Что учесть при оформлении договора с общим центром обслуживания

1771
Стрыков Ярослав
руководитель коммерческой службы ООО «Реал БС»
В последнее время создание общих центров обслуживания (ОЦО) – устойчивый тренд в практике корпоративного управления. Но чтобы эти центры максимально отвечали потребностям компаний, в договоре с ними важно правильно распределить функции, зоны ответственности и полномочия каждой из сторон.

Четкий перечень функций. Важно прописать, какие именно функции будут передаваться на выполнение в ОЦО. Чаще всего это ведение различных участков бухгалтерского и налогового учета, составление отчетности, расчет заработной платы, казначейство, банковские операции и т.д. Помимо функций, имеет смысл указать состав операций и подробно описать все ограничения и исключения. Например, если в услугу «Расчет заработной платы» не входит учет отработанного времени сотрудников, это должно быть отражено. Следует прописать и технические вопросы, в частности, на чьей территории (в ОЦО или на предприятии) будет храниться бумажный архив первичной документации, кем и какие системы автоматизированного учета будут поддерживаться.

Перечню функций должен соответствовать и список оформляемых центром первичных документов. Часто при выделении бухгалтерии в ОЦО за нею по-прежнему остается формирование актов выполненных работ, исходящих счетов-фактур, актов сверки, инвентаризационных описей и т.д.

Список и сроки отчетов. В договоре необходимо перечислить все отчеты, которые должен формировать ОЦО и передавать предприятию, управляющей компании и третьим сторонам, в частности налоговым органам. Не менее важно прописать и сроки, в которые будут предоставляться документы. Их можно указать в рабочих или календарных днях с момента окончания отчетного периода или же использовать формулировку типа «не позднее одного рабочего дня с момента обращения» (например, для выдаваемых по запросу письменных расшифровок по кредиторской задолженности).

График подачи документов в ОЦО. Одна из наиболее распространенных ошибок при составлении графика – его избыточная аналитичность. В 12–15 столбцах необъятной таблицы стремятся указать все: и путь документа до его сдачи в бухгалтерию (создание, согласование, утверждение), и перемещение внутри бухгалтерии (проверка, оформление справок, отчетов, расшифровок). На самом деле в графике документооборота достаточно отразить всего шесть позиций: тип хозяйственной операции, первичный документ, код формы, ответственное лицо передающего подразделения, срок передачи и лицо, ответственное за прием документов в ОЦО. При этом важно, чтобы даты были указаны с учетом специфики бизнес-процессов. Нельзя допускать формулировок типа «по требованию», «по мере необходимости», «согласно учетной политике» и т.п. Все сроки должны указывать на периодичность их подготовки (ежедневно, подекадно, еженедельно), на допустимые временные промежутки между фактом свершения хозяйственной операции и моментом сдачи документа (например, «не позднее двух рабочих дней») и на крайний срок представления «первички» в дни закрытия отчетного периода («но не позднее четвертого рабочего дня месяца, следующего за отчетным»). Необходимо придерживаться единообразия: время отсчитывается либо в календарных днях, либо в рабочих, чтобы не создавать разных трактовок и путаницы. И конечно, все сроки нужно выверить на предмет соответствия целевой дате закрытия отчетности.

Оценка качества услуг. Часто без внимания в договоре остаются вопросы качества услуг и удовлетворенности уровнем обслуживания. Требования к качеству определяются спецификой переданных в ОЦО функций. Например, они могут задаваться в целевых значениях таких показателей, как доля несогласованных исходящих актов сверки с контрагентами, доля деклараций или отчетов по расчетам с персоналом, не сданных в срок, и т.п.

В качестве другого показателя, характеризующего уровень предоставленных услуг, можно рассматривать длительность процесса в часах или днях: время от получения первичного документа до отражения его в учете, длительность подготовки справки по заработной плате сотруднику, длительность обработки запроса по кредиторской задолженности и т.д.

Качество взаимодействия нужно отслеживать и с другой стороны – со стороны обслуживаемой организации. Его критериями могут служить, например, такие показатели, как доля некорректно оформленных первичных документов, доля входящих счетов-фактур, сторнированных по вине контрагента.

Стоимость обслуживания. Сегодня сложились три подхода к ценообразованию на услуги ОЦО. Самый простой из них – установить фиксированную цену. Обычно она указывается в размере, позволяющем ОЦО только окупить свою деятельность, но не заработать на внутригрупповых клиентах. Другой вариант – увеличивать или уменьшать базовую цену в зависимости от того, как соблюдаются заданные параметры качества. А в наиболее продвинутых ОЦО, вышедших со своими услугами на рынок аутсорсинга, может устанавливаться цена за единицу работ, но это требует отлаженной методики измерения себестоимости в разрезе процессов и операций.

От принятой методики зависит и форма акта выполненных работ. Если в первом случае это будет простой акт о приемке работ, то во втором – более сложный документ с сопоставлением целевых и фактических критериев качества, а в третьем – оцененный в деньгах список всех выполненных операций, сформированных и отраженных документов, выданных отчетов.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль