Как создать систему оценки персонала для финансового блока компании

3087
Данилова Наталья
заместитель финансового директора, советник генерального директора по экономике и финансам «Корпус-Груп»
Чтобы отказаться от ежегодного индексирования зарплат сотрудникам-финансистам, сократить их численность и повысить мотивацию персонала, следует нормировать затраты времени на выполнение стандартных операций, оценить профессиональные навыки работников и лояльность, документально закрепить нормативы и положения об аттестации. Опытом делится практик.


Наталья Данилова, заместитель финансового директора, советник генерального директора по экономике и финансам ГК «КорпусГрупп»


В группе компаний «КорпусГрупп» два года назад руководство финансовой дирекции, проанализировав динамику роста расходов в холдинге, запустило проект «Ритмичность финансовой службы». Забегая вперед, стоит отметить, что в результате проделанной работы компания определила нормы оценки персонала для всех категорий сотрудников, занятых в финансовом отделе, а это около 10 категорий работников – 6-8 групп бухгалтеров (в зависимости от размера филиала) и три группы экономистов. Но обо всем по порядку.

Необходимость в нормировании деятельности финансового департамента возникла давно: «КорпусГрупп» занимается оказанием услуг, поэтому, в отличие от большинства производителей товаров и сырьевых предприятий, маржинальность бизнеса не так велика и бюджету административных и управленческих расходов следует уделять повышенное внимание.

Ежегодное ничем не обусловленное индексирование зарплат ведет компанию в тупик, если специалистов не мотивировать к профессиональному развитию. Менеджмент и собственник бизнеса обратили внимание, что постепенно холдинг движется как раз по такому пути: уровень расходов на административный и управленческий персонал вырос с 4 до 7 процентов в выручке.

Оценка персонала

Оценку эффективности сотрудников финансовых подразделений решили провести при помощи контрольных замеров производительности. Такая практика часто применяется для оценки производственного персонала, и здесь все просто: достаточно подсчитать количество выпущенного продукта за единицу времени. Но что делать с экономистами и бухгалтерами?

«КорпусГрупп», оказывающая услуги по уборке офисных и производственных помещений, а также по организации корпоративного питания, широко представлена в регионах. В холдинге существует три профиля региональных подразделений: одни занимаются только питанием, другие – клинингом, и, наконец, есть те, которые предоставляют смешанный набор услуг – и клининг, и питание. При этом качество работы финансовых служб региональных компаний существенно разнилось – по оценкам специалистов центрального офиса, разрыв достигал 35 процентов. Конечно, эти данные несколько условны, поскольку для определения показателя сравнивалось количество бухгалтеров на разных объектах, а затем примерный объем выполняемой ими работы. Тем не менее менеджмент поручил сотрудникам финансовых служб провести «самофотографирование рабочего дня», после чего стало очевидно, что показатели от подразделения к подразделению значительно колеблются и для работников нужно установить единые нормативы производительности.

Обязанность дать объективную оценку персонала финансовых отделов дочерних компаний была возложена на специалистов головного офиса. Кроме того, чтобы получить более объективные и качественные результаты, к замерам привлекались сотрудники других функциональных дирекций – по управлению персоналом и производству. В течение трех недель они проводили «фотографирование рабочего дня» каждого работника, то есть фиксировали несколько срезов времени типового дня. Это позволило подробно описать рабочую неделю одного и того же персонала в различных регионах, в том числе определить, какие операции выполняются, сколько раз повторяются, сколько времени занимает их выполнение и т.д. Специалисты управляющей компании обработали полученные данные, определив лучшие результаты в холдинге, которые в дальнейшем установили как нормативы для всех финансовых отделов.

В процессе оценки персонала обнаружилось несколько «сговоров на местах», однако их удалось достаточно быстро раскрыть – при сопоставлении результатов по разным компаниям стало понятно, что в конкретном случае на выполнение одной и той же операции у конт­ролируемого сотрудника ушло гораздо больше (или меньше) времени. В управляющей компании взяли за правило: если в результате контрольного замера отклонение составляет более 20 процентов от среднего значения, сотрудники головного офиса выезжают для замера повторно. К примеру, чтобы обработать выписку из 60 операций, бухгалтер-операционист в среднем по компании тратит 20 минут, при этом лучший результат – 10 минут, худший – 40 минут. И тех, кто заметно отстает, проверяют еще раз.

Нормативы, как и положения об оценке эффективности и аттестации, а также о мотивации, закрепили в приложении к трудовому договору. После внедрения нормативов наступила «волна отторжения» – отстающие филиалы стали сопротивляться нововведениям, в результате чего некоторые сотрудники устроили «итальянскую забастовку»* (формальное выполнение сотрудниками своих должностных обязанностей при крайней неэффективности работы). С несколькими особо активными «забастовщиками» компания рассталась, и постепенно ситуация нормализовалась. Если сотрудник не дотягивал до установленных нормативов 10–15 процентов, его направляли на дополнительное обучение. Если же отклонения были больше, производилась плановая замена с учетом профиля должности, о котором стоит рассказать отдельно.

Специалисты управляющей компании понимали, что по измененным правилам работать смогут не все сотрудники. Поэтому дирекция по персоналу холдинга разработала профиль для каждой должности финансового отдела: возраст, психотип, образование и прочие исходные данные, которые в большей степени определяли способность к выполнению нормативов. Например, должности бухгалтера-операциониста в компании больше всего соответствует следующий профиль: девушка или молодой человек 20–25 лет, выпускники финансово-экономического или технического вуза, стайеры по складу (работоспособности), то есть способные к монотонным операциям, повторяющимся изо дня в день.

Возможно, коллеги-финансисты засомневаются в описанном подходе, поскольку теоретически он должен значительно усложнить поиск кадров в финансовые отделы. На практике все оказалось иначе: соискателей на позиции меньше не стало, а вот их «качество» значительно выросло – еще на этапе собеседования потенциальный работник знакомится с четкими алгоритмами работы, нормативами и методами контроля в компании.

Обновление нормативов для оценки персонала

Последние несколько лет процессы делопроизводства в холдинге активно автоматизируются, в результате чего повышается и производительность труда сотрудников. Поэтому каждый раз при изменении того или иного процесса нормативы пересматриваются. Например, после внедрения новой ИТ-системы ранее рассматриваемая «идеальная» скорость обработки выписки составляла не десять, а всего лишь две минуты. Пересчетом стандартов занимаются специалисты управляющей компании, которые затем спускают обновленные нормативы на места. Период адаптации – квартал, и если по итогам контрольных замеров нормативы не выполняются, в филиал выезжает сотрудник головного офиса и разбирает проблему на месте.

Об эффективности проекта по аттестации персонала можно судить по данным о численности сотрудников финансовых служб. За два года после внедрения единых стандартов компании удалось сократить количество таких специалистов с 250 до 196 человек (первый год), а затем до 178 (второй год). При этом постоянная автоматизация и повышение профессиональной грамотности сотрудников холдинга сопровождаются и ростом мотивации.

Ежегодная аттестация персонала

Помимо оценки персонала финансового департамента (контроль с помощью корпоративных нормативов) в компании используется ежегодная аттестация персонала. Тестовые задания для каждой категории работников разрабатываются специалистами головного офиса совместно с привлеченными финансовыми консультантами. Стоит отметить, что изначально вопросы составлялись сотрудниками «КорпусГрупп», но после проведения пробных тестирований стало понятно, что совместная работа внешних и внутренних специалистов позволит создать более эффективную систему проверки, которая будет учитывать как общие компетенции в рамках специальности, так и знание бизнес-процессов непосредственно в «КорпусГрупп». Задания рассчитаны на проверку профессиональных качеств и компьютерной грамотности финансистов, для руководителей отделов введен дополнительный, третий блок – управленческие навыки.

Пример

Ориентировочные вопросы для ведущего бухгалтера по учету товарно-материальных ценностей:

Что признается в бухгалтерском учете фактической себестоимостью материально-производственных запасов?
Как в бухгалтерском учете восстанавливаются основные средства?
Как формируется операция оплаты счета поставщика в «1С: Предприятие 8.2»?
Примеры вопросов для ведущего бухгалтера группы производственного учета:

Для чего предназначен счет 44 «Расходы на продажу»?
Где заполняется информация о контрагентах? 

В каждом тесте специалист должен ответить в среднем на 20 вопросов, что, как правило, занимает не более 40 минут. После обработки результатов выявляются сильные и слабые стороны тестируемого. Однако орг­выводов в отношении конкретного сотрудника на основании лишь одного испытания не делают – если оценка профессиональных навыков низкая, дирекция по персоналу рассматривает результаты теста на лояльность к компании, который также проводится ежегодно. Если сотрудник недобирает баллов по профессиональным навыкам, но его лояльность к компании высока, есть смысл оставить его работать в холдинге и потратить средства на обучение. Но бывают и иные ситуации: специалист грамотный, но с лояльностью явные проблемы. Как правило, у таких сотрудников достаточно низкий уровень эффективности работы, работать они могут, но не хотят. В таком случае головному офису следует разобраться в причинах низкой лояльности и, по возможности, устранить их, если же сделать это невозможно (например, сотрудник ожидает неоправданно высокую заработную плату), с работником приходится рас­статься.

Аттестация и оценка эффективности проходят в конце календарного года – по этим двум показателям специалисты из управляющей компании формируют планы работ на будущий год: корректировку норм эффективности и планы обучения персонала. В Москве в формате семинара для бухгалтеров и экономистов представители управляющей компании рассказывают об изменениях в законодательстве, стратегии развития холдинга на ближайший год, задачах финансовой дирекции. После этого аттестацию проходят все 178 человек из финансовых департаментов всех подразделений «КорпусГрупп». А в скором времени управляющий офис будет самостоятельно проводить аттестацию лишь главных бухгалтеров юридических лиц, которые, в свою очередь, будут тестировать персонал на местах, отчитываясь о результатах перед головной компанией.

Полезная статья? Добавьте страницу в закладки, сохраните, распечатайте или переадресуйте. 

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль