Как оценить эффективность работы сотрудников финансовой службы компании

16521
Маргания Кетеван
финансовый директор ООО "ФИНСЕРВИС", к.э.н.
Когда речь заходит о системе мотивации сотрудников финансово-экономического подразделения компании, возникают некоторые сложности в определении показателей эффективности. Ведь зарплата экономистов и бухгалтеров не зависит от выполнения планов по объемам выпуска или продаж. Тем не менее, разработать для них единую систему оплаты труда можно, если просто учесть точность и своевременность выполнения ежедневных задач. А оптимальный для отдела набор KPI со временем можно и пересмотреть.

В ООО «ФинСервис» система оплаты труда персонала финансово-экономической службы ориентирована на четкое и качественное выполнение повседневных задач. Как и во многих других компаниях, их зарплата состоит из постоянной и переменной частей. Переменную часть работник получает за достижение установленных ключевых показателей эффективности. На итоги работы финансовой службы влияют совместные действия ее специалистов, поэтому в компании введена единая система показателей для всех сотрудников, определяющая уровень ежемесячного премирования. Помимо этого введены специальные коэффициенты для отдельных должностей, которые применяются в расчете ежеквартальной премии.

Рассмотрим подробнее, какие показатели используются в рамках единой системы мотивации сотрудников финансового подразделения компании.

1. Своевременное выполнение поставленных целевых задач (П1). Для применения данного показателя необходимо ежемесячно для каждого сотрудника утверждать четкий, выполнимый объем работ согласно разработанному в компании бланку целевых задач. Этот документ необходим для постановки задач на месяц. В бланке указываются их формулировка, способ оценки выполнения (в процентах) и необходимые комментарии. По истечении отчетного месяца (с 5-го по 9-е число) руководитель финансовой службы сверяет с бланком выполненные работы. При этом показатель П1 принимает следующие значения в зависимости от достигнутых результатов:

  • 1,2 – 100-процентное выполнение всех задач;
  • 0,9 – выполнение задач на уровне от 80 до 100 процентов;
  • 0,6 – выполнение задач на уровне от 60 до 80 процентов;
  • 0 – выполнение задач на уровне менее 60 процентов.
Пример

Задачи, выполненные за отчетный месяц заместителем главного бухгалтера, были оценены следующим образом:

• учет материалов. Отражение в учетной программе. Распечатка актов на списание материалов за сентябрь – 100 процентов;
• отражение в программе документов «Поступление услуг» за сентябрь. Контроль наличия корректно оформленных документов от поставщиков – 100 процентов;
• начисление процентов по займам за сентябрь, распечатка документов «Бухгалтерская справка – расчет» – 50 процентов (не распечатаны документы).

Находим среднее арифметическое значение (83%), следовательно, П1 = 0,9.

2. Наличие неустраненных ошибок в подотчетных документах на момент сдачи отчетности (П2). Здесь используется следующая градация:

  • 1 – неустраненных ошибок нет;
  • 0,8 – количество ошибок до 5;
  • 0,6 – количество ошибок от 5 до 10;
  • 0,3 – количество ошибок от 10 до 15;
  • 0 – количество ошибок более 15.
Пример

При составлении ежемесячной отчетности обнаружено два счета-фактуры с ошибками, которые не были исправлены. Подготовка и учет этих документов входит в обязанности бухгалтера по расчетам с поставщиками и покупателями. Таким образом, его показатель П2 составит 0,8.

3. Объем работы сотрудника сверх стандартной нормы (П3). Для применения данного показателя важно организовать в компании учет отработанного времени. При этом объемом работ сверх стандартной нормы считается тот, который согласован с руководителем, например, выполнение в выходные и праздничные дни конкретных операций по просьбе главы финансовой службы. Переработка учитывается в том случае, если сотрудник трудился свыше установленного рабочего времени от 1,5 до 5 часов в течение календарного дня.

Объем работы, выполненный сверх установленного в компании времени, рассчитывается следующим образом:

Как оценить эффективность работы сотрудников финансовой службы компании

Показатель П3 может принимать следующие значения:

  • 1 – норма;
  • 1,2 – переработка до 30 процентов;
  • 1,4 – переработка от 30 до 60 процентов;
  • 1,6 – переработка свыше 60 процентов.
Пример

Согласно трудовому распорядку, старший бухгалтер в течение месяца должен был отработать 176 часов (22 дн. 8 ч). В силу того, что возникла производственная необходимость, по согласованию с главным бухгалтером сотрудник в течение 15 дней трудился на 2 часа дольше установленного времени, а также дополнительно 3 выходных дня по 8 часов. В итоге в течение месяца старший бухгалтер отработал 230 часов (15 дн. 10 ч + 10 дн. 8 ч), то есть на 30 процентов больше нормы. Следовательно, показатель П3 равен 1,2.

4. Обучение сотрудников компании (П4). Данный коэффициент (его значение – 1,2) позволяет компенсировать опытному специалисту усилия, которые он затратил на обучение нового сотрудника. Для его применения необходимо, чтобы наставничество было согласовано с руководителем.

5. Внесение предложений по оптимизации деятельности – факт предложения и реализации (П5). Учет данного показателя должен стимулировать сотрудников к оптимизации бизнес-процессов. Зачастую экономический эффект от нововведений быстро подсчитать не удается, поэтому предлагается следующая градация:

  • 1 – предложения по оптимизации от сотрудника не поступали;
  • 1,05 – поступили предложения по оптимизации, которые незначительно увеличили бы производительность либо улучшили удобство восприятия информации, но принято решение отказаться от их реализации;
  • 1,1 – поступили предложения по оптимизации, реализация которых незначительно увеличила производительность либо повысила удобство восприятия информации;
  • 1,3 – поступили предложения по оптимизации, реализация которых значительно увеличила производительность.
Пример

Старший бухгалтер предложил выпустить специальные памятки для сотрудников других отделов, которые помогли бы им запомнить, какой пакет документов следует предоставлять в финансовый отдел в той или иной ситуации. Памятки составлялись, в том числе, для водителей, экспедиторов, работников, получающих денежные средства под отчет или отправляющихся в командировку. Предложение по оптимизации было реализовано, что позволило сократить количество обращений за консультацией к бухгалтерам и сроки подачи документов. По итогам месяца для старшего бухгалтера показатель П5 составил 1,1.

Ежемесячно руководитель финансовой службы присваивает перечисленным коэффициентам значения в соответствии с результатами работы за месяц. Согласно принятой в компании системе оплаты труда, ежемесячная заработная плата специалиста финансовой службы рассчитывается следующим образом:

ЗПеж = ЗП_оклад + ЗПпер КТУ

где ЗПеж – ежемесячная заработная плата сотрудников финансового подразделения; ЗПпер – переменная ставка заработной платы; КТУ – коэффициент трудового участия.

Для расчета коэффициента трудового участия все описанные выше показатели перемножаются:

КТУ= П1× П2 × П3 × П4 × П5

Пример расчета ежемесячной заработной платы сотрудников финансовой службы приведен в таблице 1.

таблица 1. Пример расчета ежемесячной заработной платы

Должность Ф. И. О. Постоян-
ная часть (оклад), руб.
Пере-
менная часть (ставка), руб.
Свое-
времен-
ное выпол-
нение постав-
ленных задач (П1)
Наличие неустра-
ненных ошибок в бухгал-
терских доку-
ментах (П2)
Объем
работ
сверх
нормы (П3)
Обуче-
ние сотруд-
ников (П4)
Внесе-
ние и само-
стоя-
тельная реали-
зация предло-
жений по оптими-
зации деятель-
ности (П5)
Пере-
менная часть (расчет-
ная), руб.
Сумма
зар-
платы, руб.
Главный
бухгалтер
Иванова 70 000 10 500 1,20 1,00 1,20 1,20 1,10 19 958 89 958
Заместитель
главного бухгалтера
Петрова 50 000 7 500 0,90 1,00 1,20 1,00 1,00 8 100 58 100
Старший бухгалтер Сидорова 40 000 6 000 0,90 1,00 1,00 1,20 1,05 6 804 46 804
Бухгалтер–операционист Мишина 25 000 3 750 0,90 1,00 1,00 1,00 1,00 3 375 28 375
Финансовый менеджер Крылов 40 000 6 000 1,20 1,00 1,40 1,00 1,30 13 104 53 104
Итого   225 000             51 341 276 341

В свою очередь, расчет ежеквартальной премии сотрудников финансовой службы предполагает использование коэффициентов, разработанных индивидуально для каждой должности. В таблице 2 приведен пример таких коэффициентов для финансового директора. Для расчета квартальной премии ставка переменной части зарплаты сотрудника за три месяца умножается на соответствующие коэффициенты.

таблица 2. Показатели, используемые для расчета квартальной премии сотрудников финансовой службы (извлечение)

Задачи Показатель Значения показателя
Должность: финансовый директор.
Расчет премии: Ставка переменной части (квартальная) × К1 × К2 × К3
Организация работы финансового подразделения компании.

Финансовое планирование.

Контроль над соблюдением бюджета компании.

Оптимизация налоговых издержек.

Анализ финансово-хозяйственной деятельности предприятия, улучшение финансового положения компании.

Организация управленческого учета.

Обеспечение соблюдения законности в деятельности компании.

Полнота управленческого учета.

Планирование и управление деятельностью по привлечению заемного финансирования
Соблюдение порядка ведения корпоративного документооборота (К1) 1 – соблюдение сроков подготовки отчетности и отсутствие ошибок у 80% сотрудников подразделения;
1,2 – соблюдение сроков подготовки отчетности и отсутствие ошибок у 100% сотрудников подразделения
Количество выполненных задач согласно бланку исполнения целевых задач (К2) 1 – выполнение 100% задач;0,8 – выполнение от 80 до 99% задач;
0,6 – выполнение от 60 до 80% задач;
0,3 – выполнение менее 60% задач
Своевременность и достоверность управленческой отчетности (К3) 1,1 – при отсутствии претензий по качеству и срокам сдачи отчетности учредителям;
1 – в случае обоснованных и устраненных претензий по качеству и срокам сдачи отчетности учредителям;
0,8 – при наличии обоснованных, но не устраненных претензий от учредителей компании

Предложенная система премирования понятна и предсказуема. Каждый работник финансовой службы знает, как действует программа денежной мотивации и что нужно сделать, чтобы получить максимальное вознаграждение. За время применения описанная схема успела зарекомендовать себя как действенный инструмент, позволяющий повысить качество работы отдела и стимулировать сотрудников на участие в оптимизации рабочих процессов. Впрочем, оптимальный набор KPI удалось подобрать не сразу. От некоторых показателей впоследствии пришлось отказаться. Оставшиеся же регулярно пересматриваются и анализируются на соответствие поставленным задачам.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль