Правила, которые помогут заметно сэкономить на закупках

1502
Какие задачи решал автор: повысить прозрачность закупочной деятельности и ее экономическую эффективность. За счет чего: закупки централизованы, за них отвечает специальное подразделение в структуре финансовой службы, разработаны подробные алгоритмы различных закупочных процедур, прописаны четкие критерии выбора поставщиков.

Компания «Торговая Сеть “Вещь!”» – федеральная сеть по продаже одежды и аксессуаров для взрослых и детей. Свою деятельность начала в 2000 году с открытия магазина в Москве. На этапе старт­апа перед менеджментом стояли задачи по оперативному развертыванию сети – открывались пилотные торговые точки различных форматов, бизнес «нащупывал» свой сегмент рынка. Тогда выбор поставщиков товаров, услуг, работ был интуитивно понятным. Закупочная деятельность велась менеджерами профильных департаментов. Естественно, что у каждого менеджера субъективный подход к закупкам, критерии выбора и схема взаимодействия с поставщиками были непрозрачными. По мере развития бизнеса с этой проб­лемой стало невозможно мириться. Возникла потребность в такой организации закупочной деятельности, при которой результаты отбора поставщиков были обоснованными и экономически целесообразными, и главное, понятными – как для руководителей компании, так или для ее контрагентов. При этом цель была сформулирована следующим образом: увеличение добавочной стои­мости продукта за счет снижения затрат и операционных рисков. Для ее достижения выделили ряд первоочередных задач:

  • создать подразделение, отвечающее за закупочную деятельность;
  • определить функции и показатели оценки деятельности службы закупок;
  • сформулировать подходы к отбору поставщиков, создав конкурентные условия;
  • выработать алгоритмы работы службы закупок в различных ситуациях;
  • сформулировать критерии для оцифровки потребностей подразделений;
  • определить инициаторов, исполнителей, контролеров качества и времени по алгоритмам работы;
  • определить источники и способы получения информации о поставщиках;
  • сформулировать подходы к оценке и сравнению получаемой информации.

Сегодня все эти задачи успешно решены, результаты работы по унификации закупочной деятельности сведены в регламент закупок товаров, работ и услуг, составной частью которого стало положение о службе закупок. Сейчас компания управляет 45 магазинами в 25 городах России. Начиная с августа 2012 года, «Вещь!» осуществляет централизованные закупки товаров, работ, услуг через собственную службу закупок, входящую в структуру компании. Это уже привело к заметному сокращению расходов по целому ряду статей.

Правила, которые помогут заметно сэкономить на закупкахКомментирует
Петр Гудыно,

финансовый директор ООО «Торговая Сеть “Вещь!” МО»


Положение о службе закупок
ООО «Торговая Сеть “Вещь!” МО»

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет цели, задачи и функции службы закупок ООО «Торговая Сеть “Вещь!” МО», а также описывает средства и методы их достижения и надлежащего выполнения и вытекающие из этого права и обязанности сотрудников.

1.2. Выполнение требований настоящего Положения является обязательным для всех сотрудников службы закупок.

Комментарий

Руководителем службы закупок по совместительству является финансовый директор, обязанности менеджеров по закупкам выполняют сотрудники из числа экономистов также по совместительству. В крупных компаниях с широкой региональной сетью возможен вариант, когда руководитель службы работает в головном офисе, а менеджеры присутствуют в каждом филиале.

1.3. В своей работе служба закупок руководствуется Регламентом закупок товаров, работ, услуг для ООО «Торговая Сеть “Вещь!” МО» и другими нормативными документами компании.

1.4. Служба закупок структурно входит в состав финансового департамента.

2. Цели

Основной целью функционирования службы закупок является создание добавочной стоимости для компании за счет своевременного выбора и управления поставщиками товаров, работ и услуг с максимальной выгодой для компании, при снижении операционных рисков.

3. Задачи

3.1. Обеспечение эффективного закупочного процесса для содействия достижению стратегических целей компании.

3.2. Анализ рынка и определение подходов к закупкам.

3.3. Снижение общей стоимости владения закупаемыми товарно-материальными ценностями, оборудованием, услугами и обеспечение экономической целесообразности закупки продукции.

3.4. Определение и влияние на рискобразующие факторы на стадиях разработки закупочных стратегий, выбора и взаимодействия с поставщиками.

Комментарий

Закупочная стратегия – план закупки определенного вида продукции. Этот план основан на информации о потребности в данной продукции за прошедший период, результатах обзора рынка и запросов информации от поставщиков. Стратегия определяет подходы к выбору контрагента.

3.5. Обеспечение прозрачности закупочного процесса для компании и создание условий для принятия обоснованного решения при осуществлении закупочной деятельности.

4. Функции

4.1. Служба закупок является ответственной за организацию закупочных процедур в подразделениях компании.

4.2. Основные функции службы закупок, реализуемые во взаимодействии с инициатором и другими профильными подразделениями компании:

  • на основании утвержденных планов функциональных подразделений компании формирование (обновление) годового плана закупок, а также контроль его исполнения;
  • на основании годового плана закупок компании составление графика проведения закупочных процедур;
  • совместно с инициатором определение подходов к закупкам, разработка закупочных стратегий;
  • анализ рынка и определение способов проведения закупок;
  • поиск потенциальных поставщиков и обеспечение равноправной и прозрачной конкуренции между ними;
  • организация своевременного проведения закупочных процедур для обеспечения бесперебойной деятельности и планов развития компании;
  • совместно с финансовым директором разработка методики оценки предложений поставщиков, проведение оценки экономической целесообразности закупок и сопутствующих рисков;
  • переговоры с поставщиками с привлечением в случае необходимости представителей инициатора и других функциональных подразделений;
  • организация оценки поступивших конкурсных предложений;
  • формирование рекомендаций по выбору поставщиков;
  • участие в выборочном контроле и анализе исполнения поставщиками договорных обязательств по поставке продукции. В случае нарушений поставщиками своих обязательств инициируется приостановка закупки, расторжение договора и дисквалификация поставщиков в отношении определенных категорий поставок, работ или услуг;
  • организация квалификационного отбора поставщиков для участия в закупочных процедурах компании. Ведение базы данных поставщиков по закупаемой номенклатуре продукции за последние два года работы;

Комментарий

База данных организована в Access, в ней аккумулируется информация в следующих разрезах: контрагент, город, объект, наименование ТМЦ или услуги, характеристики ТМЦ или услуги, цена за единицу без НДС, количество, стоимость, период работы.
 

  • формирование и предоставление отчетности о закупочной деятельности руководству компании. Анализ закупочной деятельности в разрезе категорий продукции и подразделений/магазинов. Анализ эффективности реализации закупочных стратегий. Оценка экономического эффекта закупок. Формирование и предоставление отчетности о закупочной деятельности руководству компании;
  • совместно с профильными подразделениями компании автоматизация процесса выбора поставщиков;
  • проверка документов по сделкам, подлежащим согласованию с представителем акционеров в связи с заинтересованностью и/или превышением установленных лимитов.

4.3. По согласованию между закупщиком и инициатором допускается иное распределение функциональных обязанностей.

4.4. В случае разногласий текст регламента превалирует над Положением о службе закупок ООО «Торговая Сеть “Вещь!” МО».

Комментарий

Регламент закупок товаров, работ, услуг – довольно емкий документ, в котором среди прочего описываются сами закупочные процедуры и критерии выбора поставщиков.

<...>

 

6. Ключевые показатели эффективности

6.1. В части функциональных КПЭ показатели эффективности должны определяться единым образом с учетом общих результатов функции закупок по компании и утверждаться финансовым директором ООО «Торговая Сеть “Вещь!” МО».

Комментарий

КПЭ учитывают качество закупаемой продукции, ее стоимость, сроки поставки, условия платежа, сложность логистики.

6.2. Оценка сроков закупки должна проводиться только на основании выполнения согласованного годового плана закупок.
 

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Полная версия регламента закупок товаров, работ, услуг для ООО «Торговая Сеть „Вещь!“ МО».doc


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль