Как добиться снижения затрат на проведение ремонтных работ и повысить их эффективность

2983
Голубев Филипп
директор финансово-экономического департамента УК «ДВ-Альянс», к. э. н.
В целях снижения затрат на проведение ремонтных работ и увеличения точности планирования надо выбрать оптимальную схему расчетов, организовать претензионную работу, определить критерии для проведения плановых ремонтов. Также необходимо разработать систему анализа и оценки и наладить порядок получения бухгалтерских документов.


Филипп Голубев, директор финансово-экономического департамента УК «ДВ-Альянс», к. э. н


Материально-техническая база многих производственных и транспортных компаний требует серьезных расходов. Решая задачи снижения затрат, финансовый директор должен тщательно анализировать экономическую эффективность ремонтных работ и технического обслуживания. Цель такого анализа - принятие качественных решений по улучшению конечного результата работы организации в целом.

Анализируя эффективность работ, финансовому директору необходимо оценить:

  • схему расчетов;
  • организацию претензионной работы;
  • критерии плановых ремонтов;
  • график плановых ремонтов;
  • выбор контрагентов;
  • отклонения показателей;
  • упущенную или приобретенную выгоду;
  • порядок предоставления оригиналов документов для бухгалтерии.

Этот алгоритм применим для широкого круга компаний, имеющих в собственности парк техники или оборудования. Кроме того, любой из его пунктов можно использовать как отдельную рекомендацию. Рассмотрим каждый из критериев на примере УК «ДВ-Альянс», железнодорожного оператора, имеющего собственный парк подвижного состава.

Схема расчетов для анализа эффективности работ

В структуре себестоимости железнодорожного оператора доля затрат на ремонт занимает второе место после расходов на оплату железнодорожного тарифа и составляет 15-30%. Ремонтные работы традиционно делятся на текущие и плановые.

Текущий ремонт подразумевает устранение неисправностей по мере их возникновения вследствие эксплуатационных или технологических причин. Эксплуатационные неисправности – это дефекты, появляющиеся в процессе работы подвижного состава. Технологические неисправности – дефекты, допущенные при производстве вагонов. Как правило, они выявляются при техническом осмотре. Текущий ремонт подвижного состава, в отличие от планового, пока остается прерогативой ОАО «РЖД», поэтому в данном случае финансовому директору не приходится выбирать, в каких компаниях проводить ремонт, но есть возможность выбрать схему расчетов. Сейчас существует три варианта: по гарантийным письмам, по фиксированной или по единой цене.

Расчеты по гарантийным письмам не подразумевают заключения договорных отношений с контрагентом. После каждой поломки необходимо направлять контрагенту гарантийное письмо, в котором компания обязуется оплатить расходы по факту окончания работ. Как правило, средняя стоимость ремонта при такой схеме оказывается ниже, чем при расчетах по единой цене (своего рода абонентской плате, но об этом позже). Другое ее преимущество состоит в том, что нет необходимости вносить ежемесячную предоплату в размере стоимости ремонтов, проведенных в предыдущем месяце. Но есть и недостатки: контрагент не обязан поставлять запасные части в фиксированный срок; отсутствует возможность возмещения сверхнормативного простоя вагонов в нерабочем парке; приходится вводить дополнительную штатную единицу (или целый штат сотрудников) для работы с гарантийными письмами.

При расчетах по фиксированной цене заключается договор, в котором указываются все возможные виды работ и их стоимость. К плюсам данной схемы можно отнести фиксированные сроки проведения ремонта (при условии, что все необходимые запасные части есть в наличии или предоставлены собственником вагона). Кроме того, средняя стоимость работ опять-таки ниже, чем при расчетах по единой цене. Из минусов имеет смысл отметить следующие.

  1. Необходимость ежемесячно вносить предоплату в размере стоимости ремонтов, проведенных в предыдущем месяце.
  2. Если необходимые запасные части отсутствуют, собственнику подвижного состава придется самостоятельно и в определенный срок их доставить, в противном случае контрагент будет вправе выставить штрафные санкции за простой подвижного состава, в ремонтном цехе.

Расчеты по единой цене также подразумевают необходимость заключения договора, но при этом цена не зависит от количества работ и запасных частей. Из плюсов в данном случае стоит отметить то, что контрагент обеспечивает наличие запасных частей, а также берет на себя обязательства по срокам проведения ремонтных работ, за нарушения которых будут начисляться штрафные санкции. Недостатки – это, как правило, высокая стоимость и требование ежемесячной предоплаты. Поэтому финансовому директору придется провести ряд расчетов при выборе оптимальной схемы оплаты текущих ремонтов. Кроме того, необходимо проанализировать и другие факторы, которые косвенно влияют на выбор схемы оплаты. Например, наличие в компании ремонтного отдела или службы, срок эксплуатации техники и др.

Пример

УК «ДВ-Альянс» ведет расчеты за текущий ремонт по гарантийным письмам.

Во-первых, такой выбор предопределен средним возрастом вагонов (парк относительно новый), соответственно, потребность в дорогостоящих запасных частях несущественна. То есть необходимость обеспечения запасными частями не является определяющим фактором выбора схемы расчетов.

Во-вторых, средняя сумма аванса, которую компания должна ежемесячно перечислять в рамках договорных отношений, заметно превышает затраты на содержание персонала, занимающегося оформлением гарантийных писем.

В-третьих, в компании налажен контроль износа, что позволяет проводить замену номерных деталей заранее, до начала ремонта. В-четвертых, средняя стоимость текущего ремонта при выбранной схеме работы на 15–20 процентов ниже, чем по единой цене.

Снижение затрат и претензионная работа

В течение гарантийного периода все технологические неисправности должны устраняться за счет предприятия, выполнявшего плановый ремонт. Гарантийный срок прописывается в договоре. Например, по железнодорожной отрасли он варьируется от шести месяцев до года. Поэтому финансовый директор должен внедрить такую систему анализа текущего ремонта, которая позволяет отслеживать причины неисправностей и на основе этих данных выставлять счета на возмещение стоимости ремонтных работ и запчастей, если они проведены в гарантийный период по причине технологических неисправностей. Такой анализ приводит к снижению затрат на текущий ремонт в среднем на 5–7 %.

Затраты на текущий ремонт – наиболее трудные для планирования, так как никаких нормативов по ним не существует. В этом случае приходится опираться на статистические данные. Для контроля списания затрат необходимо постоянно пересматривать количество запланированных текущих ремонтов с учетом проведения плановых ремонтных работ. После проведения плановых ремонтов количество текущих должно сократиться. Соответственно, превышение запланированного количества текущих ремонтов над фактическим будет сигналом к анализу претензионной работы.

Плановые ремонты при анализе снижения затрат

К плановым относятся ремонты, для которых существуют нормативы – в какие сроки и с какой периодичностью они должны проводиться. Например, первый плановый ремонт подвижного состава выполняется не позднее чем через три года, а капитальный – каждые пять лет с момента выпуска вагона. Но в процессе эксплуатации плановые ремонты могут назначаться и с иной периодичностью, и здесь важен правильный выбор критерия.

Комбинированный критерий учитывает фактически выполненный объем работ и продолжительность использования оборудования. Так, плановый ремонт подвижного состава должен проводиться через каждые 160 тыс. км пробега или каждые два года с момента последнего планового ремонта – в зависимости от того, что наступит раньше.

Единичный критерий учитывает продолжительность эксплуатации техники от последнего планового ремонта до последующего. Другими словами, в случае выбора этого критерия собственник подвижного состава должен проводить плановый ремонт каждый год. Таким образом, финансовому директору предстоит проанализировать, в каком случае количество ремонтов будет меньше. В нашем примере для подвижного состава необходимо вывести среднегодовой пробег вагона, и если он меньше 160 тыс. км, то будет выгоднее перейти на комбинированный критерий, поскольку это позволит сократить количество плановых ремонтов за весь срок службы вагона.

Исходя из описанных нормативов, расходы на проведение капитальных ремонтов проще планировать. Для этого необходимо ежемесячно отслеживать количество техники или оборудования, которое в соответствии с выбранным критерием должно пройти плановый ремонт. Очень полезно строить график ремонтных работ на несколько лет вперед с ежемесячной корректировкой по фактическим показателям. Такой анализ необходим в тех случаях, когда выбран комбинированный критерий планового ремонта. Это позволяет заранее увидеть нагрузку на денежный поток и, соответственно, принять меры для предупреждения кассовых разрывов.

При выборе и оценке контрагентов, выполняющих ремонтные работы, необходимо обращать внимание на стоимость услуг, гарантийный срок, размер и состав предоплаты, а также сроки ее внесения. На рынке обслуживания железнодорожного подвижного состава частные компании, занимающиеся плановыми ремонтами, как правило, работают на условиях 100%-ной предоплаты, но требуют ее не на месяц вперед, а за конкретную партию вагонов. Впрочем, таким образом оплачивается только стоимость услуг, а счет за запасные части выставляется по окончании работ.

Оценка эффективности ремонтных работ

Чтобы оценить экономический эффект от проведения ремонтных работ, необходимо проанализировать соотношение плановых и фактических показателей по ремонтам, величину упущенной или приобретенной выгоды, порядок и сроки предоставления оригиналов бухгалтерских документов.

Для анализа производственных и экономических показателей бюджет ремонтного департамента УК «ДВ-Альянс» детализируется с учетом ряда показателей.

Для текущих ремонтов:

  • количество ремонтов (шт.);
  • средняя стоимость услуг (руб/шт.);
  • затраты на проведение ремонта (руб.);
  • срок ремонта (дн.);
  • процент своевременно предоставленных документов.

В дополнение к вышеперечисленным показателям для анализа плановых видов ремонтов используются следующие:

  • количество запасных частей, заменяемых при проведении ремонта (шт.);
  • средняя стоимость закупаемых запасных частей (руб/шт.).

Величина упущенной (приобретенной) выгоды зависит от продолжительности ремонтных работ. В период ремонта техника не участвует в производственном процессе, а значит, не создает коммерческого продукта. В железнодорожной терминологии для подобной ситуации существует определение «среднемесячный нерабочий парк».

Его величина рассчитывается по формуле:

НПсрм = Вр × Дплан : Доп

где НПсрм – величина среднемесячного нерабочего парка, Вр – количество вагонов в ремонте, Дплан – плановый срок ремонта в днях, Доп – количество дней в отчетном периоде.

Очевидно, что в случае увеличения количества вагонов или срока их ремонта, нерабочий парк возрастет, а выручка от основной деятельности, соответственно, уменьшится (по не зависящим от коммерческой службы причинам). Для контроля таких ситуаций финансово-экономический департамент УК «ДВ-Альянс» после закрытия отчетного периода проводит расчет упущенной или приобретенной выгоды (см. таблицу). Такой расчет помогает не только оценить работу ремонтного департамента, но и проанализировать план-факт отклонения по выручке.

таблица. Расчет упущенной (приобретенной) выгоды из-за несоблюдения сроков ремонта

№ пп Статья расчетов Показатель
текущих
ремонтов
Показатель
плановых
ремонтов
Показатель
капитальных
ремонтов
Порядок расчета
1 Количество вагонов
в состоянии текущего ремонта, шт.
184 75 2 Фактические данные
2 Средний сверхнормативный простой, дн. 5,76 0,6 –0,5 Плановое значение – фактическое значение
3 Доходность в сутки,
заложенная в бюджет на отчетный период,
руб/ед. подвижного состава
1400 1400 1400 Значение, утвержденное на месяц
4 Упущенная (приобретенная) выгода, руб. 1 483 776 63 000 – 1400 Значение 1 × значение 2 × значение 3
Итого 1 545 376 ТР + ПР + КР

Получение бухгалтерских документов

Очень часто получение бухгалтерских документов от ремонтных предприятий становится большой проблемой. Документы могут приходить с опозданием на месяц, а то и на три. В УК «ДВ-Альянс» эта проблема была решена следующим образом. В системе «1С» введена аналитика по видам ремонтов. В каждой проводке сотрудники бухгалтерии указывают сведения из первичных документов: номер вагона, депо и дату окончания ремонта. Каждые 15 дней ответственный сотрудник финансово-экономического департамента проводит сверку данных из «1С» с фактическими данными по ремонтам, выявляет документы, которые не были представлены в бухгалтерию, и добивается их получения от контрагентов.

Личный опыт

Константин Аношкин, финансовый директор ЗАО «ЛК Молком»

В нашей компании для контроля расходов на ремонт используются еще два дополнительных инструмента – внутренний паспорт и независимый аудит. Внутренний паспорт оформляется на каждый объект основных средств, в него заносятся все данные о проведенных ремонтах. По сути это аналог сервисной книжки для автомобиля. Существует разработанный отчет по ремонтам, в котором указываются все важные сведения, в том числе наименование основного средства, дата проведения ремонтных работ, причина ремонта, описание и стоимость работ, исполнитель и др. Два раза в год проводится независимый аудит расходов на ремонт. Цель такого аудита

– прояснить следующие детали:
– причины ремонтов (технологические или эксплуатационные);
– объемы ремонтов, то есть убедиться, что проведенные работы были необходимы, а не сверхдостаточны;
– качество ремонтов;
– уровень цен по проведенным ремонтным работам.

В совокупности эти меры дисциплинируют сотрудников, отвечающих за ремонт и обслуживание основных средств.
По ссылке в конце статьи можно скачать файл Excel с расчетом планового денежного потока для предупреждения кассовых разрывов с учетом расходов на ремонт. 

Полезная статья? Добавьте страницу в закладки, сохраните, распечатайте или переадресуйте. 

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Файл Excel с расчетом планового денежного потока для предупреждения кассовых разрывов с учетом расходов на ремонт .xls


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль