Нужна ли вам ERP-система

2043
Как финансовому директору понять, нужна ли комплексная информационная система и насколько выгодным будет проект автоматизации

Компании все чаще используют комплексные информационные системы или автоматизируют хотя бы отдельные направления работ. Тем не менее для подавляющего большинства средних предприятий вопрос о необходимости информационной системы остается открытым. В своей работе они используют одну из бухгалтерских программ, представленных на рынке, и Excel для формирования бюджетов, управленческой отчетности и анализа результатов работы компании. Такая схема работы вполне допустима до тех пор, пока предприятие не начинает стремительно расти и не сталкивается с рядом серьезных проблем, а именно:

  • увеличение количества ошибок, связанных с человеческим фактором. Например, одни и те же контрагенты введены в Excel с разными наименованиями, что не позволяет провести выборку необходимых данных. Если бы был автоматизирован реестр контрагентов и нужно было бы только выбрать из списка, а не вводить вручную, такой проблемы бы не возникало;
  • невозможно одновременно работать с одним и тем же файлом нескольким пользователям. Это неизбежно приводит к увеличению сроков подготовки, например, управленческой отчетности, формируемой в Excel. Высока вероятность того, что будет нарушена установленная в компании последовательность работы с одним и тем же файлом. Результат – потребуется дополнительное время на проверку и уточнение достоверности данных;
  • Excel-файлы с данными могут быть по неосторожности удалены. Проблемы, которые возникнут у компании в этом случае, очевидны;
  • данные, выгружаемые в Excel из бухгалтерской программы для управленческих нужд, как правило, нуждаются в дополнительной обработке (форматирование, проведение необходимых выборок и т. д.). Это также не оптимизирует сроки подготовки необходимой менеджменту информации, а значит, увеличивается время, необходимое для принятия решений менеджментом;
  • ограничения по объему данных. Excel – действительно удобный инструмент для работы со всевозможными таблицами, но и у этой программы есть ограничения. Для того чтобы обработать данные отчетности крупной компании, этого может быть недостаточно, а многочисленные связи между разными листами лишь усложнят работу с информацией и приведут к дополнительным ошибкам.


Если компания столкнулась с подобными проблемами, то можно смело утверждать, что ей необходима комплексная информационная система.

|ОПЫТ КОЛЛЕГИ|
Юлия Сборец, финансовый директор «Аптечной сети 36,6»:
«Наша компания развивается очень быстро, и существующие программы перестают справляться с растущим объемом информации. Простой пример: финансовый анализ с большой аналитикой становится невозможно проводить через Excel. Программа просто не справляется с объемом. Другая причина, по которой мы приняли решение внедрять ERP, в том, что приобретаемые аптечные сети имеют различные, чаще всего рукописные системы товарного и бухгалтерского учета, которые необходимо привести к общему знаменателю, то есть интегрировать в существующую систему компании».
|ОПЫТ КОЛЛЕГИ|
Сергей Воробьев, финансовый директор компании «Рельеф-Центр»:
«Для нас основными признаками потребности в комплексной информационной системе стало ощутимое снижение производительности используемой бухгалтерской программы. Выполняя те или иные запросы, программа просто «виснет». Без серьезного программного обеспечения не обойтись, если компания планирует сокращать время закрытия отчетности. Еще одна причина, по которой предприятию может понадобиться комплексная система, – необходимость составления отчетности по МСФО или US GAAP, а также появление в бизнесе таких специфичных процессов, которые не может поддерживать старая система. К примеру, более мощный логистический блок».
|МНЕНИЕКОНСУЛЬТАНТА|
Сергей Муратов, генеральный директор компании «МСТ Груп»:
«Внедрение комплексной информационной системы необходимо, если выполняется один из следующих критериев:
– большой объем рутинных операций;
– руководство характеризует ситуацию в компании словами «слабая контролируемость», «непрозрачность», «нерегламентированность» и т. п.;
– ощущение недостаточности, недостоверности или несвоевременности необходимой информации или отчетов;
бизнес-процессы компании неэффективны».
|МНЕНИЕКОНСУЛЬТАНТА|
Борис Полухин, директор департамента корпоративных информационных систем компании «АйТи»:
«Часто информационные системы создаются для решения проблем утечки информации и комплексного обеспечения промышленной безопасности. То есть когда для решения определенного вопроса нужно связать несколько систем или задач. К примеру, длительные (для руководства) совещания, необходимость постоянного вмешательства руководства в «разборки» между подчиненными, частые болезни сотрудников. Среди основных признаков необходимости внедрения КИС можно выделить и низкий уровень производственной культуры, и слабую коммуникацию между подразделениями».

На что пойдут деньги

Следующий шаг на пути к принятию решения о внедрении комплексной информационной системы – оценка совокупных затрат на проект. Причем изобретать велосипед не нужно. Существует разработанная Gartner Group методика оценки совокупной стоимости владения информационной системой TCO (Total Cost of Ownership, TCO). Кроме цены оборудования и программного обеспечения ТСО рекомендует включать в итоговую сумму стоимость текущих операций, обслуживания и модернизации и не забывать про издержки на реструктуризацию бизнеса и другие организационные мероприятия. Также надо учитывать расходы на привлечение консультантов, системного интегратора и издержки на обучение штатных сотрудников, участвующих в проекте.

Кроме того, по методике оценки совокупной стоимости владения следует прибавлять к общей сумме плату за аренду помещений (помещения для сервера, разработчиков, администратора), коммунальные и другие услуги, недополученную прибыль (на предпроектной стадии каждая компания закладывает определенную прибыль от внедрения проекта, позже ее сравнивают с фактически полученной прибылью – эта разница и будет недополученной прибылью. – FD), страховку и штрафы за неисполнение обязательств.

После скрупулезного учета по модели ТСО можно реально оценить, во что обойдется автоматизация.
Составление постатейной калькуляции затрат на внедрение комплексной информационной системы также поможет найти подходы к оптимизации затрат. Для этого формируется несколько возможных сценариев стоимости владения.

|ОПЫТ КОЛЛЕГИ|
Юлия Сборец: «К прямым затратам внедрения информационной системы мы относим покупку, внедрение и обслуживание. А косвенные затраты в основном представляют собой издержки, связанные с внедрением системы, в том числе недополучение валовой прибыли во время перехода со старой программы на новую».
|МНЕНИЕКОНСУЛЬТАНТА|
Сергей Муратов: «Различие лицензионных политик и ситуаций заказчика делают невозможным разработку универсального калькулятора, позволяющего рассчитать общую сумму затрат на внедрение. Очень упрощенный подход представлен в таблице. Бывают ситуации, когда и лицензии на Оракл (OEBS) можно купить по $300 за одно рабочее место».

Окупит ли себя автоматизация

Чтобы оценить эффективность проекта автоматизации, можно рекомендовать использовать такой показатель, как рентабельность инвестированных средств (Return on Investments, ROI). Оценить значение ROI можно по формуле:
ROI = (экономия на эксплуатационных расходах + увеличение доходов за счет дополнительных возможностей и сервиса)/(общую стоимость внедрения).

Другими словами, внедрение информационной системы оценивается как любой инвестиционный проект. Основная сложность – оценить преимущества внедрения информационной системы в денежном эквиваленте.

Помимо ROI для оценки эффективности внедрения ERP могут использоваться и такие классические показатели, как чистый дисконтированный доход, внутренняя норма рентабельности и т. д.

|ОПЫТ КОЛЛЕГИ|
Сергей Воробьев: «Оценить будущие выгоды от внедрения информационной системы вполне возможно. Например, текущей системе для поддержки работы требуется один программист на 20 рабочих мест. Для нового продукта это соотношение составляет 1:50. Соответственно, зная среднюю заработную плату программиста, можно посчитать экономию компании.

Другой пример. При текущем учете движения товара на складе период оборачиваемости товарных запасов составляет 10 дней, при внедрении нового продукта он сократится до 8, соответственно при текущей выручке это позволит высвободить из складских запасов 30 млн рублей, что сэкономит на банковских процентах 300 тыс. рублей в месяц.
Еще один вариант экономии. Новый продукт позволит автоматизировать, например, три процесса в бухгалтерии, что соответственно может сократить одно рабочее место с окладом в 20 тыс. рублей и в течение одного года не увеличивать штат работников бухгалтерии.

И последнее. Допустим, общее сокращение логистической цепочки в компании по предварительным оценкам составит три дня, что равносильно сокращению рабочего капитала на 100 млн рублей, а это опять же позволяет экономить около 1 млн рублей на банковских процентах ежемесячно».
|МНЕНИЕКОНСУЛЬТАНТА|
Сергей Муратов: «На самом деле эффект внедрения зависит не от информационной системы, а от того, как мы изменили в ходе проекта бизнес-процессы. Причем это изменение находится не внутри, а вне системы – это то, как настроит систему пользователь. Расчет можно произвести простым способом.
1. Первоначально необходимо определить характеристики процесса, которые мы хотим улучшить за счет применения информационной системы (эта работа может проводиться консультантами, но ответственность лежит на заказчике).
2. Сравниваем с текущим состоянием характеристик – разница поможет найти эффект от применения системы.

Приведу такой пример определения эффекта от внедрения. Для торговых компаний характерно большое товародвижение между складами. С одной стороны, нужен минимальный запас, а с другой – максимально сократить неликвидные запасы. Применение функциональных возможностей системы для улучшения процессов управления складскими запасами оценено руководством компании следующим образом: уменьшение складского запаса на 5% и повышение продаж на 2% за счет более полного удовлетворения потребностей покупателей с использованием информационной системы.

Изменение характеристик позволило оценить ожидаемый эффект – снижение потребности в оборотных средствах на $1 млн и $1,2 млн дополнительной прибыли. Конечно, эти оценки предварительны и нуждаются в уточнении, однако в ходе анализа наверняка выявятся и другие перспективы. В частности, возможности системы по управлению складом, которые могут сократить срок исполнения заказа, а также повысить точность комплектации и как следствие сократить количество складских рабочих».

Нужны ли точные вычисления

Чем крупнее организация, тем больше косвенных факторов, в конечном итоге влияющих на экономический эффект проекта (как в доходной, так и расходной части). Масштабные внедрения проходят в режиме управляемых изменений – каждый последующий виток внедрения ERP зависит от предыдущего. Результаты каждого этапа оцениваются и анализируются, а итоги анализа используются для корректировки последующих шагов. В таких условиях возможным представляется только оценить стратегическую целесообразность внедрения ERP, пожертвовав при этом точностью расчетов. Если же настаивать на том, чтобы консультанты, внедряющие систему, дали точные цифры, то в ответ можно получить наукообразное технико-экономическое обоснование решения по внедрению информационной системы, которое, как показывает практика, редко совпадает с итоговым финансовым результатом проекта.

История результативной автоматизации

Американская фирма Progressive Technologies выпускает оборудование для производства полупроводников. Несколько лет назад она столкнулась с проблемой низкой эффективности используемых бизнес-систем: слабый контроль качества, плохое управление производством и конфигурированием продукции, неудовлетворительное управление цепью поставок, несоответствие систем обработки данных. Для повышения эффективности работы компании была внедрена ERP-система Made2Manage Systems. В результате ее внедрения Progressive Technologies полностью перешла от ручной обработки бумажной информации на электронный документооборот, отдача от производственных фондов компании почти удвоилась и ежегодный прирост сбыта составил 48%. Фирма теперь гарантирует доставку товара в указанные сроки, она добилась повышения производительности труда, ей удалось сократить свои складские запасы (дефицит продукции снижен на 25%).

Пример расчета затрат на внедрение информационной системы

Статьи затрат Калькулятор, $ Результаты (на примере компании-автодиллера, 48 пользователей)
Затраты на выбор информационной системы (затраты на оплату труда собственного персонала или услуги привлеченных консультантов) До 10% от бюджета проекта внедрения с лицензиями (при привлечении специализированного консалтинга затраты окупаются, при самостоятельном проведении выбора добавляются к бюджету расходов) $60 тыс. на внешних консультантов (подтверждено снижение стоимости проекта внедрения на $120 тыс.)
Покупка программного обеспечения $5000 на человека (информационные системы уровня SAP), $2500 (информационные системы уровня Dynamics AX). Цена уменьшается при увеличении количества пользователей (объема закупки) $200 тыс.
Приобретение аппаратного обеспечения (сервера и т. п.) До 500 на человека Не требовалось
Затраты на услуги по внедрению От 70% до 200% стоимости программного обеспечения (цена повышается при необходимости доработки стандартной функциональности) $480 тыс. (большой объем доработок)
Затраты на обучение собственной проектной команды До $4000 на человека (часто входит в стоимость внедрения) Включено в стоимость внедрения
Затраты на создание службы эксплуатации (наем и обучение персонала) До $10 000 на человека, если включено обучение В отдельный проект не выделялось – нет данных
Затраты на ежегодное обслуживание системы поставщиком (обновления и т. п.) До 20% в год от стоимости программного обеспечения по прайс-листу разработчика $35 тыс. в год
Затраты на внутреннее обслуживание системы Сумма двойных годовых окладов программистов и администраторов, работающих с системой Нет данных

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль