Проверенная практикой система управления проектами компании

5914
Кузнецов Алексей
финансовый директор ЗАО «Пусковой элемент»
Когда внутренние проекты компании планируются и реализуются по остаточному принципу, проблем не избежать. Для качественного управления проектами следует обеспечить попроектный учет, поручить контроль отдельной структуре и даже разработать прозрачную систему мотивации персонала. А если компания небольшая, то можно обойтись и без специализированной и дорогостоящей ИТ-системы.

Любой компании, даже если ее специализация не связана с проектной деятельностью, все равно приходится реализовывать те или иные проекты. Это может быть автоматизация учета, преобразование юридической структуры, разработка новой рецептуры изготовления продукции, постановка бюджетирования и пр. Если управление проектами рассматривается сотрудниками как дополнительная, но не обязательная нагрузка, могут появиться неконтролируемые расходы, разрозненная документация, конфликты между подразделениями, задействованными в проекте, затягивание работ – вот только некоторые из них. 

Однако от всех этих проблем можно избавиться, если внедрить элементы проектного управления. А как это можно сделать, расскажем на примере ОАО «Омега»*. Компания активно развивалась, количество одновременно реализуемых проектов росло – менеджменту требовался рабочий инструмент контроля над ними. И нужное решение было найдено. Кстати, его прототипом послужил подход к управлению проектами в одной из нефтяных компаний.

Центр управления проектами

Первым делом в компании создали центр управления проектами (далее – ЦУП), в состав которого вошли главы всех подразделений. Это головная структура, которая назначает руководителей проектов (полностью отвечают за старт, промежуточные и итоговые результаты), утверждает планы и бюджеты, контролирует их исполнение, координирует работы. Также в ее зоне ответственности – решение всех конфликтных ситуаций.

В составе центра выделили три комитета:

  • финансовый (специалисты из финансовой службы, департаментов экономики, управления корпоративными финансами, а также аудита и контроля);
  • производственный (представители департамента эксплуатации и ремонта, отдела оперативно-технологического управления и службы производственного контроля);
  • ИТ-комитет (сотрудники департамента ИТ- и бизнес-приложений, отдела интегрированных систем менеджмента).

Их должен пройти любой проект, как на этапе планирования, так и реализации. Каждый комитет отвечает за контроль в своей функциональной области. В частности, на финансовом комитете защищаются бюджеты, утверждаются отчеты об их исполнении. Этот же орган принимает решение, если возникает необходимость во внебюджетных платежах. Кстати, комитеты участвуют и в формировании рабочих групп.

Контроль выплат по проектам

Для ужесточения контроля выплаты по проектам отделили от операционных денежных потоков. Как этого добились? Во-первых, для статей расходов, движения денежных средств ввели дополнительный аналитический признак – «наименование проекта». Во-вторых, в форму бюджета денежных средств добавили новый блок «Проектная деятельность», в котором выплаты планируются в разрезе проектов. В-третьих, перевели планирование и учет по проектам из Excel в ERP-систему (SAP R3).

Организованный таким образом раздельный учет движения денежных средств позволил собственникам и менеджменту контролировать целевое использование денег компании. Кстати, доступ к модулю «Управление проектами» в SAP R3 предоставили всем участникам рабочих групп. Естественно, права вносить данные, корректировать или удалять разграничены (максимум прав – у руководителей проектов и членов ЦУП).

План проектов

Среди прочего в компании пересмотрели и формат плана проекта. Теперь это не одна, а целый набор взаимосвязанных таблиц, выстроенных по принципу drill - down – из одного отчета по клику мышки можно «провалиться» в другой, с большей детализацией. В первой таблице приводится общее описание проекта (ответственный менеджер, количество этапов, срок выполнения и затраты на его реализацию в целом). Во второй – перечисляются основные этапы, расходы на них и задействованные рабочие группы (см. табл. 1).

таблица 1. Детализированный план проекта «Разработка и внедрение системы управления финансовыми потоками»

Этапы
Дата выполнения
Члены рабочей группы
Должность
Департамент/
отдел
1. Формирование плана управления проектом
04.11
Солоников Д. Б.
 
Рушайло С. П.
 
Столяр В. Н.
 
Кромберг Н. Б.
 
Колесников А. А.
Экономист 2-й категории
Проектировщик
ИТ-систем
Проектировщик
ИТ-систем
Ведущий специалист
Финансовый директор
Финансовый
 
ИТ
 
ИТ
 
Производственно-технический
 
Управление
2. Разработка схемы реализации проекта в системе SAP R3
05.11
Рушайло С. П.
 
Столяр В. Н.
 
Кушнарев В. А.
Проектировщик
ИТ-систем
Проектировщик
ИТ-систем
Руководитель департамента
ИТ
 
ИТ
 
Финансовый
3. Подготовка и утверждение инструкций пользователя и методических материалов, обучение пользователей
09.11
Солоников Д. Б.
 
Кушнарев В. А.
 
Чнадель Е. В.
Экономист
2-й категории
Руководитель департамента
Руководитель отдела
Финансовый
 
Финансовый
 
ИТ
4. Настройка системы
01.12
Кромберг Н. Б.
 
Кушнарев В. А.
 
Рушайло С. П.
Ведущий специалист
Руководитель департамента
Проектировщик
ИТ-систем
Производственно-технический
Финансовый
 
ИТ
5. Закрытие проекта
02.12
Кушнарев В. А.
 
Колесников А. А.
Руководитель департамента
Финансовый директор
Финансовый
 
Управление

Далее по одной таблице выделяется на детальное планирование каждого этапа (бизнес-процессы, операции, занятые сотрудники, используемые документы). И отдельная форма предназначена для планирования расходов на привлечение сторонних организаций.

Добавьте страницу в закладки или распечатайте статью. 

Премии по проектам

Результаты любого проекта во многом определяются тем, насколько заинтересованы в нем исполнители. А лучший способ их замотивировать – пообещать премию по итогам работы. При этом стоит помнить о том, что расчет вознаграждения должен быть абсолютно прозрачным. Иначе можно добиться и обратного эффекта.

В ОАО «Омега» премию по проекту стали определять по такой формуле (пример расчета приведен в табл. 2):

Премия = Ставка почасовая × 2 часа в день × Количество отработанных дней на проекте × Коэффициент участия,

где ставка почасовая – заработная плата сотрудника в день, разделенная на 8 часов (время, в течение которого он выполняет свои обычные функциональные обязанности), руб.;

2 часа в день – время, когда специалист занимается работами по проекту (после окончания трудового дня);

коэффициент участия – соотношение числа этапов проекта, в которых был задействован член рабочей группы, и общего количества этапов.

таблица 2. Мотивация участников проекта (извлечение)

№ п/п
Ф.И.О.
Став-
ка в день, руб.
Став-
ка в час, руб.
(гр. 3 /
8 ч)
Отработано по этапам проекта, дн.
Отрабо-
тано часов, ч (сумма гр. 5–9
×  2 ч)
Коэф-
фици-
ент учас-
тия, ед.
*
Итого пре-
мия, руб. (гр. 4 ×
 гр. 10 ×
 гр. 11)
I
этап
II
этап
III этап
IV этап
V этап
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1
Колесников А. А.
5000
625
10
20
60
0,4
15 000
2
Солоников Д. Б.
2000
250
10
30
80
0,4
 8000
3
Рушайло
С. П.
3600
450
10
20
30
120
0,6
32 400
 
 

* Коэффициент участия рассчитывается как соотношение количества этапов, в которых был задействован сотрудник, к общему числу этапов.

В компании решили не допускать депремирования (например, из-за задержки в выполнении того или иного этапа). Ведь задачей было реализовать проект, а не отпугнуть от него исполнителей. Если группа выбивалась из графика, то просто пересматривали сроки работ.

В заключение стоит заметить, что если компания небольшая, то вполне возможно управлять проектами без специализированной и дорогостоящей ИТ-системы. Проекты с небольшим количеством этапов и привлеченных сотрудников реально вести и контролировать при помощи Excel. Скачать пример такого файла.

* В целях конфиденциальности реальное название компании заменено условным. – Прим. ред.

Идеальный руководитель проекта – финансовый директор

Проверенная практикой система управления проектами компанииОксана Тимофеева,
финансовый директор холдинга АНКОР

В нашей компании работа над проектом начинается с оценки первоначальных прямых расходов на него. В расчет берется разработка технического задания, покупка необходимого программного обеспечения, мотивация сотрудников, а также резерв на неотложные расходы (как правило, 10–20% от запланированных). Любой проект на старте отрабатывается в Excel, а затем переносится в ИТ-систему.

Приняв решение о реализации того или иного проекта, прежде всего мы определяем участников и руководителя. Если предполагается привлечь к работам внешних специалистов, то целесообразно назначить руководителем финансового директора. Ведь именно через него проходят информационные и денежные потоки, он же заинтересован в достоверности информации. И еще один важный фактор успешной реализации проекта. Не бойтесь привлекать к нему энтузиастов, поскольку такие работники могут свершить небольшую революцию даже с учетом сформированного фундамента бизнес-процессов компании.

Читайте также:

Методические рекомендации по управлению финансами компании



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Рекомендации по теме

    Школа

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    А еще...




    © 2007–2016 ООО «Актион управление и финансы»

    «Финансовый директор» — практический журнал по управлению финансами компании

    Зарегистрировано Федеральной службой по надзору в сфере связи,
    информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзор)
    Свидетельство о регистрации Эл №ФС77-43625 от 18.01.2011
    Все права защищены. email: fd@fd.ru

    
    • Мы в соцсетях
    ×
    Чтобы скачать документ, зарегистрируйтесь на сайте!

    Это бесплатно и займет всего 1 минуту.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль

    Внимание!
    Вы читаете профессиональную статью для финансиста.
    Зарегистрируйтесь на сайте и продолжите чтение!

    Это бесплатно и займет всего 1 минут.

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль