Процедура, которая позволит эффективно управлять дебиторской задолженностью

2610
Какие задачи решал автор: снижение уровня просроченной задолженности, повышение платежеспособности компании. За счет чего: дебиторская задолженность сегментирована по группам в зависимости от статуса и срока просрочки, для каждой группы определены специальные процедуры управления.

Группа компаний «НЭК» специализируется на оказании логистических услуг, сопровождая проекты в нефтяном и газовом секторах экономики. Сегодня группа насчитывает около 40 удаленных подразделений, расположенных на территории как России и СНГ, так и дальнего зарубежья. Услуги НЭК носят в основном посреднический характер: имея широкую агентскую сеть, группа компаний нанимает подрядчиков на ту или иную часть перевозки. Клиенты в большинстве своем расплачиваются по факту оказания услуг, зачастую речь идет об отсрочке на 30 дней и более. Подрядчики же (особенно крупнейшие монополисты-перевозчики) в большинстве случаев требуют предоплату. Поэтому компании для осуществления своей операционной деятельности приходится поддерживать значительный объем оборотных средств. Ситуация осложняется тем, что заказчики довольно часто задерживают платежи.

В связи с этим в группе решили разработать и регламентировать специальные процедуры по работе с дебиторской задолженностью. Согласно новому подходу, вся дебиторка была разделена на четыре группы: текущая задолженность (срок оплаты по договору не наступил), краткосрочная (с предусмотренной договором даты оплаты прошло не более 15 дней), среднесрочная (просрочка от 16 до 30 дней) и долгосрочная (просрочка свыше 30 дней).

Для каждой из категорий задолженности были установлены свои правила работы. Так, в случае образования короткой просрочки ответственный исполнитель проводит устные переговоры с должником о скорейшем погашении. Когда долг переходит в среднесрочную категорию, компания составляет и направляет в адрес дебитора письмо-претензию, а также выставляет пени в соответствии с условиями договора. Если должник не предоставляет гарантийное письмо со сроками погашения задолженности, ему направляется уведомление о приостановке работ до полного погашения долга. В случае образования длительной просрочки юридический отдел компании готовит и направляет исковое заявление в суд. В документе детально описываются обязанности и полномочия сотрудников компании в части управления дебиторской задолженностью, а также регламентируется процесс ее учета в информационной системе и формирования соответствующих отчетов.

Внедрение данной процедуры помогло сократить уровень просроченной задолженности в среднем на 30 процентов и за счет этого повысить платежеспособность группы компаний.

 

Процедура, которая позволит эффективно управлять дебиторской задолженностьюКомментирует
Павел Бушуев,
финансовый директор ГК «НЭК»

 

Процедура работы с дебиторской задолженностью (извлечение)

1. Назначение и область применения

1.1. Цели настоящей процедуры:

повышение платежеспособности компании для ведения текущей производственной деятельности и развития при осуществлении контроля состояния дебиторской задолженности;

  • снижение уровня просроченной задолженности;
  • повышение уровня материальной ответственности каждого сотрудника, задействованного в процессе работы с дебиторской задолженностью;
  • оптимизация работы всех подразделений в части управления дебиторской задолженностью.

 

5. Описание процесса

5.1. Процесс осуществляется на основании сведений отчета о дебиторской задолженности.

5.2. Отчет о дебиторской задолженности формируется на основании данных исходящих счетов в программе NFS (корпоративная информационная база данных. – Прим. ред.), которые выставляются на клиентов согласно утвержденной Процедуре выставления счетов.

5.4.1. Операционист ежедневно до 10.30 разносит электронные банковские выписки в «1С» по соответствующим счетам (оплата/поступление денежных средств по входящим/исходящим счетам).

5.4.2. Сотрудник финансового департамента, наделенный правами проведения обмена между программами NFS и «1С», ежедневно, не позднее 11.00 текущего рабочего дня, выгружает данные об оплате в NFS.

5.4.3. Ответственный сотрудник (сотрудник финансового департамента, ответственный за формирование и рассылку отчетов по дебиторской задолженности. – Прим. ред.) еженедельно (каждый вторник), а также 1-го числа каждого месяца формирует отчеты по дебиторской задолженности по состоянию соответственно на утро понедельника и на последнее число каждого месяца на основании данных программы NFS о выставленных и оплаченных или неоплаченных счетах по форме, приведенной в Приложении 1 к настоящей Процедуре.

Комментарий

Дебиторская задолженность должна контролироваться и анализироваться регулярно не реже раза в неделю на основе утвержденных форм отчетов, рассылаемых всем участникам процесса.

5.6. Работа с краткосрочной задолженностью (до 15 дней).

5.6.1. В случае возникновения краткосрочной задолженности финансовый куратор не позднее 1 (одного) рабочего дня с момента получения отчета уведомляет ответственного исполнителя о факте ее возникновения.

5.6.2. Не позднее 2 (двух) рабочих дней после получения отчета ответственный исполнитель предупреждает компанию-дебитора о возникновении просроченной задолженности (лично, по телефону или по электронной почте). Одновременно ответственный исполнитель ставит в известность финансового куратора о дате проведения переговоров с компанией-дебитором по краткосрочной дебиторской задолженности. Ответственному исполнителю отводится на проведение переговоров не более 5 (пяти) рабочих дней.

Комментарий

Проведение личных переговоров зачастую играет важную роль в погашении просроченной задолженности должником. Иногда достаточно сделать только лишь телефонный звонок в адрес дебитора, чтобы задолженность была погашена в кратчайшие сроки.

5.6.3. Если результатом таких переговоров является получение от компании–дебитора гарантийного письма об оплате просроченной задолженности с указанием сроков оплаты, а также если этот срок не выходит за рамки сроков краткосрочной задолженности, то ответственный исполнитель передает финансовому куратору гарантийное письмо от компании-дебитора не позднее 1 (одного) рабочего дня с даты его получения. При этом ответственный исполнитель не готовит и не передает компании-дебитору письма-уведомления до окончания срока, указанного в гарантийном письме должника.

5.6.4. В том случае, если указанный в гарантийном письме срок оплаты выходит за рамки сроков краткосрочной задолженности, ответственный исполнитель передает гарантийное письмо финансовому куратору вместе со служебной запиской на имя начальника планово-экономического отдела, в которой описывает создавшуюся ситуацию.

5.7. Работа со среднесрочной задолженностью (от 16 до 30 дней).

5.7.1. Финансовый куратор не позднее 1 (одного) рабочего дня с момента получения отчета о дебиторской задолженности, свидетельствующего о возникновении среднесрочной задолженности, уведомляет ответственного исполнителя о факте ее возникновения и составляет реестр счетов, выставленных на компанию-дебитора.

5.7.2. Финансовый куратор в соответствии с условиями договора рассчитывает пени (или указывает размер штрафа) по форме Приложения 4 и передает эти данные ответственному исполнителю для составления письма-претензии в течение 2 (двух) рабочих дней с даты получения отчета о дебиторской задолженности.

5.7.3. Ответственный исполнитель составляет письмо-уведомление (без указания размера пеней), согласовывает его с руководителем подразделения, директором производственного департамента и начальником планово-экономического отдела. После всех согласований ответственный исполнитель передает письмо-уведомление на подпись руководству компании. Подписанное руководством письмо-уведомление ответственный исполнитель регистрирует и передает в адрес компании-дебитора официальным путем (с курьером или почтовым отправлением с уведомлением).

Комментарий

Письмо-уведомление о наличии задолженности часто действует эффективно на должника, особенно если в нем перечисляются санкции за нарушение условий контракта и возможность обращения в суд.

5.7.5. Если с компанией-дебитором не было достигнуто соглашение о погашении задолженности, то ответственный исполнитель совместно с юридическим отделом не позднее 2 (двух) рабочих дней с момента подтверждения данного факта (письменный ответ компании-дебитора – почтовое отправление, электронное письмо, телефонограмма, факс и т.п.) готовит письмо-претензию с указанием размера пеней по форме согласно Приложению 5.

5.7.6. Решение об отправке письма-претензии компании-дебитору принимает директор производственного департамента. В случае принятия такого решения ответственный исполнитель подписывает письмо-претензию у генерального директора, регистрирует и организует его официальную отправку (с курьером или почтовым отправлением с уведомлением) компании-дебитору.

5.7.7. При необходимости и в случае наличия такого условия в договоре совместно с письмом-претензией в адрес компании-дебитора может быть направлено уведомление о прекращении работ. Решение о направлении уведомления о прекращении работ принимается непосредственно генеральным директором компании по представлению директора производственного департамента даже в том случае, если договор с компанией-дебитором содержит такое положение.

Комментарий

Прекращение работ – это крайняя мера, ведь порой она влечет за собой необратимые последствия для дебитора. Поэтому зачастую должники пытаются изыскать возможность и как-то все же договориться с компанией, возможно, о некой рассрочке платежа по гарантийному письму.

5.7.9. В случае отсутствия ответа от компании-дебитора в указанный в пункте 5.7.8 срок ответственный исполнитель совместно с финансовым куратором в течение 3 (трех) рабочих дней с момента истечения срока ответа от компании-дебитора передает письмо-претензию директору производственного департамента для принятия дальнейшего решения о судебных или досудебных мерах воздействия на компанию-дебитора.

5.8. Работа с долгосрочной задолженностью (свыше 30 дней).

5.8.1. В течение 2 (двух) рабочих дней с момента получения отчета о дебиторской задолженности ответственный исполнитель совместно с финансовым куратором готовят комплект документов, подтверждающих наличие долгосрочной задолженности. В комплект документов, кроме финансовых, должны входить копии писем-уведомлений, отправленных ранее дебитору.

5.8.2. Финансовый куратор проверяет документы на полноту и корректность. Далее ответственный исполнитель передает их юрисконсульту.

5.8.3. Юрисконсульт в течение 2 (двух) рабочих дней готовит проект окончательного варианта письма-претензии и согласовывает его с начальником планово-экономического отдела и финансовым директором и передает директору производственного департамента для принятия дальнейшего решения.

5.8.4. Директор производственного департамента в течение 3 (трех) рабочих дней с момента получения окончательного варианта письма-претензии решает вопрос о методах работы по истребованию долгосрочной задолженности, а именно:

  • досудебные меры: переговоры с руководителями финансовой службы компании-дебитора; переговоры с руководством компании-дебитора; направление подготовленных юридическим отделом писем-претензий руководству компании-дебитора;
  • судебные меры: истребование просроченной задолженности с компании-дебитора в судебном порядке.

Директор производственного департамента также устанавливает в рамках принятых методов конкретные сроки по истребованию задолженности.

5.8.5. Окончательное решение об истребовании просроченной долгосрочной дебиторской задолженности с компании-дебитора в судебном порядке принимает генеральный директор компании.


 

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Полная версия Процедуры работы с дебиторской задолженностью, разработанная в компании НЭК.zip


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль