Как успевать работать и жить

22125
Леднев Александр
заместитель генерального директора по экономике и финансам ОАО «ТрансВудСервис»
Вы всегда приходите на работу вовремя или даже раньше, регулярно планируете свой рабочий день, но все равно катастрофически не хватает времени, чтобы успеть выполнить поставленные задачи. Чтобы повысить личную производительность и больше времени уделять не связанным с работой делам, определите для себя личные стратегические цели, постройте собственную систему планирования и сконцентрируйтесь на важном.

Как успевать работать и житьКакой он, ваш обычный рабочий день? С 8 утра вы уже в офисе, а домой попадаете в лучшем случае к 10 или 11 вечера? Со мной тоже так было. Постоянный цейтнот. На семью, собственные увлечения и хобби просто не хватало времени. Только работа, круглые сутки, практически без выходных и праздников, без нормального отпуска. Теперь все не так. В 6 утра я еду в спорт - клуб, спустя два часа отвожу ребенка в детский сад, в половине девятого уже в офисе – на рабочем месте, а в 18–18.15 выключаю компьютер и еду домой. Спортзал – пять раз в неделю. И никакой работы вне офиса. Никаких форс-мажоров, ну или практически никаких.

Нет, я не уволился, и до пенсии мне далеко. По-прежнему работаю финансовым директором. И проблем не стало меньше, текущих задач и сложных проектов, требующих самого пристального внимания, предостаточно. Что изменилось? Устав от постоянного наплыва дел, я выработал для себя несколько простых правил, которых стараюсь придерживаться. Похоже, они работают. Вот эти установки:

  • не имея четких целей, просто не удастся ничего добиться;
  • время – самый дорогой ресурс каждого человека;
  • не нужно успевать делать все, достаточно справиться с самыми важными делами. Остальное подождет;
  • если начал что - то делать, постарайся не отвлекаться по мелочам;
  • записывай все: дела, задачи, информацию, которая может пригодиться;
  • используй разные способы коммуникации, в зависимости от ситуации.

Просто, понятно, уже слышали где-то? Да, все именно так. Но это на словах. А на деле? В реальности все обстоит несколько сложнее. Чтобы следовать этим правилам, понадобится определенный набор инструментов. А главное – выработать привычку системно записывать любую информацию и планировать все свои дела, проекты, вести реестр собственных стратегических целей и задач. Как это делаю я, сейчас расскажу.

Расставьте приоритеты

Итак, приступим. Нельзя планировать повседневные дела, если вы не знаете, к чему стремитесь. Это верный способ утонуть в ворохе задач, половина из которых вообще для вас не важна. Поэтому начнем с определения целей. Попробуйте их сформулировать. Если получился примерно такой список: подготовить компанию к IPO, внедрить ERP-систему, изменить структуру финансовой службы или что - то подобное, смело выбрасывайте его и начинайте заново. Сформулируйте, чего вы действительно хотите добиться, причем не только в плане работы. Я бы посоветовал двигаться сразу по нескольким направлениям, например таким, как: здоровье, семейное благополучие, друзья, карьера, благосостояние, увлечения (хобби). Ваши четко сформулированные цели, а они должны быть вполне конкретными, это первый шаг к тому, чтобы взять свою жизнь под контроль. Именно вы решаете, чего действительно хотите и куда двигаетесь, а не случай или генеральный директор, акционеры или кто-то еще.

На какой срок нужно ставить цели? Я обычно определяю для себя цели на год. Раз в полгода корректирую их, если мои приоритеты и интересы поменялись. Причем стараюсь, чтобы цели не противоречили друг другу, были реалистичны и измеримы. Например, в перспективе «здоровье» в этом году одна из моих целей звучала так: «Пробегать 10 километров и под конец дистанции не чувствовать, что сил больше не осталось ни на что». Просто, конкретно, измеримо, достижимо. Конечно, можно ставить себе и более долгосрочные, менее четкие цели. Например, «стать успешным человеком через пять лет». Звучит хорошо. Вот только если у вас появляется такая цель, очень сложно определиться, как к ней двигаться. Хотя бы потому, что не ясно, что такое «успешный человек». А к тому же, когда вы планируете на пять лет вперед, очень сложно начать двигаться к этой цели прямо сегодня. «Что там будет через пять лет, неизвестно. А вот отчет от меня генеральный директор требует сегодня». Примерно так думают многие, и все возвращается на круги своя. О долгосрочных целях быстро забывают и, соответственно, ничего не делают для их достижения.

Допустим, с целями определились. Считайте, самое трудное позади. Теперь нужно разобраться, что же конкретно предпринять для реализации намеченной стратегии жизни. Тут сложно придумать нечто оригинальное, да и не нужно. Каждую цель декомпозируем (если хотите, разбиваем) на укрупненные подзадачи. Словом, будем «есть слона по частям». Например, если есть цель «Ежемесячно зарабатывать 1 млн рублей», подзадачи могут быть такими: добиться повышения и соответствующего роста заработной платы на текущем месте работы, оказывать консультации в свободное от работы время (или в течение рабочего дня – кому что ближе), инвестировать свободные средства в высокодоходные инструменты и т. д. Скорее всего, эти задачи получатся достаточно большими. Их, в свою очередь, делим на подзадачи второго уровня, потом, если надо, выделяем подзадачи третьего уровня. Словом, строим детальную карту. Главное, не перестараться и не превратить задачи в конкретные действия, такие как «поговорить с генеральным директором о перспективах карьерного роста». Попробуйте поступить так и увидите, что самые фантастические и амбициозные на первый взгляд цели становятся вполне реалистичными, будучи разбитыми на отдельные задачи.

Теперь о том, какие инструменты помогут составить вашу стратегическую карту. Мне хватает возможностей Excel. Я просто составляю структурированные списки в этой программе: направление – цели – задачи – подзадачи и т. д. А потом указываю сроки (дату начала и завершения работ) ко всем пунктам списка, кроме направления (было бы странно ставить сроки, например, для такой проекции, как «здоровье).

Кстати, очень удобно, если ваша стратегическая карта будет представлена в форме диаграммы Ганта (о том, как ее построить для структурированного списка в Excel, см. «Нестандартные решения в Excel для повседневных задач финансиста». Знаю, вы скажете, что пытаться определить сроки решения крупных задач, а уж тем более достижения целей, – пустая трата времени. Уверяю, это не так. Да, точность планирования будет низкой. Но, работая со сроками, вы, по сути, определяете для себя приоритеты – это во - первых. Во - вторых, абсолютно точных планов не бывает. У вас бюджет месяца сходится копейка в копейку? Вряд ли, хотя тут речь всего о месяце. Нужно просто смириться с мыслью, что стратегическую карту придется корректировать. Это нормально. Конечно, при условии, что к тому времени, когда должна была бы быть выполнена та или иная задача, что - то уже сделано, например, половина от задуманного. Самое главное, что вы будете постепенно приближаться к цели, если будете на это движение выделять время.

Планируйте «встречи»

Теперь о каждодневных списках дел. Не считаю нужным и полезным усложнять систему записи. Большое количество групп повседневных задач, которые предлагают вести гуру тайм-менеджмента, мне не нравятся. Все эти разделы: «Входящие», «Следующие», «Когда - нибудь» и им подобные делают систему управления временем неповоротливой. Нужно потратить немало времени на то, что по идее должно его экономить. Мой подход проще. Результативнее ли – вы ответите на этот вопрос для себя сами. Я поступаю так.

Во-первых, если ту или иную задачу можно решить за пять-десять минут, и при этом не нужно отвлекаться от какой-то серьезной работы, нет смысла ее записывать. Просто берись и делай. Как правило, это звонки, ответы на письма и похожие задачи.

Во-вторых, все дела, на выполнение которых нужно длительное время, я записываю в календарь Outlook. Причем записываю их как встречи, которые могут длиться несколько дней. Это просто и удобно. Дела, которые не имеют конкретной привязки по времени, заносятся как встречи на «целый день». А те, что могут быть выполнены только в определенные часы – совещания, переговоры, встречи, – включаются в календарь с указанием времени начала и завершения. В итоге в Outlook (в разделе «Календарь») у меня собраны все задачи и встречи, расставлены напоминания – если в них есть необходимость.

И еще небольшое ноу-хау. Многие коллеги, которые стараются управлять своим временем с помощью Outlook, ругают эту программу за то, что она не поддерживает иерархию задач. На самом деле, нельзя вложить одну задачу в другую. А это бывает полезно. Зато в этой системе встречам (ну и, соответственно, делам) можно присваивать категории. Каждая категория имеет собственный цвет, что обеспечивает наглядность. К этому надо лишь привыкнуть.

Изначально в Outlook «зашиты» категории, которые поименованы в соответствии с цветом: красная категория, зеленая, желтая, лиловая и т. д. Но названия категорий и их цвет можно редактировать. Уже догадались, что я хочу вам предложить? Так вот, можно создать категории, которые по наименованиям будут соответствовать вашим укрупненным стратегическим задачам. А чтобы вы быстрее привыкли к цветам, используйте тот же цвет в качестве «заливки» ячеек Excel, в которых описаны эти самые задачи и цели (см. рисунки). Например, задачи, касающиеся здоровья, можно красить зеленым, работы – красным и т. д. Привыкнув и запомнив цвета, а произойдет это очень быстро, вы сможете легко ориентироваться в повседневных делах. К тому же при их планировании можно будет балансировать свои планы. Например, если все дела «красные» или красного уж слишком много, значит, вы ничего не запланировали для своего здоровья, семьи и пр. Все завершенные задачи попадают в категорию «Выполнено» (выделяется серым цветом). И за прошедшую рабочую неделю наглядно представлены все выполненные и нетронутые задачи. При этом те дела, которые по-прежнему актуальны, можно легко перетащить на другую дату.

рисунок 1. Фрагмент календаря в Outlook*

Как успевать работать и жить

рисунок 2. Диаграмма Ганта в Excel*

Как успевать работать и жить

* Приведенные примеры условны

И последний рецепт. Точно спланировать дела даже на следующий день нельзя. Причин множество: постоянно появляются новые задачи, наступают какие-то непредвиденные обстоятельства, возникают проблемы, которые мешают уложиться в отведенное время. Спустя некоторое время я пришел к выводу, что погрешность в планировании достигает примерно 50 процентов. Соответственно, составляя список дел на день, нужно исходить из того, что у вас есть лишь половина от времени бодрствования. Не более. Это не значит, что при таком подходе сразу появится уйма свободного, ничем не занятого времени. Что - нибудь обязательно свалится. А если нет, это время можно будет потратить на работу над долгосрочными проектами, для выполнения которых срок еще не наступил.

Зафиксируйте главное

Сегодня человеку, а особенно топ-менеджеру компании, приходится работать с таким колоссальным объемом информации, который сложно удержать в голове. Единственный способ ничего не забыть – записывать, причем записывать все: события, факты, комментарии, справочную и контактную информацию. Согласны? Идем дальше. Как мы обычно ведем свои записи? Раздался звонок телефона, вы поговорили, записали что-то на стикер или первый попавшийся лист бумаги. Что дальше? А дальше стикер отклеился от монитора и затерялся в ворохе других таких же листков с какими-то телефонными номерами, именами, цифрами и т. д. Отыскать что-то нужное будет крайне сложно. Делать записи в какой-либо специализированной программе, установленной в компьютере? А если его нет под рукой, если это деловая встреча или совещание? Ноутбук? Это иллюзия. Я, например, пытался таскать с собой ноутбук на встречи, вести в нем записи. Честно скажу, ничего толкового из этого не вышло.

А решение оказалось предельно простым – рабочая тетрадь на пружине, около 100 листов, формат А4, в клетку. Просто? Старомодно?! Зато невероятно удобно! И никаких датированных ежедневников – иначе сам себя загоняешь в рамки, касающиеся объема записей. В тетради записал информацию, подвел под ней черту и поставил дату. Надо отметить что - то важное – несколько маркеров и набор стикеров. Их не обязательно везде носить собой, выделить главное можно в конце рабочего дня, когда контакты и задачи из тетради переносятся в компьютер. Работает идеально. Сразу скажу, что я не переношу из тетради справочную информацию в компьютер, если она не касается какого - то долгосрочного проекта. Данные сегодня быстро устаревают. Тетради мне хватает в среднем на квартал.

Для систематизации документов, пришедших по электронной почте, переданных мне на подпись, которые относятся к реализуемым финансовой службой и лично мной проектам, использую One Note. В этой программе удобно создавать папки-листы, на которые можно быстро скидывать гиперссылки на файлы, переносить и хранить копии документов, вставлять скриншоты, оставлять комментарии. Например, в One Note у меня есть раздел, в котором собрана вся информация, которая понадобится при работе над бюджетом следующего года.

Полезные мелочи

Я заметил, что на мою эффективность большое влияние оказывает организация рабочего места. Для того чтобы ничто не отвлекало от работы, нужно придерживаться нескольких простых правил:

  • чем меньше предметов находится на вашем столе, тем легче сконцентрироваться на определенной задаче;
  • если вы правша, то телефонный аппарат должен быть слева от вас (левша – справа), так в процессе разговора можно держать трубку в левой руке и вести запись правой;
  • выделите место для хранения неразобранных бумаг. Например, отдельный лоток, в который будет попадать большинство предназначенных вам документов. Так вы наведете порядок на вашем столе;
  • избавляйтесь от копий документов, пусть даже они могут быть вам полезны в будущем. Кипы бумаг, сваленные на рабочем столе, создают массу неудобств, отвлекают внимание, создают ощущение дискомфорта. Гораздо лучше отсканировать нужный документ (или поручить это секретарю) и хранить уже его электронную копию в компьютере.

Переключение внимания – ключевая причина низкой производительности. Поэтому полезно важные и требующие предельной концентрации дела наметить на раннее утро или на конец рабочего дня, когда меньше отрывают от работы. Разумеется, время дня и ваше рабочее пространство – далеко не единственные факторы, влияющие на вашу концентрацию. Причиной рассеянного внимания могут быть проблемы, связанные со здоровьем, неправильным питанием, недостатком сна, отсутствием самодисциплины и т. д. Будет нелишним, если вы определитесь, что именно мешает вам сосредоточиться. А дальше поставьте себе цель, декомпозируйте ее на задачи и планируйте дела. Словом, попробуйте делать все то, о чем мы так подробно говорили раньше. Должно помочь.

Читайте также:

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль