Как наладить связи с бухгалтерией

4861
Атавова Альбина
корреспондент FD
Практика построения эффективного взаимодействия бухгалтерии с остальными отделами финансового блока

Одна из основных задач финансового директора — правильно организовать работу бухгалтерии. При этом важно сформировать оптимальную структуру, верно распределить обязанности между сотрудниками и выстроить эффективную систему взаимодействия с остальными отделами.

Помощь ФД

Универсального рецепта, как «подружиться» с коллегами из соседнего отдела, не существует. В каждой конкретной ситуации система взаимодействия будет зависеть от специфики бизнеса, структуры финансового управления, функциональных обязанностей каждого отдела, уровня подчиненности и даже лояльности их руководителей друг к другу и компании в целом. Чтобы сотрудничество было постоянным, требуется вмешательство финансового директора. В его руках сосредоточены основные рычаги управления:

  • делегирование полномочий;
  • распределение центров ответственности;
  • составление должностных инструкций.

Помимо этого, финансовый директор разрабатывает внутренний порядок взаимодействия сотрудников финансового блока. От него зависит, будет ли между финансовыми отделами царить равноправие или бухгалтерия примет на себя доминирующую роль. Первый вариант предполагает наличие нескольких центров ответственности и координацию работы бухгалтерии со стороны отдела налогового планирования. Он снабжает бухгалтерию методологией учета, корпоративными учетными принципами, ежегодно разрабатывает единую учетную политику, не оставляя, таким образом, бухгалтерам «пространства для творчества».

В таких случаях формально независимая от отдела налогового планирования бухгалтерия занимается исключительно учетной работой. Например, по такому принципу работает пивоваренная компания «Балтика», в которой отдел налогового менеджмента планирует оптимальную налоговую нагрузку в соответствии с действующим законодательством, а также налоговое администрирование. Второй тип взаимоотношений возможен, если бухгалтерия одновременно совмещает учетные и контрольные функции.

Рассказывает СВЕТЛАНА ПАСЕЧНАЯ, заместитель главного бухгалтера компании «Линси-М»:
«В нашей компании, помимо стандартных обязанностей, бухгалтерия осуществляет конт-роль расчетов региональных подразделений с бюджетом, анализирует прибыльность по отдельным договорам и предприятию в целом. При учете операций по работе с банками бухгалтерия отслеживает и работу казначейства. Функции последнего ограничиваются ведением переговоров с кредитными учреждениями о предоставлении заемных средств, пролонгации кредитов, снижениии процентных ставок».

Бумажный вопрос

В основном взаимодействие бухгалтерии с другими подразделениями финансовой службы определяется документооборотом. Неправильная организация этого процесса влечет за собой существенные проблемы, включая срыв сроков подачи отчетности. Послужить причиной этих явлений может:

  • непрогнозируемость сроков предоставления первичных документов;
  • отсутствие документально зафиксированной ответственности сотрудников за формирование документов.

Для обеспечения бесперебойной работы бухгалтерии придется потрудиться. Сначала – составить график прохождения документов и согласовать его с руководителями смежных отделов. Оперативность предоставления бухгалтерского и управленческого отчетов напрямую зависит от сокращения сроков подачи первичных документов в бухгалтерию. Поэтому не лишним будет и соответствующий приказ финансового директора, в котором установлена ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию из других отделов. В свою очередь они должны ставить более жесткие сроки контрагентам.

Для ускорения подготовки отчетности группа «Интегра» выстроила новую систему взаимоотношений с контрагентами. Главное нововведение — во всех договорах появился пункт об ускоренных сроках предоставления первичных документов. Бумаги от контрагентов холдинг стал получать не в конце второй декады месяца, следующего за отчетным, а в первые четыре рабочих дня.

Подводит итоги АЛЕКСЕЙ УРУСОВ, заместитель главного финансового директора группы «Интегра»:
«Конечно, ускорение документооборота далось не легко. Сложнее всего было договориться с государственными предприятиями и естественными монополиями — энергетики, железная дорога, коммунальщики. Но даже с ними удалось найти общий язык».

Альтернатива административным методам — автоматизация учетного процесса и внедрение системы быстрого закрытия бухгалтерской отчетности. Избежать дублирования поможет унификация первичных учетных документов, а также разработка единых стандартов их заполнения и обработки. При этом регламентации подлежит как перечень первичных документов, так и круг ответственных лиц (например, список сотрудников финансового управления, обязанных их подписывать). Подобные меры позволяют улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой финансового управления, а соответственно, повышают эффективность всей учетной работы компании.

Говорит МАРИЯ ИВАНЧИК, главный бухгалтер компании «Планета-инжиниринг»:
«Эффективность деятельности компании напрямую зависит от стабильно работающей системы управления документами. Сейчас в нашей системе PayDox ведется весь документооборот компании, начиная от корреспонденции и заканчивая платежными документами. Благодаря системе существенно повысилась эффективность выполнения рутинных операций, включая подготовку бумажных документов для внешних организаций, управление договорами и платежными документами. Например, значительно сократилось время прохождения платежей по кредитам, поскольку посредством системы проще согласовать дату платежа и платежные документы с казначейством».

Бухконтроллинг

Одна из ключевых функций службы контроллинга — обеспечение коммуникативного и информационного процесса. Это достигается путем:

  • обеспечения прозрачности результатов деятельности компании, процессов и стратегии, способствуя повышению эффективности бизнеса в целом;
  • выстраивания процесса планирования и управления таким образом, чтобы каждый сотрудник, принимающий решения, ориентировался на цели компании;
  • обеспечения сбора необходимых данных.

Отдел контроллинга занимается анализом и управляет затратами и прибылью. Соответственно, сотрудники отдела должны иметь доступ ко всей необходимой информации, в том числе бухгалтерской отчетности. Сотрудникам отдела для анализа нужны данные с более высокой степенью детализации и в тех разрезах, которые востребованы внутри компании. Бухгалтерия для этого обязана предоставлять дополнительную информацию по отдельным хозяйственным операциям.

Сложная задача в условиях отсутствия достаточно продвинутой учетной системы. В таком случае в рамках бухгалтерии необходимо выделить одного сотрудника, который в дополнение к своим основным обязанностям будет отвечать за взаимодействие с отделом контроллинга. Анализируя эти данные, отдел контроллинга должен предоставить финансовому директору предложения по повышению эффективности работы компании. Кроме того, к задачам отдела контроллинга относится осуществление контроля над работой бухгалтерии.

Говорит ИРИНА ЧКОНИЯ, финансовый директор группы «Автолайн»:
«К компетенции управления контроллинга относится бюджетирование, анализ подвижного состава и деятельности каждого отдельно взятого предприятия группы. Для контроля над деятельностью региональных бухгалтеров управление контроллинга проводит ежеквартальные выездные проверки».

Такой контроль способствует выявлению ошибок в работе бухгалтерии. Постоянные проверки помогают отследить полноту и своевременность выплат в бюджет. Кроме того, осуществляется контроль целесообразности тех или иных платежей, проведенных бухгалтерией. Анализируя сложившуюся ситуацию, отдел контроллинга может составить подробный список рекомендаций по оптимизации работы бухгалтерии.

В тандеме с казначейством

Функция управления денежными потоками возложена на казначейство. Задачи этого отдела варьируются в зависимости от специфики компании. Стандартный набор сводится к проведению платежей, выполнению функции расчетного центра, управлению остатками денежных средств, долгосрочному и краткосрочному кредитованию.

Комментирует ВЛАДИМИР ДЫСИН, финансовый директор компании «Альфа-строй»:
«К функциям казначейства в нашей компании относится открытие счетов, привлечение кредитов, создание платежного календаря, мониторинг за прохождением платежей. Я уверен, что бухгалтерия не должна управлять процессом движения денежных средств, а потому взаимодействие этих двух отделов выглядит следующим образом. Все платежные документы, подписанные бухгалтером, обязательно проходят через казначейство. Только после проверки их целесообразности дается разрешение о проведении платежа».

По словам Владимира Дысина, до разграничения полномочий бухгалтерия не справлялась с потоком информации. Платежи проводились без определенного графика, и, как следствие, первоочередные расходы нередко откладывались на потом. С появлением казначейства подобных «авралов» в компании больше не возникает.
Такое распределение полномочий между бухгалтерией и казначейством позволяет компаниям выстроить оптимальный процесс прохождения платежей: от оперативного планирования до момента их отправки и разнесения по счетам управленческого учета.

Казначейство также осуществляет контроль платежей в части установленных лимитов. Так, если на момент предоставления бухгалтерий документов на осуществление платежа лимит оплаты по данной статье исчерпан, казначейство заявку на платеж в этом периоде либо отклоняет, либо отправляет на дополнительное согласование с финансовым директором.

Переговорный метод

В молодых быстрорастущих компаниях проблемы коммуникации, как правило, решаются в ходе рабочих совещаний. Инструкции здесь вряд ли помогут — любые планы рушит постоянное увеличение объемов бизнеса.

Рассказывает МАКСИМ ГРИШАНИН, вице-президент по экономике и финансам компании «Гражданские самолеты Сухого»:
«Наша компания растет очень быстро. За три года мы в 20 раз увеличили бюджет, в рамках численности — в 3–4 раза. В растущей компании основная проблема — взаимодействие подразделений. Отладка внутренних бизнес-процессов, как одному отделу работать с другим, в условиях ГСС занимает очень много времени. Все приходится делать практически вручную. Пока решаем возникающие проб-лемы на различных совещаниях. Например, недавно возник вопрос, кто отвечает за своевременное растаможивание грузов. Ведь сюда входит и оплата, и логистика, и техниче-ская приемка. Сидим и думаем, кто крайний. Решать проблему нужно срочно, потому что если в прошлом году мы купили два станка, то в этом — 80».

В компаниях с более-менее устоявшимся бизнесом постоянные совещания будут лишь бесполезной тратой рабочего времени. В них снимать проблемы следует исключительно административными методами, зафиксировав обязанности и сроки предоставления документов в те или иные отделы в должностных инструкциях каждого сотрудника. Так, Максим Гришанин предполагает, что структура «Гражданских самолетов Сухого» упорядочится уже в 2008 году.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль