С чего начать построение финансовой службы

4188
Колесникова Юлия
финансовый директор ООО «Ariston Thermo Rus»
Хорошо, если у финансового директора уже есть опыт организации или модернизации финансовой экономической службы (ФЭС). Если же созданием отдела приходится заниматься впервые или предприятие только создано, вопросов, требующих оперативного решения, будет предостаточно. С чего начать?

Простой, но, пожалуй, не всегда эффективный путь – пригласить стороннего консультанта, который разработает структуру ФЭС для компании. На первом этапе вы получите презентацию минимум на 30 листов, в которой представлено видение финансовой функции и лишь мельком упомянута стоимость разработки и внедрения, а также продолжительность адаптации. Консультантов стоит приглашать в тот момент, когда топ-менеджмент уже определится со структурой ФЭС, сроками ее формирования, бюджетом проекта и прочими пожеланиями. Что же можно сделать собственными силами?

Мнение эксперта

Ирина Григорьева, финансовый директор ГК «Гедон»

Как правило, финансовый директор перед тем, как заняться построением или реорганизацией ФЭС, консультируется с собственником бизнеса по основным стратегическим вопросам его развития в обозримой перспективе. Совместно они формируют рейтинг ключевых экономических и бизнес-показателей, которые лягут в основу проекта. Таким образом, определяются приоритеты развития службы, структура, а также необходимые ресурсы.

Схема и функции финансового отдела

Непосредственно разработку можно начать с того, что финансовый директор берет большой лист ватмана и делит его на две части с заголовками «Как есть» и «Как должно быть». Проблем не будет, если первая колонка окажется пустой. Тогда переходим к следующему шагу – созданию команды, в нее мы наберем специалистов, которые будут вести основные направления проекта. К примеру, предприятию средних размеров с небольшими оборотами и несколькими десятками отчетов для создания планового отдела в первую очередь надо развивать три направления: экономическое, казначейство, документооборот.

Можно начать выстраивать схему финансового отдела с описания бизнес-процессов, которые, как вы предполагаете, будут находиться в его ведении. «Объять необъятное» невозможно, поэтому не стоит усложнять описание, используйте подход top-down approach, то есть сверху вниз. Начните с главного, а детали появятся потом. К примеру, можно рассмотреть распространенный бизнес-процесс «расчет плановой себестоимости продукции» (standart costs), который используется на производственных предприятиях с большим количеством номенклатуры или в «дочках» иностранных компаний для сравнения эффективности работы. Используя стандартную инструкцию разработчика корпоративных ИТ‑систем, проводим интервью с бухгалтерами организации и формируем схему бизнес-процесса. Остается лишь добавить функции ФЭС, которых на схеме пока нет.

В качестве примера рассмотрим устройство ФЭС компании «Аристон Термо Русь». Пожалуй, основной бизнес-процесс и функция отдела – планирование. Перечисленные ниже работы отдел выполняет ежедневно, ежемесячно или по мере необходимости:

  • расчет плановой себестоимости продукции – один раз в год либо при запуске нового вида продукции;
  • изменение плановой себестоимости продукции – по необходимости, например при модернизации уже выпускаемого типа водонагревателя;
  • формирование бюджета доходов и расходов – ежегодно;
  • пересмотр бюджета – ежеквартально, с учетом достигнутых показателей;
  • составление бюджета движения денежных средств – ежегодно, с помесячной корректировкой;
  • расчет окупаемости инвестиций, планируемых в рамках бюджета.

Кроме того, в обязанности ФЭС входит разработка мероприятий по эффективному использованию производственных мощностей (сокращение необоснованных простоев), материальных (сокращение потерь от брака) и трудовых (завышение штатного расписания) ресурсов. Естественно, работа по каждому направлению невозможна без взаимодействия с производственной и технической службами, отделом закупок. К примеру, при составлении графика планового ремонта оборудования технические службы должны учитывать сезонность спроса (у «Аристон Термо Русь» пик спроса приходится на весенние месяцы). Это значит, что профилактику оборудования нужно проводить зимой.

Работу компании невозможно представить без контроля со стороны финансистов. Распространяется он, прежде всего, на планы отдела продаж (год, квартал, месяц) и планы для производственного подразделения (суточный). Эти функции выполняют все сотрудники ФЭС, но уже с учетом направлений (казначейство, документооборот, планирование).

Еще одна важная функция ФЭС – анализ и подготовка управленческих решений. Вот некоторые составляющие этой работы:

  • учет и анализ результатов деятельности совместно с бухгалтерией, подготовка plant report – производственного отчета, где отражается выполнение плана производства, анализ отклонений фактической себестоимости от плановой;
  • контроль бюджета продаж с помощью sales variances report – отчета, в котором сведены отклонения факта от плана продаж с учетом средней цены по группе товаров, объемов продаж и т.д.;
  • расчеты экономической эффективности деятельности в соответствии с требованиями головного офиса («Аристон Термо Русь» принадлежит итальянским собственникам);
  • составление пояснительной записки к годовому отчету совместно с бухгалтерией;
  • подготовка необходимых обобщающих материалов и справок по запросам местных органов власти;
  • формирование статистической отчетности компании – совместно с бухгалтерией ФЭС собирает необходимые материалы, обобщает и на основании этих данных готовит отчетность.

Описанные функции ФЭС, в том числе взаимодействие с другими подразделениями, невозможно представить без отлаженного документооборота. К примеру, у компании «Аристон Термо Русь» движение входящих и исходящих документов построено так, как показано в таблицах 1 и 2. Стоит отметить, что базу для бюджета продаж готовит коммерческая служба, а вот разбивку по основным видам (в укрупненной номенклатуре) и, соответственно, по средней цене продаж делает плановый отдел. Аналогично происходит с бюджетом производства, который формирует производственный отдел, а в дальнейшем с ним работает экономист, ответственный за планирование по этому направлению.

таблица 1. Движение входящих документов (извлечение)

Документ Инициатор
Подразделение Исполнитель Процесс
Акт сверки
Акт взаимозачета
Счет-фактура
Акт выполненных услуг
Бухгалтерия Экономист-казначей График платежей
Платежная ведомость HR-служба Экономист-казначей Расчеты с персоналом
Акт «Выплаты комиссионных премий клиентам» Отдел продаж Бухгалтер по учету реализации
Экономист-казначей
Выплата премий клиентам

таблица 2. Движение исходящих документов (извлечение)

Документ Получатель
Подразделение Исполнитель Процесс
Бюджет продаж Коммерческий отдел Старший экономист Продажи
Бюджет доходов и расходов ФЭС Экономист-казначей Расчеты с поставщиками
Экономист по планированию производства Бюджет затрат на производство (прямые) Экономист по планированию производства Бюджет затрат на производство (накладные)

Постепенно файл с бизнес-процессами будет наполняться новыми записями, что в итоге позволит легко сформулировать основные требования к ФЭС, которые стоит закрепить в положении о подразделении, перечислив там основные задачи и функции отдела, а также указав регламенты, которыми будут руководствоваться в своей работе сотрудники. Их можно разделить на две группы – внешние документы (законодательные и нормативные акты) и внутренние. К последним относятся устав компании, стандарты групповой отчетности (если компания – «дочка» западного концерна), правила внутреннего распорядка, должностные инструкции.

Формирование отдела

Получив примерное описание структуры финансовой службы, переходим к ее формированию. Для этого к уже описанным и зафиксированным бизнес-процессам попробуем применить имеющееся штатное расписание с учетом предполагаемых трудозатрат. Одновременно нужно заполнить матрицу рабочего времени сотрудников. Этот процесс может вызвать определенные трудности, ведь подсознательно вы будете рисовать идеальную службу, но на практике этого достичь затруднительно. Тем не менее вы сможете увидеть, где функции сотрудников дублируют друг друга, а где процесс остался без контроля. В результате на руках у вас должно оказаться положение о ФЭС, матрица рабочего времени, штатное расписание с черновыми вариантами должностных инструкций. Теперь можно обратиться в кадровое агентство или службу персонала компании.

Новая структура – новые люди. Конечно, если компания уже работает некоторое время, можно обучить функциям финансового менеджмента коллег из бухгалтерии. Если мы перестраиваем уже существующий блок финансов, следует строго придерживаться правила: любая структура строится исходя из требований бизнес-процессов, а не наоборот, когда бизнес-процессы подгоняются под конкретных лиц.

Привлечение консультантов

Первые шаги уже сделаны, и на этом этапе можно пригласить консультанта, который проведет независимую оценку ваших трудов. Часть финансовых директоров могут с этим не согласиться, полагая, что расходы на консалтинговые услуги зачастую себя не оправдывают. Но если вам все же интересен профессиональный взгляд со стороны, можно взять на заметку несколько рекомендаций, основанных на опыте автора.

Начать предметный разговор с консультантами лучше с небольшой презентации. В ней лаконично описываются сфера и география деятельности компании и ключевые параметры бизнеса (выручка, валовая прибыль, штатная численность сотрудников, описание производственных мощностей и т.п.). Отдельно нужно описать существующую организационную структуру финансовой службы и собственно бизнес-процессы, которые она обеспечивает. Возможно, имеет смысл провести некоторое подобие SWOT-анализа предложенной вами модели работы ФЭС. Это поможет консультантам понять вашу логику при реализации проекта. И, наконец, резюме презентации, в котором менеджмент ставит свои требования к результату. После презентации можно провести экскурсию по предприятию, познакомить с сотрудниками финансовой службы.

Ну а затем наступает самая трудная часть – время переговоров, согласования контракта, напряженная работа с консультантами над проектом. Скорее всего, в результате вы получите отчет с рекомендациями, часть из которых примете на ура, другие отвергнете как неподходящие бизнесу, а некоторые положите под сукно до лучших времен.

ЕЩЕ ПО ТЕМЕ

Нормативное регулирование финансовой деятельности («Финансовый директор» № 12, 2007).

Быстрая диагностика организационных ошибок в бизнес-процессах компании («Финансовый директор» № 7, 2010).

Положение, помогающее создать эффективную финансовую службу («Финансовый директор» № 4, 2011).

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Примеры отчетов Sales Variances report и Plant report компании «Аристон Термо Русь».xlsx


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль