Несколько проверенных правил тайм-менеджмента для управления стратегическими целями

8979
Осипова Виктория
финансовый директор ООО «Армада»
Многие финансовые директора знают, что для того, чтобы реализовать какую-либо стратегию, следует определить цели на долгосрочную перспективу и соответствующие им отдельные задачи. Но при управлении своим временем и проектами, как правило, это правило не работает. Сконцентрироваться на стратегических целях можно, используя простые техники планирования дел и ведения списка задач.

Bам знакомо ощущение, что вы что-то забыли, упустили из виду, а к тому же не сделали много всего важного и срочного, несмотря на то, что рабочий день длился больше 12 часов? Много лет назад подобные мысли меня не покидали. Единственным выходом из той непростой ситуации стало осмысленное управление своим временем и рабочими процессами.

Моя система тайм-менеджмента формировалась не один год и претерпела множество изменений. Я последовательно пыталась следовать идеям Зайверта, Архангельского, Кови, Аллена. Но все они оказались далеки от идеала. В итоге у меня оформилась своя система управления временем, собранная из многих «фрагментов». Она предельно проста, подойдет абсолютно любому менеджеру и включает две основные части – стратегический и тактический уровни планирования и контроля всех дел без исключения. Теперь обо всем по порядку.

Стратегические цели под контролем

Многие люди концентрируются на составлении многочисленных списков задач, но абсолютно не помнят о том, к чему же они стремятся в конечном итоге, для чего все эти звонки, встречи, переговоры и т. д. Чтобы этого не происходило, я стараюсь уделять максимум времени стратегическому планированию и контролю исполнения долгосрочных планов. Все стратегические цели (личные и рабочие), а также ключевые точки на пути к их достижению (key points) у меня объединены на одной интеллект-карте*. К ней я обращаюсь дважды в сутки. Утром – при планировании, а точнее при обновлении (переосмыслении) составленного еще в конце прошлого дня плана дел на сегодня; и вечером – когда подвожу итоги и готовлю список задач на завтра.

Обзор карты позволяет одним взглядом охватить все цели и, что называется, сверить часы – ответить на вопрос, в нужном ли направлении совершаются те или иные действия. Так мне удается добиться того, чтобы все (а если не лукавить – практически все) дела, запланированные на день, были направлены на реализацию принятой стратегии. Сверка со стратегической интеллект-картой два раза в день – это своего рода полезный ритуал, который помогает не отклоняться в сторону и не забывать о том, что действительно важно.

Пересматривается и корректируется карта стратегических целей раз в неделю – в пятницу вечером. Обычно это некоторое уточнение целей, а также исправление, добавление или удаление ключевых точек.

Система планирования дел

Я изучила и пыталась использовать на практике множество специализированных программ для ведения списка дел. Среди них Outlook, Remember the milk, Leadertask. Но всегда не хватало либо какого-то дополнительного поля-характеристики, либо возможности синхронизации с коммуникатором или планшетным компьютером. В результате я остановилась на простейшем и вместе с тем самом удобном варианте.

Все дела заносятся в обычную таблицу с заданным набором полей (колонок) и включенным автофильтром. Строки (кроме шапки) – запланированные дела, а графы – характеристики стоящих задач. Чтобы всегда и с любого устройства иметь доступ к этой таблице, она размещена в Google Docs. Соответственно, работать с ней можно и с мобильного телефона, и с персонального компьютера. Все что нужно – доступ в интернет. А если надо, можно просто выгрузить таблицу на компьютер (в коммуникатор) и работать с ней офлайн, а потом вернуть обратно. Такой подход обеспечивает максимальную гибкость. Вы можете создать абсолютно любую систему планирования своих дел, а благодаря автофильтру сортировать задачи так, как не сможет ни одна специализированная программа.

рисунок. База повседневных дел и задач

Несколько проверенных правил тайм-менеджмента для управления стратегическими целями

А чтобы и у вас был вариант, от которого можно отталкиваться при разработке своего подхода к планированию, расскажу подробнее о том, как я заполняю таблицу делами (см. рисунок).

У каждой задачи кроме наименования (его можно записывать как угодно, лишь бы оно было понятно вам) есть восемь характеристик:

  • приоритет;
  • часть дня;
  • точное время;
  • ключевая точка;
  • цель;
  • сделать до;
  • категория;
  • теги 1 и 2;
  • контакт и примечания.

В поле «приоритет» заносятся цифры от трех до ноля, что соответствует высокой важности, средней, низкой, а ноль присваивается абсолютно незначительным делам.

«Часть дня» – эта колонка нужна, чтобы раскидать, хотя бы приблизительно, все задачи по времени. Возможные значения: утро (8–12 ч), день (12–16 ч), вечер (16–19 ч). Это помогает лучше планировать свою рабочую нагрузку в течение суток.

Следующая колонка «точное время» заполняется в том случае, если действие жестко регламентировано по времени – звонки, встречи и пр.

Графы «цель» и «ключевая точка» позволяют согласовать текущие дела со стратегией. В эти поля соответственно заносятся наименования цели и ключевой точки, достижению которых способствует запланированное действие. Иногда при включении в план «малых» дел, которые напрямую не связаны ни с одной целью (согласитесь, такое тоже бывает), в полях «цель» и «ключевая точка» указывается «прочее».

«Сделать до» – тут все понятно и без объяснений. Но есть один нюанс. Для задач, не имеющих четкого срока выполнения (например, их решение возможно после наступления определенных событий и выполнения других предшествующих действий), поле остается незаполненным.

Зато заполняется графа «тег 1». В ней вводится слово – «будущие». Подобные задачи раз в неделю просматриваются на предмет превращения из пассивных в активные. Есть и еще несколько характеристик, которые я использую в качестве первого тега:

  • связанный – такой тег присваивается задачам и делам, которые были делегированы подчиненным. Соответственно в поле «контакт» для «связанной» задачи вводится имя и фамилия сотрудника, которому было поручено то или иное действие. Кстати, там же указываются имена людей, которым надо позвонить, обратиться, провести встречу;
  • отложенный – этот тег присваивается задачам из серии «то ли есть, то ли нет». Их, как и «будущие» дела, я просматриваю раз в неделю. Если после двух просмотров такие задачи не стали активными, с конкретными сроками выполнения, они переходят в категорию «на удаление». И еще две недели хранятся. Если по истечении этого времени опять ничего не поменялось, такие дела безвозвратно удаляются.

Поле «тег 2» используется для определения места, находясь в котором можно выполнить запланированное дело. У меня два варианта – «в офисе» или «вне офиса». Вы можете создать свою, более детальную классификацию мест, главное, не перестараться.

Еще одна графа в таблице, которая помогает точнее описать задачу, – «категория». В ней описывается суть дела – «позвонить», «встретиться», «написать», «прочесть». Крайне желательно выработать ограниченный список таких действий, чтобы потом их можно было удобно фильтровать.

Описанный подход помогает быстрее справляться со всеми делами, не тратя попусту времени. Простой пример. Пока я еду в машине на работу, успеваю сделать большую часть всех запланированных звонков. Все что нужно – выбрать в таблице по полю «категория» с помощью фильтра все дела, для которых записано «позвонить». Или, например, общаясь с тем или иным сотрудником, могу бегло посмотреть, какие ему были поставлены задачи – фильтр по полю «контакт».

Интересная статья? Добавьте страницу в закладки или распечатайте ее. 

Автоматическая фокусировка

У вас наверняка бывают дни, когда скапливается много рутинной работы. Появляется большое количество задач, которые требуют решения, но не слишком продвигают вас к достижению стратегических целей. И по приоритетности они примерно равны. В такой ситуации, чтобы найти в себе силы взяться за работу, можно использовать методику автофокуса.

Основной принцип состоит в том, что все задачи выписываются в произвольном порядке на лист бумаги. После этого медленно читаете получившийся список, и как только появляется внутреннее ощущение готовности решить ту или иную задачу – беретесь за нее. Решили, а теперь повторяем. И так по кругу, пока либо не будут решены все задачи, либо пока после трех медленных прочтений ни разу не появится внутренней установки на действие. В этом случае дела из списка переносятся на другой день или вовсе отменяются.

Ошибки планирования дел

Применяя разные методики тайм-менедж­мента, я пришла к выводу, что самая первая и, пожалуй, самая большая ошибка в планировании дел заключается в том, что составление самого списка задач уже кажется маленькой победой. Такое часто случается, когда неоправданно усложнена система записи дел. Хотя на самом деле система ввода и изменения новых задач должна быть максимально простой – два-три слова, аббревиатура контекста, если надо – дата.

Вторая ошибка – стремление к постоянному вычеркиванию выполненных дел и задач. Нет, разумеется, нет ничего плохого в том, что вы работаете продуктивно. Но, если стремиться к этим «зачеркнутым» словам, через какое-то время можно заметить, что подсознательно разбиваешь задачу на большое количество простых подзадач, а потом их вычеркиваешь. А на выходе – ложное ощущение своей эффективности и продуктивности.

Третья ошибка – список задач, который ведется только на компьютере или только на коммуникаторе. Ваша база дел должна быть доступна для работы всегда и везде.

И последнее. Вам совершенно не обязательно точно следовать описанной методике. Это мое решение, которое может пригодиться и вам, но не более того. А если что-то не нравится или кажется неудобным, изменяйте под себя.

* Подробнее см. «Интеллект-карты превратят идеи в план действий и помогут справиться с любой задачей». – Прим. ред.

Еще по теме:

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2017 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации ПИ № ФС77-62253 от 03.07.2015;
    Политика обработки персональных данных
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт использует файлы cookie. Они позволяют узнавать вас и получать информацию о вашем пользовательском опыте. Это нужно, чтобы улучшать сайт. Если согласны, продолжайте пользоваться сайтом. Если нет – установите специальные настройки в браузере или обратитесь в техподдержку.
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль