Создание системы управления финансами компании всего за 5 шагов

9417
Кривко Юлия
заместитель генерального директора по финансам ООО «НЛС Экспедитор»
Когда компания растет и переходит от малого бизнеса к среднему, количество клиентов, сделок, видов услуг, подразделений слишком велико, чтобы управлять бизнесом без качественного анализа деятельности. Но внедрить систему управленческого учета и бюджетирования в небольшой, но быстро развивающейся компании, сотрудники которой не понимают, что это такое, совсем непросто.

Чтобы ничего не упустить, для создания системы управления финансами на практике можно действовать по следующему алгоритму.

Шаг 1. Наладить взаимодействие с собственником и главбухом

Небольшие компании, как правило, довольствуются бухгалтерским учетом и неким представлением о финансовом результате, которое может создать опытный управленец, даже не имея финансового или экономического образования. При таком подходе связка «собственник (зачастую он же генеральный директор) – главный бухгалтер» сильна, и с новым топ-менеджером, который определяет финансовый результат, взаимодействовать будут неохотно.

Финансисту нужно понять, что именно собственник хочет знать о бизнесе. Скорее всего, он желает видеть данные, которые содержатся в стандартных управленческих отчетах – о прибылях и убытках, о движении денежных средств и об изменении финансового состояния (отчет по балансовому листу). Остается совместно с владельцем бизнеса продумать детали – в разрезе каких статей, подразделений, направлений деятельности или услуг будет формироваться отчетность. Здесь у финансиста появляется возможность понять суть и специфику бизнеса, а значит, и определить, каким способом группировки затрат и калькуляции себестои­мости целесообразно воспользоваться при составлении отчетности.

Шаг 2. Собрать информацию о финансовой структуре

Необходимо определить подразделения, которые приносят выручку, обеспечивают необходимые для получения выручки ресурсы, а также выполняют вспомогательные и адми­ни­стра­тивно-управленческие функции. Это довольно сложно, поскольку до описания и утверждения бизнес-процессов компания, скорее всего, не доросла или же внедрить и научиться работать в соответствии с ними еще не успела. Следовательно, функции переплетены и задваиваются, подразделения выполняют несвойственные задачи. Внедрение управленческого учета будет толчком для операционного развития бизнеса – пусть не сразу, но финансовую структуру придется оптимизировать, делать более эффективной и прозрачной.

После финансовому директору остается понять, из каких статей формируется выручка и какие статьи затрат есть у каждого из подразделений. Сделать это несложно, достаточно посмотреть, за что выставляются счета клиентам, кто и за что платит поставщикам. Затем в зависимости от специфики работы нужно выбрать период (квартал, полугодие, год) и оценить, какие доходы и затраты – постоянные, чтобы учитывать их отдельно, а какие – разовые, то есть будут относиться на «Прочие доходы» или «Прочие расходы».

Итак, финансовый директор получил данные для бюджета «как есть». Первым положительным эффектом станет удивление собственника, когда тот увидит, сколько средств и на что именно сотрудники расходуют в месяц и за год. Естественно, после этого владелец бизнеса захочет провести аудит почти всех статей расходов, оценить их целесообразность и обоснованность, а также всех статей дохода – соответствует ли результат затраченным ресурсам. А после проведенного аудита появится желание установить ответственность за статьи доходов и расходов, определить лимиты по одним статьям и полностью исключить из бюджета другие. В итоге владелец сам предложит внедрить систему оперативного планирования или бюджетирования.

Добавьте страницу в закладки или распечатайте статью. 

Шаг 3. Разработать бюджетирование в системе управленческого учета

Поскольку речь идет о небольшой компании, количество подразделений в ней будет ограни­ченным, административно-управленческие ресурсы минимальны и у каждого сотрудника очень широкий функционал. Иными словами, работники выполняют роли и руководителей, и исполнителей, вынуждены заниматься одновременно и разработкой, и реализацией стратегии развития компании, одновременно выполняя рутинную оперативную работу. А потому они работают в режиме цейтнота и на любые новшества реагируют болезненно.

Выстраивать сложную структуру и процедуры бюджетирования с самого начала смысла нет – это нерационально и несвое­временно. Участникам процесса все должно быть предельно понятно, бюджетирование должно занимать минимум времени и усилий, но при этом давать информацию для управления.

В будущем, преодолев порог, отделяющий средний бизнес от малого, политику финансового планирования можно пересмотреть, а пока достаточно построить систему бюджетирования по центрам финансовой ответственности (ЦФО). Для этого нужно выявить статьи, за которые будет отвечать то или иное подразделение, и возложить на руководителя каждого подразделения ответственность за прогнозирование величины доходов или расходов по ним на предстоящий бюджетный период и за фактическое исполнение утвержденных лимитов.

Как внедрить эффективную систему бюджетирования. Видео

Частые ошибки при финансовом планировании и бюджетировании. Видео

Скорее всего, в компании найдется всего несколько ЦФО, между которыми и распределятся все статьи. Благодаря немногочисленности подразделений и ограниченному кругу сотрудников, вовлеченных в бюджетный процесс, он не будет слишком громоздким и трудоемким для его участников.

Шаг 4. Оформить процесс бюджетирования документально

После закрепления ответственности за конкретные статьи бюджета следует составить детальные регламенты и правила для сотрудников, отныне принимающих участие в бюджетном процессе, но не имеющих ни опыта, ни знаний в этой области. От того, насколько им будет понятно и удобно формировать и исполнять бюджет, зависит жизнеспособность и достоверность всей системы управления финансами компании. Ведь именно они становятся создателями и исполнителями бюджета, а финансисту отводится лишь роль наставника и контролера бюджетного процесса.

Примером описания бюджетного процесса в небольшой компании могут послужить Положение об оперативном планировании и Регламент бюджетного процесса. Скачать эти документы можно по ссылке в конце статьи. 

Положение обязательно должно содержать термины и определения, чтобы все участники бюджетного процесса понимали их одинаково, без двойных толкований и неясностей.

Кстати, описание принципов, целей и задач бюджетирования тоже не пустая формальность, оно должно объяснить всем скептически настроенным сотрудникам, зачем компании бюджет. Описание его структуры и правил процесса будет играть обучающую роль, а установленные в Положении форматы отчетности, сроки и порядок пересмотра бюджета снимут все последующие вопросы сотрудников.

Ну и конечно, отдельным блоком нужно прописать ответственность должностных лиц: кто, за что и на каком этапе бюджетного процесса отвечает.

В Регламенте бюджетного процесса можно более подробно описать последовательность действий на всех этапах его формирования и исполнения, а также утвердить справочники ЦФО и закрепленных за ними статей, классификатор статей с расшифровкой их экономического содержания.

Шаг 5. Использовать доступные варианты автоматизации

К сожалению, небольшому бизнесу зачастую не хватает технического обеспечения для выполнения поставленных задач. Уровень автоматизации в таких компаниях обычно невысок и в лучшем случае охватывает часть оперативных процессов и бухгалтерский учет. На содержание собственной ИТ-поддержки не хватает средств, а штатные специалисты перегружены текущими задачами, связанными с оперативным и бухгалтерским программным обеспечением. Поэтому о внедрении автоматизированного управленческого учета, по крайней мере в первое время, речи не идет. Впрочем, объем данных и количество источников пока не так велико, и задачи можно решать в Excel. Финансовому директору нужно лишь немного терпения и времени, чтобы создать понятные и наглядные формы для ввода информации, отчетов, а также знание нескольких несложных формул для связки данных между формами и вычисления агрегированных показателей.

Созданный полуручной режим формирования бюджета и подготовки отчетов не означает, что отчетность неинформативна и недостоверна – отлаженная система сбора информации с точками контроля ее достоверности позволяет получить необходимый результат. С ростом компании увеличивается и свободный денежный поток, что в дальнейшем позволит на базе созданной модели оперативного планирования внедрить систему стратегического планирования и управления бизнесом с использованием KPI.

Как выбрать систему для автоматизации бюджетирования

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Положение об оперативном планировании и Регламент бюджетного процесса.doc


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль