Применение ФСА в работе фирмы

2851
Методологические аспекты внедрения функционально-стоимостного анализа для расчета себестоимости

Что для компании является источником прибыли: определенные виды деятельности, продукты, клиенты, брэнды или каналы сбыта? Ответ на этот вопрос дает сопоставление доходов и расходов. Но если рассчитать доход по источнику прибыли обычно не составляет труда, то расчет себестоимости — гораздо более сложная задача. Одно из ее решений — применение функционально-стоимостного анализа (ФСА).

Проблема расчета себестоимости

Задайтесь вопросом, существует ли в вашей компании необходимость знания себестоимости и структуры затрат? Если ответ «нет», то расчет себестоимости пригодится исключительно для составления отчетности и разговор не имеет смысла. Если ответ «да», то справедливо утверждать, что определение себестоимости в компании является важным аспектом анализа рентабельности продукции, точки безубыточности, динамики, структуры и источников затрат.

Если информация о себестоимости и структуре является важной, то необходимо задуматься над вопросом «Существует ли уверенность в том, что рассчитанная себестоимость отражает реальное положение вещей?» Обычно компании используют традиционные системы расчета себестоимости и распределения затрат (подробнее о методах расчета себестоимости >>). Эти системы имеют ряд ограничений и недостатков при распределении затрат и используют допущения, приводящие к искажению результатов расчетов.

Причина искажения — некорректное распределение накладных расходов, которые невозможно напрямую отнести на продукты, услуги или клиентов, а их доля постоянно растет с увеличением масштабов бизнеса. Полученная себестоимость может оказаться недостоверной и неприемлемой для выработки и принятия решений. Очевидная зависимость: чем больше доля накладных расходов в деятельности компании, тем более искаженными получаются результаты распределения затрат.

В отличие от традиционных систем калькуляции себестоимости и распределения затрат методика функционально-стоимостного анализа, или Activity-based costing, дает более корректную информацию о распределении затрат на основе процессного подхода.

Кому нужен ФСА

Методика ФСА приобрела значительную популярность в западных компаниях. Этот подход отличается от традиционного учета затрат тем, что фокусируется на подсчете затрат процессов, которые необходимы для производства продукта или предоставления услуги, а не на группировке затрат по статьям калькуляции.
ФСА предполагает, что затраты ресурсов вызваны деятельностью и что продукты создают спрос на виды деятельности. Перераспределение затрат на продукт или услугу производится путем определения носителей (драйверов) затрат для потребляемых ресурсов и процессов. Таким образом, использование ФСА позволяет решить проблему правильного распределения затрат и предоставляет:

  • более точную и достоверную информацию о себестоимости продуктов/услуг/клиентов по сравнению с традиционными системами;
  • детальную информацию о стоимости бизнес-процессов, в том числе в разрезе статей и источников затрат;
  • информацию о производительности ресурсов, временных затратах на операции и загрузке мощностей ресурсов;
  • возможность более точного планирования и бюджетирования, а также применения в EVA-анализе.

Кому и зачем в компании нужны данные, полученные на базе ФСА? Информация о себестоимости и структуре затрат, как правило, необходима аналитическому подразделению компании, топ-менеджменту, менеджерам функциональных отделов и департаментов. Владея данной информацией, руководители и специалисты компании имеют надежную базу для принятия решений (см. схему № 1). Например, для компаний банковского сектора — такие специфические решения, как минимальный размер кредита, срок кредитования, штрафы или ставка процента.

Проблемы разработки

Несмотря на простоту концепции, применение ФСА на практике — довольно сложная задача. Система ФСА, решающая в компании задачу распределения затрат и включающая в себя методические, технические и организационные аспекты, является более всего чувствительной к заложенной в ней методике расчета. Поэтому необходимо уделять пристальное внимание проблемам ее разработки.

Период анализа. Система ФСА должна давать аналитические результаты с заданной периодичностью. С одной стороны, чем больший период анализа будет выбран, тем больше будет выборка и меньше сезонные или трендовые колебания. Соответственно, будут получены более точные данные. Но необходимо учитывать ряд критериев, накладывающих ограничения на выбор большого периода. Например, бизнес-процессы за период могут существенно измениться, что приведет к необходимости разработки новой методики.

Выбор короткого периода анализа позволяет получать более оперативную информацию о себестоимости. Данная возможность может быть существенно ограничена трудоемкостью сбора данных и проведения анализа. Также ограничения могут накладываться спецификой деятельности компании: в случае, если бизнес-процессы создания и реализации являются растянутыми или разрозненными во времени, на продукты/услуги будут распределены затраты прошлых периодов.

Таким образом, при выборе периода анализа важно избегать крайностей, а также учитывать цели проведения ФСА, организационные и технические возможности разрабатываемой системы анализа.

Масштаб модели ФСА. В идеале методика расчета на базе ФСА должна включать все продукты и источники затрат (подразделения) компании. Практика показывает, что в этом случае затраты на проведение анализа могут быть неоправданно высокими и несопоставимыми с ценностью результатов. Комплексность системы расчета может быть достигнута при включении 80% наиболее важных продуктов. Тем не менее расчет себестоимости на основе ФСА может быть проведен и для меньшего числа продуктов.

Также важно определить организационный масштаб системы ФСА: какие подразделения, филиалы, представительства, дочерние компании или другие структурные единицы будут включены в анализ. Например, часто бизнес-процессы по основной деятельности у филиалов не связаны с центральным подразделением и расходы являются несопоставимыми, что приводит к неточным результатам расчета общей себестоимости.

Определение предмета расчета себестоимости. Необходимо четко понимать, что считается продуктом или услугой. От этого зависит определение начала и конца совокупности бизнес-процессов, через которые происходит распределение затрат.

Примером могут служить кредитные продукты банка. Выдача кредита происходит единовременно, а его последующее обслуживание — в течение периода действия кредита и представляет собой циклический бизнес-процесс, не связанный с бизнес-процессом выдачи. Поэтому для каждого кредита имеет смысл рассчитывать два показателя: себестоимость организации нового кредита и себестоимость обслуживания кредита.

Обычно организация нового кредита включает в себя бизнес-процессы привлечения клиентов, обработки заявки на кредит, кредитного анализа, заключение договора, открытие счетов и перечисление денежных средств. Таким образом, возможно несколько вариантов определения «нового кредита». Например, его можно определить как затраты подразделений, охватывающие процесс от поступления заявки на кредит до перечисления средств на счет.

Данная трактовка подходит для большинства розничных кредитных продуктов. Другой вариант охватывает процесс от привлечения и консультирования потенциальных клиентов до заключения договора. Такой подход позволяет определить себестоимость большинст-ва корпоративных кредитных продуктов (например, факторинговое обслуживание или открытие кредитной линии), поскольку большая часть ресурсов затрачивается на этапе привлечения клиентов, а после заключения договора нельзя точно определить дату, сумму и количество обращений клиента за кредитом.

В случае, если часть продуктов ассортимента не имеет существенных отличий по бизнес-процессам и структуре затрат, в целях анализа их можно сгруппировать в один продукт (например, все дебетовые карты). С другой стороны, если необходима детализация себестоимости продукта, например, по типам клиентов или каналам сбыта, можно разбить данный продукт на несколько.

Детализация процессов. Задачи ФСА могут решаться на разных уровнях детализации процессов. При его выборе важно понимать, с какой целью выполняется анализ, и стараться избегать крайностей. С одной стороны, слишком высокий уровень агрегации процессов не позволит получить достоверные данные о себестоимости и произвести стоимостной анализ процессов. С другой — чрезмерная детализация слишком затратна и может стать препятствием для разработки методики — пока производится анализ одних бизнес-процессов, другие уже могут измениться.

Одним из решений данной проблемы является ограничение детализации процессами «первого» уровня, то есть минимально необходимым набором процессов (групп процессов) для перераспределения затрат с источников затрат на продукты. Например, если функции отдела специализированы только для одного продукта компании и все его затраты можно отнести на этот продукт, то нет необходимо анализировать его бизнес-процессы детально. Данный подход также позволяет сократить время и затраты на разработку методики;

Расчет носителей затрат. ФСА распределяет затраты на основе носителей затрат, которые описывают какое количество ресурса потребляет тот или иной процесс. Стандартная методика определяет значения носителей затрат человеческих ресурсов на основе данных хронометража (замеров времени) операций.

Хронометраж — самый точный и в то же время самый дорогостоящий и трудоемкий метод определения затрат ресурсов на операцию. Помимо этих недостатков он не позволяет определить временные затраты в случае, если процессам свойственна высокая динамика или ситуативность. Например, функции сотрудников отдела корпоративных продаж банка сложно поддаются структуризации: имеют место различные побочные операции, некоторые операции могут быть разорванными во времени. Это значительно осложняет анализ и систематизацию бизнес-процессов, а также расчет носителей затрат методом хронометража.

При разработке методики, наряду с хронометражем, возможно применение более простого подхода — «косвенного» метода определения временных затрат ресурсов на единицу продукта.

«Косвенный» метод заключается в сборе относительных данных (например, процентов рабочего времени или экспертных оценок сложности) о трудозатратах в необходимом разрезе: на процесс, продукт, категорию клиентов и т. д. После этого производится расчет трудозатрат на единицу продукции путем применения показателей количества продуктов и фонда рабочего времени на полученные относительные величины. Для определения баз распределения затрат, данные о трудозатратах персонала, полученные таким образом, преобразуются в «условные» человеко-часы. Это количество затрачиваемых человеко-часов на выполнение той или иной операции при условии, что все сотрудники отдела и оборудование работают 100% своего рабочего времени.

Использование «косвенного» метода требует меньших затрат времени и ресурсов для получения значений носителей затрат. С другой стороны, данный метод характеризуется низкой степенью детализации, возможной потерей точности результатов, а также невозможностью проводить анализ «узких мест» и эффективности использования ресурсов.

Автоматизация ФСА

Большой объем информации и сложная методика расчета делают ФСА весьма трудоемкой задачей. Поэтому выполнение анализа на систематической основе без автоматизации практически невозможно. В рамках автоматизации ФСА решаются две задачи:

  • сбор данных;
  • распределение затрат и расчет себестоимости.

Для решения задачи сбора данных необходимо разработать систему, которая позволяла бы производить систематический сбор данных для расчета носителей затрат, статистических и финансовых данных. Такая система должна предоставлять возможности:

  • сбора данных через интерфейс ввода непосредственно на рабочих местах сотрудников;
  • интеграции с учетными и аналитическими системами, системами Workflow, штатным расписанием;
  • настройки простых автоматизированных расчетов для проверки правильности введенных данных и их обработки (усреднения, суммирования).

Для автоматизации задачи распределения затрат и расчета себестоимости лучше использовать специализированное программное обеспечение. Данное решение должно представлять собой удобный интерфейс, который упрощает работу с моделью ФСА, оперативно рассчитывает модель, делает расчеты более прозрачными, позволяет детально проследить затраты от ресурсов к продуктам/услугам и построить отчеты. В настоящее время на рынке программного обеспечения представлен ряд программных продуктов, предназначенных для проведения ФСА.

Поддержка и изменение

Внутри компании всегда происходят изменения, которые будут оказывать прямое влияние на систему ФСА. Необходима ее постоянная актуализация в соответствии с произошедшими изменениями. Для управления изменениями необходимо создать Систему регламентов поддержки и изменения модели ФСА. Она должна содержать следующие компоненты:

  • описательную документацию и инструкции, которые содержат описание Системы ФСА «как есть». К ним относятся: методика распределения затрат, описание модели ФСА, документация программного обеспечения и прочего специфического инструментария;
  • определение владельцев процессов. Назначение владельцев процессов, разработка должностных инструкций и системы мотивации определяют ответственных за ту или иную часть системы ФСА. В случае организационных изменений владельцы процессов должны информировать специалистов, поддерживающих систему ФСА для проведения ими соответствующих изменений;
  • перечень организационных изменений содержит описание организационных изменений, инициирующих изменения методики/модели. К данным изменениям относятся изменение организационной структуры, внутренних процессов и ассортимента продукции/услуг;
  • принципы и основные правила изменения методики/модели. Это регламенты процессов адаптации системы ФСА к организационным изменениям, предназначенные для специалистов, поддерживающих систему.

Также разработанная модель ФСА может быть использована для принятия решений по проведению организационных изменений. То есть, смоделировав возможные организационные изменения (в составе продуктов, затрат подразделений, количества ресурсов, организационной структуры, трудозатрат на единицу продукта и т. д.) можно провести анализ их эффективности. Анализ может дать аргументы для решений о проведении организационных изменений в реальности.

Схема 1. ФСА - база для принятия решений  

АЛЕКСАНДР НЕФЕДОВ,
руководитель направления корпоративных финансов москов-ского офиса Roland Berger Strategy Consultants:
– У метода функционально-стоимостного анализа, как и у любого из существующих методов анализа себестоимости, есть свои плюсы и минусы. К преимуществам ФСА можно отнести возможность точнее распределять прямые и косвенные расходы на себестоимость продукции. Тем самым у вас появляется хорошая основа для принятия решений по ценообразованию, продуктовому портфелю, инвестициям, аутсорсингу. Менеджмент лучше видит, какие из производственных процессов создают стоимость, а какие — нет, и может сократить лишние. В то же время ФСА — метод, сложный в разработке, во внедрении и в поддержке: алгоритм расчета может устареть, если в организации или ее производственных процессах произойдут изменения. ФСА не прост для понимания и может не поддерживаться оперативным менеджментом. Еще один недостаток метода — высокая стоимость внедрения программного обеспечения.

АЛЕКСЕЙ УРУСОВ,
заместитель главного финансового директора по планированию и контролю компании «Интегра»:
Стандартный расчет себестоимости продукта состоит из двух частей:
– учет прямых затрат, которые прямо (однозначно) относятся к продукту (например, потребляемый материал);
– распределение косвенных затрат (общепроизводственных, общеадминистративных), то есть которые нельзя прямо отнести к каждому продукту. Например, стоимость вспомогательного производства (базы, ремонтные цеха), административные расходы и т. п.

В расчете себестоимости – «стандартно» косвенные расходы распределяются по некой математической пропорции, например, пропорционально численности рабочих, количеству часов. В расчете себестоимости по методике ФСА косвенные расходы выделяются более четко по каждому продукту. По сути, происходит выделение влияния каждой бизнес-функции / операции (Activity) на конечный продукт. Из этого можно сделать вывод, что преимущества ФСА относительно «стандартного» подхода расчета в себе-стоимости проявляются только тогда, когда высока доля косвенных (то есть распределяемых) затрат.

Но у ФСА есть ряд недостатков. Метод требует:
– высокого уровня зрелости организации, которая идентифицировала и  задокументировала бизнес-функции / операции (activity);
– большого объема исходных данных по каждой операции для корректного расчета себестоимости;
современного и производительного IT-решения для обработки большого количества данных.

На практике в российских компаниях ФСА будет применяться в условиях острой ценовой конкуренции, когда повысится важность информации о точной себестоимости каждого продукта. Мне кажется, что этот момент еще не наступил.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль