Новые функции казначейства в управлении финансами компании

11939
Федосеев Алексей
генеральный директор ГК «Инталев»
За что должно отвечать казначейство – в каждой компании понимают по-своему. Тем не менее, чтобы данная система была эффективна и давала реальные результаты, например не допускала кассовые разрывы и нарушения обязательств по оплате, необходимо пересмотреть функции казначейства, поручив ему дополнительные контрольные процедуры и оптимизационные задачи.

Идеальное современное казначейство призвано исполнять гораздо больше функций, чем просто контроль выплат. Это и управление свободными средствами, и работа с валютой, и многое другое. Условно все функции можно разбить на две группы: планирование и контроль, а также оптимизация процессов и процедур. Остановимся на каждой подробнее.

Планирование и контроль

Базовые функции казначейства – краткосрочное планирование движения денежных средств, формирование платежного календаря, поддержание платежеспособности компании и недопущение кассовых разрывов. Более продвинутая задача – контроль оплат на соответствие бюджету. В самом простом виде она реализуется так. Если заявка на платеж есть в реестре выплат и ее сумма не превышает остатка по соответствующей статье бюджета движения денежных средств (БДДС), то документ отправляется на исполнение. Если ответ «нет» хотя бы по одному из этих двух пунктов – дополнительно согласуется с руководством.

Сложнее, когда информации о лимитах по БДДС явно недостаточно и нужна дополнительная проверка по бюджету доходов и расходов (БДР). В этом случае положительное решение нередко принимается вне зависимости от того, выше ли сумма, чем запланировано в БДДС. Например, компании предложили оплатить аренду за три месяца вперед со скидкой 20 процентов. Здесь конт­роль по БДДС не имеет смысла, ведь в этом бюджете может быть заложена выплата в расчете на месяц (при этом денег в свободном остатке хватает на трехмесячный арендный платеж). А проверка по БДР (с учетом разнесения суммы на три месяца равными частями) даст зеленый свет такому предложению. И компания в итоге выиграет в прибыли.

Стоит отметить, что с планирования и контроля оплат постановка казначейства только начинается. Следующий этап – проверка исполнения корпоративных процедур.

Выплата денег – это такое уникальное событие в хозяйственной деятельности, к которому можно привязать различные контроли. В оперативном перечислении средств заинтересован не только контрагент, но и инициатор платежа. Для последнего это означает своевременную поставку товаров или начало работ по проекту в срок. Следовательно, момент обработки заявки на оплату вполне может послужить контрольной точкой, например, в части управления рисками. Конечно, это напрямую не входит в задачи казначейства. Но поскольку для реализации большинства управленческих решений требуются деньги, платежный календарь и послужит «проверочным постом» для них.

Крупный платеж контрагенту, а по нему еще нет визы службы безопасности? Подождет. Закупка сервера свыше 50 тыс. рублей должна быть одобрена тендерным комитетом, а его визы нет на заявке? Отложена. Благодаря таким проверкам можно существенно снизить вероятность нарушения корпоративных правил. Достаточно выделить ключевые риски, определить, как по ним должны приниматься решения, спроецировать их на платежный календарь и не пропускать оплат без нужных согласований.

Личный опыт

Дмитрий Анисимов,
заместитель генерального директора по экономике и финансам ФГУП «Почта России»

Я бы добавил в перечень функций казначейства такие составные части управления рисками, присущие этому подразделению, как страхование имущества, хеджирование открытых валютных позиций, конт­роль над эффективным использованием капитала.

Дальнейшее развитие контрольных фун­­кций казначейства – корпоративные обяза­тельства. В краткосрочном периоде компании зачастую ограничены в управлении большинством своих расходов. Договоры с поставщиками и подрядчиками уже заключены, плюс есть такие обязательные платежи, как заработная плата, аренда, налоги и пр. В идеале в казначейство (как вариант в финансовый отдел) должна поступать информация обо всех будущих (реальных и возможных) расходах по всем договорам. И если разнести этот суммарный объем обязательств по времени – график выплат компании почти готов.

Практически каждую заявку на платеж следует привязать к определенному договору (конечно, для мелких расходов можно сделать исключение). Нет действующего документа – нет оплаты. Если такое правило установлено, то заявка проверяется казначейством не только на соответствие бюджету, но и контракту (действительно заключен, в нем прописаны именно такие обязательства, сумма не противоречит договорной, условия оплаты те же). Это простое требование, но на практике, пожалуй, не найдется финансового директора, которому бы не приходилось согласовывать оплату по еще не подписанному обеими сторонами договору.

В продолжение у казначейства появляется еще одно направление для контроля – исполнение обязательств самой компанией и ее деловыми партнерами. Понятно, чем обернется нарушение финансовых ковенант по кредиту. Но и просрочка по оплате поставщикам не менее опасна. Это не только дополнительные расходы в виде штрафа или пеней, но и сбои в производстве, а в итоге и недополученная прибыль.

Пример из практики. Перед компанией, производителем масложировой продукции, поставлена амбициозная задача – увеличить долю рынка в два раза. Коммерческая служба обещает ее выполнить. Справится ли производство? Мощности есть, но оборудование часто простаивает из-за нерегулярных поставок сырья. Почему такое происходит, если поставщики – только крупные компании, а у самого завода своя автобаза? Дело в том, что сама организация платит нерегулярно и с опозданием. Не хватает денег, дебиторка оборачивается медленнее, чем кредиторка. Вот и ответ, удалось найти узкое место. А чтобы проб­лема не проявилась в дальнейшем, ввели контрольный показатель «процент просроченной кредиторской задолженности по сырью» и закрепили его как KPI за главным казначеем (норматив – 0%).

Личный опыт

Николай Кудрявцев,
финансовый директор ГК «Симпл»

Не могу согласиться, что все эти функции целесообразно передавать в казначейство. Иначе из подразделения получается какой-то монстр, совмещающий также функционал управленческого учета и бюджетного контроля. Следить за качеством исполнения контрагентами своих обязательств должны службы, непосредственно контактирующие с этими контрагентами. Кто кроме них знает, получила ли компания работы/услуги и есть ли необходимость их оплачивать. Вопрос повышения качества управленческого учета – сфера ответственности одноименного подразделения. Задача же казначейства – обеспечить компанию денежными ресурсами, оценить риски, находящиеся в их зоне ответственности, а также правильно и свое­временно исполнять заявленные особым образом платежи, укладывающиеся в рамки бюджета движения денежных средств.

Вроде бы не главная с управленческой точки зрения, но не менее важная функция казначейства – контроль корректности данных для целей бухгалтерского (налогового) учета. Имеется в виду проверка заявки на правильность заполнения реквизитов контрагента, договора, наличия платежных документов. И это тоже могут делать в казначействе.

Оптимизация платежных процессов и процедур

Первая из задач казначейства второго блока – оптимизация движения денежных средств, а также их остатков по источникам финансирования и валюте платежа с целью снижения стоимости привлеченного капитала и максимизации дохода от размещения временно свободных денег. Для группы компаний решение этой задачи существенно упрощается, если создается централизованное казначейство. Причем не обязательно переводить все дочерние предприятия в один банк и на единый расчетный счет, достаточно иметь доступ к их счетам (cash management). Кроме того, территориально распределенным компаниям централизованное казначейство поможет увеличить оборачиваемость денег. Все дело в часовых поясах. Сначала оплачиваете по счетам дальневосточного банка, в конце банковского дня переводите остатки в Москву (здесь еще утро). В столице можно деньги весь день использовать и под вечер перевести обратно.

Личный опыт

Дмитрий Анисимов,
заместитель генерального директора по экономике и финансам ФГУП «Почта России»

Снижение стоимости привлеченного капитала также может входить в задачи подразделения корпоративных финансов, если оно есть в компании. Но иногда эта функция успешно исполняется и казначейством. В своей практике я сталкивался с обоими подходами. Но, на мой взгляд, лучше, когда этим занимаются корпоративные финансы. Так, казначейство концентрируется исключительно на оперативных задачах управления деньгами.

В холдингах казначейство зачастую иг­рает роль внутреннего расчетно-кассового центра, практически банка. Оно перераспределяет деньги между проектами (бизнесами), отвечает за внутрикорпоративное кредитование. И здесь возникает новая задача – корректный расчет рентабельности проектов (бизнесов) с учетом внутренней стоимости денег. Результаты этих расчетов понадобятся при оптимизации бизнес-портфеля.

Еще один пример из практики. У одного российского холдинга было два направления деятельности со схожими объемами выручки: торговля кондитерскими изделиями и алкогольной продукцией. Поскольку у кондитерки наценка была выше (25–35% против 5% у алкоголя), долгое время считали, что именно она и кормит компанию. Но, чтобы убедиться в обратном, достаточно было посчитать период оборота денежных средств по направлениям. Как оказалось, у кондитерского бизнеса он длиннее. Это направление фактически бесплатно кредитовалось за счет алкогольной деятельности. А если еще и учесть внутренний процент за пользование деньгами в расходах кондитерки и доходах алкогольного бизнеса, получается реальная картина рентабельности направлений, диаметрально отличающаяся от изначальной.

Личный опыт

Дмитрий Анисимов,
заместитель генерального директора по экономике и финансам ФГУП «Почта России»

Из моего опыта для централизации казначейства необходима мощная единая информационная система, позволяющая в онлайн-режиме мониторить остатки денежных средств. Также потребуется все-таки минимизировать число банков-партнеров. За счет последнего, кстати, возможен дополнительный эффект – экономия на стоимости расчетно-кассового обслуживания.

Отдельная задача казначейства – оптимизация залоговой массы и повышение кредитоспособности компании. Ведь многие производственные и торговые компании не могут договориться с банками о новом зай­ме по одной причине – нет качественного и достаточного обеспечения. В этой ситуации казначейству можно вменить управление залогами: когда и какой из них и под какой кредит будет заведен, когда освобожден и станет доступным для нового кредитного договора. Ожидаемый результат – повышение оборачиваемости залогов. Кроме того, в зависимости от состава и ликвидности последних может меняться процентная ставка по банковским кредитам.

Повышение качества управленческого учета и отчетности – в этом также может помочь казначейство.

В управленческом учете, как правило, сроки закрытия гораздо короче, чем в бухгалтерском. Необходимо завершить период задолго до того, как будет полностью готова первичная база и отчетность по РСБУ. И не важно, какой метод трансформации используется (трансляция от документов или конвертация оборотов по счетам), в любом случае в управленческом учете требования к оперативности и глубине аналитики гораздо выше, чем в бухгалтерском.

Но ведь вся управленческая аналитика по деньгам есть уже в заявках на выплату денежных средств. Поэтому при поступлении выписки из банка каждую выплату можно связать с породившей ее заявкой и автоматически подцепить из последней все управленческие аналитики. Поскольку выписки банка вводятся оперативно, то и управленческая отчетность по факту движения денежных средств во всех необходимых разрезах формируется достаточно быстро.

Более того, информация по расходам также может вноситься на основании выплат, то есть тех же заявок. Поэтому можно сделать так, чтобы информация по оплаченным заявкам автоматически формировала так называемый управленческий факт по расходам. Прошла оплата – сформировался предварительный расход, сразу видно фактическое отражение в бюджете движения денежных средств и бюджете доходов и расходов.

Личный опыт

Дмитрий Анисимов,
заместитель генерального директора по экономике и финансам ФГУП «Почта России»

Не думаю, что сроки закрытия периода - функция казначейства. За это должно отвечать подразделение, занимающееся отчетностью. Например, бухгалтерия.

С предыдущей задачей связана еще одна – ускорение закрытия периода. А точнее, один из ее аспектов – повышение исполнительской дисциплины. Часто сроки закрытия страдают из-за позднего предоставления первичных документов сотрудниками или контрагентами. Уговорами тут делу не поможешь, нужны жесткие меры. Например, в нашей компании установлены дополнительные проверки в процессе выплат. Есть у заявителя авансовый отчет под ранее выданные деньги или другие оправдательные документы? Нет – не получишь деньги по новой заявке. Или если контр­агент по предыдущей оплате не представил акты выполненных работ по предыдущему авансу, на очередной транш он может не рассчитывать. И так системно можно проанализировать все узкие места в процессах получения первичных документов и завязать их на платежный календарь.

Личный опыт

Дмитрий Мильштейн,
финансовый директор компании «Евросеть»

Основная функция казначейства – это управление денежными потоками. Нужно собрать деньги, зачислить их на счета компании и произвести оплату. Все остальное – составляющие, которые помогают выполнять поставленные задачи. В одних компаниях казначейство включает корпоративные финансы, в других – это два разных подразделения. Все зависит от сферы интересов финансового директора. Например, когда я возглавлял казначейство в X5 Retail Group, у меня был совмещенный блок, я отвечал за весь процесс – и за оплаты, и за привлечение денег. Сейчас, в «Евросети», разделил функции на два отдела, так как сам люблю погружаться в вопросы взаимоотношений с банками.

Дмитрий Гинкулов,
заместитель генерального директора по экономике и финансам компании «Артпласт»

Каждая компания уникальна, какие-то рекомендации, полезные для одного бизнеса, для другого вполне могут быть неприемлемыми.

Например, в момент становления нашей компании бланки с указанием суммы, статьи расходов и потребителя (ЦФО) тоже подписывались собственником. Но по мере развития бизнеса появилась необходимость качественного управления затратами: их планирования, лимитирования и анализа. В то же время нужно было упростить взаимодействие между казначейством и другими отделами. Поэтому часть бизнес-процессов автоматизировали, другие – регламентировали. В результате у казначейства остались лишь технические функции: координация и контроль платежей, отправка денег в банк, профилактика кассовых разрывов. Полномочия в принятии решений сведены к минимуму. При этом привлечением кредитов и всем, что с этим связано, занимается лично финансовый директор. Безусловно, казначейство отвечает за эффективность распределения и использования ресурсов. Поэтому в сфере его компетенций остались такие вопросы, как выбор между овердрафтом и кредитной линией при прочих равных условиях, мониторинг валютных курсов и принятие решений по валютным платежам и пр.

В разделе «Библиотека регламентов» доступны следующие документы:

Положение о казначействе компании «АБС Холдингс»

Регламент о процедурах исполнения платежного календаря ЗАО «Делфи-Трэйд»

Регламент осуществления выплат казначейством ГК «Агрико»

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль