Решение, которое наладит и упростит учет договоров в компании

20597
Привалов Дмитрий
начальник финансово-экономического отдела ООО «Иркутскэнергосвязь»
Систематизация и учет договоров для любой компании всегда были и будут актуальными задачами. Чем больше клиентов, тем больше договоров. Вести их учет в Excel не самый лучший выход из положения. Можно купить программу для учета договоров или другую программу для автоматизации бизнеса. А можно систематизировать учет, не тратя денег на покупку дорогостоящей информационной системы. Вполне реально обойтись своими силами, если использовать Access.

Как правило, учет договоров в совершенно разных компаниях построен достаточно однотипно. И выглядит это так: после того, как компания заключила договор, к нему прилагают сопроводительную документацию (листы согласования, протоколы, акты выбора поставщика и пр.). Все оригиналы собираются в канцелярском файле, который подшивается в папку-регистратор. В дополнение к этому в Excel ведется таблица-реестр, куда вносятся основные сведения по каждому договору. Описанный подход к учету договоров действовал и в ООО «Иркутскэнергосвязь». Но, несмотря на свою простоту, метод скрывает недостатки, которые особенно ярко проявились, когда количество договоров в «Иркутск­энергосвязи» стало действительно велико (в среднем 30 договоров в месяц, общее количество «расходных» договоров – около 2000).

Можно выделить три ключевые проблемы, которые знакомы многим финансовым директорам, использующим в своей работе Excel:

Excel предназначен для построения таб­лиц и вычислений. Эта система не слишком подходит для ведения списков. В ней недоступен весь полезный функционал баз данных, и прежде всего создание отдельных справочников контрагентов, отделов, сотрудников и прочего, необходимого для ведения реестра договоров. Если компания работает с базой данных, то сотруднику достаточно один раз внести корректировки в справочник, после чего эти изменения коснутся всех записей, с которыми он связан. В Excel же необходимо кропотливо отобрать строки, содержащие нужную информацию, и только после этого обновить данные;

еще одна проблема заключается в том, что для поиска сведений по заданным критериям в Excel каждый раз приходится настраивать специальный фильтр. Иногда при выборке приходится применять по пять-шесть условий, и на это уходит слишком много времени. Кроме того, в таблицах проблематично даже при помощи макросов описать выполнение типовых операций с реестром;

и самое главное – высока вероятность ошибок, допускаемых при вводе данных. По опыту, чаще всего ошибаются при вводе на­именования компании, с которой заключен договор. Вспомните хотя бы свои справочники контрагентов в 1С. Сколько дублирующих записей встречается у вас? Все потому, что неправильно введенная информация может тиражироваться далее.

Собственная система учета договоров на основе Access

Руководство «Иркутскэнергосвязи» решило отказаться от учета с использованием Excel и перейти на систему, которая строилась бы на основе базы данных. При этом она должна была соответствовать ряду ключевых требований:

  • понятный интерфейс, чтобы было удобно пользоваться системой независимо от уровня компьютерной грамотности сотрудника;
  • сквозное индексирование всех договоров – то есть документ попадает в систему в режиме реального времени и может быть сразу найден, без дополнительного обновления базы;
  • удобный настраиваемый поиск нужной информации;
  • формирование отчетности – реестров договоров;
  • привязка к сканированной копии договора.

Большинство программных продуктов, которые представлены на рынке, – это сложные системы, предназначенные сопровождать весь процесс работы с контрактами от разработки до заключения и передачи на хранение. Но небольшим и средним предприятиям достаточно лишь блока, отвечающего за учет сведений о договорах.

Любопытно, что по данным статистики двух популярных в России поисковых систем «Яндекс» и Google количество поисковых запросов со словами «программа для учета договоров» за месяц – 2280 и 1966 соответственно. Причем около трети – это поиск именно бесплатной версии программы. Несложно сделать вывод, что множество компаний задумывается об оптимизации учета договоров и стремится обойтись при этом минимумом затрат.

Менеджмент «Иркутскэнергосвязи» не стал исключением. В качестве будущей платформы для базы данных был выбран MS Access. Эта система очень распространена, так как входит в пакет MS Office. Кроме того, и это самое важное, Access предоставляет возможность создавать собственные запросы и дорабатывать систему на языке VBA.

Что реализовано в базе данных

После того как проект создания системы учета договоров в Access был утвержден, программисты получили техническое задание, по которому выполнили необходимые доработки и подготовили базу к эксплуатации. Оставалось лишь улучшить интерфейс, чтобы даже у тех сотрудников, которые не имеют навыков работы с Access, использование базы договоров не вызывало никаких сложностей. В итоге при запуске программы люди видят лишь самые необходимые функциональные блоки (см. рис.):

  • «Поиск по базе». Функционал понятен из названия. Вкладка настроена по умолчанию как стартовая – ею пользуются чаще всего;
  • «Новый договор» – с помощью этого раздела можно добавить новый документ в базу данных. Учитывая разграничение полномочий, она доступна исключительно тем сотрудникам, которые ведут учет договоров;
  • «Справочники». В этом разделе размещено управление справочниками базы данных – контрагенты, статус договора, отделы, статьи бюджета. Здесь можно вводить новые данные и редактировать существующие;
  • «Редактор» – с его помощью вносятся изменения в сведения о договорах, введенные в программу ранее;
  • «Отчетность» – позволяет фор­мировать реестры заключенных контрактов. В программе пред­у­смотрено два типа отчетов: экспресс-от­чет (выводит список договоров за определенный период времени) и конструктор отчетов (формирует список по задан­ным критериям);
  • «Настройки» – здесь можно настроить параметры базы данных: название компании, которое отображается в заголовке, и ключевые поля. Также, например, можно указать поля, обязательные для заполнения при добавлении нового договора.

рисунок. Как выглядит интерфейс базы данных по учету договоров

Решение, которое наладит и упростит учет договоров в компании

Особенности использования новой системы учета договоров

Несколько простых рекомендаций тем финансистам, которые решат воспользоваться разработанной в «Иркутск­энергосвязи» программой для учета договоров на своих предприятиях. Внесение данных лучше поручить одному сотруднику, аккуратному и ответственному специалисту. Будет с кого спрашивать за допущенные ошибки.

В дополнение к этому стоит закрепить внутренним распоряжением частоту, с которой должна пополняться база данных. Есть два варианта: либо календарная периодичность (например, раз в неделю или раз в декаду), либо руководствоваться количеством накопленных новых договоров (например, пополнять базу данных после появления десяти новых документов).

Нужно сразу определиться с набором возможных статусов договоров. Например, в «Иркутскэнергосвязи» используются три вида статусов: «действующий» (по договору совершаются регулярные платежи), «закрытый» (прекратил свое действие) и «разовая сделка» (составлен для одной сделки с контрагентом, например разовое выполнение каких-либо работ). Последний применяется реже всего. Если в будущем вы захотите доработать или переработать базу, то беспорядок со статусами может повлечь лишние трудозатраты. Учтите, не стоит смешивать в одной базе клиентские договоры и контракты с поставщиками. Лучше, если у коммерческой службы база будет отдельной.

Обязательно сканируйте все имеющиеся договоры. В будущем это сэкономит вам время, когда возникнет необходимость ознакомиться с текстом контракта. Кроме того, бумажные версии будут реже извлекаться из архива, что сохранит их в нормальном виде.

ЕЩЕ ПО ТЕМЕ
Внести правки в pdf-файл с договором несложно. Для этого можно использовать массу бесплатных программ для редактирования pdf-документов. Они позволяют менять порядок страниц, добавлять новые и удалять ненужные. Одна из таких программ – PDF24 Creator. Скачать ее можно по адресу: http://en.pdf24.org/creator.html.

Совершенно необязательно отвлекать своих работников для сканирования. Есть простое решение. В «Иркутск­энергосвязь» часто приходили запросы от учебных заведений с просьбой устроить студентов-практикантов. Руководство не стало игнорировать такие просьбы. Взяли несколько практикантов, выделили им рабочее место с компьютером и сканером. И через некоторое время получили базу договоров в электронном виде. Отсканированные документы проще и быстрее сохранять в PDF-файлах, так их удобнее будет просматривать. К тому же это довольно распространенный формат. И если вам вдруг понадобится выслать его по электронной почте, то адресат наверняка сможет его просмотреть.

Старайтесь называть файлы с отсканированными договорами по шаблону. Например, так: «Номер внутренний _ Наименование контрагента ­_ Номер внешний.pdf». Это позволит вам найти любой файл с документом. Не заводите в базу данных отдельную запись на дополнительное соглашение к договору или документ, который считается его частью. Достаточно сделать примечание в файле, что у контракта они есть. Если к договору появляется дополнительное соглашение, его нужно добавить в конец уже существующего pdf-файла (как это сделать, см. «Еще по теме»).

Кстати, закажите небольшой штамп, в котором будут два пустых поля. Перед тем как сотрудник помещает договор в папку-регистратор и передает в архив, он должен будет поставить оттиск штампа на заглавной странице, где указывается внутренний номер документа и дата его регистрации. Для быстрого поиска контракта в папках-регистраторах сделайте на каждую из них наклейки с диапазоном номеров договоров, которые находятся внутри.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • База данных Access для учета договоров и подробные инструкции по ее использованию.rar


Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль