Как подготовиться к слиянию компаний группы

5117
Петровец Михаил
заместитель генерального директора по финансам и экономике ОАО «Золотые луга»
Слияние компаний - процесс непростой, длительный, требует грамотного подхода и тщательной подготовки. План присоединения обычно включает в себя несколько важных этапов. Поскольку предстоит оптимизировать работу финансовой службы и бухгалтерии, усилить контроль за платежами, потребуется создать новую организационную структуру, учетную политику, единый план счетов компании и передать управление денежными потоками единому казначейству.

Компания ОАО «Золотые луга» специализируется на производстве и реализации молочных продуктов на территории Урала и Западной Сибири. Изначально в группу входили четыре юридических лица, занятых производством и сбытом продукции. Такая раздробленность бизнеса затрудняла операционное и стратегическое управление. Руководство решило повысить эффективность и прибыльность группы компаний объединением активов в одно юридическое лицо.

Проект предполагалось реализовать сразу по нескольким направлениям: юридическое сопровождение, организационные изменения, доработка информационной системы, изменение подходов к учету и управлению денежными средствами. Структура организации, ее процессы, ИТ-система фактически создавались заново. Для управляющей компании это была хорошая возможность перестроить работу направлений, которые раньше чем-либо не устраивали, но до них «не доходили руки». Реорганизацию проводила рабочая группа, куда вошли представители финансово-экономической службы (ФЭС), ИТ-подразделения, отдела кадров и службы логистики управляющей компании. Координация действий и контроль были возложены на заместителя генерального директора по финансам и экономике.

За три-четыре месяца до планируемой даты присоединения началась подготовка к ней. Была составлена проектная декларация, в которой обозначили направления и перечень работ, ресурсы, даты исполнения и ответственных лиц. Тогда же определились с принципами, правилами и политикой функционирования финансово-учетной системы, сформулировали ее конфигурацию, построили обобщенную модель.

Юридический отдел сформировал план присоединения, который состоял из нескольких этапов: оценка рыночной стоимости акций, согласование реорганизации с кредитующими банками, инвентаризация активов, подготовка договора о присоединении и передаточного акта, проведение собрания акционеров, уведомление кредиторов о реорганизации. Немного позже к процессу подготовки подключилась служба персонала. Кадровики разработали новую организационную структуру, согласовали и утвердили штатное расписание, которое вступало в силу после объединения. ИТ‑специалисты приступили к объединению сетей и баз данных, анализу совместимости лицензий и их обновлению.

Слияние учетных систем

На помощь штатным ИТ-специалистам привлекли компанию, которая занималась обслуживанием и сопровождением ERP‑системы. Ее сотрудники предложили структурированный план слияния учетных систем, в том числе переноса остатков по бухгалтерским счетам в разрезе укрупненных объектов учета (основные средства, товарно-материальные ценности, зарплата, справочники, каталоги и т.п.).

Поэтапно работа с ИТ-системой строилась так:

  • разработка программного обеспечения (ПО) для переноса информации;
  • анализ совместимости ПО и моделирование переноса данных на тестовых базах;
  • сближение учетных процедур, настройка одинаковых аналитик, справочников и каталогов;
  • формирование единого плана счетов и документооборота;
  • настройка политики закрытия периода и формирования себестоимости;
  • создание единой финансовой структуры и штатного расписания;
  • подключение присоединяемых компаний к информационной системе головной организации, разграничение прав доступа, установка программного обеспечения, получение лицензий.

Специалисты ИТ-службы под контролем сотрудников ФЭС подготовили системы к слиянию, в том числе блок автоматизации налогового учета и объединенный реестр договоров. Длительное время заняла отладка процессов ввода, обработки, передачи и хранения учетных данных. Прежде всего, это касалось настройки модулей выгрузки данных, систем удаленного доступа, разграничения прав доступа.

Еще одной проблемой стала необходимость работы в разных базах данных во время закрытия периода. Операции, которые относились к прошлому периоду, отражались в предыдущих версиях, текущие – в объединенной учетной системе. Точкой перехода на работу в единой базе данных стала передача остатков по счетам бухгалтерского учета. При этом автоматически были перенесены данные из карточек учета основных средств, лицевых счетов работников, произошло автоматическое объединение контрагентов, их реквизитов. В связи с неравнозначными справочниками товарно-материальных ценностей перенос количества и сумм по сырью, материалам и запасам решили провести вручную.

Бухгалтерский и налоговый учет

Учетная политика в целях бухгалтерского учета, единый план счетов, налоговая политика создавались в ОАО «Золотые луга» заново, с нуля.

Кроме того, требовалось создать модель формирования отчетности, в том числе разделить учетные процедуры между головной структурой и подразделениями. Наконец, наладить систему бухгалтерского документооборота с учетом новой организационной модели и учетной политики.

Основная трудность при разработке учетной политики на следующий год заключалась в том, что к торговой компании присоединялись производственные предприятия. Поэтому нужно было сформулировать обобщенные требования к учету, удовлетворяющие нюансам новой операционной модели. В итоге остановились на системе, в которую входят филиалы продаж (централизованный учет) и филиалы производства (выделены на отдельный баланс).

Роли распределены так. Бухгалтерия производственного подразделения отве¬чବет за формирование себестоимости про¬дукции, бухгалтерия головной организации – коммерческой себестоимости и финансового результата деятельности. Стоит отметить, что до объединения компаний учет затрат при калькулировании себестои¬мости готовой продукции был индивидуальным.

Проблемы возникли и с объединением справочников и плана счетов. Центральная бухгалтерия разработала новый план счетов, в котором отразилась специфика будущей организации бухгалтерского учета. Были сформированы аналитические признаки, составлен единый справочник доходов и расходов, а также упорядоченная структура подразделений (центров финансовой ответственности), настроен налоговый учет.

Для полноценной работы объединенной компании требовалось перенести некоторые данные прошлых периодов, например, для расчета среднего заработка, начисленной амортизации. Информацию специально отфильтровали и закрепили в единой базе данных. Таким образом, при расчете среднего заработка сотрудника (например, для выплаты по больничному листу) нет необходимости поднимать данные из закрытой учетной базы – необходимая история начислений уже есть в системе.

После того как стала известна дата ликвидации компаний, были закрыты балансы и сформированы финансовые результаты на дату присоединения. Окончание финансово-хозяйственной деятельности у юри¬дических лиц было приурочено к последней дате отчетного периода. Это поз¬волило провести полную калькуляцию себестоимости выпущенной продукции за последний месяц перед присоединением и не передавать остатки по незавершенному производству. Кроме того, компания провела инвентаризацию активов, требований и обязательств, сформировала остатки в количественном и суммовом выражении для передачи на баланс правопреемника. Затем подготовила бухгалтерский баланс и передаточный акт.

Управленческий учет

Работу над этим направлением начали с изучения системы управленческого учета в каждой компании группы: плана счетов, классификации объектов, принципов подготовки отчетности, особенностей управленческой информации. Совместно с ИТ‑специалистами сотрудники финансово-экономической службы рассмотрели несколько вариантов консолидации объектов учета в отчетности новой компании, выбрали подходящий и утвердили требования к программному обеспечению, архитектуре информационной системы.

Еще одна задача – выработка единой политики, методологии и модели управленческого учета по цепочке создания стоимости (снабжение – производство – распределение – продажи). Кроме того, рассмотрели и утвердили перечень управленческих отчетов, их формы и состав.

Финансы и планирование

Сотрудники ФЭС проанализировали системы бюджетного управления (финансовая структура, порядок планирования, бюджетная структура, участники бюджетного процесса). Им предстояло сформировать финансовую модель объединенной компании, в частности определить центры финансовой ответственности, состав операционных и функциональных бюджетов, закрепить взаимосвязи промежуточных бюджетов, а также установить критерии, по которым эта модель будет тестироваться.

Большой блок работ был связан с созданием централизованного казначейства. В новой компании предстояло внедрить систему управления заявками на оплату, в том числе процедуру согласования платежей, а также наладить сотрудничество с кредитными учреждениями по привлечению финансирования. До объединения юридические лица выполняли платежи самостоятельно. А финансовый отдел учитывал поступления и выплаты по всем компаниям и консолидировал информацию в едином отчете о движении денежных средств.

Для обновленной структуры подготовили регламент «Прохождение платежей в компании», определили полномочия сотрудников, отвечающих за привлечение заемного капитала, и порядок работы с кредитными учреждениями.
Помимо прочего, заново формировалась система управления рабочим капиталом (кредитная политика, управление запасами и ассортиментом, оборачиваемость отдельных элементов активов и обязательств, финансовый и операционный цикл). Отдельно стоит выделить новый утвержденный порядок расходования средств с расчетных счетов филиалов производства, а также согласования и утверждения платежей. Расходование средств напрямую с расчетных счетов теперь разрешалось только для начисления заработной платы, оплаты закрепленных налогов, пополнения кассы филиала для выдачи денежных средств под отчет.

Все расчеты с контрагентами филиалов производства было решено проводить централизованно с последующей передачей платежей через внутрихозяйственные операции (счет 79). Это позволило выполнить оперативные сверки расчетов между контрагентами как головной компании, так и филиалов производства.

Реорганизация группы стартовала в 2010 году и завершилась к концу 2011-го. С 2012 года объединенная компания работает в единой автоматизированной финансово-учетной системе.

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль