Несколько проверенных правил тайм-менеджмента для управления стратегическими целями

8911
Осипова Виктория
финансовый директор ООО «Армада»
Многие финансовые директора знают, что для того, чтобы реализовать какую-либо стратегию, следует определить цели на долгосрочную перспективу и соответствующие им отдельные задачи. Но при управлении своим временем и проектами, как правило, это правило не работает. Сконцентрироваться на стратегических целях можно, используя простые техники планирования дел и ведения списка задач.

Bам знакомо ощущение, что вы что-то забыли, упустили из виду, а к тому же не сделали много всего важного и срочного, несмотря на то, что рабочий день длился больше 12 часов? Много лет назад подобные мысли меня не покидали. Единственным выходом из той непростой ситуации стало осмысленное управление своим временем и рабочими процессами.

Моя система тайм-менеджмента формировалась не один год и претерпела множество изменений. Я последовательно пыталась следовать идеям Зайверта, Архангельского, Кови, Аллена. Но все они оказались далеки от идеала. В итоге у меня оформилась своя система управления временем, собранная из многих «фрагментов». Она предельно проста, подойдет абсолютно любому менеджеру и включает две основные части – стратегический и тактический уровни планирования и контроля всех дел без исключения. Теперь обо всем по порядку.

Стратегические цели под контролем

Многие люди концентрируются на составлении многочисленных списков задач, но абсолютно не помнят о том, к чему же они стремятся в конечном итоге, для чего все эти звонки, встречи, переговоры и т. д. Чтобы этого не происходило, я стараюсь уделять максимум времени стратегическому планированию и контролю исполнения долгосрочных планов. Все стратегические цели (личные и рабочие), а также ключевые точки на пути к их достижению (key points) у меня объединены на одной интеллект-карте*. К ней я обращаюсь дважды в сутки. Утром – при планировании, а точнее при обновлении (переосмыслении) составленного еще в конце прошлого дня плана дел на сегодня; и вечером – когда подвожу итоги и готовлю список задач на завтра.

Обзор карты позволяет одним взглядом охватить все цели и, что называется, сверить часы – ответить на вопрос, в нужном ли направлении совершаются те или иные действия. Так мне удается добиться того, чтобы все (а если не лукавить – практически все) дела, запланированные на день, были направлены на реализацию принятой стратегии. Сверка со стратегической интеллект-картой два раза в день – это своего рода полезный ритуал, который помогает не отклоняться в сторону и не забывать о том, что действительно важно.

Пересматривается и корректируется карта стратегических целей раз в неделю – в пятницу вечером. Обычно это некоторое уточнение целей, а также исправление, добавление или удаление ключевых точек.

Система планирования дел

Я изучила и пыталась использовать на практике множество специализированных программ для ведения списка дел. Среди них Outlook, Remember the milk, Leadertask. Но всегда не хватало либо какого-то дополнительного поля-характеристики, либо возможности синхронизации с коммуникатором или планшетным компьютером. В результате я остановилась на простейшем и вместе с тем самом удобном варианте.

Все дела заносятся в обычную таблицу с заданным набором полей (колонок) и включенным автофильтром. Строки (кроме шапки) – запланированные дела, а графы – характеристики стоящих задач. Чтобы всегда и с любого устройства иметь доступ к этой таблице, она размещена в Google Docs. Соответственно, работать с ней можно и с мобильного телефона, и с персонального компьютера. Все что нужно – доступ в интернет. А если надо, можно просто выгрузить таблицу на компьютер (в коммуникатор) и работать с ней офлайн, а потом вернуть обратно. Такой подход обеспечивает максимальную гибкость. Вы можете создать абсолютно любую систему планирования своих дел, а благодаря автофильтру сортировать задачи так, как не сможет ни одна специализированная программа.

рисунок. База повседневных дел и задач

Несколько проверенных правил тайм-менеджмента для управления стратегическими целями

А чтобы и у вас был вариант, от которого можно отталкиваться при разработке своего подхода к планированию, расскажу подробнее о том, как я заполняю таблицу делами (см. рисунок).

У каждой задачи кроме наименования (его можно записывать как угодно, лишь бы оно было понятно вам) есть восемь характеристик:

  • приоритет;
  • часть дня;
  • точное время;
  • ключевая точка;
  • цель;
  • сделать до;
  • категория;
  • теги 1 и 2;
  • контакт и примечания.

В поле «приоритет» заносятся цифры от трех до ноля, что соответствует высокой важности, средней, низкой, а ноль присваивается абсолютно незначительным делам.

«Часть дня» – эта колонка нужна, чтобы раскидать, хотя бы приблизительно, все задачи по времени. Возможные значения: утро (8–12 ч), день (12–16 ч), вечер (16–19 ч). Это помогает лучше планировать свою рабочую нагрузку в течение суток.

Следующая колонка «точное время» заполняется в том случае, если действие жестко регламентировано по времени – звонки, встречи и пр.

Графы «цель» и «ключевая точка» позволяют согласовать текущие дела со стратегией. В эти поля соответственно заносятся наименования цели и ключевой точки, достижению которых способствует запланированное действие. Иногда при включении в план «малых» дел, которые напрямую не связаны ни с одной целью (согласитесь, такое тоже бывает), в полях «цель» и «ключевая точка» указывается «прочее».

«Сделать до» – тут все понятно и без объяснений. Но есть один нюанс. Для задач, не имеющих четкого срока выполнения (например, их решение возможно после наступления определенных событий и выполнения других предшествующих действий), поле остается незаполненным.

Зато заполняется графа «тег 1». В ней вводится слово – «будущие». Подобные задачи раз в неделю просматриваются на предмет превращения из пассивных в активные. Есть и еще несколько характеристик, которые я использую в качестве первого тега:

  • связанный – такой тег присваивается задачам и делам, которые были делегированы подчиненным. Соответственно в поле «контакт» для «связанной» задачи вводится имя и фамилия сотрудника, которому было поручено то или иное действие. Кстати, там же указываются имена людей, которым надо позвонить, обратиться, провести встречу;
  • отложенный – этот тег присваивается задачам из серии «то ли есть, то ли нет». Их, как и «будущие» дела, я просматриваю раз в неделю. Если после двух просмотров такие задачи не стали активными, с конкретными сроками выполнения, они переходят в категорию «на удаление». И еще две недели хранятся. Если по истечении этого времени опять ничего не поменялось, такие дела безвозвратно удаляются.

Поле «тег 2» используется для определения места, находясь в котором можно выполнить запланированное дело. У меня два варианта – «в офисе» или «вне офиса». Вы можете создать свою, более детальную классификацию мест, главное, не перестараться.

Еще одна графа в таблице, которая помогает точнее описать задачу, – «категория». В ней описывается суть дела – «позвонить», «встретиться», «написать», «прочесть». Крайне желательно выработать ограниченный список таких действий, чтобы потом их можно было удобно фильтровать.

Описанный подход помогает быстрее справляться со всеми делами, не тратя попусту времени. Простой пример. Пока я еду в машине на работу, успеваю сделать большую часть всех запланированных звонков. Все что нужно – выбрать в таблице по полю «категория» с помощью фильтра все дела, для которых записано «позвонить». Или, например, общаясь с тем или иным сотрудником, могу бегло посмотреть, какие ему были поставлены задачи – фильтр по полю «контакт».

Интересная статья? Добавьте страницу в закладки или распечатайте ее. 

Автоматическая фокусировка

У вас наверняка бывают дни, когда скапливается много рутинной работы. Появляется большое количество задач, которые требуют решения, но не слишком продвигают вас к достижению стратегических целей. И по приоритетности они примерно равны. В такой ситуации, чтобы найти в себе силы взяться за работу, можно использовать методику автофокуса.

Основной принцип состоит в том, что все задачи выписываются в произвольном порядке на лист бумаги. После этого медленно читаете получившийся список, и как только появляется внутреннее ощущение готовности решить ту или иную задачу – беретесь за нее. Решили, а теперь повторяем. И так по кругу, пока либо не будут решены все задачи, либо пока после трех медленных прочтений ни разу не появится внутренней установки на действие. В этом случае дела из списка переносятся на другой день или вовсе отменяются.

Ошибки планирования дел

Применяя разные методики тайм-менедж­мента, я пришла к выводу, что самая первая и, пожалуй, самая большая ошибка в планировании дел заключается в том, что составление самого списка задач уже кажется маленькой победой. Такое часто случается, когда неоправданно усложнена система записи дел. Хотя на самом деле система ввода и изменения новых задач должна быть максимально простой – два-три слова, аббревиатура контекста, если надо – дата.

Вторая ошибка – стремление к постоянному вычеркиванию выполненных дел и задач. Нет, разумеется, нет ничего плохого в том, что вы работаете продуктивно. Но, если стремиться к этим «зачеркнутым» словам, через какое-то время можно заметить, что подсознательно разбиваешь задачу на большое количество простых подзадач, а потом их вычеркиваешь. А на выходе – ложное ощущение своей эффективности и продуктивности.

Третья ошибка – список задач, который ведется только на компьютере или только на коммуникаторе. Ваша база дел должна быть доступна для работы всегда и везде.

И последнее. Вам совершенно не обязательно точно следовать описанной методике. Это мое решение, которое может пригодиться и вам, но не более того. А если что-то не нравится или кажется неудобным, изменяйте под себя.

* Подробнее см. «Интеллект-карты превратят идеи в план действий и помогут справиться с любой задачей». – Прим. ред.

Еще по теме:

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Школа

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

А еще...


Рассылка



© 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

«Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
Все права защищены. email: fd@fd.ru


  • Мы в соцсетях
×
Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Внимание! Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

Это бесплатно и займет всего 1 минут.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт
Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль