Коллекция полезных управленческих отчетов на основе бухгалтерских данных

8058
Илюхина Ирина
аудитор ООО «Ника-Аудит»
Какие задачи решал автор: быстро, без каких-либо дополнительных затрат формировать только самые необходимые управленческие отчеты для топ-менеджмента компании и руководителей структурных подразделений. За счет чего: определены требования менеджмента к содержанию отчетов; проанализирована структура используемых бухгалтерских счетов, субсчетов и аналитик; выгрузка необходимых оборотно-сальдовых ведомостей и их последующая трансформация в управленческие отчеты с помощью Excel.

Внедрение полноценной системы управленческого учета, как правило, дорогостоящий и трудоемкий проект. Особенно если речь идет об автоматизации этой функции. Далеко не все предприятия могут позволить себе тратить на это деньги и время, тем не менее менеджмент постоянно нуждается в сведениях о текущем положении дел.

Файлы с примерами отчета о продажах, об оплате труда, движения денежных средств и план-факт анализа бюджета расходов можно скачать по ссылке в конце статьи.

Иногда приходится сталкиваться с ситуацией, когда в компании еще нет системы управленческого учета и руководство только рассматривает и оценивает варианты его внедрения. Но при этом требует предоставления оперативной информации о деятельности компании. Компромиссным решением может стать трансформация бухгалтерских данных в управленческую отчетность.

Ряд возможностей, которые предоставляют стандартные бухгалтерские отчеты «1С» в сочетании с Excel, помогут финансовому директору справиться с поставленной задачей. Разумеется, подготовить максимально детальные отчеты вряд ли получится. И все же, даже если к счетам РСБУ открыта самая стандартная аналитика, можно без особого труда найти и представить в понятной не только финансистам форме ответы на такие ключевые вопросы, как:

  • сколько компания продает и с какой наценкой;
  • на что из месяца в месяц уходят деньги;
  • во что обходится содержание штата сотрудников и т.п.

Подобные задачи стояли и перед финансистами одной из российских компаний, клиента «Ника-Аудит» – ООО «Лютик»*. Теперь в этой организации есть необходимый набор основных управленческих отчетов, каждый из которых можно подготовить буквально за несколько минут. Выглядит он следующим образом:

  • продажи по группам товаров;
  • план-факт анализ затрат;
  • движение денежных средств;
  • оплата труда по подразделениям.

Прежде чем подробнее рассказать о том, что представляют эти отчеты и как они составляются в компании «Лютик», нужно обратить внимание на ряд важных нюансов.

Во-первых, реализованный подход – выгрузка данных из бухгалтерской системы и последующая их обработка – универсальный. Он подойдет абсолютно любой компании. Более того, позволит сформировать практически любой отчет, но при одном условии: на счетах создана и используется аналитика, которая необходима для построения отчета. Если ее нет, придется доработать план счетов и учетную политику. И конечно, лучше это делать в конце финансового года, чтобы не переносить в новый план счетов все ранее введенные в бухгалтерскую систему транзакции, а только перекинуть остатки на счетах. Хотя и эта работа может оказаться чересчур трудоемкой.

Мнение практика

Александр Леднев,
заместитель генерального директора по экономике и финансам ОАО «ТрансВудСервис» (РЖД)

Каждая компания уникальна по своей сути. И набор ее ключевых показателей, а соответственно и управленческой отчетности, будет специфичным.

Кроме того, трансформировать выгрузки из бухгалтерской программы в какую-либо отчетность можно, если есть необходимая аналитика в бухгалтерской программе.

Поэтому в любом случае придется начинать с выстраивания учета.

А когда аналитика достаточная, тогда все что остается – воспользоваться всеми стандартными отчетами бухгалтерской программы, знать, где (с какого счета) нужно брать данные, ну и, разумеется, уметь пользоваться Excel (как минимум пригодятся такие функции, как ВПР и СУММЕСЛИ).

Во-вторых, нужно иметь в виду, что такой подход оправдан, если у компании действительно нет сил и средств на постановку полноценного управленческого учета. Дело в том, что даже при богатой аналитике формирование некоторых отчетов может оказаться крайне трудоемким.

Теперь подробнее о технике составления управленческих отчетов в компании «Лютик». Забегая вперед – все просто, быстро и эффективно, насколько это возможно без каких-либо инвестиций в развитие системы управленческого учета.

Продажи по группам товаров

В компании «Лютик» управленческий отчет о продажах содержит информацию о выручке (с НДС и без НДС), прибыли от продаж и рентабельности в разрезе номенклатурных позиций или групп. Мало сведений? Возможно, но это то, что можно быстро выдернуть из «1С», к тому же, например, генеральному директору компании этих данных достаточно. Информация о выручке берется из оборотно-сальдовой ведомости по счету 90.1 «Продажи» (кредитовый оборот), НДС – 90.03 «Налог на добавленную стоимость» (дебетовый оборот). Прибыль и рентабельность определяются по формулам: Прибыль = Выручка – НДС – Себестоимость; Рентабельность = Прибыль : (Выручка – НДС) 100%. Данные о себестоимости – дебетовый оборот по счету 90.02 «Себестоимость продаж». Строится отчет так. Сначала формируются в «1С» оборотно-сальдовые ведомости по счетам 90.1, 90.02 и 90.03 и выгружаются в Excel – на разных листах одного и того же файла. Далее еще на одном листе создается форма отчета о продажах (она может иметь такой вид, как на рис. 1). В нее переносится выручка с налогом на добавленную стоимость из ведомости. Затем очищается от НДС, рассчитывается прибыль от продаж и рентабельность по приведенным формулам.

рисунок 1. Отчет о продажах по номенклатурным позициям

Коллекция полезных управленческих отчетов на основе бухгалтерских данных

Кстати, ссылки на исходные данные в формулах лучше оформить через функцию «СУММЕСЛИ». Она свяжет наименования номенклатурных позиций и показатели по ним. Это поможет избежать ненужной путаницы. После этого товарные позиции объединяются в группы, так проще делать какие-либо выводы по отчету о продажах, особенно если в ассортименте товаров свыше сотни наименований. Создается в файле еще один лист, в котором будет храниться описание, какие позиции и в какие группы входят.

Обратите внимание: названия позиций в этой таблице, в отчете и в оборотно-сальдовых ведомостях должны быть абсолютно идентичными. Сделать это потребуется всего один раз, а потом лишь обновлять список в случае изменения ассортимента. После в отчет добавляется столбец «Номенклатурные группы» и заполняется с помощью функции «ВПР». Затем строки в отчете сортируются по наименованиям групп (Главная – Сортировка и фильтр – Настраиваемая сортировка – Сортировать по номенклатурным группам). И последнее – подсчитать выручку и прибыль по каждой группе (Данные – Промежуточные итоги – При каждом изменении номенклатурной позиции добавить итоги по выручке с НДС и без НДС, прибыли). Так получается отчет по продажам в разрезе номенклатурных позиций и групп (см. рис. 2). Для удобства все вспомогательные листы (оборотно-сальдовые ведомости, таблицу соответствия позиций и групп) можно скрыть.

рисунок 2. Отчет о продажах по номенклатурным позициям, объединенным в группы

Коллекция полезных управленческих отчетов на основе бухгалтерских данных

Отчеты о затратах и движении денежных средств

Источником исходной информации для отчета по затратам служат дебетовые обороты из оборотно-сальдовых ведомостей по счетам 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и 44 «Расходы на продажу». Эти ведомости можно разместить как на отдельных листах, так и на одном об­­ще­м.

Прежде чем приступать к формированию отчета, понадобится добавить в ведомости один вспомогательный столбец и разметить в нем управленческие статьи расходов. Например, две бухгалтерские статьи «Амортизация основных средств» и «Амортизация нематериальных активов» – это одна управленческая статья «Амортизация»; «Заправка картриджей» и «Канцелярские товары» – «Расходные материалы» и т.д. Вручную ничего указывать не нужно, на это уйдет много лишнего времени, к тому же не исключены ошибки и опечатки. Лучше сначала создать таблицу соответствий, а потом перенести из нее наименования управленческих статей расходов в оборотно-сальдовые ведомости с помощью функции «ВПР» (см. рис. 3).

рисунок 3. Разметка управленческих статей расходов в оборотно-сальдовых ведомостях

Коллекция полезных управленческих отчетов на основе бухгалтерских данных

Отчет по затратам заполняется фактическими данными с помощью функции «СУММЕСЛИ». Она находит в ведомости все затраты, соответствующие определенной статье, и суммирует их.

Если в компании есть бюджет или некий план доходов и расходов, то отчет по затратам можно дополнить план-факт анализом. Для этого в таблицу придется добавить два столбца – «Плановые затраты» и «Отклонения» (см. рис. 4 ).

рисунок 4. План-факт анализ по затратам

Коллекция полезных управленческих отчетов на основе бухгалтерских данных

Отчет о движении денежных средств формируется в той же логике, что и отчет по затратам. Источник данных – оборотно-сальдовые ведомости по счетам 51 «Касса» и 52 «Расчетные счета» (кредитовые обороты). Если в компании ведутся расчеты в валюте, то задействуется счет 52 «Валютные счета».

Сведения об оплате труда

Отчет по оплате труда в разрезе подразделений может понадобиться в следующих случаях:

  • после реорганизации предприятия, для ретроспективного анализа и получения сопоставимых данных;
  • если у компании матричная структура управления и сотрудники, выполняя производственные задачи, «мигрируют» между подразделениями;
  • когда предприятие занимается позаказным производством или проектной деятельностью.

Работа над отчетом начинается с выгрузки в Excel исходных данных. На этот раз ими послужат не оборотно-сальдовые ведомости определенных счетов, а стандартный отчет по проводкам из «1С». Естественно, по проводкам, касающимся оплаты труда. Например, если речь идет о производственном персонале, то Д-т 20 «Основное производство» (субконто – отдел) К-т 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда».

Для этого отчета также потребуется подготовить таблицу соответствий. Ее наполнение зависит от того, для каких целей документ готовится. Предположим, что для сопоставления расходов на оплату труда до и после реорганизации компании. Тогда в таблице соответствий будут перечислены Ф.И.О. сотрудников и отделы, в которых они работают после реорганизации (предполагается, что в течение отчетного периода сотрудники были закреплены за одним и тем же подразделением). Новые отделы нужно будет разметить и в отчете по проводкам, в дополнительном столбце (как делали для отчета по затратам – с помощью функции «ВПР»).

Отчет по оплате труда формируется в разрезе подразделений и отчетных периодов. Он заполняется с помощью функции «СУММЕСЛИМН». Эта функция, в отличие от используемой ранее «СУММЕСЛИ», позволяет задать несколько критериев для выбора данных при суммировании. Например, Ф.И.О. сотрудника и дата операции в отчете по проводкам. Кстати, ключевое условие для корректной работы «СУММЕСЛИМН» – полное совпадение критерия и соответствующих ему значений. Поскольку оплата труда отражается в бухгалтерском учете одновременно по всем сотрудникам (в отчете по проводкам стоят одинаковые дата и время, например для февраля – «28.02.2011 23:59:59»), то и в ячейке с критерием период указывается в том же виде.

* В целях конфиденциальности имя компании заменено на условное.

Методические рекомендации по управлению финансами компании

Вложенные файлы

Доступно только подписчикам
  • Файлы с примерами отчета о продажах, об оплате труда, движения денежных средств и план-факт анализа бюджета расходов.zip


Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль