В процессе работы финансовым директорам приходится помнить служебную информацию, даже если она где-то есть в записной книжке. Чтобы не тратить усилия на заучивание имен, адресов, номеров телефонов, счетов, текстов, важно определить, к какому типу относится запоминаемая информация и применить к ней нужный подход – мнемотехнику или осмысление. В статье мы расскажем о том, как запомнить большой объем информации за короткое время.
Используйте пошаговые руководства:
Финансового директора в его повседневной работе окружает огромное количество информации: числа, данные, показатели, положения законодательства и договоров. Да и в обычной жизни ее не меньше. Так сложно иногда упомнить все нужные номера телефонов, адреса, коды входных замков или пин-коды. Поэтому очень важно знать специальные приемы, которые подскажут, как запомнить большой объем информации за короткое время.
Исследования авторитетных психологов утверждают, что память человека безгранична. Ее действительно можно улучшить. Однако для запоминания разных видов информации нельзя применять один и тот же подход. То, что подойдет для чисел, скорее всего окажется неэффективным для текстов.
Разделим все запоминаемые сведения на две группы. К первой отнесем точную информацию, которую нельзя сократить – например, телефоны, номера счетов, суммы статей бюджета, реестры документов. Эти данные представляют собой набор логически не связанных элементов. Чтобы их запомнить, воспользуемся мнемотехникой – искусственными ассоциациями.
Мнемотехника — это совокупность специальных приёмов и способов, которые облегчают запоминание нужной информации и увеличивают объём памяти через ассоциации.
Вторая группа данных включает в себя логически связанные элементы, например, основные положения законов и соглашений с контрагентами. Их можно запомнить через понимание и осмысление. И какой бы способ не использовался, для закрепления результатов понадобится повторение.
Мнемотехника для финансового директора
Некоторые мнемотехнические приемы мы используем в жизни. Со школьных уроков физики всем известна мнемофраза «Каждый охотник желает знать, где сидит фазан», в которой слово «каждый» обозначает красный (К), «охотник» – оранжевый (О), «желает» – желтый (Ж) и т.д.
Можно придумывать такие мнемофразы самостоятельно для любого важного списка. Во-первых, выпишите из него ключевые понятия. Во-вторых, придумайте по новому слову для первой буквы каждого из понятий. И в-третьих, составьте предложение – мнемофразу. Если последовательность важна, то ее следует сохранить и в итоговом предложении.
Финансовому директору нужно проконтролировать, все ли документы положили в пакет бухгалтерской отчетности (ее могут запросить акционеры, банкиры при получении кредита, налоговые инспекторы или факторинговые компании). Список состоит из шести документов: бухгалтерского баланса, отчетов о прибылях и убытках, об изменениях капитала, о движении денежных средств, а также пояснений к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках, аудиторского заключения (если деятельность организации подлежит обязательному аудиту).
Выделим первые буквы названий документов: «Б», «У», «И», «Д», «П», «А» (выбираем «У» для отчета о прибылях и убытках, чтобы не повторялась «П»). Их можно менять местами, так как, в отличие от примера с мнемофразой об охотнике и фазане, порядок следования не важен. Придумайте для этих букв слова и попробуйте составить мнемофразу самостоятельно. Получилось? Наш вариант: «Покупка дешевых иностранных активов – большая удача». Запомнить такую фразу намного проще, чем содержание реестра, тем более что он может быть значительно шире.
А теперь проверим, правильно ли сформирован пакет документов:
- покупка – пояснения к бухгалтерскому балансу и отчету о прибылях и убытках;
- дешевых – отчет о движении денежных средств;
- иностранных – отчет об изменениях капитала;
- активов – аудиторское заключение;
- большая – бухгалтерский баланс;
- удача – отчет о прибылях и убытках.
Числа переводятся в образы с помощью буквенно-цифрового кода. Для этого каждой из цифр (от 0 до 9) присваивается согласная по первой букве названия: ноль – «Н», один (раз) – «Р», два – «Д», три – «Т», четыре – «Ч», пять – «П», шесть – «Ш», семь – «С», восемь – «В», девять – «З» («Д» уже занята, поэтому выбираем «З» из-за сходства написания). Специально заучивать код не нужно, достаточно просто прочитать цифру и запомнить, что буква «З» кодирует цифру 9. Следующий шаг – перевод числа в буквенную запись и подбор слов. При этом к заданным буквам добавляем любые гласные, а также согласные, не входящие в буквенно-цифровой код.
После кодировки число 25 превращается в ДП, 52 – в ПД, 526 будет записано как ПДШ, а 9087 становится ЗНВС. Теперь составим из них слова, добавив гласные или согласные, не задействованные ранее. У нас получились такие образы: ДуПло, ПеДаль, ПоДуШка, ЗаНаВеСка. Важно уметь делать и обратную кодировку, то есть переводить образы обратно в цифры. Вместо числа вы запомнили образы «занавеска» и «подушка». Какие числа кодировали эти образы? Находим в слове буквы кода и записываем их цифрами.
Если нужно запомнить длинный номер, то его следует разбить на группы чисел, перекодировать их в слова, из которых потом сочинить небольшой логически связанный «рассказ». Этот прием чем-то напоминает мультфильм, в котором «оживают» предметы, а люди и животные ведут себя самым нетипичным для них образом.
Читайте также:
- 15 привычек, которые помогут работать эффективнее
- Как не тратить время на вопросы сотрудников
- Диктатор или демократ: каким руководителем быть
- Что и как контролировать финансовому директору
- Как финансовому директору избежать конфликтов с генеральным директором
- Как снизить риск материальных потерь из-за неправомерных или ошибочных действий сотрудников
Предположим, нужно запомнить КПП 344601001. Согласитесь, сложно придумать слова с комбинацией букв ТЧЧШНРННР. Начиная с конца, разделим длинный числовой ряд на короткие отрезки по одной-две цифры: Т-ЧЧ-ШН-РН-НР. Теперь подберем слова: Туфли – ЧуЧело – ШиНель – коРоНа – НоРа. Составим рассказ, поочередно связывая образы. Каким действием можно связать образы «туфли» и «чучело»? Вполне обычное действие, совершаемое с обувью. Представьте, что туфли одевают на чучело. Аналогично пройдитесь по всем образам. В целом у нас получился следующий рассказ-мультфильм: ТУФЛИ одели на ЧУЧЕЛО, которое гуляет в ШИНЕЛИ и в КОРОНЕ по НОРЕ. Абсурдно? Да! Необычно? Да! Хорошо запоминается? Намного лучше, чем абстрактный набор чисел.
Сохранить в памяти содержимое списка поможет еще один мнемотехнический прием – аббревиатуры. Одна из самых известных – SMART (specific, measurable, achievable, relevant, time-framed), по которой проверяют правильность постановки целей. Они должны быть конкретными, измеримыми, достижимыми, актуальными и ограниченными во времени.
Мнемослова-аббревиатуры можно придумывать самостоятельно. Алгоритм немного изменяется по сравнению с составлением мнемофразы: теперь из первых букв нужно составить слово.
Составим список ведомостей, которые могут использоваться для внутренней отчетности компании: группировочные ведомости, ведомости ежедневного учета, оборотные ведомости, ведомости по расчету курсовой разницы. Из первых букв названия этих документов «Г», «Е», «О», «Р» можно сложить слова ЕГОР или ГЕРОй (понятно, что на «Й» нет названия ведомости). Получается, что все ведомости заполняет Егор (или герой).
От осмысления и понимания к запоминанию
Чтобы запоминать текстовую информацию, связанную логически, нужно сначала осмыслить ее. Причем начать с разбора значимых слов (понятий) и закончить целыми абзацами.
Читая текст, выделяйте в нем слова и словосочетания, несущие основную смысловую нагрузку. Сразу подчеркивайте их, если есть такая возможность. В процессе чтения можно задавать себе вопрос: «О чем здесь говорится?». Разберем таким способом выдержку из одной из статей Налогового кодекса.
«Согласно статье 52 НК РФ, налогоплательщик самостоятельно исчисляет сумму налога, подлежащую уплате за налоговый период, исходя из налоговой базы, налоговой ставки и налоговых льгот. В случаях, предусмотренных законодательством РФ о налогах и сборах, обязанность по исчислению суммы налога может быть возложена на налоговый орган или налогового агента».
В данном тексте можно выделить следующие понятия: «налогоплательщик», «самостоятельно», «сумма налога», «уплата за налоговый период», «налоговая база», «налоговая ставка», «налоговая льгота», «законодательство РФ о налогах и сборах», «обязанность по исчислению суммы налога», «налоговый орган», «налоговый агент».
Сначала придумайте для каждого понятия конкретный образ. А затем выделите и постарайтесь запомнить основные мысли из текста. Чаще всего они состоят из двух и более связанных между собой понятий. Выделять мысли помогает вопрос: «Что говорится о понятиях?»
Продолжим работать с текстом кодекса. Создайте для каждого понятия четкие образы. Запомните их и спустя какое-то время ответьте на вопросы: «Что говорится о: а) налогоплательщике, сумме налога и самостоятельном действии; б) сумме налога и уплате за налоговый период; в) сумме налога и налоговой базе; г) сумме налога и налоговой ставке; д) суммах налога и налоговой льготы; е) законодательстве РФ, обязанности по исчислению суммы налога и налоговом органе; ж) о законодательстве, обязанности и налоговом агенте.
Сравните ваши ответы с ключом: а) налогоплательщик самостоятельно исчисляет сумму налога; б) сумма налога подлежит уплате за налоговый период; в, г, д) сумма налога исчисляется исходя из налоговой базы, налоговой ставки; д) сумма налога исчисляется исходя из налоговой льготы; е) законодательство предусматривает переложение обязанности по исчислению суммы налога на налоговый орган; ж) возможно переложение обязанности по исчислению суммы налога на налогового агента.
И последнее, что остается сделать, – контрольное припоминание. Представьте образы и озвучьте понятия, которые их символизируют. Что говорилось о них в тексте? Перескажите его.
Повторяйте правильно
Принято считать, что повторение – это многократное перечитывание текста. Это далеко не так. Повторять – значит самостоятельно вспоминать, не прибегая к каким-либо шпаргалкам или подсказкам. Потренируйтесь – сами заметите, что с каждым разом на все это уходит меньше усилий и времени.
Чтобы быстрее запомнить имя собеседника, можно воспользоваться правилом английской королевы: за время разговора с человеком произнести его имя нужно три раза – при знакомстве, в беседе и при прощании.
Еще одна ошибка – интервалы между повторениями. Всем нам со школы знакомо разучивание стихов, когда в тот же день текст многократно повторялся. На уроке рассказать это стихотворение еще можно, но к экзамену оно благополучно забывается. Поэтому повторять необходимо с определенными промежутками времени. В первый раз – через 20 минут после прочтения, второй – спустя два–восемь часов, третий – через сутки, четвертый – по истечении трех дней, пятый – спустя неделю. Вспомнили весь текст почти дословно через семь дней (при условии пяти повторений) – следовательно, уже не забудете.