 28 филиалами в крупнейших региональных центрах России и управляющей компанией в городе Таганроге. В блок планирования имеют доступ сотрудники, которые несут ответственность за расходование и поступление средств. Финансовая структура компании соответствует ее организационной структуре.

Сейчас полностью автоматизировано планирование и исполнение бюджета движения денежных средств и бюджета расходов. Для планирования доходной части (выручка в разрезе подразделений) используется сводная таблица в Excel. Это связано с тем, что в компании есть еще несколько специализированных программных продуктов, в которых учитываются поставки, продажи и товарные остатки по нашей федеральной сети.

Действующий регламент бюджетирования был разработан специалистами компании уже после внедрения «1С:Предприятие 8.0». И именно заложенные в системе процедуры стали основой бюджетирования в компании.

Бюджетная роспись

Формирование затратной части бюджета происходит ежемесячно и идет снизу вверх. Ряд статей меняется каждый месяц и требует регулярного пересмотра. Другие затраты носят постоянный характер и жестко регламентированы. Например, существуют нормативы содержания склада. Основной документ планирования затрат – бюджетная роспись (аналог бюджетной заявки), с помощью которой различные ЦФО заявляют о своих потребностях в ресурсах. После рассмотрения и согласования бюджетных росписей в управляющей компании ЦФО вправе расходовать денежные средства в рамках выделенных лимитов. При необходимости внесения изменений в бюджет в течение бюджетного периода у руководителей ЦФО есть право создать так называе-мую корректирующую бюджетную роспись, отразив в ней все происшедшие перемены – увеличение или уменьшение потребности в денежных средствах или изменение целевого назначения предстоящих расходов.

Если при согласовании бюджетных росписей подразделению отказывается в требуемых средствах, то в обязательном порядке объясняются причины отказа и сообщается, кто именно вынес отрицательное решение.

Последовательность действий

До 25-го числа каждого месяца подразделения вносят свои заявки в 1С на рассмотрение. После выгрузки данных из локальных систем подразделений в центральную базу управляющей компании фиксируется дата принятия. Для эффективного управления затратами и осуществления полноценного контроля при согласовании затрат подразделений каждая бюджетная роспись проходит четыре этапа рассмотрения и утверждения:

Этап 1. Планирование на уровне филиа-ла и утверждение этого плана директором филиала. На этом уровне директор подтверждает обоснованность затрат, заявленных подчиненными.

Этап 2. Согласование с профильной службой в соответствии с центром ответственности. Например, за строительные работы отвечает отдел капитального строительства, а за ремонт грузоподъемных механизмов – производственная служба.

Этап 3. Согласование с экономистом управляющей компании. Например, экономист имеет право отложить выплаты до наступления какого-либо события или представления недостающих документов, подтверждающих факт исполнения работ (услуг). Резолюция по оплате ремонта может выглядеть следующим образом: «Произвести оплату после представления акта выполненных работ». В этом случае в профильную службу запрос не возвращается.

Этап 4. Окончательное утверждение бюджета директором по экономике. Согласованный бюджет на месяц формируется к 5-му числу каждого месяца. В основном это время уходит на планирование доходной части бюджета, всего того, что связано с планами продаж, выручки и поступлений. Для этого 1-го числа месяца текущая информация по остаткам собирается со всех подразделений компании. В управляющей компании формируются данные о плановых поставках в разрезе существующей номенклатуры товаров по каждому подразделению. На основании данных бизнес-плана компании, а также принимая во внимание информацию о состоянии рынка, статистику продаж филиала, составляется план отгрузок по группам проката. На 1-е число также собираются данные о существующей дебиторской задолженности с указанием сроков ее погашения, чтобы понимать, какие поставки будут оплачены в следующем месяце.

Контроль исполнения

Контроль расходования установленных в бюджете лимитов осуществляется автоматически информационной системой. При создании служебной записки на оплату сумма платежа сопоставляется с лимитом по конкретной статье и ЦФО. При превышении система информирует о нарушении лимита.

Положение по бюджетному процессу ОАО «ИНПРОМ»

1. Цель процесса

Организация управленческого учета и системы бюджетирования на предприятии. Любопытно, что положение по бюджетированию «Инпром» в том числе регулирует организацию управленческого учета. Это оправданно, когда данные управленческого учета используются для оценки результатов исполнения принятых бюджетов

2. Область применения

Территориально-обособленные подразделения и управляющая компания ОАО «ИНПРОМ»

3. Термины, определения и сокращения

В процедуре используются определения, приведенные в МС ИСО 9000:2000 и, кроме того:

организация – ОАО «ИНПРОМ».
УК – управляющая компания.
ТОП – территориально-обособленное подразделение.
ЦФО – центр финансовой ответственности.

Бюджетное управление организацией – это форма оперативного управления организацией по ЦФО через бюджеты. <...>

Справочник (бюджетный классификатор) статей оборотов по бюджетам – перечень сгруппированных соответствующим образом статей бюджетов организации, позволяющий реализовать механизм системы бюджетирования.
Бюджетная структура – совокупность взаимосвязанных функциональных бюджетов, объединяющихся в основные итоговые бюджеты предприятия. <...>

Правило взаимозаменяемости статей бюджетной классификации – текущая корректировка планов бюджетов путем внутреннего замещения расходов может производиться только внутри групп статей бюджетной классификации: замена одной статьи на другую только внутри одной из групп – ВИД, ВТД, ВФД. <...>

ЦФО-Бюджетополучатель – это объект финансовой структуры предприятия, ответственный за планирование показателей доходов и расходов подразделения при выполнении его функциональных задач и целевое исполнение утвержденных показателей.

Распорядитель доходов и расходов – руководитель ЦФО-Бюджетополучателя, наделенный полномочиями по планированию и расходованию средств закрепленных за ним статей бюджета.

ЦФО – Профильная служба УК – служба управляющей компании, на которую возложены кураторские и контролирующие функции в отношении деятельности служб ТОПов, дочерних и зависимых обществ, имеющих аналогичное направление деятельности.
Консолидирующее расходы ЦФО – это ЦФО, ответственное за осуществление определенных видов расходов по обеспечению ТМЦ/услугами других ЦФО в пределах ТОП либо всей организации согласно своим функциональным обязанностям и профилю деятельности в установленном порядке.

Нестандартная градация центров финансовой ответственности

БР – Бюджетная роспись – документ бюджетирования, необходимый для планирования поступлений и платежей, доходов и расходов ЦФО на период, формируемый для рассмотрения, согласования профильными службами УК и включения в функциональные и итоговые бюджеты предприятия для их последующего утверждения руководством компании.

Утвержденная Бюджетная роспись – целевые показатели поступлений и платежей, доходов и расходов, установленные ЦФО на планируемый период, сформированные на основании утвержденных руководством функциональных и итоговых бюджетов.

КБР – Корректирующая бюджетная роспись – документ бюджетирования, необходимый для текущей корректировки планов бюджетов путем внутреннего перемещения остатков утвержденных плановых сумм, формируемый для рассмотрения, согласования профильными службами УК и последующего утверждения руководством компании. <...>

Интересная терминология. По утверждению разработчика используются названия документов из используемой информационной системы

5. Общие положения
Настоящее положение является основной частью построения системы бюджетирования и управленческого учета организации.

Основная цель бюджетного процесса и системы бюджетирования – это организация управленческого учета, направленного на достижение стратегических целей, постоянное повышение эффективности коммерческой деятельности, повышение ее конкурентоспособности на рынке за счет наиболее эффективного использования ресурсов организации.
Система бюджетирования организации представляет собой совокупность формализованных принципов, методик, форматов и регламентов планирования и отражения фактов хозяйственной деятельности в единых форматах – бюджетах организации.

6. Основная часть

6.1. Основные принципы и механизмы реализации системы бюджетирования организации
Основными принципами системы бюджетирования являются:

1. Следование единой стратегии развития компании и поставленным перед подразделениями целям при планировании и осуществлении хозяйственной деятельности каждым ЦФО.
2. Соблюдение регламентов планирования и исполнения бюджетов, оговоренных в настоящем положении.
3. Соблюдение единых утвержденных форматов и сроков представления отчетности по бюджетам.
4. Соблюдение правил отражения хозяйственных операций в бюджетах, оговоренных в настоящем положении.
5. Соблюдение правил и стандартов, отраженных в регламентных документах по функциональным областям хозяйственной деятельности компании (регламенты ремонтно-строительных работ, нормативы расхода материалов, рекомендации и утвержденные лимиты по статьям расходов и пр.).

Бюджетирование в компании – инструмент реализации стратегии

Основными механизмами реализации системы бюджетирования являются:

1. Бюджетный классификатор ЦФО – это сводный классификатор финансовой структуры организации, включающий в себя классификацию всех объектов финансового управления организации в разрезе составляющих подразделений, видов, направления деятельности и уровня руководства ЦФО. Каждые из составляющих регламентированы отдельным классификатором.
2. Унифицированный управленческий план счетов – это план счетов бюджетирования, встроенный в регламентирующий программный продукт и аналогичный плану счетов бухгалтерского учета, но отличаю-щийся в разрезе аналитики по субконто, отражением проводок, их настроек в соответствии с постановкой и спецификой управленческого учета организации.

В основу системы бюджетирования положен принцип двойной записи!

3. Унифицированные справочники статей оборотов бюджета движения денежных средств и статей оборотов бюджета доходов и расходов – это встроенный в регламентированный программный продукт подробный и емкий справочник (бюджетный классификатор) статей оборотов по бюджетам, разработанный следующим образом:

  • все статьи имеют наименования, четко совпадающие с возникающими в процессе функционирования организации хозяйственными операциями, что облегчает пользователям отнесение хозяйственных операций на те или иные статьи;
  • статьи составлены таким образом, что каждая статья отражается только в одном расходном функциональном бюджете и в одном либо нескольких итоговых бюджетах;
  • в системе бюджетирования регламентировано строгое соответствие вхождения статей оборотов по бюджетам в соответствующие бюджеты;
  • статьи выбытия денежных средств классифицируются на выбытия: инвестиционные, текущие и финансовые.

4. Классификатор бюджетов – это совокупность всех бюджетов, образующих бюджетную структуру организации. Данный классификатор построен по принципу разделения на группы, виды, разновидности отчетов в зависимости от аналитики и для их унификации присваивается порядковый номер (версия) в разрезе разновидностей, что в целом позволяет получить сводный уникальный код отчета.
5. Схема взаимодействия бюджетов.
6. Закрепление статей оборотов к ЦФО подразделений и профильной службы, которое встроено в регламентирующий программный продукт и предназначено для формирования бюджетных росписей и исполнения в разрезе ЦФО подразделений и согласования и контроля со стороны профильных служб управляющей компании (УК).

Статьи бюджетов закреплены за центрами финансовой ответственности, что в дальнейшем упрощает анализ результатов их работы

7. Дополнительная аналитика хозяйственных операций, заполняемая в документах «Бюджетная роспись» и «Служебная записка» и используемая в дальнейшем в различных бюджетах. Среди элементов дополнительной аналитики можно выделить постоянные реквизиты и изменяющиеся реквизиты:

  • постоянные реквизиты являются обязательными для каждого документа «Бюджетная роспись» независимо от того, по какой статье осуществляется планирование хозяйственных операций. К постоянным реквизитам операций в системе бюджетирования относятся: ТОП, ЦФО-Бюджетополучатель, ЦФО – Профильной службы УК, статья оборотов, сумма операции, согласование документа;
  • изменяющиеся реквизиты являются также обязательными для заполнения, но их наличие в документе «Бюджетная роспись» определяется самой статьей, по которой происходит планирование хозяйст-венной операции. К изменяющимся реквизитам относятся: проект, номенклатура, количество и цена начисления, количество и цена оплаты, контрагент, территория, подтверждающий документ.

К постоянным реквизитам бюджетной росписи относится согласование. Упрощает процесс верстки бюджета. Ясно, какие заявки согласованы, а какие нет

6.2. Типы бюджетов
Для ведения системы бюджетирования в организации определены следующие бюджеты: итоговые и функциональные.
К итоговым бюджетам организации относятся: БДДС (бюджет движения денежных средств), БДР (бюджет доходов и расходов), ББЛ (бюджет балансового листа).

БДДС позволяет планировать, учитывать и анализировать:

  • чистый денежный поток, образуемый в результате совершения планируемых хозяйственных операций, который может быть как положительным, когда на предприятии накапливаются временно свободные денежные средства – образуется профицит, так и отрицательным, когда на предприятии образуется дефицит денежных средств. В обоих случаях информация о планируемом денежном потоке на период или на его конкретную дату позволяет принять управленческое решение: о дополнительном инвестировании денежных средств в выгодные направления деятельности в случае профицита либо о привлечении дополнительных ресурсов для финансирования деятельности в случае дефицита или временного кассового разрыва;
  • объемы конкретных выплат и поступлений;
  • даты совершения платежей и поступления денежных средств;
  • направленность денежных потоков: поступлений – по источникам, выплат – по целевому назначению.

Одновременно БДДС позволяет своевременно принимать меры по недопущению нецелевого использования денежных средств.

Поступления и выбытия денежных средств в БДДС классифицируются на операции по инвестиционной, финансовой, текущей деятельности и операции забалансового движения. <...>

БДДС содержит дату совершения платежа и поступления средств. Как правило, конкретные даты отражаются не в БДДС, а в платежном календаре

БДР позволяет планировать, учитывать и анализировать экономические результаты деятельности – прибыль и рентабельность.

Структура БДР отражает последовательное, шаг за шагом вычитание из валовых финансовых результатов соответствующих расходных статей, результатом которого на каждом шаге являются очищенные от определенной части расходов финансовые результаты. То есть на первом шаге вычислений формируется маржинальный доход, на последнем – чистая прибыль.

БДР содержит следующие группы статей. Доходы:

  • от обычной деятельности (реализации товаров и услуг): операционные (связанные с доходами от долевого участия в других организациях – дивиденды, предоставлением займов сторонним физическим и юридическим лицам, сотрудникам организации);
  • внереализационные (связанные с операциями по реализации внеоборотных активов, возмещением материального ущерба и прочими непредвиденными доходами).

Расходы:

  • относимые на себестоимость согласно утвержденной методике;
  • коммерческие (связанные с приобретением, транспортировкой и перевалкой товаров);
  • общехозяйственные (управленческие, связанные с содержанием офиса, склада, оплатой труда работников, рекламой и т. п.);
  • операционные (расходы по использованию заемных средств, услуги банков);
  • внереализационные (штрафы, госпошлины и прочие);
  • связанные с использованием чистой прибыли – на инвестиционную деятельность и капитальный ремонт основных средств.

Финансовые результаты – разница между доходами и расходами, выраженная показателями валовой прибыли, чистой прибыли и т. д.

Формирование БДР осуществляется с использованием справочника бюджетной классификации и статей оборотов.
ББЛ позволяет планировать, учитывать и анализировать стоимость предприятия, источники средств, их состав, размер и соотношение, платежеспособность, ликвидность, финансовую устойчивость предприятия, своевременно корректировать влияющие на данные показатели операции.

Формирование ББЛ осуществляется с использованием справочника бюджетной классификации.

Структура и классификация статей ББЛ аналогична структуре классификации статей бухгалтерского баланса. <...>

Одна из основных целей составления бюджета балансового листа, заявленная разработчиком, – анализ стоимости компании

6.3. Этапы организации бюджетного процесса
Система бюджетирования организации функционирует посредством выполнения следующих основных этапов цикла бюджетного управления:
1. Планирование показателей и назначений для осуществления финансово-хозяйственной деятельности на перспективу и оперативные периоды развития организации.
2. Исполнение и анализ плановых показателей и назначений.
3. Контроль деятельности предприятия.

6.3.1 Планирование показателей и назначений
Планирование обеспечивает основу для контроля и анализа деятельности, определяя набор целевых показателей для текущего и итогового сопоставления.

Каждый ЦФО-Бюджетополучатель планирует свою хозяйственную деятельность, направленную на достижение поставленных перед ним целей и задач, в финансовом и натурально-стоимостном выражении по статьям бюджета, консолидация которых позволяет сформировать соответствующие функциональные и итоговые бюджеты предприятия. Руководство компании анализирует запланированные показатели на предмет их соответствия стратегии компании и получения оптимального результата хозяйственной деятельности в планируемом периоде, согласовывает и утверждает сформированные бюджеты, которые становятся директивным планом развития на очередной оперативный период. Срок действия (завершения) утвержденных плановых лимитов зависит и эквивалентен сроку их планирования: год, квартал или месяц.

В результате планирования деятельности компании формируются взаимосвязанные документы – планы бюджетов в утвержденных форматах, дающие полное представление о состоянии предприя-тия, относящемся к описываемому периоду времени в будущем.

Планирование показателей и назначений в организации регламентировано процедурами на перспективу согласно ссылке 5 и на оперативный период согласно ссылке 3.

6.3.2 Исполнение и анализ плановых показателей
В рамках утвержденных плановых показателей и назначений все ЦФО осуществляют свою хозяйст-венную деятельность в отчетном периоде, ориентируясь на целевое и эффективное их исполнение с целью достижения поставленных целей и финансово-экономических показателей.

Работа в соответствии с бюджетными показателями нацелена на дисциплинирование коллектива предприятия в финансовых и организационных вопросах, своевременное отслеживание и контроль течения производственно-финансовой деятельности, дает возможность руководителям разных уровней путем анализа устанавливать соответствующие критерии для принятия управленческих решений, требует от них согласованных решений и действий.

До утвержденного бюджета на планируемый период расходование денежных средств разрешено только по бюджету текущих затрат, но не более 1/3 назначений предыдущего к планируемому периоду.

Остаток неиспользованных бюджетных средств не восстанавливается и вновь заявляется при его необходимости в будущих периодах.

В остальном исполнение и анализ плановых показателей и назначений в организации регламентировано процедурой согласно ссылке 4.

Можно предположить, что этот пункт во многом упрощает работу подразделениям, особенно когда согласование и утверждение итогового бюджета затягиваются

6.3.3. Контроль деятельности организации
Система бюджетирования организации позволяет руководству осуществлять контроль деятельности посредством мониторинга следующих данных системы:
1. Соблюдение функциональных обязанностей участниками бюджетного процесса.
2. Соблюдение сроков и регламентов формирования документов, отчетов и процедур системы бюджетирования участниками бюджетного процесса.
3. Соблюдение установленных полномочий по использованию ресурсов компании участниками бюджетного процесса.
4. Соблюдение целевого и рационального исполнения установленных плановых назначений участниками бюджетного процесса.

6.4. Отражение хозяйственных операций в системе бюджетирования
Источником данных для формирования всех бюджетов являются хозяйственные операции как планируе-мые, так и фактические, возникающие в процессе деятельности организации. Хозяйственные операции учитываются в системе бюджетирования посредством механизмов системы бюджетирования – справочника статей оборотов по бюджетам и дополнительной аналитики хозяйственных операций, то есть каждая хозяйственная операция отражается на статье оборотов по бюджетам с указанием необходимой дополнительной аналитики.

Правила отражения хозяйственных операций на статьях оборотов по бюджетам и использование дополнительной аналитики определяются типами бюджетов, которые будут сформированы на основании данной хозяйственной операции, и методикой их формирования. Бюджет, в котором будет отражена операция с каждой конкретной статьей, и набор необходимой для заполнения по данной статье дополнительной аналитики определяются исходя из утвержденного справочника статей оборотов по бюджетам.

Каждая хозяйственная операция в системе бюджетирования требует согласования плановых и фактических значений, производимого в утвержденном порядке. Согласование операций может осуществляться на бумажном и/или электронном носителе в зависимости от уровня автоматизации бизнес-процесса и квалификации сотрудников и по принятию решения директором по экономике УК. <...>

Согласовываются не только плановые значения, но и фактические!

6.6 Автоматизация бюджетного процесса
Оперативность принятия управленческого решения возможна при организации автоматизации бюджетного процесса, но на определенных этапах создания и организации деятельности подразделений временно возможен любой из альтернативных вариантов, принятых экономической службой, исходя из имеющихся возможностей подразделений. Автоматизация бюджетного процесса должна быть организована с использованием программных продуктов, имеющихся в организации и настроенных с учетом выполнения требований настоящего положения и связанных с ним соответствующих процедур, что впоследствии позволит принимать управленческие решения в режиме on-line.

6.7. Ответственность по бюджетному процессу
Неисполнение либо ненадлежащее исполнение порядка, установленного настоящим положением, и связанных с ним бизнес-процедур, влекут за собой применение к нарушителям соответствующих мер согласно сферам ответственности.

Сферы ответственности в рамках бюджетного процесса организации разделяются следующим образом:
1) за организацию бюджетного процесса в целом несет ответственность директор по экономике;
2) за несоблюдение целевого и рационального использования бюджетных средств организации несут солидарную ответственность ЦФО-Бюджетополучатель и Распорядитель доходов и расходов;
3) за нерациональное, неэффективное принятое решение и отраженное в последующем в плановых назначениях для исполнения в соответствующих бюджетах и слабый контроль сроков исполнения плановых заданий несут солидарную ответственность Распорядитель доходов и расходов, ЦФО – Профильная служба и директора по направлениям УК;
4) в остальных случаях, касающихся ответственности за несоблюдение сроков и регламентов формирования документов, отчетов и процедур системы бюджетирования, сферы ответственности устанавливаются отдельными распорядительными документами, утвержденными директором по экономике.

Предусмотрены наказания для нарушителей бюджетного процесса

7. Управление записями

 

№ п/п Название записи Вид (бумажный/электронный) Ответственный за хранение Срок хранения Место хранения
- - - - - -

 

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль