Автоматизация DOCFLOW

1231
При автоматизации ФД обращают внимание на учетные системы. Содержание первичных документов остается «за бортом»

Основное назначение систем электронного документооборота (Enterprise Content Management, ЕСМ) — ускорение процедур принятия управленческих решений с одновременным повышением уровня контроля. Побочный «финансовый» эффект — электронный документооборот позволяет иметь под рукой более полную информацию по платежу. На практике работа системы документооборота выглядит следующим образом. На своем экране пользователь, например сотрудник бухгалтерии, видит транзакционную таблицу с суммами и датами платежей. «Документальная» добавка — когда возле суммы транзакции стоят ссылки на соответствующие документы.

ПРИМЕР 1
Компания «Фиалка» заключила договор на поставку стройматериалов на сумму 100 тыс. рублей. По его условиям необходимо заплатить аванс в размере 40% от стоимости конт-ракта (40 тыс. рублей). Аванс должен быть перечислен в течение 15 рабочих дней, после чего контрагент приступит к отгрузке и доставке товара. За пять дней до назначенного срока (аванс еще не перечислен) выясняется, что компании не хватит заказанных материалов. В результате заключается дополнительное соглашение к контракту еще на сумму 20 тыс. рублей. Клиент обязуется также перечислить 40% от этих 20 тыс. рублей, причем в течение четырех оставшихся рабочих дней. Таким образом, всего в виде аванса необходимо переслать 48 тыс. рублей.

Безусловно, хранение бумажных версий документов структурировано, но при этом находится под контролем определенных сотрудников. Договоры и дополнительные соглашения хранит главный бухгалтер, счета — его помощник, переписку — секретарь. Электронные версии документов «разбросаны» по приложениям и компьютерам. В частности, вся переписка наверняка находится в Outlook отдела заказов, договоры — в Word. И сотрудник бухгалтерии, не разобравшись, платит первоначально оговоренные 40 тыс. рублей. Из-за недоплаты возникают проблемы, вплоть до отказа от поставки стройматериалов до момента поступления остатка аванса по допсоглашению.

Причины для беспокойства

Проблемы могут возникнуть не только с финансовыми документами — договорами, ведомостями, актами. У строительной компании «неразбериха» может появиться при формировании бюджета проекта исходя из проектной документации — основные чертежи нередко дополняются более подробными разрезами.

Рассказывает МИХАИЛ СУСОРОВ, руководитель департамента по работе с корпоративными клиентами компании «1С: Рарус»:
«С точки зрения интересов финансового управления в первую очередь необходимы учетные системы. Однако, когда руководство «тонет» в море документации, встает вопрос о внедрении модуля, который поможет систематизировать неструктурированную информацию, сопровождающую структурированную. Часто возникают трудности с поиском тендерной документации. Чтобы найти все документы, приходится вспоминать, что, где и у кого хранится».

Не смертельно, но нервозности можно было бы избежать с помощью системы электронного документооборота. Текстовые файлы, в том числе электронные версии договоров, переписки, запросов, допсоглашений, а то и всех их вариантов, сохранены в специальной базе данных и «привязаны» ссылками к соответствующим цифрам в транзакционной таблице.

Стремясь повысить управляемость, компания всегда предпочтет потратиться на учетные системы — ERP или специализированные бухгалтерские продукты типа «1С». Однако у ряда компаний потребность в системе электронного документооборота будет приоритетной. Это организации, чья основная деятельность связана с созданием документов.

Говорит АЛЕКСАНДР БЕЙДЕР, директор отделения систем документооборота департамента корпоративных систем управления компании IBS:
«Для консалтинговых и проектных организаций, а также всех крупных административных структур, система ЕСМ и будет системой управления ресурсами, то есть ERP».
ПРИМЕР 2
На практике большинство компаний, «созревших» до внедрения ECM, интегрируют ее с учетной системой. Компании холдинга SynerGo — рекламные агентства Createc и Cabrio — работают на россий-ском рекламно-коммуникационном рынке. Их основная деятельность — размещение рекламных материалов клиентов. Поэтому по-строение КИС SynerGo начал с внедрения CRM-системы. Далее стал вопрос финансового управления, и были внедрены учетные системы на базе «1С: Предприятие 8.0» — «Управленческий учет», «Финансовый учет», «Оперативный учет». И только потом, почувствовав трудности в «привязке» реальных документов (и стадий их создания, визирования) к финансовой информации, холдинг поставил вопрос об автоматизации документооборота. В первую очередь ECM помогла холдингу структурировать регистрацию движения документов по постановке задач при оформлении заказа в креативные подразделения, а также по удовлетворенности клиента, отправку гарантийных писем в СМИ.

Без удобств

Внедрение модуля электронного документооборота не означает свободного ориентирования в море текстовых файлов. Финансист может найти нужный документ, отталкиваясь исключительно от «цифры». Если же к документообороту предъявить требование поиска вне зависимости от учетных данных, сразу увеличивается стоимость проекта — необходима специализированная система поиска в массивах неструктурированной информации. На практике такими решениями пользуются только состоятельные заказчики и отнюдь не для облегчения жизни «финансистов». В России это пока только министерст-ва: например, МВД таким образом упрощает работу своих юристов.

ПРИМЕР 3
Интересное решение проблемы предложил оператор экспресс-доставки Pony Express. Принципиальный подход к автоматизации стандартен. Компания оказывает услуги в 218 странах, имеет 19 филиалов, 110 регио-нальных представительств — в России и две дочерние фирмы — в Казахстане и Украине. Поэтому сначала была автоматизирована логистика, а именно учет работы транспорта. Далее пришла очередь «финансов» — были внедрены модули «Управленческий учет», «Финансовый учет», «Оперативный учет», «Бухгалтерский учет», «Кадровый учет и расчет зарплаты». Документооборот автоматизировался последним, с помощью технологии штрихового кодирования. Конечно, ECM в чистом виде это назвать нельзя. Штрих-коды сами по себе структурированная информация. Но такой подход позволил реализовать поиск документов.

Базарный день

Пожалуй, самые известные из представленных на российском рынке систем документооборота — EMC Documentum, eDOCS, Lotus Notes, продукты премиум-класса. Отечественные решения — DocsVision, «Евфрат-Документооборот», «БОСС-Референт», «Кодекс: Документооборот», «Дело», LanDocs, RS-Document. Другой прин-цип классификации ECM-системы — решения, интегрируемые с известными ERP (SAP, Oracle, Microsoft) и неинтегрируемые. С точки зрения их полезности «финансам», компании следует выбирать первые. Это означает упрощение процесса обновления версий. Иначе, чем глубже интеграция, тем больше вероятность нарушения одного из элементов цепи в случае обновления. Но существует и другая точка зрения.

Поясняет ВЛАДИСЛАВ БОРКУС, специалист исследовательской группы «Коннаси»:
«Если в компании несколько сотен офисных сотрудников и документопотоки филиалов изолированы, то есть УК не очень активно интересуется мелкими подробностями внутренних дел подразделения, то вполне достаточно будет продукта типа DocsVision. Такая система будет внедрена быстрее и дешевле и потому скорее окупится. А решение премиум-класса требует стратегического мышления более чем на три года и подсчета окупаемости. К сожалению, это не всегда достижимо.

По словам Александра Бейдера, система документооборота должна и неизбежно появляется в компании тогда, когда ее отсутствие начинает реально мешать бизнесу. С этой точки зрения рекомендуется начинать ее создание намного раньше, не доводя до ситуации, когда ее отсутствие начнет приводить к массовой потере документов, утечке информации, принятию неправильных управленческих решений.

ПРИМЕР 4
Проект в юридической фирме «Городисский и партнеры» длился с 2000 года по 2003 год. Фирма специализируется на защите прав интеллектуальной собственности, и в процессе внешнего и внутреннего документооборота сотрудники обрабатывали до 5 тыс. единиц документов в день. Компании требовалось обеспечить ввод, регистрацию и рассылку документов по исполнителям, контроль исполнения, оперативный поиск, ведение электронного архива и работу внутренней почтовой службы. Одно из основных требований к системе — отслеживание сроков патентных платежей.
Рассказывает о взаимосвязи основной и финансовой деятельности СЕРГЕЙ ДУДУШКИН, старший партнер, патентный поверенный фирмы «Городисский и партнеры»:
«Полученный патент каждый год нужно поддерживать в силе путем оплаты пошлин. На практике это означает, что каждый выданный патент должен быть постоянно на контроле оперативного подразделения, которое обязано направлять нашим клиентам своевременное напоминание об этом за шесть, затем за три месяца до истечения срока оплаты пошлины и постфактум. По товарным знакам подобные напоминания должны осуществляться каждые десять лет. Если мы просрочим хотя бы один день в оплате пошлины или не предупредим вовремя нашего корреспондента о сроке уплаты — это ЧП, и, если срок пропущен по нашей вине, нам не миновать штрафа. Кроме того, при экспертизе заявок принципиальное значение имеют сроки для ответа на запросы патентного ведомства. Таким образом, очень важно своевременно получить выходные документы, выслать их в патентные ведомства других стран или клиен-там, ведь наша фирма коммерче-ская, и за оказание каждой услуги мы берем деньги».

Требуемый функционал оказался достаточно стандартным, и на основе ECM-системы автоматизировалась большая часть основной деятельности компании. О внедрении учетной системы класса ERP речи не шло. Поэтому «Городисский и партнеры» заказали специализированную разработку, которую за $300 тыс. выполнила компания Cognitive Technologies. В результате было автоматизировано 300 рабочих мест в московском офисе, около 40 — в его петербургском представительстве и по 10–15 мест — в нижегородском, самарском, краснодарском, екатеринбургском и киевском филиалах. Сейчас компания продолжает масштабировать и наращивать функционал решения. Но при этом она «связана» с разработчиком.

Проблемы при внедрении

Конечно, история изобилует и неудачными примерами внедрений. Пожалуй, самый известный — проект в «Юкосе», который стал российским «первопроходцем». В 2000 году компания пыталась внедрить 4-ю версию Documentum. Проект обошелся в несколько миллионов долларов и окончился неудачей — система не работала. По свидетельству очевидцев, причины банальны: сама версия не была достаточно хорошо отлаженной, часто давала сбои, локализация «на коленке», опыт внедрения в России отсутствовал, да и сама компания плохо представляла себе задачи проекта, отсутствовал регламент документооборота. Вторая попытка состоялась в 2002 году: была утверждена внутренняя политика документооборота, началась установка специальной разработки «Сибинтека» на базе MS Exchenge Server. Внедрение оказалось успешным.

В большинстве случаев отсутствие регламента документооборота, то есть неформализованные и не зафиксированные в специальном положении бизнес-процессы создания документа, — основная причина неудач. Отсутствие такого документа может объясняться неготовностью руководства к конкретным шагам или затянувшейся реорганизацией бизнеса. Тогда с внедрением ECM лучше подождать. Однако есть и обратный эффект — при наличии ECM, а значит, и формализованных бизнес-процессов, реструктуризация компании может пройти быстрее.

Существуют «подводные камни» общего характера. ECM-система должна охватывать все подразделения компании, поскольку в деловой переписке и формировании документа в той или иной степени участвуют все подразделения, начиная с сотрудников «низших» ступеней. Например, первый вариант докладной записки может составить секретарь, помощник юриста — шаблон договора. Поэтому локальные «очаги» ECM не дадут почувствовать все преимущества электронного документооборота. Возможна и косвенная причина «локальности», отнюдь не редкая в России. Порой руководство не желает прозрачности процесса формирования документа, ведь подчиненные на всех уровнях сразу будут видеть действия «шефа».

Еще один вид проблем — связь с внешним деловым миром, который в России до сих пор работает с бумагой. Конечно, существует закон об электронной цифровой подписи, однако на практике все договоры заключаются в бумажном варианте, который и считается основным даже при наличии электронной версии. Чтобы завести всю «бумажную» информацию в систему, нужен сканер. Если внешний поток насчитывает до 1 тыс. документов в день, без промышленных сканеров не обойтись. Их стоимость, не считая сервисных расходов, исчисляется тысячами долларов. При внедрении ECM, компания должна быть готова и к таким расходам.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль